酒店采購發票管理制度?總則1.目的為加強酒店采購發票管理，規范采購發票的開具、取得、審核、入賬及保管等行為，確保酒店財務核算的真實性、準確性、完整性，維護酒店合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及采購業務所取得的各類發票，包括但不限于原材料、食品、飲料、辦公用品、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購發票的取得和管理應符合國家法律法規及稅收政策的規定。真實性原則：發票所反映的經濟業務必須真實發生，內容與實際交易相符。完整性原則：發票的各項要素應填寫齊全、準確，不得遺漏或涂改。及時性原則：應及時取得發票，并在規定時間內進行審核、入賬和保管。發票的開具1.供應商開票要求酒店采購人員應在采購業務發生前，明確向供應商提出開具發票的要求，包括發票類型（增值稅專用發票或普通發票）、發票內容（如貨物名稱、規格型號、數量、單價、金額等）、開票信息（酒店名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）等。對于增值稅專用發票，供應商應確保其具備一般納稅人資格，并按照規定準確填寫發票內容，不得虛開、代開發票。2.開票時間規定供應商應在銷售貨物或提供服務的納稅義務發生時間及時開具發票。對于已完成的采購業務，酒店應督促供應商在約定的時間內開具發票。如因特殊原因不能及時開具發票的，供應商應向酒店說明原因，并提供預計開票時間。3.發票開具規范發票應使用中文開具，民族自治地方可以同時使用當地通用的一種民族文字。有實際需要的，也可以同時使用中外兩種文字開具。發票應按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章。發票內容應清晰、準確，不得壓線、錯格。開具發票時，如涉及銷售折扣、折讓的，應按照規定開具紅字發票。發票的取得1.取得發票的基本要求酒店采購人員在采購業務完成后，應及時從供應商處取得發票。取得的發票應是由稅務機關統一印制的正規發票，發票監制章應清晰可辨。發票上應加蓋供應商的發票專用章，印章應清晰、完整，與供應商名稱一致。發票的抬頭應為酒店全稱，不得填寫簡稱或其他錯誤信息。2.發票內容審核采購人員取得發票后，應仔細審核發票內容是否完整、準確。審核內容包括發票的開票日期、發票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發票專用章等。如發現發票內容有誤，應及時與供應商聯系，要求其重新開具正確的發票。3.發票真偽查驗為確保發票的真實性，采購人員應通過國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺（）或當地稅務機關指定的其他方式，對取得的增值稅發票進行真偽查驗。對于查驗結果為假發票的，應立即停止該發票的報銷，并及時向酒店財務部門和相關領導報告，同時追究采購人員的責任。4.特殊情況下的發票取得如采購業務涉及支付給個人的款項，且需要取得發票的，個人應向稅務機關申請代開發票。酒店應協助個人提供必要的開票信息，并確保代開發票的真實性和合法性。在境外采購貨物或接受服務的，應取得對方開具的發票或具有發票性質的收款憑證、相關稅費繳納憑證等。對于不符合規定的發票或憑證，不得作為財務報銷憑證。發票的審核1.審核流程采購人員將取得的發票及相關采購憑證提交至酒店財務部門。財務部門發票審核人員首先對發票的基本信息進行審核，包括發票的真實性、完整性、合規性等。審核無誤后，在發票上加蓋"發票已審核"章，并注明審核日期。對于金額較大或存在疑問的發票，財務部門應進行進一步的調查核實，可與供應商聯系確認業務的真實性，或通過其他渠道核實相關信息。經財務部門審核通過的發票，流轉至相關部門負責人及酒店管理層進行審批。審批通過后，方可作為財務報銷的依據。2.審核要點發票真實性：通過發票查驗平臺或其他方式核實發票的真偽。發票內容完整性：檢查發票各項要素是否填寫齊全，如發票抬頭、日期、號碼、貨物或服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發票專用章等。發票合規性：發票開具是否符合國家稅收法律法規及相關政策的規定。發票類型是否與采購業務相符，如增值稅專用發票適用于一般納稅人采購貨物或接受應稅服務，普通發票適用于其他情況。發票上的貨物或服務名稱應與實際采購內容一致，不得開具與實際業務不符的發票。發票的稅率、稅額計算是否正確。發票與采購業務的關聯性：審核發票所反映的經濟業務是否與酒店的采購業務相關，發票金額是否與采購合同、訂單或驗收單等一致。3.審核期限財務部門應在收到采購人員提交的發票及相關憑證后的[X]個工作日內完成審核工作。