公司采購制度及流程?一、總則1.目的為了規(guī)范公司的采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度及流程。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程中應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，維護(hù)公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)公司采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行。尋找、篩選、評(píng)估和選擇合格的供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。采購人員職責(zé)嚴(yán)格遵守公司采購制度和流程，完成采購任務(wù)。積極收集市場信息，為公司采購提供參考。保守公司采購機(jī)密，不得泄露與采購相關(guān)的信息。2.需求部門需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購申請。參與采購過程中的技術(shù)交流、評(píng)標(biāo)等工作。協(xié)助采購部門對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門負(fù)責(zé)人職責(zé)審核本部門的采購申請，確保申請的合理性和必要性。協(xié)調(diào)本部門與采購部門之間的工作，解決采購過程中的問題。三、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃的制定年度采購計(jì)劃每年年底，各需求部門應(yīng)根據(jù)公司下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和預(yù)算，編制本部門的年度采購需求計(jì)劃。采購部門匯總各需求部門的年度采購需求計(jì)劃，結(jié)合公司庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制公司年度采購計(jì)劃。月度采購計(jì)劃每月底，各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門下個(gè)月的業(yè)務(wù)需求，編制月度采購需求計(jì)劃，并提交給采購部門。采購部門根據(jù)各需求部門的月度采購需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況和采購周期，編制公司月度采購計(jì)劃。2.采購預(yù)算的編制采購預(yù)算由采購部門根據(jù)采購計(jì)劃編制，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。3.采購計(jì)劃和預(yù)算的調(diào)整因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場變化等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃和預(yù)算時(shí)，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。采購部門對(duì)需求部門的申請進(jìn)行審核，提出審核意見后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃和預(yù)算調(diào)整申請，由采購部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇與評(píng)估供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽(yù)。具備較強(qiáng)的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力，能夠提供符合公司要求的產(chǎn)品或服務(wù)。價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的市場競爭力。售后服務(wù)良好，能夠及時(shí)解決客戶反饋的問題。供應(yīng)商評(píng)估采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可以采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等多種方式。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的開發(fā)與維護(hù)供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商評(píng)估情況，有針對(duì)性地開發(fā)新的供應(yīng)商。開發(fā)新供應(yīng)商時(shí)，采購人員應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，進(jìn)行初步篩選和評(píng)估，確定潛在供應(yīng)商名單。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系等，評(píng)估其是否符合公司要求。與符合要求的潛在供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，簽訂合作協(xié)議，建立合作關(guān)系。供應(yīng)商維護(hù)采購部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解公司的采購要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高其供應(yīng)能力和服務(wù)水平。根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，激勵(lì)供應(yīng)商不斷提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商檔案僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外泄露。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對(duì)采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算金額等。對(duì)于金額較大或重要的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，提出會(huì)審意見。采購申請經(jīng)采購部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)采購申請的內(nèi)容和公司實(shí)際情況，做出審批決定。3.采購實(shí)施采購方式選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，采購部門選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。對(duì)于符合招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購。采購文件編制采購部門根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保采購活動(dòng)的公平、公正、公開。發(fā)布采購信息采購部門通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、招標(biāo)平臺(tái)、報(bào)紙等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。采購信息應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、報(bào)名時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間等內(nèi)容，確保潛在供應(yīng)商能夠及時(shí)了解采購信息。供應(yīng)商報(bào)名與資格審查潛在供應(yīng)商根據(jù)采購信息要求，向采購部門報(bào)名，提交相關(guān)報(bào)名資料。采購部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等，確定符合要求的供應(yīng)商名單。采購評(píng)審采購部門組織相關(guān)部門和人員對(duì)符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審方式可以采用評(píng)標(biāo)、談判、詢價(jià)等方式。評(píng)審過程中，應(yīng)按照采購文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審，確保評(píng)審結(jié)果的公平、公正、公開。采購合同簽訂根據(jù)評(píng)審結(jié)果，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。4.采購驗(yàn)收到貨通知采購合同簽訂后，采購部門及時(shí)通知供應(yīng)商組織發(fā)貨，并要求供應(yīng)商在發(fā)貨前提供發(fā)貨清單和運(yùn)輸信息。采購部門根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)貨清單和運(yùn)輸信息，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握貨物的到貨時(shí)間和地點(diǎn)。驗(yàn)收準(zhǔn)備采購部門在貨物到貨前，通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括組建驗(yàn)收小組、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。需求部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。驗(yàn)收實(shí)施貨物到貨后，采購部門通知需求部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收小組對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查貨物是否符合采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等。驗(yàn)收報(bào)告驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，說明驗(yàn)收情況和驗(yàn)收結(jié)果。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)后，提交給采購部門和需求部門。對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，采購部門辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、退貨等措施。5.采購付款付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、采購金額、已付款金額、應(yīng)付款金額、付款方式等內(nèi)容。付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。付款審批財(cái)務(wù)部門收到付款申請表后，對(duì)付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。對(duì)于金額較大或重要的付款申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，提出會(huì)審意見。付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)付款申請的內(nèi)容和公司資金情況，做出審批決定。付款實(shí)施財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司管理層的審批決定，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部門定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。采用定性和定量相結(jié)合的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)了解市場動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化，為采購決策提供參考。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價(jià)格，降低市場價(jià)格波動(dòng)的影響。建立采購價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購策略。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和審核，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免對(duì)單一供應(yīng)商的過度依賴。要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施加強(qiáng)采購質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告和質(zhì)量認(rèn)證文件，對(duì)采購物資進(jìn)行抽檢或送檢。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施加強(qiáng)采購合同管理，簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對(duì)采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立采購監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理，維護(hù)公司的利益和形象。2.考核制度