餐飲貨物存單管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)餐飲企業(yè)貨物存儲與流轉(zhuǎn)的管理，規(guī)范貨物存單的使用和管理流程，確保貨物出入庫的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，保障餐飲業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店、中央廚房及相關(guān)采購、倉儲部門。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：貨物存單記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映貨物的實際出入庫情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.及時性原則：貨物出入庫操作完成后，應(yīng)及時填寫貨物存單，確保信息的時效性。3.安全性原則：妥善保管貨物存單，防止丟失、損壞和泄露，確保貨物信息安全。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)人員在貨物存單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、貨物存單的種類及用途（一）入庫單1.定義：入庫單是記錄餐飲貨物采購入庫情況的憑證。2.用途：用于確認(rèn)采購貨物的實際到貨數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，作為倉庫收貨的依據(jù)，并據(jù)此更新庫存記錄。（二）出庫單1.定義：出庫單是記錄餐飲貨物從倉庫發(fā)出用于生產(chǎn)或銷售的憑證。2.用途：明確貨物的領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量、用途等信息，作為倉庫發(fā)貨的依據(jù)，同時用于核算成本和統(tǒng)計庫存。（三）調(diào)撥單1.定義：調(diào)撥單是記錄餐飲貨物在不同倉庫或部門之間轉(zhuǎn)移的憑證。2.用途：當(dāng)貨物需要在門店與中央廚房、不同門店之間進(jìn)行調(diào)配時，使用調(diào)撥單記錄貨物的調(diào)出和調(diào)入情況，確保庫存的合理分布。（四）盤點單1.定義：盤點單是用于定期或不定期對餐飲貨物進(jìn)行實物盤點時記錄盤點情況的憑證。2.用途：通過盤點單記錄實際盤點數(shù)量，并與系統(tǒng)庫存記錄進(jìn)行核對，以發(fā)現(xiàn)庫存差異，及時進(jìn)行調(diào)整，保證賬實相符。三、貨物存單的填寫規(guī)范（一）基本信息1.單據(jù)編號：由系統(tǒng)自動生成唯一的編號，便于單據(jù)的識別和查詢。2.日期：填寫貨物出入庫、調(diào)撥或盤點的實際日期。3.部門信息：準(zhǔn)確填寫涉及的采購部門、倉庫、領(lǐng)用部門等相關(guān)部門名稱。（二）貨物信息1.名稱：填寫貨物的準(zhǔn)確名稱，應(yīng)與采購合同、庫存記錄一致。2.規(guī)格：注明貨物的規(guī)格型號，確保貨物描述的準(zhǔn)確性。3.數(shù)量：填寫實際出入庫、調(diào)撥或盤點的貨物數(shù)量，應(yīng)以阿拉伯?dāng)?shù)字清晰填寫，并注明計量單位。4.批次：對于有批次管理要求的貨物，填寫相應(yīng)的批次號，以便追溯貨物來源和質(zhì)量情況。（三）其他信息1.入庫原因：在入庫單中簡要說明貨物采購入庫的原因，如正常采購、補(bǔ)貨等。2.出庫用途：在出庫單中詳細(xì)說明貨物的領(lǐng)用用途，如用于菜品制作、吧臺銷售等。3.調(diào)撥原因：在調(diào)撥單中注明貨物調(diào)撥的原因，如門店間貨物余缺調(diào)劑等。4.盤點結(jié)果：在盤點單中記錄實際盤點數(shù)量與系統(tǒng)庫存數(shù)量的差異情況，并簡要說明差異原因。（四）簽字蓋章1.入庫單需由送貨人、倉庫驗收人員、采購人員簽字確認(rèn)。2.出庫單需由領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、倉庫發(fā)貨人員簽字確認(rèn)。3.調(diào)撥單需由調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人、雙方倉庫管理人員簽字確認(rèn)。4.盤點單需由盤點人員、倉庫負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。四、貨物存單的流轉(zhuǎn)程序（一）入庫流程1.采購部門：采購人員根據(jù)采購訂單跟進(jìn)貨物到貨情況，貨物到達(dá)后，及時通知倉庫準(zhǔn)備收貨，并將送貨單等相關(guān)資料提交給倉庫。2.倉庫驗收：倉庫驗收人員依據(jù)送貨單對貨物進(jìn)行驗收，核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息。如驗收合格，在入庫單上簽字確認(rèn)，并將入庫單的一聯(lián)交采購人員留存，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)倉庫留存作為庫存記錄依據(jù)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與采購部門溝通處理，并在入庫單上注明問題情況。3.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員根據(jù)入庫單及時在庫存管理系統(tǒng)中錄入貨物入庫信息，更新庫存臺賬。（二）出庫流程1.領(lǐng)用部門申請：領(lǐng)用部門根據(jù)生產(chǎn)或銷售需要，填寫出庫申請單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對出庫申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。3.倉庫發(fā)貨：倉庫發(fā)貨人員根據(jù)審批后的出庫申請單，在庫存管理系統(tǒng)中查詢庫存情況，確認(rèn)有足夠庫存后，按照出庫單要求發(fā)貨，并在出庫單上簽字確認(rèn)。將出庫單的一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)倉庫留存作為庫存減少的依據(jù)。4.系統(tǒng)錄入：倉庫管理人員同步在庫存管理系統(tǒng)中記錄貨物出庫信息，扣減庫存數(shù)量。（三）調(diào)撥流程1.