大公司物品管理制度5?總則目的為加強公司物品管理，規范物品的采購、使用、保管、盤點等流程，確保公司物品的合理配置與有效利用，降低公司運營成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有物品管理，包括辦公用品、辦公設備、固定資產、低值易耗品等。基本原則1.統一管理原則：公司物品實行統一采購、統一調配、統一核算，由專門的管理部門負責統籌管理。2.合理配置原則：根據工作需要，合理配置物品資源，避免浪費和閑置。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低物品采購成本和使用成本。4.責任明確原則：明確各部門及人員在物品管理中的職責，做到責任到人。物品分類及管理職責物品分類1.辦公用品：指日常辦公所需的各類用品，如文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。2.辦公設備：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等用于辦公的設備。3.固定資產：單位價值在規定標準以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中基本保持原有物質形態的資產，如辦公家具、車輛、服務器等。4.低值易耗品：單位價值較低、使用期限較短的物品，如電話機、計算器、U盤等。管理職責1.行政部門負責制定物品管理制度和采購計劃，組織實施物品采購、驗收、發放、保管等工作。定期對公司物品進行盤點，確保賬物相符。負責辦公設備的日常維護和維修管理。指導和監督各部門的物品使用情況。2.財務部門負責審核物品采購預算和費用報銷。對物品采購、使用等情況進行財務核算和監督。3.使用部門負責本部門物品的領用、保管和使用，并指定專人負責物品管理。根據工作需要，提出物品采購申請。配合行政部門做好物品盤點工作。物品采購管理采購計劃1.各部門應于每月末根據本部門下月工作需要，填寫《物品采購申請表》，詳細列出所需物品的名稱、規格、數量、用途等，經部門負責人審核后報行政部門。2.行政部門匯總各部門采購申請，結合庫存情況，制定月度物品采購計劃，并報公司領導審批。3.對于臨時性或緊急性物品采購需求，使用部門可填寫《臨時物品采購申請表》，經部門負責人和行政部門負責人審批后，由行政部門及時采購。采購流程1.行政部門根據審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行詢價、比價、議價，確定最終供應商和采購價格。2.與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.采購合同簽訂后，行政部門應跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。4.物品到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收，核對物品的名稱、規格、數量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續；驗收不合格的，及時與供應商協商退換貨事宜。采購預算1.財務部門根據公司年度經營計劃，結合歷史采購數據，編制年度物品采購預算。2.采購預算經公司領導審批后，嚴格執行。如遇特殊情況需要調整采購預算，應按規定程序辦理審批手續。3.行政部門在采購過程中應嚴格控制采購成本，確保采購費用不超過預算。物品入庫管理入庫流程1.物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。2.倉庫管理人員根據采購合同和送貨清單，對物品的名稱、規格、數量、質量等進行仔細核對。3.驗收合格的物品，倉庫管理人員在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續，填寫《物品入庫單》，注明物品名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息。4.《物品入庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門作為記賬憑證，一聯交采購部門備查。入庫驗收標準1.辦公用品應符合國家相關質量標準，無質量缺陷。2.辦公設備應具備相應的功能和性能指標，外觀無損壞，附件齊全。3.固定資產應符合公司固定資產管理規定，具有相應的使用價值。4.低值易耗品應能正常使用，無明顯質量問題。特殊物品入庫對于價值較高、技術含量較高或有特殊要求的物品，如大型辦公設備、服務器等，在入庫前應進行詳細的檢查和測試，并由專業技術人員出具驗收報告。驗收合格后，方可辦理入庫手續。物品領用管理領用流程1.各部門員工因工作需要領用物品時，應填寫《物品領用申請表》，注明物品名稱、規格、數量、用途等，經部門負責人審批后到行政部門倉庫領取。2.