項目部合同管理辦法?一、總則1.目的為加強項目部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護項目部合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司有關規(guī)定，結合項目部實際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于項目部在工程建設、物資采購、勞務分包、設備租賃等活動中所簽訂的各類合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得顯失公平，確保雙方權利義務對等。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責1.項目部合同管理小組成立以項目經(jīng)理為組長，項目技術負責人、商務經(jīng)理、法務專員等為成員的合同管理小組，負責項目部合同管理的領導和決策工作。其主要職責包括：制定和完善項目部合同管理制度。審查重大合同的簽訂、變更、終止等事項。協(xié)調解決合同履行過程中的重大問題。2.商務經(jīng)理負責組織合同的起草、談判、簽訂等工作。對合同條款進行審核，確保合同內容符合項目部利益和要求。跟蹤合同履行情況，及時處理合同執(zhí)行中的問題。負責合同文件的整理、歸檔和保管工作。3.項目技術負責人從技術角度對合同條款進行審核，提出技術方面的意見和建議。協(xié)助解決合同履行過程中的技術問題。4.法務專員對合同進行法律審查，防范法律風險。參與合同談判，提供法律咨詢和建議。處理合同糾紛，維護項目部合法權益。5.其他部門及人員各部門按照職責分工，配合商務經(jīng)理做好合同相關工作。合同承辦人負責具體合同的簽訂、履行等工作，并及時向商務經(jīng)理匯報合同執(zhí)行情況。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項：項目實施過程中，需要簽訂合同的事項，由相關部門或人員提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、對方當事人等基本情況，并附相關背景資料。合同起草：商務經(jīng)理根據(jù)合同立項申請，組織相關人員起草合同文本。合同文本應包括合同首部、正文、尾部等部分，明確雙方的權利義務、合同價款、履行期限、質量標準、違約責任等主要條款。合同審核商務經(jīng)理將起草好的合同文本提交項目技術負責人、法務專員等進行審核。項目技術負責人從技術角度審查合同條款，確保合同約定的技術要求明確、合理，與項目實際情況相符。法務專員從法律角度審查合同條款，檢查合同是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，對合同中的法律問題提出修改意見。商務經(jīng)理根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，形成合同送審稿。合同審批合同送審稿提交項目部合同管理小組進行審批。合同管理小組對合同的必要性、可行性、合法性等進行全面審查，簽署審批意見。對于重大合同，需報公司相關部門審批。經(jīng)審批通過的合同，方可進入簽訂程序。合同簽訂商務經(jīng)理代表項目部與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息準確無誤，合同條款完整、清晰，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，商務經(jīng)理應及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員，以便各部門做好合同履行的準備工作。2.合同相對方的選擇與審查選擇原則選擇具有良好信譽、較強經(jīng)濟實力和履約能力的合同相對方。在選擇過程中，應進行充分的市場調研和比較，綜合考慮對方的資質、業(yè)績、信譽等因素。資質審查簽訂合同前，應對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質證書等進行審查，確保其具備簽訂合同的合法資格和能力。要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質證書、安全生產(chǎn)許可證等相關證明文件，并進行核實。信譽調查通過查詢工商登記信息、信用評級機構報告、行業(yè)口碑等方式，對合同相對方的信譽情況進行調查。了解其是否存在違約記錄、涉訴案件等情況，避免與信譽不良的單位簽訂合同。3.合同條款的審查與確定主要條款審查標的條款：明確合同的標的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等內容，確保標的清晰、準確。價格條款：明確合同價款的金額、計價方式、付款方式及付款期限等，避免價格條款模糊不清或存在歧義。履行期限條款：明確合同雙方的履行期限，包括開始履行時間和結束履行時間，確保合同履行的及時性和確定性。質量條款：明確合同標的的質量標準，如國家標準、行業(yè)標準或雙方另行約定的標準，同時約定質量驗收的方式和程序。違約責任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的違約責任，包括違約金的數(shù)額、賠償損失的方式等，以約束雙方嚴格履行合同義務。其他條款審查爭議解決條款：明確合同爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟，并約定具體的仲裁機構或管轄法院。保密條款：對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密等信息的合同，應約定保密條款，明確雙方的保密義務和保密期限。