財務憑證文檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司財務憑證文檔的管理，確保財務憑證的真實性、完整性、準確性和安全性，規范財務憑證的歸檔、保管、查閱和銷毀等流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財務憑證文檔管理工作。（三）定義1.財務憑證：指公司在經濟業務活動中取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的原始憑證、記賬憑證等各類會計憑證。2.文檔管理：涵蓋財務憑證的收集、整理、裝訂、歸檔、存儲、查閱、借閱、保管和銷毀等一系列工作。二、財務憑證的分類與編號（一）分類1.原始憑證外來原始憑證：如發票、收據、銀行回單、對賬單等。自制原始憑證：如入庫單、出庫單、領料單、報銷單、工資表等。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制，按照會計科目分類，記錄經濟業務的會計分錄。（二）編號1.原始憑證編號按照業務發生的先后順序，每月從1號開始連續編號。對于同類型的原始憑證，如發票，應在編號中體現發票號碼段。2.記賬憑證編號采用統一的編號方式，每月從1號開始連續編號。編號應清晰、準確，便于查找和核對。三、財務憑證的填制與審核（一）填制要求1.內容完整：原始憑證應具備憑證名稱、填制日期、填制單位或填制人姓名、經辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等要素；記賬憑證應具備日期、編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數、填制人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章等要素。2.書寫規范：字跡清晰、工整，不得涂改、挖補。金額數字應符合規范，大寫與小寫金額必須一致。3.手續完備：原始憑證如有錯誤，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。記賬憑證填制錯誤的，應重新填制。（二）審核要點1.真實性審核：審核原始憑證所反映的經濟業務是否真實發生，憑證日期、業務內容、數據等是否真實可靠。2.合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規、公司內部規定，是否履行了必要的審批手續。3.準確性審核：審核原始憑證的內容是否準確無誤，記賬憑證的會計分錄是否正確，金額計算是否準確。4.完整性審核：審核原始憑證和記賬憑證的各項要素是否齊全，手續是否完備。四、財務憑證的收集與整理（一）收集1.業務部門職責：各業務部門在經濟業務發生后，應及時將取得的原始憑證傳遞給財務部門。傳遞過程中應確保憑證的完整性和準確性，并做好交接記錄。2.財務部門職責：財務部門指定專人負責財務憑證的收集工作，定期對業務部門傳遞的原始憑證進行核對和簽收。對于不符合要求的原始憑證，應及時退回業務部門要求更正或補充。（二）整理1.分類整理：財務人員按照財務憑證的分類標準，對收集到的原始憑證進行分類整理。將同類原始憑證放在一起，并按照時間順序排列。2.粘貼與折疊：對于紙張大小不一致的原始憑證，應進行粘貼或折疊，使其規格統一，便于裝訂。粘貼時應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘等金屬制品。3.編號與標注：對整理好的原始憑證進行編號標注，確保每一張憑證都有唯一的標識，便于查找和核對。同時，在原始憑證上注明所屬記賬憑證的編號，以便相互對應。五、財務憑證的裝訂（一）裝訂時間每月終了后，應及時對當月的財務憑證進行裝訂。裝訂工作應在財務憑證整理完畢后盡快完成，確保財務憑證的及時性和完整性。（二）裝訂要求1.順序排列：記賬憑證在前，原始憑證在后，按照編號順序排列整齊。2.厚度適中：裝訂后的憑證厚度應適中，一般以不超過2.5厘米為宜，便于翻閱和保管。3.裝訂牢固：使用專用的裝訂機或線繩將憑證裝訂牢固，防止憑證散落。裝訂線應在憑證的左上角或左側，不得影響憑證的翻閱。4.封面與封底：憑證應加裝封面和封底，封面應注明公司名稱、憑證所屬年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字蓋章。六、財務憑證的歸檔（一）歸檔部門財務憑證由財務部門負責歸檔保管。財務部門應設立專門的檔案室或檔案柜，用于存放財務憑證檔案。（二）歸檔方式1.年度歸檔：每年終了后，將全年的財務憑證按照年度進行歸檔。每個年度的財務憑證應單獨存放，并建立相應的檔案目錄。2.分類歸檔：在年度歸檔的基礎上，按照財務憑證的類別（如原始憑證、記賬憑證）進行分類存放，便于查找和管理。（三）檔案目錄編制編制詳細的財務憑證檔案目錄，包括憑證年度、月份、憑證種類、起止號碼、歸檔日期等信息。檔案目錄應一式兩份，一份存放在檔案室，一份作為索引便于查閱。七、財務憑證的保管（一）保管期限1.原始憑證：一般保管期限為15年，但涉及外事和對私改造的會計憑證應永久保存。2.記賬憑證：保管期限為15年。（二）保管要求1.安全存放：檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保財務憑證的安全存放。財務憑證應存放在專用的檔案柜中，按照類別和年度順序排列整齊。2.專人負責：指定專人負責財務憑證的保管工作，保管人員應具備專業的檔案管理知識和技能，熟悉財務憑證的保管流程和要求。3.定期檢查：定期對財務憑證進行檢查，查看憑證是否完好無損，是否存在丟失、損壞等情況。如發現問題，應及時采取措施進行處理，并記錄相關情況。4.電子備份：對于重要的財務憑證，應進行電子備份。電子備份應存儲在安全的介質上，并定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。八、財務憑證的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員：公司內部因工作需要查閱財務憑證的，應填寫《財務憑證查閱申請表》，經所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將憑證帶出檔案室。2.外部審計、稅務等機構：外部審計、稅務等機構因審計、檢查等工作需要查閱財務憑證的，應持有相關單位的介紹信，并經公司財務部門負責人和公司主管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制財務憑證。（二）借閱規定1.借閱申請：公司內部人員因特殊原因需要借閱財務憑證的，應填寫《財務憑證借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，并經所在部門負責人、財務部門負責人和公司主管領導批準。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。3.借閱歸還：借閱人員應在規定的借閱期限內歸還財務憑證，歸還時應確保憑證完好無損。如發現憑證有損壞或丟失的情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。九、財務憑證的銷毀（一）銷毀條件財務憑證保管期滿，需要銷毀時，應按照國家有關規定和公司內部程序進行審批。對于涉及未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（二）銷毀程序1.提出申請：由財務部門提出財務憑證銷毀申請，填寫《財務憑證銷毀申請表》，說明銷毀憑證的年度、類別、數量等信息，并附銷毀清單。2.審批流程：《財務憑證銷毀申請表》經財務部門負責人、公司主管領導審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由財務部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保財務憑證無法恢復。4.監督與簽字：銷毀過程應有公司