會計實操文庫1/5文書模板-關于單位勞動合同丟失的情況說明尊敬的[相關部門/領導稱呼]：您好！我代表[單位名稱]，就單位部分勞動合同丟失的情況向您進行詳細匯報與說明。一、丟失合同涉及人員范圍此次發現丟失的勞動合同涉及[具體崗位或部門名稱]的[X]名員工，他們的入職時間跨度為[最早入職時間]-[最晚入職時間]。員工具體信息如下表所示（為保護隱私，可隱去部分敏感信息）：員工姓名工號入職日期崗位[姓名1][工號1][入職日期1][崗位1][姓名2][工號2][入職日期2][崗位2]二、丟失經過近期，在對單位人事檔案進行全面梳理和電子化錄入的過程中，檔案管理人員發現存放于[具體檔案存放位置，如檔案室X號文件柜]的部分勞動合同文件袋缺失。經初步排查，確認是在[大致時間區間，如上月中旬至本月初]期間，因檔案室內進行環境改造工程，施工人員在搬運檔案柜及周邊物品時，可能導致這些勞動合同文件袋被誤搬或遺失。在發現問題后，我們立即停止手頭工作，組織人事部門全體人員以及參與檔案搬運的施工人員，對檔案室、施工區域及周邊可能涉及的場所進行了地毯式搜尋，但截至目前，仍未找到丟失的勞動合同。三、可能原因分析施工管理混亂：在檔案室內環境改造施工期間，現場缺乏有效的施工管理和監督機制。施工人員對檔案的重要性認識不足，在搬運過程中未按照規范流程操作，導致勞動合同文件袋在混亂的施工環境中被誤當作普通雜物處理或掉落至不易察覺的角落。檔案存放標識不清晰：雖然檔案室有基本的檔案分類存放規則，但部分勞動合同文件袋上的標識不夠清晰明確。在施工人員搬運過程中，難以快速準確辨別文件袋內容，增加了誤搬、誤放的風險。溝通協調不暢：人事部門與施工方在施工前未進行充分的溝通，未就檔案的保管和搬運注意事項達成詳細的共識。施工過程中，雙方也缺乏及時有效的信息反饋機制，導致人事部門未能及時發現勞動合同丟失的問題，錯過最佳尋找時機。四、合同丟失影響員工權益保障隱患：勞動合同是員工與單位之間權利義務的重要書面憑證，丟失合同可能使員工在工資調整、福利待遇享受、勞動糾紛處理等方面缺乏明確的依據，影響員工對自身權益的判斷和維護，進而可能引發員工的不安情緒，降低員工對單位的信任度。單位合規風險增加：從勞動法律法規角度來看，單位有義務妥善保管與員工簽訂的勞動合同。合同丟失可能使單位在面臨勞動監察部門檢查、勞動仲裁或訴訟時，因無法及時提供有效的合同證據，面臨合規風險，甚至可能承擔不利的法律后果。人力資源管理受阻：勞動合同中的條款涉及員工的崗位、職責、工作期限等關鍵信息，是單位進行人力資源調配、績效考核、員工培訓等管理工作的重要參考。合同丟失會給這些管理工作帶來不便，影響人力資源管理的準確性和效率。五、后續措施緊急補辦合同：立即啟動勞動合同補辦程序，與涉及的員工逐一溝通，說明合同丟失情況并取得員工的理解與配合。根據原合同的主要條款和實際履行情況，重新擬定勞動合同文本，由員工簽字確認后，單位蓋章存檔。同時，對補辦的合同進行詳細登記，建立專門的合同補辦檔案。完善檔案管理體系：加強檔案室的硬件設施建設，安裝監控設備，確保檔案存放環境的安全性。優化檔案分類和標識系統，采用更清晰、更規范的標識方式，對勞動合同等重要檔案進行單獨編號和分類存放。建立嚴格的檔案借閱和歸還制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行盤點和核查，確保檔案的完整性和準確性。加強內部溝通與培訓：組織人事部門與施工方等相關部門召開溝通協調會議，明確在今后涉及檔案相關的工作中，各方的職責和工作流程。加強對施工人員等非人事部門人員的檔案保護意識培訓，提高他們對重要文件的識別和保護能力。對人事部門員工進行檔案管理專業培訓，提升其業務水平和風險防范意識。我們深刻認識到此次勞動合同丟失問題的嚴重性