項目外協材料管理制度?總則1.目的為加強公司項目外協材料的管理，規范外協材料的采購、供應、使用、庫存等環節，確保項目順利進行，降低成本，提高經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協材料的項目，包括但不限于產品制造、工程建設、技術服務等項目中所需的外協采購材料。3.職責分工采購部門負責外協材料供應商的開發、評估、選擇和管理。制定外協材料采購計劃，組織采購活動，確保材料按時、按質、按量供應。負責與供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，處理采購過程中的問題。項目部門根據項目需求，提出外協材料的規格、型號、數量等要求，并提交給采購部門。參與供應商的評估和選擇，協助采購部門進行采購談判。負責外協材料的到貨驗收，對材料的質量、數量、規格等進行核對，如發現問題及時通知采購部門處理。負責協調項目現場與外協材料相關的工作，確保材料的正確使用和合理庫存。質量部門制定外協材料的檢驗標準和檢驗流程，負責對外協材料進行檢驗和質量控制。對采購的外協材料進行抽檢或全檢，判定材料是否合格，對不合格材料提出處理意見。參與供應商的質量評估，協助采購部門選擇質量可靠的供應商。倉庫管理部門負責外協材料的入庫、存儲、保管和發放工作。建立外協材料庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。按照規定的程序和要求發放外協材料，做好發放記錄。財務部門負責外協材料采購資金的預算安排和支付管理。對外協材料采購成本進行核算和分析，提供相關財務數據和報告。審核采購合同、發票等財務憑證，確保財務處理的準確性和合規性。外協材料供應商管理1.供應商開發采購部門應根據項目需求和公司供應商管理要求，通過多種渠道開發外協材料供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步調查，了解其基本情況、生產能力、質量控制水平、價格水平、售后服務等方面的信息，并填寫《供應商基本情況調查表》。采購部門組織相關部門（如項目部門、質量部門）對潛在供應商進行實地考察，評估其綜合實力和是否符合公司要求。實地考察內容包括供應商的生產設施、工藝流程、質量管理體系、人員配備等。2.供應商評估采購部門定期（每年至少一次）對現有供應商進行評估，評估指標包括質量、交貨期、價格、服務等方面。質量方面，主要考核供應商提供的外協材料的合格率、退貨率等指標；交貨期方面，考核供應商是否按時交貨，交貨準時率等；價格方面，比較供應商的報價與市場行情，評估其價格合理性；服務方面，考察供應商的售后服務響應速度、解決問題的能力等。采購部門根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類。A類為優秀供應商，給予優先合作機會和優惠政策；B類為合格供應商，維持正常合作關系；C類為不合格供應商，限制或停止合作，并要求其限期整改。3.供應商選擇在選擇外協材料供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，綜合考慮供應商的質量、價格、交貨期、服務等因素。對于重要的外協材料采購項目，應采用招標、競爭性談判等方式選擇供應商，確保采購過程的透明度和公正性。采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作歷史、合同執行情況等內容，并定期更新。加強與供應商的溝通與協調，定期召開供應商會議，反饋項目需求和質量要求，了解供應商的生產經營情況，共同解決合作過程中出現的問題。對供應商的表現進行跟蹤和評價，如發現供應商出現質量問題、交貨延遲、服務不到位等情況，及時發出書面通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應暫停或終止合作。外協材料采購管理1.采購計劃制定項目部門根據項目進度計劃，提前向采購部門提交外協材料需求計劃，明確材料的規格、型號、數量、需求時間等信息。采購部門結合項目需求計劃、庫存情況、市場供應情況等因素，制定外協材料采購計劃。采購計劃應包括采購材料的詳細清單、預計采購時間、采購預算等內容。采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。2.采購實施采購部門根據采購計劃，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應根據采購金額、采購性質、市場情況等因素合理選擇。對于招標采購項目，采購部門應按照相關法律法規和公司招標管理規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。在采購過程中，采購人員應與供應商進行充分溝通，確保采購材料的規格、型號、質量等符合項目要求。如發現問題，及時與供應商協商解決。采購部門與供應商簽訂采購合同后，應跟蹤合同執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息，確保材料按時、按質、按量供應。3.采購合同管理采購合同應明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同條款應符合法律法規和公司相關規定，避免出現模糊不清或歧義的表述。采購部門負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行、變更、終止等全過程管理。合同簽訂前，應經公司法務部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給項目部門、質量部門、倉庫管理部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。在合同執行過程中，如需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。采購合同執行完畢后，采購部門應及時對合同進行總結和評價，分析合同執行過程中的經驗教訓，為今后的采購工作提供參考。外協材料驗收管理1.驗收準備項目部門在接到采購部門通知的外協材料到貨時間前，應安排專人負責驗收工作，并明確驗收人員的職責和分工。