酒店簽單掛賬管理制度?一、總則1.目的為規范酒店簽單掛賬行為，加強應收賬款管理，保障酒店資金安全，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店與協議單位、常住客及其他經酒店批準可以簽單掛賬的客戶之間的交易管理。3.基本原則信用評估原則：在給予客戶簽單掛賬權限前，應對客戶進行全面的信用評估，確保客戶具備按時支付賬款的能力和信用。審批控制原則：所有簽單掛賬交易必須經過嚴格的審批流程，明確各級審批權限，防止未經授權的簽單掛賬行為。賬款核對原則：定期與客戶進行賬款核對，確保賬目清晰，及時發現和解決賬款差異問題。風險防范原則：建立風險預警機制，對逾期賬款采取有效的催收措施，降低酒店壞賬風險。二、簽單掛賬客戶的資格認定與信用評估1.資格認定協議單位：與酒店簽訂合作協議，明確雙方權利義務，具備一定經營規模和良好信譽的企業、機構等。常住客：在酒店長期入住，信用記錄良好，且有簽單掛賬需求的個人或單位客戶。其他客戶：經酒店總經理或授權人特別批準的臨時性簽單掛賬客戶。2.信用評估信息收集：收集客戶的基本信息，包括營業執照、稅務登記證、法定代表人身份證明、聯系方式、銀行開戶信息等；了解客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等。評估方法：通過查閱客戶資料、實地考察、與相關機構或人員溝通等方式，對客戶的信用狀況進行綜合評估。可參考第三方信用評級機構的評估報告，或根據酒店自身積累的客戶信用數據進行分析。信用等級劃分：根據信用評估結果，將客戶信用等級分為優秀、良好、一般、較差四個等級。優秀：經營狀況良好，財務實力雄厚，信用記錄優良，無逾期賬款等不良記錄。良好：經營穩定，財務狀況正常，有一定的信用基礎，偶爾出現短期賬款逾期情況，但能及時結清。一般：經營狀況一般，財務狀況存在一定不確定性，信用記錄有少量瑕疵，存在一定賬款逾期風險。較差：經營不善，財務狀況不佳，信用記錄較差，經常出現賬款逾期，甚至有惡意拖欠賬款的嫌疑。信用額度確定：根據客戶信用等級，確定相應的信用額度。信用額度是指酒店允許客戶簽單掛賬的最高金額。優秀客戶：信用額度可相對較高，一般根據客戶預計消費金額和信用狀況綜合確定，最高不超過[X]萬元。良好客戶：信用額度適中，一般不超過[X]萬元。一般客戶：信用額度相對較低，一般不超過[X]萬元，并要求提供一定的擔保措施。較差客戶：原則上不給予簽單掛賬權限，如特殊情況需要給予，需經酒店總經理批準，并采取嚴格的擔保措施和賬款監控措施。三、簽單掛賬審批流程1.新客戶申請客戶向酒店銷售部門或前臺提出簽單掛賬申請，填寫《簽單掛賬申請表》，詳細注明客戶基本信息、申請掛賬原因、預計掛賬金額、付款方式及期限等內容。銷售部門或前臺收到申請后，對客戶提交的資料進行初步審核，核實客戶身份和相關信息的真實性，并將申請表及相關資料提交給信用管理部門。2.信用評估與額度審批信用管理部門接到申請后，按照本制度第二章的規定對客戶進行信用評估。根據信用評估結果，確定客戶信用等級和信用額度，并填寫《信用評估與額度審批表》，提交給財務部門和酒店管理層審批。財務部門審核客戶的財務狀況和還款能力，評估給予簽單掛賬可能帶來的資金風險。如認為存在風險，可提出增加擔保措施或調整信用額度等建議。酒店管理層根據信用管理部門和財務部門的意見，對客戶簽單掛賬申請進行最終審批。審批通過后，簽署批準意見，并將申請表返回信用管理部門。3.協議簽訂與授權信用管理部門根據酒店管理層的審批意見，通知銷售部門或前臺與客戶簽訂《簽單掛賬協議》。協議應明確雙方的權利義務、掛賬額度、結算方式、付款期限、違約責任等內容。銷售部門或前臺將簽訂好的協議副本提交給財務部門和相關業務部門備案。同時，根據協議內容，為客戶設置簽單掛賬權限，包括可簽單的消費項目范圍、簽單人簽字樣本等，并將簽單掛賬權限信息錄入酒店財務管理系統。四、簽單掛賬交易管理1.消費確認客戶在酒店消費時，相關業務部門應按照規定的操作流程進行消費確認。如餐飲部門應在客戶用餐結束后，及時填寫《消費賬單》，詳細記錄消費項目、金額、時間等信息，并請客戶簽字確認。客房部門應在客戶退房時，核對客房消費明細，確保無誤后請客戶簽字確認。對于簽單掛賬消費，業務部門應在消費賬單上注明"簽單掛賬"字樣，并加蓋酒店專用章或授權簽字章。同時，將消費賬單及時傳遞給財務部門進行賬務處理。2.賬務處理財務部門收到業務部門傳遞的簽單掛賬消費賬單后，應按照《簽單掛賬協議》的規定，及時進行賬務處理。將消費金額計入應收賬款科目，并按照客戶名稱和信用額度進行明細核算。