餐飲貨物存單管理制度?一、總則（一）目的為了加強餐飲企業(yè)貨物存儲與流轉的管理，規(guī)范貨物存單的使用和管理流程，確保貨物出入庫的準確性、及時性和安全性，保障餐飲業(yè)務的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店、中央廚房及相關采購、倉儲部門。（三）基本原則1.準確性原則：貨物存單記錄應準確反映貨物的實際出入庫情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.及時性原則：貨物出入庫操作完成后，應及時填寫貨物存單，確保信息的時效性。3.安全性原則：妥善保管貨物存單，防止丟失、損壞和泄露，確保貨物信息安全。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員在貨物存單管理中的職責，做到責任到人。二、貨物存單的種類及用途（一）入庫單1.定義：入庫單是記錄餐飲貨物采購入庫情況的憑證。2.用途：用于確認采購貨物的實際到貨數(shù)量、規(guī)格、質量等信息，作為倉庫收貨的依據(jù)，并據(jù)此更新庫存記錄。（二）出庫單1.定義：出庫單是記錄餐飲貨物從倉庫發(fā)出用于生產(chǎn)或銷售的憑證。2.用途：明確貨物的領用部門、領用數(shù)量、用途等信息，作為倉庫發(fā)貨的依據(jù)，同時用于核算成本和統(tǒng)計庫存。（三）調撥單1.定義：調撥單是記錄餐飲貨物在不同倉庫或部門之間轉移的憑證。2.用途：當貨物需要在門店與中央廚房、不同門店之間進行調配時，使用調撥單記錄貨物的調出和調入情況，確保庫存的合理分布。（四）盤點單1.定義：盤點單是用于定期或不定期對餐飲貨物進行實物盤點時記錄盤點情況的憑證。2.用途：通過盤點單記錄實際盤點數(shù)量，并與系統(tǒng)庫存記錄進行核對，以發(fā)現(xiàn)庫存差異，及時進行調整，保證賬實相符。三、貨物存單的填寫規(guī)范（一）基本信息1.單據(jù)編號：由系統(tǒng)自動生成唯一的編號，便于單據(jù)的識別和查詢。2.日期：填寫貨物出入庫、調撥或盤點的實際日期。3.部門信息：準確填寫涉及的采購部門、倉庫、領用部門等相關部門名稱。（二）貨物信息1.名稱：填寫貨物的準確名稱，應與采購合同、庫存記錄一致。2.規(guī)格：注明貨物的規(guī)格型號，確保貨物描述的準確性。3.數(shù)量：填寫實際出入庫、調撥或盤點的貨物數(shù)量，應以阿拉伯數(shù)字清晰填寫，并注明計量單位。4.批次：對于有批次管理要求的貨物，填寫相應的批次號，以便追溯貨物來源和質量情況。（三）其他信息1.入庫原因：在入庫單中簡要說明貨物采購入庫的原因，如正常采購、補貨等。2.出庫用途：在出庫單中詳細說明貨物的領用用途，如用于菜品制作、吧臺銷售等。3.調撥原因：在調撥單中注明貨物調撥的原因，如門店間貨物余缺調劑等。4.盤點結果：在盤點單中記錄實際盤點數(shù)量與系統(tǒng)庫存數(shù)量的差異情況，并簡要說明差異原因。（四）簽字蓋章1.入庫單需由送貨人、倉庫驗收人員、采購人員簽字確認。2.出庫單需由領用部門負責人、倉庫發(fā)貨人員簽字確認。3.調撥單需由調出部門負責人、調入部門負責人、雙方倉庫管理人員簽字確認。4.盤點單需由盤點人員、倉庫負責人簽字確認。四、貨物存單的流轉程序（一）入庫流程1.采購部門：采購人員根據(jù)采購訂單跟進貨物到貨情況，貨物到達后，及時通知倉庫準備收貨，并將送貨單等相關資料提交給倉庫。2.倉庫驗收：倉庫驗收人員依據(jù)送貨單對貨物進行驗收，核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息。如驗收合格，在入庫單上簽字確認，并將入庫單的一聯(lián)交采購人員留存，一聯(lián)交財務部門，一聯(lián)倉庫留存作為庫存記錄依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時與采購部門溝通處理，并在入庫單上注明問題情況。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員根據(jù)入庫單及時在庫存管理系統(tǒng)中錄入貨物入庫信息，更新庫存臺賬。（二）出庫流程1.領用部門申請：領用部門根據(jù)生產(chǎn)或銷售需要，填寫出庫申請單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交部門負責人審批。2.審批：部門負責人對出庫申請進行審核，確認無誤后簽字批準。3.倉庫發(fā)貨：倉庫發(fā)貨人員根據(jù)審批后的出庫申請單，在庫存管理系統(tǒng)中查詢庫存情況，確認有足夠庫存后，按照出庫單要求發(fā)貨，并在出庫單上簽字確認。將出庫單的一聯(lián)交領用部門，一聯(lián)交財務部門，一聯(lián)倉庫留存作為庫存減少的依據(jù)。4.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員同步在庫存管理系統(tǒng)中記錄貨物出庫信息，扣減庫存數(shù)量。（三）調撥流程1.發(fā)起調撥：調出部門根據(jù)實際情況填寫調撥單，注明調撥貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調撥原因、調入部門等信息，提交部門負責人審批。