企業(yè)詢證函管理制度?一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范企業(yè)詢證函的管理，確保詢證函的發(fā)出、接收、回復等環(huán)節(jié)的準確、及時、有效，保證企業(yè)財務信息的真實性、完整性，防范財務風險，維護企業(yè)的合法權益。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門在財務審計、稅務檢查、業(yè)務合作等活動中涉及詢證函的相關操作。（三）基本原則1.真實性原則：詢證函所涉及的信息應真實、準確地反映企業(yè)的財務狀況、經(jīng)營成果和資金往來等情況。2.及時性原則：各部門應按照規(guī)定的時間和流程及時發(fā)出、接收和回復詢證函，避免因延誤導致問題復雜化。3.保密性原則：對詢證函涉及的企業(yè)商業(yè)秘密和敏感信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、詢證函的分類與格式（一）分類1.銀行詢證函：用于向銀行核實企業(yè)銀行賬戶余額、存款、貸款、擔保等信息。2.往來款項詢證函：針對企業(yè)與供應商、客戶之間的應收賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款等往來款項進行核對。3.其他特殊事項詢證函：如對企業(yè)投資、資產(chǎn)抵押、訴訟事項等進行專項詢證。（二）格式1.詢證函應采用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，內容包括詢證函編號、被詢證方名稱、地址、聯(lián)系方式，詢證事項說明，要求被詢證方回復的具體內容及格式等。2.對于銀行詢證函，應明確銀行賬戶信息、詢證項目及金額等；往來款項詢證函應詳細列出往來款項的明細及余額；特殊事項詢證函應根據(jù)具體事項設計相應的內容。三、詢證函的發(fā)出（一）發(fā)起部門1.財務部門：在進行年度財務審計、稅務申報、財務報表編制等工作時，根據(jù)需要發(fā)起銀行詢證函、往來款項詢證函等。2.其他相關部門：如涉及業(yè)務合作、重大投資等事項，需要對特定信息進行核實的，由相關部門發(fā)起詢證函。（二）申請與審批1.發(fā)起部門填寫《詢證函申請表》，詳細說明詢證事項的背景、目的、涉及金額、被詢證方信息等內容。2.《詢證函申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務總監(jiān)審批。財務總監(jiān)根據(jù)公司財務管理制度和實際情況進行審批，對于重大事項或涉及金額較大的詢證函，需報總經(jīng)理審批。（三）編制與核對1.經(jīng)審批通過后，財務部門根據(jù)《詢證函申請表》的內容編制詢證函。編制過程中應確保詢證函內容準確無誤，與相關財務記錄和業(yè)務資料進行仔細核對。2.核對內容包括：銀行賬戶余額與銀行對賬單是否一致；往來款項的明細與明細賬、憑證是否相符；其他特殊事項的相關資料是否齊全、準確等。（四）蓋章與發(fā)出1.詢證函編制完成后，由財務部門加蓋公司公章。2.發(fā)起部門負責將詢證函按照規(guī)定的方式發(fā)送給被詢證方。對于重要的詢證函，建議采用掛號信、特快專遞等方式發(fā)出，并保留相關的郵寄憑證；對于緊急事項或能夠直接送達的，可以直接派人送達。同時，應記錄詢證函的發(fā)出日期、方式、收件人等信息。四、詢證函的接收與管理（一）接收1.被詢證方應按照詢證函的要求及時回復，并將回復函直接寄回給公司指定的收件地址（一般為財務部門）或通過其他雙方認可的方式送達。2.公司指定的收件人收到詢證函回復后，應及時進行登記，記錄回復函的收到日期、被詢證方名稱、回復內容等信息。（二）初步審核1.財務部門收到詢證函回復后，首先對回復函的完整性進行審核，檢查回復函是否加蓋被詢證方公章、簽字是否齊全，回復內容是否清晰明確等。2.對于回復內容與詢證事項不符的情況，財務部門應及時與被詢證方溝通，了解差異原因，并要求被詢證方進行更正或補充說明。（三）傳遞與存檔1.經(jīng)初步審核無誤的詢證函回復，財務部門應及時將相關信息傳遞給發(fā)起部門，并與發(fā)起部門共同對詢證結果進行分析和確認。2.發(fā)起部門根據(jù)詢證結果對相關業(yè)務進行進一步處理，并將詢證函回復及相關處理資料提交給財務部門。財務部門負責將詢證函及回復資料進行整理、歸檔，作為企業(yè)財務檔案的重要組成部分進行妥善保管。保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。五、詢證函的回復（一）回復要求1.被詢證方應認真閱讀詢證函的內容，按照要求如實、準確地回復詢證事項。回復內容應清晰明了，避免模糊不清或歧義性表述。2.對于詢證函中要求確認的事項，如余額、金額等，被詢證方應明確表示"相符"或"不符"，并說明差異情況及原因。3.如果被詢證方對詢證事項存在疑問或需要進一步了解相關信息，應及時與公司聯(lián)系，溝通確認后再進行回復。（二）回復流程1.被詢證方收到詢證函后，由其財務部門或相關業(yè)務部門負責對詢證事項進行核實。2.核實無誤后，按照詢證函的格式要求填寫回復內容，并加蓋單位公章和授權代表簽字。3.將回復函按照詢證函指定的方式寄回或送達給公司。（三）差異處理1.若被詢證方回復的內容與公司記錄存在差異，公司相關部門應及時與被詢證方溝通，了解差異產(chǎn)生的原因。2.根據(jù)差異原因進行相應的處理：如果是由于雙方記賬時間差異、未達賬項等原因導致的正常差異，公司應進行賬務調整，并編制銀行存款余額調節(jié)表等相關資料。如果是由于錯誤記賬、信息傳遞錯誤等原因導致的差異，公司應及時更正錯誤記錄，并與被詢證方協(xié)商解決相關問題。對于存在爭議的差異事項，公司應進一步收集證據(jù)，進行深入調查核實，必要時可通過法律途徑解決。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門定期對詢證函的管理情況進行自查，檢查詢證函的發(fā)出、接收、回復、存檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程，相關記錄是否完整、準確。2.審計部門定期對詢證函管理情況進行審計監(jiān)督，重點審查詢證函管理的內部控制制度是否健全有效，詢證結果的真實性、準確性，以及是否存在因詢證函管理不當導致的財務風險等問題。（二）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄，并分析問題產(chǎn)生的原因。2.根據(jù)問題的嚴重程度，提出相應的整改措施：對于一般性問題，要求相關部門立即進行整改，確保詢證函管理工作規(guī)范有序；對于重大問題，應追究相關責任人的責任，并制定長效防范機制，防止類似問題再次發(fā)生。七、責任追究（一）責任界定1.因發(fā)起部門未按照規(guī)定流程申請、審批詢證函，導致詢證函發(fā)出延誤、內容錯誤等問題，給公司造成損失的，由發(fā)起部門負責人及相關責任人承擔相應責任。2.財務部門在詢證函編制、核對、蓋章、接收、管理等環(huán)節(jié)存在失誤，導致詢證函信息不準確、回復不及時等問題的，由財務部門負責人及相關責任人承擔責任。3.被詢證方故意提供虛假回復，給公司造成損失的，公司有權依法追究其法律責任，并要求其賠償相應損失。（二）追究方式1.對于責任較輕的情況，公司將對相關責任人進行批評教育、責令改正等處理。2.對于給公司造成較大經(jīng)濟損失或不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予相關責任人警告、罰款、降職、撤職等