銀行三級檔案管理制度?總則制度目的本制度旨在規范銀行檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，為銀行各項業務的開展提供有力支持。適用范圍本制度適用于銀行各級機構及全體員工形成的各類檔案，包括但不限于業務檔案、人事檔案、財務檔案、行政檔案等。基本原則1.集中統一管理原則：銀行檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域和性質，對檔案進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規定進行管理。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，簡化利用手續，提高利用效率，為銀行員工和客戶提供便捷的檔案服務。檔案管理組織與職責檔案管理部門銀行設立專門的檔案管理部門，負責全行檔案管理工作的組織、協調和指導。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和銀行的檔案管理制度。2.制定和完善銀行檔案管理的各項規章制度和操作規程。3.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。4.對全行檔案管理工作進行監督、檢查和考核。5.開展檔案管理業務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識和技能。檔案管理人員檔案管理人員應具備檔案管理專業知識和技能，熟悉銀行各項業務，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。檔案管理人員的主要職責包括：1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.按照規定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.為銀行員工和客戶提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。各部門職責銀行各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。各部門的主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在業務活動中形成的各類檔案，并按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、編目。2.在規定的時間內，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.根據工作需要，向檔案管理部門查閱、借閱檔案。檔案分類與編號檔案分類銀行檔案分為以下十大類：1.綜合管理類：包括銀行的章程、制度、規劃、總結、會議記錄、文件等。2.人事管理類：包括員工的招聘、培訓、考核、晉升、獎懲、工資福利等檔案。3.財務會計類：包括銀行的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告等檔案。4.信貸業務類：包括貸款申請、審批、發放、回收等檔案。5.風險管理類：包括風險評估、監測、控制等檔案。6.市場營銷類：包括市場調研、客戶信息、營銷活動等檔案。7.運營管理類：包括業務操作規程、系統維護、設備管理等檔案。8.安全保衛類：包括安全制度、應急預案、安全檢查等檔案。9.信息技術類：包括信息系統建設、數據備份、網絡安全等檔案。10.其他類：包括不屬于上述分類的其他檔案。檔案編號檔案編號采用"年度+類別代碼+順序號"的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數字表示，如"2023"。2.類別代碼：根據檔案分類，用兩位字母表示，如"ZH"表示綜合管理類，"RS"表示人事管理類等。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字表示，如"0001"。例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號為"2023ZH0001"。檔案收集與整理檔案收集1.檔案形成部門應及時將本部門在業務活動中形成的各類檔案收集齊全，整理規范。2.檔案收集范圍包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對于重要的檔案，檔案形成部門應在形成后[X]個工作日內移交檔案管理部門。檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。2.紙質檔案應按照檔案分類進行排列，同一類檔案按照形成時間先后順序排列。3.電子檔案應按照檔案分類進行存儲，建立電子檔案目錄，方便查找和利用。4.聲像檔案應進行分類整理，標注錄制時間、地點、內容等信息，并刻錄成光盤保存。檔案保管保管場所銀行應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。檔案鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、區別對待、保持歷史聯系的原則，根據檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。鑒定組織銀行成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業務部門、審計部門等相關人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內容、來源、形成時間等因素，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應進行復審，確定是否需要繼續保存。3.對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應按照保密規定進行鑒定和處理。銷毀程序1.經鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組審核簽字后，報銀行主管領導審批。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業務部門共同派員監銷。4.銷毀完畢后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。檔案利用利用范圍銀行員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門或與本人工作相關的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱銀行檔案的，應按照規定的程序辦理審批手續。利用手續1.銀行員工查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數量、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對檔案查閱、借閱申請表進行審核，符合規定的予以批準，并登記查閱、借閱檔案的相關信息。3.查閱、借閱檔案的人員應在檔案管理部門指定的地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制、抄錄檔案內容。5.查閱、借閱檔案的人員應在規定的時間內歸還檔案，如需延期，應辦理續借手續。利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、人員、內容等信息進行詳細登記，以便查詢和統計。檔案信息化管理信息化建設目標銀行應加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。信息化建設內容1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等業務流程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的共享和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。信息化管理要求1.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計、報表生成等功能，方便檔案管理人員進行操作。2.電子檔案應按照檔案分類進行存儲，建立電子檔案目錄，與紙質檔案目錄相對應，便于查找和利用。3.檔案管理人員應定期對檔案管理信息系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。4.加強檔案信息安全管理，設置不同的用戶權限，對檔案信息的訪問進行嚴格控制，防止檔案信息的泄露。監督與考核監督檢查銀行檔案管理部門應定期對全行檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。對發現的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。考核評價銀行應建立檔案管理工作考