驗收人員應熟悉外協材料的規格、型號、質量標準、檢驗方法等要求，準備好必要的驗收工具和設備，如量具、檢測儀器等。倉庫管理部門應提前做好收貨場地和存儲設施的準備工作，確保到貨材料能夠及時、安全地入庫。2.到貨驗收外協材料到貨時，供應商應提供送貨清單、質量證明文件等相關資料。驗收人員首先核對送貨清單與采購合同的一致性，包括材料名稱、規格、型號、數量等信息。按照驗收標準和檢驗流程，對到貨材料的質量、數量、規格等進行檢驗。質量檢驗可采用抽檢或全檢的方式，檢驗內容包括外觀質量、尺寸精度、性能指標等。對于重要的外協材料或質量要求較高的材料，驗收人員可邀請質量部門的專業人員共同參與驗收工作，確保驗收結果的準確性和可靠性。如發現到貨材料存在質量問題、數量短缺、規格不符等情況，驗收人員應及時填寫《外協材料驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應商聯系處理。3.驗收結果處理對于驗收合格的外協材料，驗收人員在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續。倉庫管理部門按照規定的存儲要求，將材料妥善存放，并更新庫存臺賬。對于驗收不合格的外協材料，采購部門應及時與供應商溝通，要求其在規定的時間內采取補貨、換貨、退貨等措施。供應商處理后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。如因外協材料質量問題給項目造成損失的，采購部門應根據合同約定，要求供應商承擔相應的賠償責任。同時，應分析原因，采取改進措施，防止類似問題再次發生。外協材料庫存管理1.庫存規劃倉庫管理部門應根據項目需求、采購周期、庫存周轉率等因素，合理規劃外協材料的庫存水平，制定庫存定額。庫存定額應包括最高庫存量、最低庫存量和安全庫存量等指標。最高庫存量是指為防止材料積壓而設定的庫存上限；最低庫存量是指為保證項目正常進行而設定的庫存下限；安全庫存量是指為應對突發情況（如供應商延遲交貨、市場供應短缺等）而設定的額外庫存。倉庫管理部門應定期對庫存定額進行評估和調整，確保其合理性和有效性。2.入庫管理外協材料到貨后，倉庫管理部門驗收人員應按照驗收程序進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續。入庫人員應根據送貨清單和驗收結果，將材料準確無誤地搬運至指定的存儲位置，并填寫《外協材料入庫單》，詳細記錄材料的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。《外協材料入庫單》應一式多聯，分別由倉庫管理部門、采購部門、財務部門等留存，作為記賬、核算、對賬的依據。3.存儲管理倉庫管理部門應根據外協材料的特性和要求，提供適宜的存儲環境，確保材料質量不受影響。例如，對于易受潮的材料，應存放在干燥通風的倉庫；對于易燃易爆的材料，應按照相關規定進行特殊存儲。對庫存的外協材料應進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應建立庫存臺賬，實時記錄材料的出入庫情況，做到賬實相符。倉庫管理部門應定期對庫存材料進行盤點，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點時，應認真核對庫存數量與臺賬記錄是否一致，如發現差異，應及時查明原因并進行處理。4.發放管理項目部門根據項目實際需求，填寫《外協材料領料單》，注明材料名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經項目負責人簽字批準后，到倉庫管理部門領取外協材料。倉庫管理部門發放人員應根據《外協材料領料單》進行核對，確認無誤后，按照先進先出的原則發放材料，并在《外協材料領料單》上簽字確認。《外協材料領料單》應一式多聯，分別由倉庫管理部門、項目部門、財務部門等留存，作為發放記錄和成本核算的依據。倉庫管理部門應定期統計外協材料的發放情況，分析材料消耗規律，為采購計劃的制定提供參考。外協材料成本控制與核算1.成本控制采購部門應通過優化采購流程、選擇合適的供應商、談判合理的價格等方式，降低外協材料的采購成本。同時，應關注市場價格動態，及時調整采購策略，爭取獲得更有利的采購條件。項目部門應合理安排項目進度，避免因進度延誤導致外協材料的積壓和浪費。同時，應加強對項目現場的管理，確保材料的正確使用，減少損耗。倉庫管理部門應加強庫存管理，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。同時，應做好庫存盤點工作，及時發現和處理庫存盈虧問題，降低庫存成本。2.成本核算財務部門應建立健全外協材料成本核算制度，明確成本核算的對象、方法、流程等。外協材料成本核算應包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等內容。采購成本是指購買外協材料所支付的貨款、運費、裝卸費等費用；運輸成本是指將外協材料運輸至公司所發生的費用；倉儲成本是指存儲外協材料所發生的倉庫租金、保管費用等；損耗成本是指因材料損耗而產生的成本。財務部門應定期對外協材料成本進行核算和分析，編制成本報表，為公司管理層提供成本信息和決策支持。同時，應對比實際成本與預算成本，找出成本差異原因，采取相應的措施進行控制和改進。監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門應定期對外協材料管理情況進行監督檢查，檢查內容包括采購流程的合規性、供應商管理的有效性、驗收工作的準確性、庫存管理的規范性、成本控制的執行情況等。審計部門應制定詳細的檢查計劃和檢查表，采用抽樣檢查、實地查看、查閱資料等方式進行檢查。對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。公司管理層應定期聽取外協材料管理工作匯報，了解工作進展情況和存在的問題，對管理工作進行指導和監督，推動各項管理制度的有效執行。2.考核評價公司建立外協材料管理考核評價機制，對采購部門、項目部門、質量部門、倉庫管理部門等相關部門在外協材料管理工作中的表現進行考核評價。考核評價指標應包括采購成本控制、交貨期保證、材料質量、庫存管理、服務滿意度等方面。考核方式可采用定量考核與定性考核相結合的方式，如根據采購成本降低率、交貨準時率