保證金押金管理制度?總則目的為規范公司保證金、押金的管理，保障公司合法權益，維護正常的經營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司與員工、供應商、合作伙伴等各類主體之間涉及保證金、押金收取與退還的相關事宜。定義1.保證金：是指公司為保證特定事項的履行，向相關方收取的具有擔保性質的款項。2.押金：是指公司因業務需要，向相關方收取的用于保證其在一定期限內履行約定義務或承擔相應責任的款項。保證金、押金的收取收取原則1.合法性原則：收取保證金、押金必須符合法律法規的規定，不得違反法律禁止性條款。2.必要性原則：僅在確有必要保障公司權益的情況下收取，避免過度收取增加對方負擔。3.明確性原則：收取的金額、用途、退還條件等必須明確告知對方，并在相關協議或合同中清晰約定。收取審批1.業務部門根據實際業務需求，填寫《保證金/押金收取申請表》，詳細說明收取的原因、金額、對方主體信息、預計退還時間等內容。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門審核。財務部門重點審核收取的必要性、金額合理性以及是否符合公司財務制度。3.財務審核通過后，申請表報公司分管領導審批。分管領導根據業務情況和公司整體利益進行最終審批。4.經審批同意收取的，由業務部門負責與對方簽訂相關協議或合同，明確保證金、押金的各項條款。收取方式1.現金收取：對于金額較小、符合公司現金管理規定的情況，可以收取現金。收取現金時，必須開具收據，并由交款人簽字確認。2.銀行轉賬收取：原則上應通過銀行轉賬方式收取保證金、押金，以確保資金流向的可追溯性。轉賬時需注明款項用途為"保證金/押金"及相關業務信息。收據開具1.財務部門負責保證金、押金收據的開具與管理。收據應使用公司統一印制的格式，內容包括收款日期、交款單位（個人）、金額、收款事由、收據編號等。2.開具收據時，應確保內容真實、準確、完整，字跡清晰。收據一式三聯，一聯交交款人作為收款憑證，一聯留存財務記賬，一聯交業務部門留存備查。3.收據開具后，財務人員應在收據存根聯上加蓋財務專用章，并按順序編號妥善保管。保證金、押金的管理賬戶設置1.財務部門應設立專門的保證金、押金賬戶，用于核算和管理收取的保證金、押金款項。2.保證金、押金賬戶應與公司其他賬戶嚴格區分，確保資金的獨立性和安全性。3.定期對保證金、押金賬戶進行核對，確保賬實相符。賬務處理1.財務人員在收到保證金、押金款項后，應及時進行賬務處理，按照收款性質分別計入"其他應付款保證金/押金[對方單位名稱]"等相應科目。2.對于保證金、押金的增減變動，應詳細記錄每筆業務的日期、金額、事由等信息，確保賬務記錄的準確性和完整性。3.每月末，財務部門應編制保證金、押金明細表，詳細列示各項保證金、押金的余額、收取時間、預計退還時間等情況，報公司管理層審閱。檔案管理1.業務部門負責收集、整理與保證金、押金相關的協議、合同、申請表、收據等資料，并及時移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照檔案管理規定，對保證金、押金資料進行分類、編號、裝訂，建立專門的檔案卷宗進行保管。3.保證金、押金檔案應妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行，以滿足后續查閱、審計等工作的需要。保證金、押金的退還退還條件1.嚴格按照與對方簽訂的協議或合同約定的退還條件執行。退還條件應明確、具體，包括但不限于業務完成情況、無違約行為、設備物資完好歸還等。2.在滿足退還條件后，業務部門應及時發起退還申請。退還審批1.業務部門填寫《保證金/押金退還申請表》，詳細說明退還的原因、金額、對方主體信息、已收取保證金/押金的相關情況等內容。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門審核。財務部門重點審核退還條件是否滿足、款項是否已到賬、賬務處理是否正確等。3.財務審核通過后，申請表報公司分管領導審批。分管領導根據實際情況進行最終審批。4.經審批同意退還的，由財務部門辦理退還手續。退還方式1.現金退還：對于金額較小、符合公司現金管理規定且原以現金方式收取的保證金、押金，可以退還現金。退還現金時，必須由收款人簽字確認，并收回原開具的收據。2.銀行轉賬退還：原則上應通過銀行轉賬方式退還保證金、押金，確保資金流向的可追溯性。轉賬時需注明款項用途為"退還保證金/押金"及相關業務信息。收據收回1.采用現金退還方式的，必須收回原開具的收據，并在收據上加蓋"作廢"章，與存根聯一并保存。2.采用銀行轉賬退還方式的，應要求對方提供收款憑證復印件，并在復印件上注明"已收到退還保證金/押金，金額為[x]元"等字樣，由對方簽字確認。保證金、押金的逾期管理逾期通知1.如對方未在約定的退還期限內辦理保證金、押金退還手續，業務部門應及時向對方發送《保證金/押金逾期通知函》，明確告知逾期未退還的情況及可能產生的后果。2.通知函應注明逾期的起始日期、金額、要求對方在規定期限內辦理退還手續等內容，并留存相關送達憑證。逾期處理措施1.對于逾期未退還的保證金、押金，業務部門應與對方進行溝通協商，了解原因并督促其盡快辦理退還手續。2.如經協商仍無法解決，且逾期時間較長，公司可根據協議或合同約定，采取進一步措施，如從保證金、押金中扣除相應的違約金、損失賠償款等；或通過法律途徑維護公司權益。3.在采取法律措施前，應收集整理相關證據材料，包括協議或合同、申請表、收據、逾期通知函、溝通記錄等，為后續訴訟或仲裁提供有力支持。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對保證金、押金的收取、管理、退還等情況進行審計檢查。2.審計內容包括制度執行情況、賬務處理準確性、檔案管理完整性、退還手續合規性等方面。3.對于審計中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。財務檢查1.財務部門定期對保證金、押金賬戶進行自查，確保賬戶資金安全、賬務記錄準確。2.財務檢查可采用賬賬核對、賬實核對等方式，對保證金、押金的余額、收支情況等進行全面檢查。3.對于檢查中發現的異常情況，財務部門應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。風險管理1.風險管理部門應關注保證金、押金管理過程中的風險，評估潛在風險對公司財務狀況和經營活動的影響。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略，如加強合同管理、完善內部審批流程、提高風險預警能力等。3.定期對保證金、押金管理的風險狀況進行評估和總結，不斷優化風險管理措施，確保公司權益得到有效保障。違規責任責任認定1.對于在保證金、押金管理過程中違反本制度規定的行為，將進行責任認定。責任認定應根據行為的性質、情節、后果等因素綜合判斷。2.涉及違規行為的部門或個人包括業務部門、財務部門、檔案管理部門等相關人員。違規處理1.對于輕微違規行為，如未按規定流程進行審批、賬務處理不及時等，給予責任人警告處分，并責令其限期整改。2.對于嚴重違規行為，如私自挪用保證金、押金、故意隱瞞重要信息導致公司利益受損等，視情節輕重給予責任人降職、撤職、解除勞動合同等處分，并依法追究其法律責任。3.因違規行為給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。