工程項目檔案管理制度?一、總則1.目的為加強工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程項目的建設、運營、維護及后續管理提供依據和支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目前期策劃、可行性研究、設計、施工、竣工驗收至項目后評價等全過程形成的各類文件材料的管理。3.基本原則工程項目檔案管理遵循集中統一管理、同步收集整理、確保質量、便于利用的原則。項目檔案應與項目建設進程同步，實行全過程跟蹤管理。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善工程項目檔案管理制度，并監督執行。指導、監督和檢查工程項目各參建單位的檔案管理工作。負責收集、整理、歸檔工程項目的重要檔案資料，建立工程項目檔案總庫。組織工程項目檔案的驗收、移交及保管期限的鑒定工作。提供工程項目檔案的查閱、借閱服務，積極開發利用檔案信息資源。2.工程項目建設管理部門職責負責本部門形成的工程項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規定向檔案管理部門移交。組織、協調工程項目各參建單位的檔案管理工作，明確各參建單位的檔案管理職責和要求。在與各參建單位簽訂的合同或協議中，明確檔案管理條款，督促參建單位及時、規范地做好檔案工作。參與工程項目檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準確性進行審核。3.工程項目各參建單位職責建立健全本單位的工程項目檔案管理體系，明確檔案管理責任人，配備必要的檔案管理人員和設施設備。負責收集、整理、歸檔本單位在工程項目建設過程中形成的各類文件材料，確保檔案的真實、完整、準確和系統。按照合同要求和檔案管理部門的規定，及時向工程項目建設管理部門和檔案管理部門移交檔案資料。接受檔案管理部門和工程項目建設管理部門的業務指導、監督和檢查，對存在的問題及時整改。三、檔案收集與整理1.收集范圍工程項目檔案收集范圍包括工程項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件及項目后評價文件等。具體如下：前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復等。設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等。施工文件：施工組織設計、施工技術交底、工程測量記錄、材料設備質量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程竣工報告等。監理文件：監理規劃、監理實施細則、監理月報、工程質量評估報告等?？⒐を炇瘴募嚎⒐を炇請蟾?、竣工圖、工程質量保修書等。項目后評價文件：項目后評價報告、總結評估材料等。2.收集要求各參建單位應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時、全面地收集各類文件材料。收集的文件材料應真實、有效，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。對電子文件的收集，應確保其格式通用、載體可靠，并與紙質文件內容一致。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。分類科學、組卷合理、編號規范、排列有序。同一項目的不同載體文件應相互對應，統一整理。4.整理方法分類：按照工程項目檔案的形成階段、專業性質、文件類型等進行分類。一般可分為工程前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等大類，每大類再根據具體情況細分若干小類。組卷：將具有內在聯系的文件材料組成案卷。案卷不宜過厚，一般不超過40mm。不同載體的文件應分別組卷。編號：對每個案卷進行編號，編號應具有唯一性和系統性。案卷編號一般采用"項目代號分類號案卷順序號"的形式。排列：按照案卷編號順序排列案卷，編制案卷目錄。四、檔案歸檔1.歸檔時間工程項目各參建單位應在項目建設過程中及時整理檔案，在項目單項工程完工后[X]個月內完成該單項工程檔案的歸檔工作。整個工程項目竣工驗收后[X]個月內，各參建單位應將全部工程項目檔案移交工程項目建設管理部門匯總，工程項目建設管理部門應在匯總后[X]個月內將檔案移交檔案管理部門歸檔。2.歸檔程序各參建單位在檔案整理完成后，應填寫《工程項目檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本單位，一份隨檔案移交。將整理好的檔案及《工程項目檔案移交清單》一并報送工程項目建設管理部門。工程項目建設管理部門對接收的檔案進行審核，審核合格后簽署意見，并在規定時間內移交檔案管理部門。檔案管理部門對接收的檔案進行檢查驗收，驗收合格后辦理歸檔手續，將檔案存入檔案總庫，并更新檔案管理系統。五、檔案保管1.保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制。對電子檔案應進行備份，備份數據應存儲在不同的載體上，并異地存放。定期對電子檔案進行維護和檢查，確保數據的完整性和可用性。建立檔案保管期限制度，根據檔案的重要性和利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。對超過保管期限的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同工程項目建設管理部門及相關業務部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的保存價值和現實利用情況，提出鑒定意見，報公司主管領導批準后實施銷毀。銷毀檔案時，應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數量、保管期限等內容，由鑒定小組成員簽字確認，并在指定地點進行監銷。六、檔案查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱工程項目檔案的，應填寫《工程項目檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。涉及工程項目機密的檔案，查閱人應經公司主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制或傳播檔案內容。外部單位因工作需要查閱工程項目檔案的，應持單位介紹信和查閱人有效證件，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規定辦理查閱手續。2.借閱規定公司內部人員因工作需要借閱工程項目檔案的，應填寫《工程項目檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發現檔案損壞或丟失，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。外部單位借閱工程項目檔案的，參照外部單位查閱檔案的規定執行，并收取一定的借閱費用。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立工程項目檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.數據錄入與維護檔案管理部門應安排專人負責工程項目檔案管理信息系統的數據錄入工作，確保錄入數據的準確、完整。定期對檔案管理信息系統的數據進行備份，對數據進行更新和維護，保證系統數據與實際檔案一致。3.信息安全管理加強檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，對不同級別的用戶授予相應的操作權限，防止信息泄露。采取數據加密、訪問控制、防火墻等安全措施，保障檔案管理信息系統的安全穩定運行。定期對檔案管理信息系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現和處理安全隱患。八、監督與考核1.監督檢查檔案管理部門應定期對工程項目各參建單位的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管情況等。對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價建立工程項目檔案管理工作考核評價機制，對工程項目各參建單位的檔案管理工作進行考核評價。考核評價結果作為對參建單位業績考核、信用評價的重要依據?？己嗽u價內容包括檔案管理工作組織領