運輸企業會議管理制度?一、總則（一）目的為規范運輸企業會議管理，提高會議效率，確保會議質量，促進信息溝通與決策執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運輸企業內部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.實事求是原則：會議內容應真實、準確、客觀，注重實際效果。3.充分準備原則：會前應做好充分準備，明確會議主題、議程、參會人員等，確保會議順利進行。4.責任落實原則：會議決策事項應明確責任部門和責任人，確保執行到位。二、會議分類及職責分工（一）公司例會1.定義：公司例會是運輸企業定期召開的會議，旨在總結工作進展，分析存在問題，部署下一階段工作任務。2.參會人員：公司領導、各部門負責人。3.召開時間：每周[具體時間]。4.職責分工行政部：負責會議的組織、記錄和紀要整理工作。各部門負責人：匯報本部門上周工作完成情況、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司領導：對各部門工作進行點評，提出工作要求和決策意見。（二）部門會議1.定義：部門會議由各部門自行組織召開，用于傳達公司會議精神，安排本部門工作任務，協調內部工作關系。2.參會人員：部門全體員工。3.召開時間：根據工作需要自行安排，原則上每周不少于[X]次。4.職責分工部門負責人：主持會議，傳達公司會議精神，部署本部門工作任務，協調解決部門內部問題。部門內勤：負責會議記錄。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對運輸企業特定業務或問題召開的會議，旨在深入研究、討論和解決相關事項。2.參會人員：根據會議主題確定，涉及相關部門的負責人、專業人員及其他相關人員。3.召開時間：根據實際情況確定。4.職責分工會議發起部門：負責會議的籌備工作，包括確定會議主題、議程、參會人員等，并提前通知相關人員。行政部：協助會議發起部門做好會議組織工作。參會人員：認真準備會議資料，積極參與會議討論，提出建設性意見和建議。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的會議，用于及時溝通信息、解決突發問題或決策緊急事項。2.參會人員：根據會議內容確定。3.召開時間：根據實際情況確定。4.職責分工會議發起部門或個人：提前向行政部說明會議主題、參會人員等信息，以便行政部做好會議安排。行政部：及時安排會議場地、通知參會人員等。三、會議籌備（一）會議申請1.召開會議前，會議發起部門或個人應填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、內容、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，并提交給行政部。2.《會議申請表》應經部門負責人或相關領導審批后，方可提交行政部安排會議。（二）會議通知1.行政部根據審批后的《會議申請表》，及時制作會議通知，并通過郵件、短信、微信等方式發送給參會人員。2.會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，同時提醒參會人員提前做好準備。（三）會議資料準備1.會議發起部門應根據會議主題和議程，準備相關的會議資料，如匯報材料、數據報表、方案草案等。2.會議資料應提前發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好發言準備。（四）會議場地布置1.行政部根據會議規模和要求，提前安排好會議場地，并進行相應的布置。2.會議場地應整潔、舒適、光線充足，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等。四、會議組織（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。2.會議組織者應安排專人負責會議簽到工作，確保參會人員按時簽到。（二）會議主持1.會議主持應提前熟悉會議議程和參會人員情況，確保會議順利進行。2.會議主持應引導參會人員圍繞會議主題進行發言和討論，控制會議節奏和時間，避免出現冷場、跑題等情況。（三）會議記錄1.會議應安排專人負責記錄，記錄內容應準確、完整、清晰，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程、發言內容、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行保存，以便日后查閱和參考。（四）會議秩序維護1.參會人員應遵守會議紀律，按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議室內接聽電話、玩手機、交頭接耳等，保持會議秩序。五、會議決策與執行（一）會議決策1.會議討論結束后，主持人應根據討論結果，對會議決策事項進行總結和明確，并形成會議紀要。2.會議紀要應經參會人員確認后，由會議主持人簽字發布。（二）決策執行1.會議決策事項應明確責任部門和責任人，責任部門和責任人應按照會議紀要的要求，制定具體的執行計劃，并按時完成任務。2.行政部負責對會議決策事項的執行情況進行跟蹤和督促，及時向公司領導匯報執行進展情況。（三）反饋與調整1.在決策執行過程中，責任部門和責任人如遇到問題或困難，應及時向公司領導匯報，并提出解決方案。2.公司領導應根據實際情況，對會議決策事項進行必要的調整和完善，確保決策的科學性和有效性。六、會議紀要（一）紀要內容1.會議紀要應包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議發言內容、會議討論結果、會議決策事項等。2.會議紀要應突出重點，簡潔明了，避免冗長和繁瑣。（二）紀要格式1.會議紀要應采用統一的格式，包括標題、編號、日期、正文、附件等。2.標題應簡潔明了，準確反映會議主題；編號應按照年度和順序進行編排；日期應為會議召開的日期；正文應按照會議議程的順序進行記錄；附件應包括相關的會議資料、數據報表等。（三）紀要審批與發布1.會議紀要初稿由會議記錄人整理后，提交給會議主持人審核。2.會議主持人審核通過后，會議紀要應發送給參會人員進行確認。3.參會人員如有異議，應在收到會議紀要后的[X]個工作日內提出修改意見，會議記錄人根據修改意見進行修改后，再次提交會議主持人審核。4.會議紀要經參會人員確認無異議后，由行政部統一編號發布，并分發至相關部門和人員。七、會議檔案管理（一）檔案收集1.行政部負責收集各類會議的相關資料，包括會議申請表、會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要等。2.會議資料應在會議結束后及時收集整理，確保資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.行政部對收集到的會議資料進行分類整理，按照年度、會議類型、會議主題等進行編號和歸檔。2.會議檔案應建立電子檔案和紙質檔案，電子檔案應存儲在公司指定的服務器上，紙質檔案應存放在專門的檔案柜中。（三）檔案保管1.行政部應妥善保管會議檔案，確保檔案的安全和完整。2.會議檔案的保管期限應根據公司相關規定執行，一般重要會議檔案的保管期限為[X]年，普通會議檔案的保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會議檔案時，應填寫《會議檔案查閱申請表》，經部門負責人或相關領導審批后，方可到行政部查閱。2.查閱會議檔案時，應在行政部指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。3.外部單位或人員如需查閱會議檔案，應按照公司相關規定辦理審批手續，并由行政部指定專人陪同查閱。八、會議評估與改進（一）評估指標1.會議效率：包括會議時間控制、議程安排合理性、決策效率等。2.會議質量：包括會議主題明確性、討論深度、決策科學性等。3.參會人員滿意度：包括參會人員對會議組織、內容、效果等方面的滿意度。（二）評估方式1.定期評估：行政部定期對會議管理情況進行評估，收集參會人員的反饋意見，分析會議存在的問題，并提出改進措施。2.專項評估：針對特定的會議或會議管理環節進行專項評估，深入分析問題原因，提出針對性的改進建議。（三）改進措施1.根據會議評估結果，行政部制定具體的改進措施，并組織實施