印鑒片管理制度?總則目的為了加強公司印鑒片的管理，規范印鑒片的使用流程，確保公司印鑒的安全與正確使用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有涉及印鑒片的相關管理活動。定義1.印鑒片：指公司為證明印章合法性及預留印鑒樣式等信息而制作的專門卡片，包含公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等各類印章的印模及相關說明。2.保管人：負責印鑒片日常保管的人員。3.使用審批人：對印鑒片使用進行審批的各級管理人員。印鑒片的制作制作部門公司印鑒片由行政部門負責統一制作。制作依據依據公司正式啟用的印章樣式，準確、清晰地采集印模。制作內容1.印鑒片應包含印章名稱、印章樣式（彩色或黑白清晰印模）、啟用日期、保管人姓名、保管部門等信息。2.對于重要印章，還可添加印章使用說明、注意事項等內容。制作數量根據實際需要制作適量的印鑒片，一般每種印章制作[X]份，分別用于不同部門的存檔及業務需要。制作流程1.印章管理部門填寫《印鑒片制作申請表》，詳細說明制作印鑒片的印章名稱、數量、用途等信息，經部門負責人審核后提交行政部門。2.行政部門收到申請表后，安排專人按照印章樣式進行印模采集和印鑒片制作。制作完成后，由行政部門負責人進行審核，確保印鑒片信息準確無誤。3.審核通過后的印鑒片進行編號登記，注明制作日期、使用部門等信息，并加蓋行政部門印章。4.行政部門將制作好的印鑒片分發給相應的保管部門，并辦理簽收手續。印鑒片的保管保管部門1.公司公章、合同專用章的印鑒片由行政部門指定專人保管。2.財務專用章、法定代表人章的印鑒片由財務部門指定專人保管。3.其他部門專用章的印鑒片由各部門負責人指定專人保管。保管要求1.保管人應將印鑒片存放在安全可靠的地方，如保險柜或專用文件柜，并確保存放環境干燥、通風，防止印鑒片受潮、損壞或丟失。2.印鑒片應與印章分開存放，嚴禁將印鑒片與印章放置在一起保管。3.保管人不得擅自將印鑒片轉借他人或帶出公司使用，如有特殊情況需要外借，必須按照規定辦理審批手續。4.保管人應定期對印鑒片進行檢查，如發現印鑒片有損壞、丟失等情況，應及時向部門負責人報告，并采取相應的措施進行處理。保管人變更1.因工作調動、離職等原因需要變更印鑒片保管人時，原保管人應將印鑒片及相關資料完整移交給新保管人，并辦理交接手續。2.交接手續應包括填寫《印鑒片交接清單》，詳細記錄印鑒片的名稱、數量、編號、交接日期等信息，雙方簽字確認。交接清單一式兩份，交接雙方各執一份，同時報行政部門備案。印鑒片的使用使用范圍1.印鑒片僅用于證明公司印章的合法性及預留印鑒樣式，不得用于其他任何與公司業務無關的用途。2.在對外簽訂合同、開具發票、辦理銀行業務、提交重要文件等涉及公司印章使用的業務活動中，相關部門可根據需要使用印鑒片作為印章合法性的證明材料。使用流程1.申請：使用部門填寫《印鑒片使用申請表》，詳細說明使用印鑒片的業務事項、用途、預計使用日期等信息，并加蓋部門印章。申請表應經部門負責人審核簽字后提交給相應的審批人。2.審批：審批人根據公司相關規定對申請表進行審批，如涉及重大事項或金額較大的業務，可能需要更高層級的領導審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并簽字。3.使用：保管人根據審批通過的申請表，在規定的業務范圍內提供印鑒片供使用部門使用。使用部門應確保印鑒片僅用于申請表中注明的業務事項，并在使用過程中妥善保管，不得擅自更改印鑒片內容。4.歸還：使用完畢后，使用部門應及時將印鑒片歸還保管人，并在《印鑒片使用登記表》上簽字確認歸還日期。保管人在收到歸還的印鑒片后，應進行檢查，確保印鑒片無損壞、無涂改等情況。特殊情況處理1.如遇緊急業務需要使用印鑒片，但無法及時辦理審批手續時，使用部門應電話或其他方式向審批人報告情況，經審批人同意后可先行使用印鑒片，但事后必須及時補辦審批手續。2.對于涉及公司機密或重要事項的印鑒片使用，審批人應嚴格把關，確保使用安全。必要時，可要求使用部門采取額外的安全措施，如專人陪同、使用專用設備等。印鑒片的審核與監督審核1.行政部門定期對印鑒片的保管和使用情況進行檢查審核，檢查內容包括印鑒片的存放是否安全、使用記錄是否完整、審批手續是否齊全等。2.財務部門在進行財務審計時，應對涉及印鑒片使用的財務業務進行重點審查，確保印鑒片的使用符合財務規定和公司利益。3.審計部門不定期對印鑒片管理制度的執行情況進行專項審計，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。監督1.公司內部設立舉報渠道，鼓勵員工對印鑒片管理中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人適當獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。2.公司領導對印鑒片管理工作進行不定期抽查，對發現的問題及時責令相關部門進行整改，確保印鑒片管理制度得到有效執行。印鑒片的銷毀銷毀原因1.因印章樣式變更、停用、廢止等原因，原印鑒片已不再具有使用價值。2.印鑒片保管期限已滿，且經相關部門審核確認無需繼續保存。銷毀流程1.保管部門填寫《印鑒片銷毀申請表》，詳細說明銷毀印鑒片的名稱、數量、銷毀原因等信息，并加蓋部門印章。申請表經部門負責人審核簽字后提交給行政部門。2.行政部門收到申請表后，組織相關人員對擬銷毀的印鑒片進行核對，確認無誤后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政部門安排專人負責印鑒片的銷毀工作。銷毀過程應進行現場監督，確保印鑒片被徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完成后，參與銷毀的人員在《印鑒片銷毀清單》上簽字確認，清單一式兩份，一份留存行