發(fā)起調(diào)撥：調(diào)出部門根據(jù)實際情況填寫調(diào)撥單，注明調(diào)撥貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人對調(diào)撥單進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。3.調(diào)出倉庫發(fā)貨：調(diào)出倉庫發(fā)貨人員依據(jù)審批后的調(diào)撥單，在庫存管理系統(tǒng)中查詢庫存情況，確認(rèn)有足夠庫存后發(fā)貨，并在調(diào)撥單上簽字確認(rèn)。將調(diào)撥單的一聯(lián)交調(diào)出部門，一聯(lián)交調(diào)入部門，一聯(lián)交雙方倉庫留存。4.調(diào)入倉庫收貨：調(diào)入倉庫驗收人員根據(jù)調(diào)撥單對調(diào)入貨物進(jìn)行驗收，核對貨物信息無誤后在調(diào)撥單上簽字確認(rèn)，并在庫存管理系統(tǒng)中錄入收貨信息，增加庫存數(shù)量。5.系統(tǒng)處理：庫存管理系統(tǒng)自動調(diào)整調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫的庫存數(shù)量，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）盤點流程1.制定計劃：倉庫管理部門定期或不定期制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。2.準(zhǔn)備工作：盤點人員在盤點前應(yīng)熟悉盤點流程和要求，準(zhǔn)備好盤點所需的工具，如盤點表、計算器等。倉庫管理人員提前清理庫存，確保貨物擺放整齊、標(biāo)識清晰，便于盤點。3.實地盤點：盤點人員按照規(guī)定的盤點方法和順序，對庫存貨物進(jìn)行逐一清點，并在盤點單上記錄實際盤點數(shù)量。4.數(shù)據(jù)核對：盤點結(jié)束后，盤點人員將盤點單與庫存管理系統(tǒng)中的庫存記錄進(jìn)行核對，找出差異。5.差異處理：對于盤點差異，倉庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因，如屬于系統(tǒng)錯誤、貨物丟失、損壞等情況，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和處理。根據(jù)差異原因填寫差異報告，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和庫存調(diào)整。6.結(jié)果上報：倉庫管理部門將盤點結(jié)果上報給財務(wù)部門和上級管理部門，作為財務(wù)核算和庫存管理決策的依據(jù)。五、貨物存單的保管與存檔（一）保管要求1.貨物存單應(yīng)分類存放，按照入庫單、出庫單、調(diào)撥單、盤點單的順序整理成冊，便于查找和查閱。2.存放地點應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等條件，確保單據(jù)的完整性和可讀性。3.設(shè)立專門的文件柜或文件夾存放貨物存單，指定專人負(fù)責(zé)保管，非授權(quán)人員不得隨意查閱和接觸。（二）存檔期限1.入庫單、出庫單、調(diào)撥單等日常業(yè)務(wù)單據(jù)的存檔期限為[X]年，以便于追溯貨物的出入庫和流轉(zhuǎn)情況，進(jìn)行成本核算和審計檢查。2.盤點單及相關(guān)盤點報告應(yīng)長期存檔，作為庫存管理和決策分析的重要資料。（三）查閱與借閱1.內(nèi)部人員因工作需要查閱貨物存單時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在保管人員的陪同下查閱，并在查閱登記表上簽字記錄。2.因特殊情況需要借閱貨物存單的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時間等要求。借閱人員應(yīng)妥善保管所借單據(jù)，不得擅自復(fù)印、涂改、轉(zhuǎn)借他人，按期歸還。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、貨物存單的審核與監(jiān)督（一）審核職責(zé)1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對貨物存單進(jìn)行定期審核，重點審核單據(jù)的填寫規(guī)范性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、簽字蓋章完整性等，確保出入庫數(shù)據(jù)與財務(wù)核算一致。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門生成和流轉(zhuǎn)的貨物存單進(jìn)行日常審核，檢查業(yè)務(wù)操作是否符合規(guī)定流程，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對貨物存單管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，審查制度執(zhí)行情況、單據(jù)處理的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.上級管理部門不定期對各餐飲門店和相關(guān)部門的貨物存單管理工作進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保貨物存單管理制度的有效執(zhí)行。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定填寫貨物存單，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、不完整的。2.故意偽造、篡改貨物存單信息的。3.未經(jīng)授權(quán)擅自處理貨物存單，如丟失、銷毀、隱匿等。4.在貨物出入庫、調(diào)撥、盤點過程中，違反流程操作，導(dǎo)致貨物數(shù)量、質(zhì)量不符或庫存混亂的。5.對貨物存單審核把關(guān)不嚴(yán)，未能及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題的。（二）責(zé)任追究方式1.對于輕微違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于造成一定經(jīng)濟(jì)損失或影響業(yè)務(wù)正常開展的一般違規(guī)行為，給予責(zé)任人相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)績效獎金、罰款等，并要求其采取措施挽回?fù)p失，同時進(jìn)行全公司通報批評。3