不可抗力條款：約定不可抗力的定義、范圍及雙方在不可抗力事件發(fā)生時的權利義務，如通知義務、免責范圍等。四、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，商務經(jīng)理應組織相關部門和人員進行合同交底。合同交底的內容包括合同的主要條款、雙方的權利義務、履行要求、注意事項等。通過合同交底，使各部門和人員熟悉合同內容，明確各自的職責，確保合同的順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)督合同承辦人負責合同的具體履行工作，并定期向商務經(jīng)理匯報合同履行情況。商務經(jīng)理應建立合同履行臺賬，對合同的履行進度、質量、付款等情況進行跟蹤記錄，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。項目部各部門應按照合同約定履行各自的職責，相互配合，共同推進合同的履行。對于涉及多個部門的合同，商務經(jīng)理應協(xié)調好各部門之間的工作，確保合同履行的順暢。3.變更管理合同履行過程中，如需變更合同條款，應按照以下程序進行：合同變更事項由相關部門或人員提出，填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同價款及履行期限的影響等，并附相關證明材料。商務經(jīng)理對合同變更申請進行審核，提出審核意見后提交項目部合同管理小組審批。經(jīng)審批通過的合同變更申請，商務經(jīng)理應及時與對方當事人協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、雙方的權利義務、合同價款及履行期限的調整等事項，并作為原合同的補充文件。合同變更涉及增加合同價款的，應按照公司相關規(guī)定進行審批，并在變更協(xié)議中明確付款方式和付款期限。4.終止管理合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同即行終止。合同終止后，合同承辦人應及時清理合同文件，辦理相關結算手續(xù)，并將合同履行情況總結報告商務經(jīng)理。對于因不可抗力或其他不可歸責于雙方的原因導致合同無法履行而終止的，雙方應按照合同約定分擔損失，并辦理相關手續(xù)。五、合同風險管理1.風險識別與評估法務專員應定期對項目部所簽訂的合同進行風險識別和評估，分析合同可能存在的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險等。根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，將合同風險控制在可承受范圍內。2.風險應對措施法律風險應對加強合同法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，避免因合同違法而導致的法律風險。對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，可聘請專業(yè)律師提供法律咨詢和服務，降低法律風險。建立合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能引發(fā)合同糾紛的問題，避免糾紛擴大化。市場風險應對加強市場調研，及時了解市場動態(tài)和價格變化，合理確定合同價格和履行期限，降低市場風險。在合同中約定價格調整條款，根據(jù)市場變化情況對合同價款進行合理調整，減少因市場價格波動給項目部帶來的損失。信用風險應對加強對合同相對方的信譽審查，選擇信譽良好的合作單位。在合同中約定擔保條款或預付款、保證金等條款，以降低信用風險。對于信用狀況不佳的合同相對方，可要求其提供有效的擔保措施。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，商務經(jīng)理應及時收集合同文本及相關資料，包括合同審批表、合同變更協(xié)議、往來函件、補充協(xié)議等，并進行整理歸檔。2.檔案整理對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間等順序進行編號，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。3.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。對于電子檔案，應進行備份，并存儲于安全的存儲設備中。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)商務經(jīng)理批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。七、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同履行過程中的管理，嚴格按照合同約定履行義務，及時溝通協(xié)調解決問題，避免糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理程序合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人應及時向商務經(jīng)理匯報，并提供相關證據(jù)材料。商務經(jīng)理組織相關人員對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛處理方案，與對方當事人進行協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，以事實為依據(jù)，以法律為準繩，爭取達成雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟途徑解決糾紛。在糾紛處理