在賬務處理過程中，財務人員應仔細核對消費賬單與系統記錄的簽單掛賬權限信息是否一致，確保消費項目在授權范圍內，簽單人簽字真實有效。如發現異常情況，應及時與業務部門溝通核實，并暫停該筆賬務處理，直至問題解決。3.賬款核對財務部門應定期與客戶進行賬款核對，確保賬目清晰。一般每月末向客戶發送《應收賬款對賬單》，詳細列出本月客戶的簽單掛賬明細、期初余額、本期發生額、期末余額等信息，要求客戶核對并簽字確認后返回。客戶如對賬單內容有異議，應在收到對賬單后的[X]個工作日內與酒店財務部門聯系，說明差異原因。財務部門應及時核實情況，如確實存在差異，應與業務部門共同查找原因，調整賬目，并將處理結果告知客戶。對于長期未進行賬款核對或賬款差異較大的客戶，財務部門應加大核對頻率，必要時可安排專人與客戶進行面對面核對，確保賬款準確無誤。五、逾期賬款管理1.預警機制財務部門應建立逾期賬款預警機制，設定不同的逾期期限預警指標。一般當客戶賬款逾期[X]天、[X]天、[X]天時，分別發出黃色、橙色、紅色預警信號。根據預警信號，財務部門及時向銷售部門、信用管理部門等相關部門通報逾期賬款情況，提醒各部門關注客戶還款動態，采取相應措施。2.催收措施電話催收：在賬款逾期初期，由財務部門或銷售部門通過電話方式與客戶溝通，提醒客戶賬款已逾期，請其盡快安排付款。電話催收應做好記錄，包括通話時間、通話內容、客戶反饋等信息。發函催收：如電話催收效果不佳，可向客戶發送《催款函》，正式書面通知客戶賬款逾期情況及還款要求。催款函應明確逾期金額、逾期期限、還款截止日期等內容，并告知客戶如逾期仍未付款，將采取進一步的催收措施，如加收逾期利息、限制簽單掛賬權限等。上門催收：對于逾期時間較長、金額較大的客戶，可安排專人上門催收。上門催收人員應兩人以上，并攜帶相關證明文件和催款資料。上門催收過程中應注意溝通方式和態度，避免與客戶發生沖突。如客戶有還款意向但暫時無法一次性結清賬款，可與客戶協商制定還款計劃，并要求客戶簽字確認。法律催收：如通過以上催收措施仍無法收回逾期賬款，且客戶欠款金額較大、惡意拖欠跡象明顯，可考慮通過法律途徑解決。由酒店法律顧問根據具體情況，制定法律訴訟方案，準備相關證據材料，向法院提起訴訟，追討逾期賬款。六、擔保與抵押管理1.擔保方式保證人擔保：對于信用等級一般或較差的客戶，酒店可要求其提供具有足夠經濟實力和良好信用的保證人進行擔保。保證人應與酒店簽訂《保證合同》，明確保證責任和義務，包括保證范圍、保證方式、保證期限等內容。抵押物擔保：客戶也可提供符合酒店要求的抵押物進行擔保，如房產、土地、車輛等。抵押物應辦理合法有效的抵押登記手續，確保酒店享有優先受償權。酒店與客戶應簽訂《抵押合同》，并到相關部門辦理抵押登記備案。2.擔保與抵押的管理財務部門應建立擔保與抵押臺賬，詳細記錄保證人信息、抵押物情況、擔保金額、擔保期限等內容，并定期進行核對和更新。在擔保期限或抵押期限內，如客戶出現逾期賬款情況，酒店有權按照《保證合同》或《抵押合同》的約定，要求保證人履行保證責任或處置抵押物以償還欠款。對于已解除擔保或抵押的客戶，財務部門應及時在臺賬中進行記錄，并辦理相關的解除手續。七、監督與檢查1.內部審計酒店內部審計部門應定期對簽單掛賬業務進行審計檢查，重點審查簽單掛賬客戶的資格認定、信用評估、審批流程、交易管理、逾期賬款催收等環節是否符合本制度規定。審計檢查過程中，應查閱相關文件資料、財務賬目、消費記錄等，與相關人員進行溝通核實，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務檢查財務部門應加強對簽單掛賬業務的日常財務管理和監督檢查，確保賬款核算準確、及時，風險控制有效。定期對簽單掛賬客戶的信用額度使用情況、賬款回收情況等進行分析評估，發現異常情況及時采取措施。財務部門應配合內部審計部門的審計檢查工作，提供相關財務數據和資料，并對審計檢查中發現的財務問題進行及時整改。3.業務部門自查銷售部門、前臺及其他相關業務部門應定期對本部門的簽單掛賬業務進行自查，檢查簽單掛賬操作是否規范，客戶信息管理是否完善，賬款催收工作是否到位等。業務部門在自查過程中發現問題應及時整改，并將自查情況和整改結果書面報告給酒店管理層和財務部門。八、責任追究1.違規行為界定未經授權擅自給予客戶簽單掛賬權限或超出授權范圍進行簽單掛賬操作的。在簽單掛賬業務中，故意隱瞞客戶真實情況，提供虛假信息，誤導信用評估和審批決策的。未按照規定流程進行消費確認、賬務處理或賬款核對，導致賬目混亂、賬款差異的。對逾期賬款催收不力，造成酒店壞賬損失的。違反擔保與抵押管理規定，導致酒店擔保權益或抵押權益受損的。其他違反本制度規定，給酒店造成經濟損失或不良影響的行為。2.責任追究方式