會議管理制度及流程?一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、安排、記錄、跟進等各項流程，使會議能夠有效傳達信息、解決問題、推動工作開展，促進公司內部溝通順暢、協作高效，保障公司各項工作目標的順利實現。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題展開，注重解決實際問題，避免形式主義，提高會議效率。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，確保會議內容充實、議程緊湊。3.溝通順暢原則：營造開放、平等的會議氛圍，鼓勵參會人員積極發言，充分溝通，確保信息準確傳達。4.責任明確原則：明確會議各項任務的責任人及時間節點，確保會議決議得到有效執行和跟進。二、會議分類及職責（一）公司級會議1.定義：由公司高層領導主持，涉及公司整體戰略、重大決策、全面工作部署等重要事項的會議。2.組織部門：總裁辦公室3.參會人員：公司高層領導、各部門負責人等4.主要職責總裁辦公室負責會議的組織籌備工作，包括確定會議主題、時間、地點、議程，通知參會人員，準備會議資料等。總裁辦公室負責會議記錄，形成會議紀要，并跟蹤會議決議的執行情況。公司高層領導負責主導會議討論，做出決策，明確工作方向和重點。（二）部門級會議1.定義：由各部門負責人主持，圍繞部門工作計劃、工作進展、問題解決等內部事務召開的會議。2.組織部門：各部門3.參會人員：部門全體成員4.主要職責各部門負責會議的組織安排，提前確定會議主題、時間、地點、議程，并通知部門成員。部門指定專人負責會議記錄，形成部門會議紀要，并在部門內部傳達會議決議，跟蹤執行情況。部門負責人負責主持會議，總結工作，分析問題，部署工作任務，協調部門內部工作。（三）項目會議1.定義：針對公司各類項目進展情況、項目問題協調、項目決策等召開的會議。2.組織部門：項目負責人所在部門3.參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人及涉及項目的其他人員4.主要職責項目負責人所在部門負責會議的組織籌備，確定會議主題、時間、地點、議程，通知參會人員，并準備項目相關資料。項目負責人所在部門指定專人負責會議記錄，形成項目會議紀要，發送給所有參會人員，并負責跟蹤會議決議在項目中的執行情況。項目負責人負責主持會議，匯報項目進展，協調解決項目中出現的問題，明確下一階段項目工作任務和目標。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題會議發起者應根據工作需要，明確會議要解決的核心問題，確定會議主題。主題應簡潔明了，具有針對性。對于重要會議，發起者應提前與相關領導或部門溝通，確保主題的準確性和重要性。2.確定會議時間和地點會議時間應根據參會人員的日程安排，選擇大多數人方便參加的時間段。避免與重要業務活動或節假日沖突。會議地點應根據會議規模、性質等因素確定。確保地點環境安靜、設施齊全，能夠滿足會議的需求。3.確定參會人員根據會議主題和目的，明確參會人員范圍。參會人員應具備與會議內容相關的專業知識或職責權限。會議組織者應提前通知參會人員會議的時間、地點、主題及議程安排，確保參會人員有足夠的時間準備。4.準備會議資料根據會議主題，組織者應準備相關的資料，如報告、數據、方案等。資料應內容準確、條理清晰，能夠支持會議討論。對于重要會議，資料應提前分發給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好發言準備。（二）會議通知1.通知方式根據會議的重要性、緊急程度及參會人員范圍，選擇合適的通知方式。常用的通知方式包括郵件、即時通訊工具、內部辦公系統等。重要會議應采用多種通知方式相結合的方式，確保參會人員能夠及時收到通知。2.通知內容會議通知應包含會議主題、時間、地點、議程安排、參會人員要求及需要準備的資料等信息。通知應明確會議的起止時間，避免參會人員遲到或早退。（三）會議組織1.會議簽到會議開始前，組織者應安排專人負責會議簽到。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。對于未按時簽到的參會人員，組織者應及時與其聯系，了解原因，并做好記錄。2.