倉庫管理人員根據審批后的《物品領用申請表》，發放物品，并在《物品領用申請表》上簽字確認，同時在庫存臺賬上登記物品發放情況。3.對于貴重物品或限量領用的物品，如辦公設備、固定資產等，領用人員需經公司領導審批后方可領取。領用標準1.辦公用品應根據工作實際需要合理領用，避免浪費。2.辦公設備的領用應符合公司相關規定，明確使用責任人，確保設備的正常使用和安全。3.固定資產的領用應辦理相應的手續，明確使用期限和維護責任。4.低值易耗品的領用應根據使用情況合理控制領用數量。借用管理因工作需要臨時借用公司物品的，借用人員應填寫《物品借用申請表》，經部門負責人和行政部門負責人審批后到倉庫辦理借用手續。借用期限一般不超過[x]天，借用人員應按時歸還借用物品。如因特殊原因需要延長借用期限的，應提前辦理續借手續。物品保管管理倉庫管理1.行政部門應設置專門的物品倉庫，配備必要的保管設施和設備，確保物品的安全存放。2.倉庫應建立健全庫存管理制度，對物品進行分類存放、標識清晰，便于查找和盤點。3.倉庫管理人員應定期對庫存物品進行檢查和盤點，及時發現和處理物品損壞、變質、過期等情況。4.倉庫應保持整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。庫存盤點1.公司實行定期盤點和不定期盤點相結合的庫存盤點制度。定期盤點每年至少進行[x]次，不定期盤點根據實際情況隨時進行。2.盤點前，倉庫管理人員應將庫存物品進行清理、核對，確保賬物相符。盤點過程中，應如實記錄盤點結果，填寫《物品盤點表》。3.盤點結束后，倉庫管理人員應根據盤點結果編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析說明，并提出處理意見。盤盈、盤虧的處理結果經公司領導審批后，由財務部門進行賬務調整。庫存預警1.行政部門應根據物品的庫存數量、使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。2.當庫存數量低于預警指標時，倉庫管理人員應及時通知行政部門采購人員進行補貨，確保物品供應不影響正常工作。物品使用管理使用規范1.各部門員工應愛護公司物品，按照物品的使用說明正確使用，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公設備的使用人員應定期對設備進行維護保養，確保設備正常運行。如發現設備故障，應及時通知行政部門維修人員進行維修。3.固定資產的使用部門應做好固定資產的日常管理工作，明確使用責任人，建立固定資產使用臺賬，記錄固定資產的使用情況。4.對于使用過程中產生的物品損耗或消耗，應及時到倉庫辦理領用補充手續。維修管理1.辦公設備出現故障時，使用人員應及時填寫《辦公設備維修申請表》，注明設備名稱、型號、故障現象、故障原因等，經部門負責人審批后報行政部門。2.行政部門維修人員接到維修申請后，應及時對設備進行檢查和維修。對于無法在公司內部維修的設備，應聯系專業維修機構進行維修。3.維修完成后，維修人員應填寫《辦公設備維修記錄單》，注明維修情況、維修費用等信息，并由使用人員簽字確認。維修費用經財務部門審核后報銷。報廢管理1.對于已損壞無法修復、已過使用期限或不再使用的物品，使用部門應填寫《物品報廢申請表》，注明物品名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等，經部門負責人審核后報行政部門。2.行政部門組織相關人員對報廢物品進行鑒定，確認符合報廢條件的，報公司領導審批。3.經批準報廢的物品，由行政部門統一處理，可采用變賣、捐贈、報廢回收等方式，處理收入上繳公司財務。4.報廢物品處理后，行政部門應在庫存臺賬和固定資產臺賬上進行核銷，并報財務部門進行賬務處理。物品賠償管理賠償情形1.因個人原因造成公司物品損壞、丟失的，責任人應照價賠償。2.借用公司物品逾期未還或因保管不善造成物品損壞、丟失的，借用人員應承擔賠償責任。3.因工作失誤導致公司物品浪費或不合理使用的，相關責任人應根據情節輕重承擔相應的賠償責任。賠償流程1.行政部門發現物品損壞、丟失等情況后，應及時查明原因，確定責任人。2.行政部門向責任人發出《物品賠償通知單》，注明賠償物品的名稱、規格、數量、賠償金額等信息，并要求責任人在規定時間內繳納賠償款。3.責任人對賠償金額有異議的，可在接到《物品賠償通知單》后的[x]個工作日內，向行政部門提出申訴。行政部門應進行調查核實，并將處理結果通知責任人。4.責任人繳納賠償款后，行政部門開具收款收據，并將賠償款上繳公司財務。監督與檢查監督機制1.公司建立物品管理監督機制，行政部門負責對物品采購、使用、保管等情況進行日常監督檢查。2.財務部門負責對物品采購費用、報銷情況等進行財務監督，確保公司財務制度的執行。3.審計部門負責對物品管理情況進行定期審計，檢查物品管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。違