印章驗證管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章驗證流程，確保印章使用的合法性、真實性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的所有印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.真實性原則：印章驗證人員應認真核實印章使用的真實性，確保與公司預留印章一致。3.安全性原則：加強印章保管和使用過程中的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用或濫用。4.審批原則：嚴格執(zhí)行印章使用審批制度，未經(jīng)批準不得擅自使用印章。二、印章管理職責（一）印章管理部門1.行政部門負責公司各類印章的統(tǒng)一刻制、啟用、廢止和保管。建立印章使用臺賬，記錄印章使用情況。定期對印章進行檢查和維護，確保印章清晰、完好。2.財務部門負責財務專用章、法人章等財務印章的保管和使用。嚴格按照財務制度規(guī)定使用財務印章，確保財務資金安全。（二）印章使用部門1.明確印章使用權限：各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)授權后可使用相應印章。2.申請印章使用：使用部門應填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用時間、使用范圍等信息，并按規(guī)定流程進行審批。3.印章使用監(jiān)督：各部門負責人對本部門印章使用情況進行監(jiān)督，確保印章使用合法合規(guī)。（三）印章保管人1.專人保管印章：印章保管人應妥善保管印章，不得擅自將印章交予他人使用。2.確保印章安全：印章保管人應將印章存放于安全可靠的地方，防止印章丟失、損壞或被盜用。3.印章使用登記：印章保管人應在印章使用登記簿上詳細記錄印章使用情況，包括使用時間、使用人、使用事由等。三、印章驗證流程（一）印章使用申請1.填寫申請表：使用部門或個人需填寫印章使用申請表，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、使用時間、使用范圍等信息。2.提交相關材料：根據(jù)印章使用的具體情況，可能需要提交相關的文件、合同、協(xié)議等材料，作為印章使用的依據(jù)。3.部門負責人審批：申請表經(jīng)使用部門負責人審核簽字，確認使用印章的必要性和合法性。（二）印章管理部門審核1.初審：印章管理部門收到印章使用申請表后，對申請事項進行初步審核，重點審核申請事由是否符合公司規(guī)定、相關材料是否齊全等。2.核實印章樣式：如涉及重要文件或合同的印章使用，印章管理部門應核實印章的樣式、規(guī)格等是否與公司預留印章一致。3.提出審核意見：印章管理部門根據(jù)審核情況，在申請表上簽署審核意見，同意或不同意使用印章，并注明理由。（三）上級領導審批1.根據(jù)權限審批：根據(jù)印章使用的重要程度和涉及金額大小，按照公司審批權限規(guī)定，提交相應級別的領導進行審批。2.審批意見明確：上級領導應認真審查申請事項，簽署明確的審批意見，同意或不同意使用印章。（四）印章使用登記1.詳細記錄：印章保管人在印章使用前，應在印章使用登記簿上詳細記錄印章使用的各項信息，包括申請日期、申請部門、申請人、使用事由、文件名稱、使用時間、預計歸還時間等。2.雙方簽字確認：印章使用人和保管人在登記簿上簽字確認，確保印章使用信息準確無誤。（五）印章使用1.現(xiàn)場使用：一般情況下，印章應在公司內部指定的地點使用，由印章保管人監(jiān)督使用過程。2.特殊情況外出使用：如因工作需要必須攜帶印章外出使用時，應經(jīng)公司領導特別批準，并采取嚴格的安全措施，確保印章安全。3.蓋章位置準確：印章使用人應確保印章加蓋在文件規(guī)定的位置，印章應清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。（六）印章歸還1.