集團企業(yè)郵箱管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范集團企業(yè)郵箱的使用，確保信息傳遞的安全、高效、準確，保障集團業(yè)務(wù)的正常開展，維護公司利益和形象。適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司全體員工。基本原則1.安全保密原則：嚴格保護郵箱賬號及郵件內(nèi)容安全，防止信息泄露。2.合規(guī)合法原則：郵箱使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。3.高效使用原則：鼓勵員工充分利用郵箱進行業(yè)務(wù)溝通與協(xié)作，提高工作效率。郵箱申請與開通申請流程1.新員工入職時，由所在部門負責人向人力資源部門提交員工郵箱開通申請，注明員工姓名、崗位、部門等信息。2.人力資源部門審核申請信息無誤后，將申請?zhí)峤恢列畔⒐芾聿块T。3.信息管理部門根據(jù)申請為新員工開通企業(yè)郵箱，并分配唯一的賬號和初始密碼。賬號命名規(guī)則郵箱賬號采用員工姓名全拼的小寫形式，如員工姓名為張三，則郵箱賬號為zhangsan@[集團域名]。初始密碼管理1.信息管理部門為新員工開通郵箱后，將初始密碼以加密形式發(fā)送至員工所在部門負責人處。2.部門負責人負責通知新員工及時登錄郵箱修改初始密碼，并提醒員工妥善保管密碼，不得泄露給他人。郵箱使用規(guī)范郵件內(nèi)容要求1.主題明確：郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件主要內(nèi)容，以便收件人快速了解郵件主旨。2.內(nèi)容規(guī)范：郵件正文應(yīng)條理清晰，語言通順，表達準確。避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。3.格式恰當：根據(jù)郵件內(nèi)容的性質(zhì)和用途，合理設(shè)置字體、字號、段落格式等，確保郵件易于閱讀。4.禮貌用語：郵件往來應(yīng)使用禮貌用語，尊重他人，不得使用侮辱性、攻擊性或不文明的語言。發(fā)送范圍1.員工應(yīng)根據(jù)工作需要準確選擇郵件收件人，避免不必要的群發(fā)郵件。2.涉及公司機密信息、重要決策等內(nèi)容的郵件，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定確定發(fā)送范圍，確保信息安全。附件處理1.盡量避免在郵件中發(fā)送過大附件，如需發(fā)送較大文件，建議通過公司內(nèi)部文件共享平臺或其他安全方式進行傳遞，并在郵件中注明文件存放位置及提取方式。2.對附件進行命名時，應(yīng)確保文件名清晰準確，與附件內(nèi)容相符，便于收件人識別和查找。3.在發(fā)送附件前，應(yīng)確保附件內(nèi)容準確無誤，無病毒、惡意軟件等安全隱患。回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)1.收到郵件后，應(yīng)及時回復(fù)，如有特殊情況不能及時回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說明原因及預(yù)計回復(fù)時間。2.回復(fù)郵件時，應(yīng)盡量保持郵件內(nèi)容的完整性，避免只簡單回復(fù)"收到"等字樣，應(yīng)針對郵件內(nèi)容進行有效回應(yīng)。3.如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件，應(yīng)確保轉(zhuǎn)發(fā)行為符合相關(guān)規(guī)定，且不得擅自修改郵件原始內(nèi)容，轉(zhuǎn)發(fā)時應(yīng)明確說明轉(zhuǎn)發(fā)目的及相關(guān)情況。郵箱安全管理賬號安全1.員工應(yīng)妥善保管個人郵箱賬號和密碼，定期修改密碼，設(shè)置強度較高的密碼，包含字母、數(shù)字、特殊字符等，長度不少于規(guī)定位數(shù)。2.不得將郵箱賬號借予他人使用，如因工作需要授權(quán)他人使用，需經(jīng)所在部門負責人批準，并在使用完畢后及時收回授權(quán)。3.發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況，如收到異常登錄提醒或發(fā)現(xiàn)郵箱內(nèi)有異常郵件等，應(yīng)立即更改密碼，并向信息管理部門報告。信息安全1.嚴格遵守公司保密制度，不得通過企業(yè)郵箱發(fā)送、存儲涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息、國家機密等內(nèi)容的郵件。