會議開場會議主持人應準時開場，介紹會議的主題、目的、議程安排及參會人員。主持人應強調會議紀律，要求參會人員關閉手機或調至靜音狀態，避免在會議期間隨意走動或接聽電話。3.會議討論主持人應按照會議議程，引導參會人員進行討論。討論應圍繞會議主題展開，鼓勵參會人員積極發言，充分發表自己的觀點和意見。主持人應控制會議討論的節奏和方向，避免討論偏離主題或出現混亂局面。對于爭議較大的問題，主持人應及時進行協調和引導，確保討論能夠達成共識。4.會議記錄會議組織者應安排專人負責會議記錄。記錄人員應認真記錄會議討論的內容、達成的共識、做出的決策及工作安排等信息。記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。（四）會議紀要1.會議紀要的內容會議紀要應包含會議基本信息，如會議主題、時間、地點、參會人員等。會議紀要應準確記錄會議討論的主要內容，包括重要觀點、問題分析、解決方案、決策結果等。會議紀要應明確會議確定的工作任務、責任人及時間節點，確保會議決議能夠得到有效執行。2.會議紀要的撰寫會議結束后，記錄人員應及時撰寫會議紀要。會議紀要應在[具體時間]內完成，并發送給所有參會人員及相關領導審閱。會議紀要應語言簡潔、條理清晰，避免使用模糊或歧義性的詞匯。對于重要決策和工作安排，應明確表述，確保相關人員能夠準確理解。3.會議紀要的審核與發布會議紀要應由會議主持人或相關領導進行審核。審核通過后的會議紀要應在公司內部辦公系統或其他指定渠道發布，供全體員工查閱。對于涉及公司機密或敏感信息的會議紀要，應按照公司保密制度進行管理，嚴格控制查閱范圍。（五）會議決議執行與跟蹤1.明確責任人會議決議應明確各項工作任務的責任人。責任人應根據會議紀要的要求，制定具體的工作計劃和措施，確保工作任務能夠按時、高質量完成。2.制定時間表責任人應根據工作任務的難易程度和緊急程度，制定詳細的時間表，明確工作任務的各個階段和時間節點。時間表應合理可行，充分考慮各種可能出現的因素，并預留一定的彈性時間，以應對突發情況。3.跟蹤與匯報責任人應定期跟蹤工作任務的執行情況，并及時向會議主持人或相關領導匯報。匯報內容應包括工作進展、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。對于工作任務執行過程中出現的重大問題或偏差，責任人應及時向相關領導匯報，共同商討解決方案，確保工作任務能夠順利推進。4.監督與考核公司相關部門應建立對會議決議執行情況的監督機制，定期對責任人的工作進行檢查和評估。對于未能按時完成工作任務或工作質量不符合要求的責任人，應按照公司績效考核制度進行相應的考核和處理。四、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代為參會。2.參會人員應提前到達會議地點，避免因遲到影響會議正常進行。（二）遵守秩序1.參會人員應遵守會議紀律，保持良好的會議秩序。會議期間，應關閉手機或調至靜音狀態，不得隨意接聽電話、收發短信或進行其他與會議無關的活動。2.參會人員應尊重他人的發言，不得打斷他人講話。如有不同意見，應在他人發言結束后，禮貌地表達自己的觀點。（三）積極發言1.參會人員應積極參與會議討論，充分發表自己的觀點和意見。對于與自己工作相關的問題，應主動分享經驗和建議，為解決問題提供參考。2.參會人員應認真傾聽他人的發言，理解他人的觀點和意見，避免片面或主觀地看待問題。（四）保守機密1.參會人員應嚴格遵守公司保密制度，對于會議中涉及的公司機密信息、商業秘密、技術資料等，不得泄露給無關人員。2.會議結束后，參會人員應妥善保管會議資料，不得隨意丟棄或外傳。對于需要收回的會議資料，應及時交回會議組織者。五、會議費用管理（一）費用預算1.會議組織者應根據會議的規模、時間、地點、議程等因素，提前編制會議費用預算。預算應包括會議場地租賃、餐飲、交通、資料印刷、設備租賃等各項費用。2.會議費用預算應報經相關領導審批后執行。審批通過后的預算應嚴格控制，不得超支。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議費用報銷憑證，并按照公司財務制度的要求進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、清單等。報銷時應注明費用的用途、金額、支付方式等