酒店行業存貨管理制度?一、總則1.目的為加強酒店存貨管理，規范存貨采購、驗收、存儲、領用、盤點等環節的操作流程，確保存貨安全、完整，提高存貨使用效率，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內各類存貨的管理，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、維修材料等。3.基本原則歸口管理原則：各類存貨按照其性質和用途歸口到相關部門進行管理。預算控制原則：存貨采購應納入預算管理，嚴格控制采購數量和成本。永續盤存原則：采用永續盤存制，準確記錄存貨的收發存情況。定期盤點原則：定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。二、存貨的分類及歸口管理部門1.食品類歸口管理部門：餐飲部。負責食品的采購計劃制定、驗收、存儲、領用及庫存管理。2.飲料類歸口管理部門：餐飲部。包括酒水、軟飲料等，管理職責同食品類。3.客房用品類歸口管理部門：客房部。負責客房一次性用品、布草、清潔用品等的采購、驗收、存儲、發放及庫存盤點。4.辦公用品類歸口管理部門：行政部。負責辦公文具、紙張、電腦耗材等辦公用品的采購、保管和發放。5.維修材料類歸口管理部門：工程部。負責各類維修工具、材料、配件等的采購、驗收、存儲及領用管理。三、存貨采購管理1.采購計劃各歸口管理部門應根據酒店經營狀況、歷史數據、季節特點等因素，每月末編制次月的存貨采購計劃，明確采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等。采購計劃應報部門負責人審核，經財務部門進行預算審核后，報酒店總經理審批。對于臨時性或緊急性的采購需求，由使用部門填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、物品名稱、規格、數量等，按上述審批流程批準后進行采購。2.供應商選擇與管理采購部門應通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式，建立合格供應商名錄。選擇供應商時，應綜合考慮其信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、付款方式等條款。定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等方面。對于表現不佳的供應商，應及時進行溝通、整改或淘汰。3.采購流程采購人員根據批準的采購計劃或臨時采購申請表，向供應商發送采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。供應商按照采購訂單要求組織生產或備貨，并在規定時間內將貨物送達酒店指定地點。采購物品到貨前，采購人員應及時通知倉庫管理人員做好驗收準備工作。四、存貨驗收管理1.驗收人員由倉庫管理人員、使用部門相關人員及質量檢驗人員（如有）共同組成驗收小組，負責存貨的驗收工作。2.驗收標準依據采購合同、產品質量標準、行業規范等制定驗收標準。驗收人員應按照驗收標準對采購物品的數量、規格、質量、外觀等進行逐一核對。對于食品、飲料等有保質期要求的物品，應檢查其生產日期、保質期等信息，確保在保質期內。3.驗收流程貨物到達后，倉庫管理人員應首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物品名稱、規格、數量、供應商等信息。驗收人員按照驗收標準對貨物進行實物檢查。如發現數量短缺、質量問題、規格不符等情況，應及時與供應商溝通，并做好記錄。對于驗收合格的存貨，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的存貨，應填寫《驗收不合格報告》，說明不合格原因，由采購人員負責與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。五、存貨存儲管理1.倉庫布局根據存貨的類別、特性、流量等因素，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如食品存儲區、飲料存儲區、客房用品存儲區、辦公用品存儲區、維修材料存儲區等。對易燃易爆、易腐蝕、有毒有害等特殊物品，應設置專門的存儲區域，并采取相應的安全防護措施。2.存儲條件根據各類存貨的存儲要求，提供適宜的存儲環境，如溫度、濕度、通風等條件。例如，食品應存儲在陰涼、干燥、通風良好的倉庫內，避免陽光直射和潮濕；酒水應按照不同種類和存放要求進行分類存儲，部分酒水需要恒溫保存。定期檢查倉庫的存儲條件，確保符合要求。對于因存儲條件變化可能影響存貨質量的情況，應及時采取措施進行調整。3.存貨擺放存貨應按照類別、規格、批次等進行分類擺放，標識清晰，便于查找和盤點。遵循先進先出的原則，將先入庫的存貨先發出，避免存貨積壓過期。4.庫存盤點倉庫管理人員應定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。在盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應認真核對存貨的實際數量與賬面記錄，如實記錄盤點結果。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《存貨盤點表》，對盤盈、盤虧情況進行說明，并分析原因。對于盤盈、盤虧的存貨，應按照規定的審批流程進行處理。六、存貨領用管理1.領用流程使用部門根據實際需求填寫《存貨領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等，并經部門負責人簽字批準。倉庫管理人員根據批準的領用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，則辦理發貨手續，在領用申請表上簽字確認，并登記存貨明細賬。如遇庫存不足，倉庫管理人員應及時通知采購部門補貨，并在領用申請表上注明原因。2.限額領用對于部分消耗量大、領用頻繁的存貨，可實行限額領用制度。由各歸口管理部門根據歷史數據和實際需求，確定各類存貨的每月領用限額，并報財務部門備案。使用部門領用存貨時，累計領用數量不得超過限額。如因特殊情況需要超限額領用，應辦理額外的審批手續。3.以舊換新對于一些可回收利用的存貨，如布草、餐具等，可實行以舊換新制度。使用部門在領用時，應將舊的存貨交回倉庫，倉庫管理人員核對后，按照規定的比例給予新的存貨。七、存貨核算與成本控制1.存貨核算財務部門應按照國家統一的會計制度和會計準則，對存貨進行準確的核算。設置存貨總賬和明細賬，詳細記錄存貨的收發存情況。存貨的計價方法應保持一致，一經確定不得隨意變更。對于發出存貨的計價，可采用先進先出法、加權平均法等方法。定期對存貨的成本進行核算和分析，計算存貨的周轉率、毛利率等指標，為經營決策提供依據。2.成本控制各歸口管理部門應加強對存貨采購成本、存儲成本、領用成本等的控制。通過優化采購流程、合理安排庫存、提高存貨使用效率等措施，降低存貨成本。財務部門應定期對存貨成本進行分析，與預算指標進行對比，找出成本差異原因，并提出改進措施。建立存貨成本考核機制，將存貨成本控制情況納入部門和員工的績效考核體系，激勵各部門和員工積極參與成本控制工作。八、存貨盤點結果處理1.盤盈處理對于盤盈的存貨，倉庫管理人員應查明原因，如屬計量誤差、收發記錄錯誤等原因造成的盤盈，經審批后沖減當期管理費用。如無法查明原因的盤盈存貨，應作為營業外收入處理。2.盤虧處理對于盤虧的存貨，倉庫管理人員應及時查明原因，區分不同情況進行處理。屬于正常損耗、合理損耗的部分，經審批后計入當期管理費用；屬于保管不善、人為損壞等原因造成的盤虧，由責任人賠償，賠償金額計入其他應收款科目，剩余損失經審批后計入當期管理費用；屬于自然災害等不可抗力因素造成的盤虧，經審批后計入營業外支出。九、監督與檢查1.內部審計監督酒店內部審計部門應定期對存貨管理情況進行審計監督，檢查存貨采購、驗收、存儲、領用、盤點等環節的操作流程是否規范，內部控制制度是否有效執行，賬實是否相符等。2.定期檢查各歸口管理部門負責人應定期對本部門存貨管理情況進行檢查