銷售樣品配發(fā)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司銷售樣品的配發(fā)管理，確保樣品配發(fā)工作的高效、準(zhǔn)確、有序進行，滿足銷售業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售樣品的配發(fā)管理，包括樣品的申請、審批、領(lǐng)取、使用、歸還及報廢等環(huán)節(jié)。（三）原則1.按需配發(fā)原則：根據(jù)銷售業(yè)務(wù)實際需求，合理配發(fā)樣品，確保銷售工作順利開展。2.規(guī)范流程原則：明確樣品配發(fā)各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。3.責(zé)任清晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在樣品配發(fā)管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.成本控制原則：在滿足銷售需求的前提下，盡量降低樣品配發(fā)成本，提高資源利用率。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負責(zé)根據(jù)客戶需求和銷售業(yè)務(wù)需要，提出樣品申請。2.跟蹤樣品配發(fā)進度，及時反饋客戶對樣品的使用情況和意見。（二）研發(fā)部門1.協(xié)助銷售部門確定樣品的技術(shù)參數(shù)和規(guī)格要求。2.對樣品的質(zhì)量和性能負責(zé)，確保樣品符合公司標(biāo)準(zhǔn)和客戶需求。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)銷售部門的樣品申請，安排生產(chǎn)樣品。2.確保樣品生產(chǎn)的及時性和質(zhì)量穩(wěn)定性。（四）倉庫管理部門1.負責(zé)樣品的存儲、保管和發(fā)放。2.建立樣品庫存臺賬，定期盤點，確保賬實相符。3.對樣品的出入庫進行嚴(yán)格登記和管理。（五）財務(wù)部門1.負責(zé)對樣品配發(fā)涉及的費用進行核算和管理。2.審核樣品申請及相關(guān)費用報銷。（六）質(zhì)量管理部門1.對樣品進行質(zhì)量檢驗，確保樣品質(zhì)量合格。2.對樣品在使用過程中的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理。三、樣品申請（一）申請流程1.銷售業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶需求，填寫《銷售樣品申請表》，詳細注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申請理由、預(yù)計使用時間等信息。2.將填寫好的申請表提交給銷售部門負責(zé)人審核。3.銷售部門負責(zé)人審核通過后，將申請表依次提交給研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、質(zhì)量管理部門審批。（二）申請審批要點1.研發(fā)部門重點審核樣品的技術(shù)參數(shù)和規(guī)格要求是否合理，是否符合公司研發(fā)方向和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。2.生產(chǎn)部門審核樣品生產(chǎn)的可行性和及時性，評估生產(chǎn)能力是否滿足需求。3.財務(wù)部門審核樣品申請的費用預(yù)算是否合理，是否符合公司財務(wù)制度。4.質(zhì)量管理部門審核樣品質(zhì)量要求是否明確，是否具備質(zhì)量檢驗條件。（三）特殊情況申請對于緊急訂單或特殊客戶需求，銷售業(yè)務(wù)人員可在申請表中注明情況，經(jīng)銷售部門負責(zé)人同意后，可簡化部分審批流程，但仍需在事后補齊相關(guān)手續(xù)。四、樣品審批（一）審批流程各審批部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在申請表上簽署審批意見。（二）審批結(jié)果處理1.若申請獲得全部部門批準(zhǔn)，申請表返回銷售部門，銷售業(yè)務(wù)人員憑此表到倉庫管理部門領(lǐng)取樣品。2.若申請未獲批準(zhǔn)，銷售部門應(yīng)及時通知銷售業(yè)務(wù)人員，說明原因，并協(xié)助其調(diào)整申請內(nèi)容或?qū)ふ移渌鉀Q方案。五、樣品領(lǐng)取（一）領(lǐng)取流程1.銷售業(yè)務(wù)人員持經(jīng)審批通過的《銷售樣品申請表》到倉庫管理部門領(lǐng)取樣品。2.倉庫管理人員根據(jù)申請表核對樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，無誤后發(fā)放樣品，并在申請表上簽字確認。3.銷售業(yè)務(wù)人員領(lǐng)取樣品后，應(yīng)及時將樣品交付給客戶或妥善保管。（二）領(lǐng)取注意事項1.領(lǐng)取樣品時，需當(dāng)面核對樣品的完整性和質(zhì)量狀況，如有問題應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通解決。2.對于貴重或限量樣品，倉庫管理人員應(yīng)做好詳細記錄，并要求領(lǐng)取人簽字確認。六、樣品使用（一）使用要求1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照客戶需求和公司規(guī)定使用樣品，不得擅自改變樣品用途或挪作他用。2.在向客戶展示樣品時，應(yīng)向客戶詳細介紹樣品的性能、特點、使用方法等信息，確保客戶正確了解樣品。3.樣品使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知質(zhì)量管理部門和銷售部門，并采取相應(yīng)措施。（二）客戶反饋處理1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集客戶對樣品的使用反饋意見，并填寫《樣品使用反饋表》。2.將反饋表提交給銷售部門，銷售部門匯總后反饋給相關(guān)部門，以便及時改進產(chǎn)品或服務(wù)。七、樣品歸還（一）歸還流程1.樣品使用完畢后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將樣品歸還倉庫管理部門。2.倉庫管理人員對歸還的樣品進行驗收，核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，無誤后辦理入庫手續(xù)，并在《樣品使用反饋表》上簽字確認。（二）逾期歸還處理若銷售業(yè)務(wù)人員未能在規(guī)定時間內(nèi)歸還樣品，應(yīng)提前向倉庫管理部門說明原因，并申請延期歸還。如無正當(dāng)理由逾期未還，倉庫管理部門有權(quán)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如收取逾期費用等。八、樣品報廢（一）報廢條件1.樣品因質(zhì)量問題無法正常使用，且經(jīng)質(zhì)量管理部門鑒定確需報廢的。2.樣品因技術(shù)更新、產(chǎn)品換代等原因已不再適用，且無其他使用價值的。3.樣品在使用過程中丟失、損壞，無法找回或修復(fù)的。（二）報廢申請1.符合報廢條件的樣品，由使用部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、樣品信息等。2.將申請表提交給質(zhì)量管理部門審核，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對樣品進行鑒定，確認是否符合報廢條件。（三）報廢審批1.經(jīng)質(zhì)量管理部門審核通過的申請表，依次提交給研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、銷售部門審批。2.各審批部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并在申請表上簽署審批意見。（四）報廢處理1.若申請獲得全部部門批準(zhǔn)，倉庫管理部門根據(jù)審批結(jié)果對樣品進行報廢處理，并在庫存臺賬中核銷。2.報廢樣品應(yīng)妥善保管，定期進行清理，防止流失或造成環(huán)境污染。對于有回收價值的報廢樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收處理。九、樣品庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對樣品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]個月。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《樣品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《樣品庫存差異報告》，上報相關(guān)部門處理。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的庫存數(shù)量、銷售需求等情況，設(shè)置庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警值時，及時通知銷售部門和生產(chǎn)部門。2.銷售部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警情況，合理調(diào)整銷售計劃，避免因樣品短缺影響銷售業(yè)務(wù)。生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警情況，及時安排樣品生產(chǎn)，確保庫存充足。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對銷售樣品配發(fā)管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品申請、審批、領(lǐng)取、使用、歸還、報廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可通過查閱相關(guān)記錄、實地盤點、詢問相關(guān)人員等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機制1.建立樣品配發(fā)管理考核機制，對各部門及相關(guān)人員在樣品配發(fā)管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核指標(biāo)包括樣品申請的準(zhǔn)確性、審批的及時性、領(lǐng)取和歸還的規(guī)范性、庫存管理的有效性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。