2.審批：調出部門負責人對調撥單進行審核，確認無誤后簽字批準。3.調出倉庫發(fā)貨：調出倉庫發(fā)貨人員依據(jù)審批后的調撥單，在庫存管理系統(tǒng)中查詢庫存情況，確認有足夠庫存后發(fā)貨，并在調撥單上簽字確認。將調撥單的一聯(lián)交調出部門，一聯(lián)交調入部門，一聯(lián)交雙方倉庫留存。4.調入倉庫收貨：調入倉庫驗收人員根據(jù)調撥單對調入貨物進行驗收，核對貨物信息無誤后在調撥單上簽字確認，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入收貨信息，增加庫存數(shù)量。5.系統(tǒng)處理：庫存管理系統(tǒng)自動調整調出倉庫和調入倉庫的庫存數(shù)量，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。（四）盤點流程1.制定計劃：倉庫管理部門定期或不定期制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。2.準備工作：盤點人員在盤點前應熟悉盤點流程和要求，準備好盤點所需的工具，如盤點表、計算器等。倉庫管理人員提前清理庫存，確保貨物擺放整齊、標識清晰，便于盤點。3.實地盤點：盤點人員按照規(guī)定的盤點方法和順序，對庫存貨物進行逐一清點，并在盤點單上記錄實際盤點數(shù)量。4.數(shù)據(jù)核對：盤點結束后，盤點人員將盤點單與庫存管理系統(tǒng)中的庫存記錄進行核對，找出差異。5.差異處理：對于盤點差異，倉庫管理部門應組織相關人員進行調查分析，查明原因，如屬于系統(tǒng)錯誤、貨物丟失、損壞等情況，應及時進行調整和處理。根據(jù)差異原因填寫差異報告，經(jīng)審批后進行相應的賬務處理和庫存調整。6.結果上報：倉庫管理部門將盤點結果上報給財務部門和上級管理部門，作為財務核算和庫存管理決策的依據(jù)。五、貨物存單的保管與存檔（一）保管要求1.貨物存單應分類存放，按照入庫單、出庫單、調撥單、盤點單的順序整理成冊，便于查找和查閱。2.存放地點應具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保單據(jù)的完整性和可讀性。3.設立專門的文件柜或文件夾存放貨物存單，指定專人負責保管，非授權人員不得隨意查閱和接觸。（二）存檔期限1.入庫單、出庫單、調撥單等日常業(yè)務單據(jù)的存檔期限為[X]年，以便于追溯貨物的出入庫和流轉情況，進行成本核算和審計檢查。2.盤點單及相關盤點報告應長期存檔，作為庫存管理和決策分析的重要資料。（三）查閱與借閱1.內部人員因工作需要查閱貨物存單時，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，在保管人員的陪同下查閱，并在查閱登記表上簽字記錄。2.因特殊情況需要借閱貨物存單的，需經(jīng)公司主管領導批準，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間等要求。借閱人員應妥善保管所借單據(jù)，不得擅自復印、涂改、轉借他人，按期歸還。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)丟失或損壞，借閱人員應承擔相應責任。六、貨物存單的審核與監(jiān)督（一）審核職責1.財務部門負責對貨物存單進行定期審核，重點審核單據(jù)的填寫規(guī)范性、數(shù)據(jù)準確性、簽字蓋章完整性等，確保出入庫數(shù)據(jù)與財務核算一致。2.倉庫管理部門負責人負責對本部門生成和流轉的貨物存單進行日常審核，檢查業(yè)務操作是否符合規(guī)定流程，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對貨物存單管理情況進行監(jiān)督檢查，審查制度執(zhí)行情況、單據(jù)處理的合規(guī)性、庫存管理的準確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.上級管理部門不定期對各餐飲門店和相關部門的貨物存單管理工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行嚴肅處理，確保貨物存單管理制度的有效執(zhí)行。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫貨物存單，導致信息不準確、不完整的。2.故意偽造、篡改貨物存單信息的。3.未經(jīng)授權擅自處理貨物存單，如丟失、銷毀、隱匿等。4.在貨物出入庫、調撥、盤點過程中，違反流程操作，導致貨物數(shù)量、質量不符或庫存混亂的。5.對貨物存單審核把關不嚴，未能及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題的。（二）責任追究方式1.對于輕微違規(guī)行為，給予責任人警告處分，并責令其立即整改。2.對于造成一定經(jīng)濟損失或影響業(yè)務正常開展的一般違規(guī)行為，給予責任人相應的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)績效獎金、罰款等，并要求其采取措施挽回損失，同時進行全公司通報批評。3