2.對涉及重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等郵件，應(yīng)采取加密等安全措施進行傳輸和存儲。3.定期清理郵箱內(nèi)的無用郵件，確保郵箱存儲空間充足，同時防止因郵件過多導(dǎo)致系統(tǒng)運行緩慢或出現(xiàn)故障。病毒防范1.不隨意打開來歷不明的郵件附件，避免因點擊附件而感染病毒或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.安裝公司指定的殺毒軟件，并及時更新病毒庫，定期對郵箱進行病毒掃描。3.如發(fā)現(xiàn)郵箱感染病毒，應(yīng)立即斷開網(wǎng)絡(luò)連接，并向信息管理部門報告，配合進行處理。郵箱監(jiān)控與審計監(jiān)控目的為確保公司網(wǎng)絡(luò)安全、規(guī)范員工郵箱使用行為、保障公司利益，對企業(yè)郵箱進行必要的監(jiān)控與審計。監(jiān)控范圍1.郵件收發(fā)記錄，包括發(fā)件人、收件人、主題、發(fā)送時間、郵件內(nèi)容等。2.郵箱登錄記錄，包括登錄時間、登錄IP地址等。監(jiān)控方式信息管理部門通過公司郵件系統(tǒng)的監(jiān)控功能及相關(guān)安全審計工具進行監(jiān)控與審計。審計流程1.信息管理部門定期對郵箱監(jiān)控與審計數(shù)據(jù)進行整理和分析，形成審計報告。2.如發(fā)現(xiàn)異常情況或違規(guī)行為，審計人員應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并將相關(guān)情況報告給信息管理部門負責人及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對違規(guī)行為進行相應(yīng)處理，處理方式包括但不限于警告、責令整改、紀律處分等。郵箱使用考核考核指標1.郵件回復(fù)及時性：統(tǒng)計員工平均郵件回復(fù)時間，設(shè)定合理的回復(fù)期限標準，考核員工對郵件的處理效率。2.郵件內(nèi)容質(zhì)量：從郵件主題明確性、內(nèi)容規(guī)范性、語言表達準確性等方面進行評估，考核員工撰寫郵件的能力和態(tài)度。3.郵箱安全意識：根據(jù)賬號安全管理、信息安全保護、病毒防范等方面的表現(xiàn)進行考核，評估員工對郵箱安全的重視程度和執(zhí)行情況。4.郵件使用合規(guī)性：檢查員工是否遵守郵箱使用規(guī)范及公司保密制度，有無違規(guī)發(fā)送敏感信息、不當使用郵箱等行為。考核周期考核周期為自然季度，每季度末對員工郵箱使用情況進行考核評估。考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果作為員工績效評估、晉升、獎勵等的參考依據(jù)之一。2.對于郵箱使用考核優(yōu)秀的員工，給予適當?shù)谋碚煤酮剟睿粚τ诳己瞬贿_標或存在違規(guī)行為的員工，進行相應(yīng)的培訓(xùn)、輔導(dǎo)或紀律處分。培訓(xùn)與支持培訓(xùn)內(nèi)容1.企業(yè)郵箱系統(tǒng)操作培訓(xùn)，包括郵箱登錄、郵件撰寫、發(fā)送、接收、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、附件處理等基本功能的使用方法。2.郵箱安全知識培訓(xùn)，如賬號密碼管理、信息安全保護、病毒防范等方面的知識和技能。3.郵箱使用規(guī)范培訓(xùn)，明確郵件內(nèi)容要求、發(fā)送范圍、回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)原則等，確保員工正確使用郵箱。培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請信息管理部門專業(yè)人員進行授課，對新入職員工或需要進一步培訓(xùn)的員工進行系統(tǒng)培訓(xùn)。2.制作在線培訓(xùn)教程，供員工自主學(xué)習和查閱，內(nèi)容包括操作演示視頻、常見問題解答等。3.設(shè)立咨詢熱線或在線客服，及時解答員工在郵箱使用過程中遇到的問題。技術(shù)支持1.信息管理部門負責提供郵箱系統(tǒng)的日常技術(shù)維護和支持，確保郵箱系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.及時處理員工反饋的郵箱使用故障和問題，如賬號異常、郵件收發(fā)失敗等，盡快恢復(fù)郵箱正常使用。3.根據(jù)公司業(yè)