項(xiàng)目檔案人員管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，規(guī)范項(xiàng)目檔案人員的行為，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)營(yíng)中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目檔案人員，包括項(xiàng)目檔案管理人員、項(xiàng)目文件資料收集整理人員等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.全程參與原則項(xiàng)目檔案人員應(yīng)全程參與項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)收集、整理和歸檔項(xiàng)目文件資料。3.分類管理原則按照項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保項(xiàng)目檔案的安全和保密。二、項(xiàng)目檔案人員職責(zé)（一）項(xiàng)目檔案管理人員職責(zé)1.制定項(xiàng)目檔案管理制度根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定項(xiàng)目檔案管理制度，明確項(xiàng)目檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.檔案保管與維護(hù)妥善保管項(xiàng)目檔案，建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.檔案利用服務(wù)為項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)營(yíng)提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需的檔案資料。5.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，建立項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)項(xiàng)目文件資料收集整理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高其檔案管理水平。（二）項(xiàng)目文件資料收集整理人員職責(zé)1.文件資料收集負(fù)責(zé)收集本部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料，確保文件資料的齊全、完整。2.文件資料整理按照項(xiàng)目檔案管理的要求，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保文件資料的規(guī)范、有序。3.文件資料移交定期將整理好的文件資料移交項(xiàng)目檔案管理人員，辦理移交手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理工作協(xié)助項(xiàng)目檔案管理人員開(kāi)展檔案管理的其他工作，如檔案清查、檔案統(tǒng)計(jì)等。三、項(xiàng)目檔案管理流程（一）項(xiàng)目文件資料形成與積累1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各部門和崗位應(yīng)明確文件資料形成的職責(zé)和要求，確保文件資料的及時(shí)、準(zhǔn)確形成。2.項(xiàng)目文件資料形成后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和積累，按照分類要求進(jìn)行存放，便于后續(xù)的收集和整理。（二）項(xiàng)目文件資料收集1.項(xiàng)目檔案管理人員定期組織項(xiàng)目文件資料的收集工作，明確收集的范圍、時(shí)間和要求。2.各部門和崗位應(yīng)按照要求，將本部門形成的文件資料及時(shí)移交項(xiàng)目檔案管理人員。3.對(duì)于外來(lái)文件資料，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行登記。（三）項(xiàng)目文件資料整理1.項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類整理，按照項(xiàng)目檔案分類方案進(jìn)行編號(hào)、編目。2.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保文件資料的整齊、美觀。3.編制項(xiàng)目檔案目錄，建立項(xiàng)目檔案索引，便于檔案的檢索和利用。（四）項(xiàng)目檔案歸檔1.整理好的項(xiàng)目檔案按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行歸檔，移交項(xiàng)目檔案庫(kù)房保管。2.歸檔時(shí)，項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案的名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息。（五）項(xiàng)目檔案保管1.項(xiàng)目檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的保管條件，確保檔案的安全和完整。2.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和可恢復(fù)性。（六）項(xiàng)目檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后到項(xiàng)目檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.外單位人員查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（七）項(xiàng)目檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀登記表，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、項(xiàng)目檔案分類與編號(hào)（一）項(xiàng)目檔案分類1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。3.項(xiàng)目施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知等文件。4.項(xiàng)目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等文件。5.項(xiàng)目物資文件包括物資采購(gòu)合同、物資檢驗(yàn)報(bào)告等文件。6.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。7.項(xiàng)目聲像檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等資料。8.項(xiàng)目電子檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件資料。（二）項(xiàng)目檔案編號(hào)1.項(xiàng)目檔案編號(hào)采用"項(xiàng)目名稱+分類代碼+年度+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。2.分類代碼按照項(xiàng)目檔案分類方案進(jìn)行編制，如"QP"表示項(xiàng)目前期文件，"SJ"表示項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件等。3.年度采用公元紀(jì)年，如"2023"表示2023年。4.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序進(jìn)行編制，從001開(kāi)始。五、項(xiàng)目檔案保管期限（一）永久保管1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等重要文件。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等反映項(xiàng)目建設(shè)成果的文件。3.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值和保存意義的文件。（二）長(zhǎng)期保管1.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的主要文件。2.項(xiàng)目物資文件、設(shè)備采購(gòu)合同等與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的文件。3.項(xiàng)目聲像檔案中具有一定價(jià)值的資料。（三）短期保管1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的一般性文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等。2.項(xiàng)目電子檔案中臨時(shí)保存的文件資料。六、項(xiàng)目檔案安全保密（一）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，不得擅自離崗，確保檔案庫(kù)房的安全。（二）保密管理1.項(xiàng)目檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)和公司的保密制度。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等保密措施。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，項(xiàng)目檔案人員不得擅自向無(wú)關(guān)人員提供、泄露項(xiàng)目檔案信息。七、項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃制定項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.建立項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、編目、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和安全。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）人員培訓(xùn)對(duì)項(xiàng)目檔案人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和管理水平。八、項(xiàng)目檔案考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作質(zhì)量。3.項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展情況。4.項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度。（二）考核方式1.定期考核與不定期考核相結(jié)合。2.考核采用自評(píng)、互評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)在項(xiàng)目檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。