按時歸還：印章使用完畢后，使用人應按照申請表上注明的預計歸還時間及時將印章歸還印章保管人。2.檢查印章狀態(tài)：印章保管人在收回印章后，應仔細檢查印章的完好情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應立即報告并采取相應措施。3.記錄歸還情況：印章保管人在印章使用登記簿上記錄印章的歸還時間，并由雙方簽字確認。四、印章驗證方式（一）肉眼觀察1.印章外觀：檢查印章的材質、形狀、大小等是否與公司預留印章一致。2.印章文字：仔細觀察印章上的文字內容，包括字體、字號、排版等是否清晰、準確，有無錯別字、變形等情況。（二）印章印跡比對1.與樣本比對：將需要驗證的印章印跡與公司預先留存的印章樣本進行比對，觀察兩者在形狀、大小、文字內容、圖案等方面是否一致。2.細節(jié)特征比對：注意印章印跡的細節(jié)特征，如印章的邊框是否整齊、線條是否流暢、圖案是否清晰等，與樣本進行逐一核對。（三）專業(yè)工具輔助1.放大鏡觀察：使用放大鏡仔細觀察印章印跡的微觀特征，如文字的筆畫粗細、間距、油墨滲透情況等，以發(fā)現(xiàn)可能存在的異常。2.紫外線燈檢測：對于一些特殊的印章，可使用紫外線燈檢測印章上的熒光標記或防偽特征，以驗證印章的真實性。（四）咨詢專業(yè)機構1.司法鑒定：對于涉及重大經(jīng)濟糾紛、法律訴訟等情況，可委托專業(yè)的司法鑒定機構對印章進行鑒定，以獲取具有法律效力的鑒定結論。2.印章制作廠家咨詢：必要時，可向印章制作廠家咨詢印章的制作工藝、材質特點等信息，輔助判斷印章的真實性。五、印章風險防范與處理（一）風險防范措施1.加強安全教育：定期對印章保管人和使用人進行安全教育，提高其安全意識和風險防范能力。2.完善保管制度：建立健全印章保管制度，明確保管責任和要求，確保印章存放安全。3.限制使用范圍：嚴格限定印章的使用范圍，未經(jīng)批準不得擅自擴大使用范圍。4.加強監(jiān)督檢查：定期對印章使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）印章被盜用、冒用處理1.立即報告：一旦發(fā)現(xiàn)印章被盜用、冒用，印章保管人應立即向公司領導和印章管理部門報告。2.采取應急措施：公司應立即采取措施，如通知相關部門和合作伙伴停止與被盜用、冒用印章相關的業(yè)務往來，向公安機關報案等。3.調查處理：配合公安機關等相關部門進行調查，查明印章被盜用、冒用的原因和經(jīng)過，追究相關人員的責任。4.消除影響：及時采取措施消除印章被盜用、冒用可能給公司帶來的不良影響，如發(fā)布聲明、更換印章等。（三）印章?lián)p壞、丟失處理1.及時報告：印章保管人發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失后，應立即向公司領導和印章管理部門報告。2.掛失聲明：在公司內部發(fā)布掛失聲明，通知各部門和合作伙伴注意防范風險。3.重新刻制印章：按照公司規(guī)定的程序重新刻制印章，并辦理相關啟用手續(xù)。4.追究責任：對印章?lián)p壞或丟失負有責任的人員，按照公司規(guī)定進行責任追究。六、印章檔案管理（一）檔案內容1.印章刻制文件：包括印章刻制申請、審批文件、刻制合同等。2.印章啟用文件：印章啟用通知、啟用登記表等。3.印章使用記錄：印章使用申請表、使用登記簿等。4.印章變更記錄：印章變更申請、審批文件、變更后的印章樣本等。5.印章廢止文件：印章廢止申請、審批文件、廢止印章的銷毀記錄等。（二）檔案保管1.專人保管：指定專人負責印章檔案的保管，確保檔案的安全和完整。2.分類存放：按照檔案內容的類別進行分類存放，便于查閱和管理。3.電子檔案備份：建立印章檔案的電子備份，以便于查詢和長期保存。（三）檔案查閱1.查閱申請：因工作需要查閱印章檔案的，需填寫查閱申請表，注明查閱事由、查閱內容等信息，并按規(guī)定流程進行審批。2.查閱登記：檔案保管人應對查閱情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容