對于緊急采購業務的發票，應優先安排審核。如在審核過程中發現問題需要與供應商溝通或補充資料的，審核期限相應延長，但最長不得超過[X]個工作日。發票的入賬1.入賬時間規定經審核無誤且審批通過的發票，應及時進行入賬處理。一般情況下，應在發票取得后的當月入賬，不得跨期入賬。對于涉及成本核算的發票，應按照酒店成本核算方法和會計期間進行準確入賬，確保成本費用的合理歸集和分攤。2.入賬憑證要求發票作為財務入賬的重要憑證，應與其他相關憑證（如采購合同、訂單、驗收單、付款憑證等）一并作為記賬依據。記賬憑證應按照會計制度的規定進行編制，摘要應清晰、準確地反映經濟業務的內容，會計科目使用應正確，金額計算應無誤。財務人員應在記賬憑證上注明發票的號碼、開票日期、金額等信息，以便日后查詢和核對。3.入賬流程財務人員根據審核通過的發票及相關憑證，編制記賬憑證。將記賬憑證錄入財務會計系統，并進行賬務處理。定期對已入賬的發票進行核對和整理，確保賬證相符、賬賬相符、賬實相符。發票的保管1.保管責任酒店財務部門負責發票的保管工作，應指定專人負責發票的收發、登記、存放和保管等事項。財務人員應妥善保管發票，確保發票的安全，防止發票丟失、損毀、被盜等情況發生。2.保管方式發票應存放在專門的保險柜或文件柜中，按照發票的種類、號碼、開票日期等進行分類存放，便于查找和核對。對于電子發票，應按照規定進行電子存檔，建立電子發票檔案管理制度，確保電子發票的真實性、完整性和可追溯性。同時，應定期對發票進行盤點，核對發票的實際數量與賬面上的記錄是否一致，如發現差異應及時查明原因并進行處理。3.保管期限發票的保管期限按照國家稅收法律法規及會計檔案管理的有關規定執行。一般情況下，發票的保管期限為[X]年。保管期滿后，如需銷毀發票，應按照規定的程序進行審批和銷毀處理。銷毀發票時，應制作發票銷毀清單，由財務部門負責人、審計人員等共同監銷，并在銷毀清單上簽字確認。發票的遺失處理1.遺失報告如發生發票遺失情況，發票保管人員或相關責任人應立即向酒店財務部門報告，并說明遺失發票的種類、號碼、開票日期、金額、取得時間等詳細信息。財務部門應及時將發票遺失情況報告給酒店管理層，并按照規定向當地稅務機關報告。2.登報聲明根據稅務機關的要求，酒店應在規定的媒體上刊登發票遺失聲明，聲明內容應包括遺失發票的種類、號碼、開票日期、金額等信息。登報聲明的費用由酒店承擔。3.補救措施對于增值稅專用發票遺失的，如同時符合以下條件，可憑銷售方提供的相應專用發票記賬聯復印件及銷售方主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發票已報稅證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證：丟失前已認證相符的，購買方憑銷售方提供的相應專用發票記賬聯復印件及銷售方所在地主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發票已報稅證明單》，經購買方主管稅務機關審核同意后，可作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。丟失前未認證的，購買方憑銷售方提供的相應專用發票記賬聯復印件到主管稅務機關進行認證，認證相符的憑該專用發票記賬聯復印件及銷售方所在地主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發票已報稅證明單》，經購買方主管稅務機關審核同意后，可作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。對于普通發票遺失的，應取得原開票單位加蓋公章的發票存根聯復印件，并注明原來發票的號碼、金額和內容等，經經辦單位負責人批準后，才能代作原始憑證。如確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經辦單位負責人批準后，代作原始憑證。監督與檢查1.內部監督酒店內部審計部門應定期對采購發票的管理情況進行審計監督，檢查發票的取得、審核、入賬、保管等環節是否符合本制度的規定，是否存在違規操作行為。財務部門應加強對發票管理工作的自查自糾，及時發現和糾正存在的問題，不斷完善發票管理制度。2.外部檢查應對稅務機關等外部部門對酒店發票管理情況進行檢查時，酒店應積極配合，如實提供相關發票資料和財務信息。對于外部檢查中發現的問題，酒店應及時整改，并按照規定進行處理。如涉及稅務風險的，應及時補繳稅款、滯納金，并接受稅務機關的處罰。3.責任追究對于違反本制度規定，導致發票管理出現問題的相關人員，酒店將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。如因發票