公司合同保管制度?一、總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同保管行為，維護公司合法權益，特制定本制度。本制度旨在確保公司合同檔案的完整性、準確性和安全性，便于合同的查閱、使用和監督，為公司的經營決策提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則合同保管應遵循集中統一、分類管理、安全保密、方便查閱的原則。確保合同檔案的有序存放，便于快速檢索和使用，同時嚴格保密合同內容，防止信息泄露。二、合同保管職責分工1.合同管理部門負責公司合同管理制度的制定、修訂和解釋工作。對合同簽訂、履行過程進行監督和指導，協調處理合同糾紛。定期組織合同管理工作的檢查和考核，提出改進意見和建議。2.合同承辦部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。按照本制度的要求，及時將合同文本及相關資料提交給合同管理部門歸檔保管。配合合同管理部門做好合同檔案的查閱、統計等工作。3.合同保管部門公司設立專門的合同檔案室，負責合同檔案的集中統一保管。建立合同檔案管理臺賬，對合同的收、發、存情況進行詳細記錄。負責合同檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊、規范。嚴格執行合同檔案的查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理，確保合同檔案的安全。4.財務部門負責審核合同中涉及的財務條款，確保合同價款、支付方式、結算周期等財務內容的合理性和合規性。根據合同約定，及時辦理款項收付手續，并做好相關財務記錄。配合合同管理部門對合同執行情況進行財務監督和分析。5.法務部門參與重大合同的起草、審核工作，從法律角度對合同條款的合法性、完整性提出意見和建議。負責處理合同糾紛的法律事務，提供法律咨詢和支持。對合同管理工作進行法律指導和監督，防范法律風險。三、合同簽訂與審批過程中的文件收集1.在合同簽訂前，合同承辦部門應負責收集以下文件資料：合同草案文本，包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。與合同相關的背景資料，如項目可行性研究報告、市場調研報告、招投標文件、往來函件等，這些資料能夠幫助全面了解合同簽訂的背景和目的，為后續合同的履行和管理提供參考依據。對方當事人的主體資格證明文件，如營業執照副本復印件、組織機構代碼證復印件、法定代表人身份證明書等，確保對方具備合法的簽約資格和履約能力。涉及特殊行業或特殊業務的，還需收集相關的行業許可證書、資質證明文件等。2.合同審批過程中，各審批部門應留存以下文件：合同審批表，詳細記錄合同的基本信息、承辦部門意見、各審批部門意見及審批結論等內容，作為合同審批流程的重要記錄和跟蹤依據。各審批部門對合同提出的修改意見及合同承辦部門的修改說明，這些文件反映了合同在審批過程中的完善情況，對于明確合同最終條款具有重要意義。四、合同文本的簽署與存檔1.合同文本經雙方當事人協商一致并簽署后，合同承辦部門應確保合同一式多份，分別用于雙方當事人履行合同、財務結算、合同管理部門存檔等。2.合同承辦部門應在合同簽署后的[X]個工作日內，將合同文本原件及相關附件一式兩份提交給合同管理部門。合同管理部門應及時對合同文本進行審核，檢查合同內容是否完整、準確，簽字蓋章是否齊全，與審批通過的合同文本是否一致等。3.合同管理部門審核無誤后，將其中一份合同原件及附件進行整理、編號、裝訂，存入合同檔案室。同時，在合同管理臺賬上詳細記錄合同的編號、名稱、簽訂日期、雙方當事人、合同金額、履行期限等信息，建立合同檔案索引，便于快速查找和檢索。4.另一份合同原件及附件由合同管理部門返還給合同承辦部門，由合同承辦部門負責按照公司內部文件管理規定進行妥善保管，以備日常查閱和使用。合同承辦部門應指定專人負責合同的保管工作，確保合同的安全和完整。5.對于電子合同，合同承辦部門應按照公司電子文檔管理規定進行存儲和備份，并將電子合同的相關信息及時傳遞給合同管理部門。合同管理部門應將電子合同與紙質合同對應存檔，確保電子合同與紙質合同的一致性和完整性。同時，建立電子合同查閱和使用權限管理制度，嚴格控制電子合同的訪問和下載。五、合同檔案的分類與編號1.分類原則合同檔案應按照合同的性質、類別、業務領域等進行分類，以便于管理和查找。具體分類如下：買賣合同類：包括原材料采購合同、產品銷售合同、設備采購合同等。租賃合同類：包括房屋租賃合同、設備租賃合同、車輛租賃合同等。服務合同類：包括技術服務合同、咨詢服務合同、物業服務合同等。技術合同類：包括技術開發合同、技術轉讓合同、技術咨詢合同、技術服務合同等。借款合同類：包括銀行借款合同、民間借貸合同等。其他合同類：不屬于上述分類的其他合同，如合作協議、委托合同、擔保合同等。2.編號規則合同檔案編號采用"年份+合同類別代碼+順序號"的方式。具體說明如下：年份：取合同簽訂年份的后兩位數字，如"22"表示2022年簽訂的合同。合同類別代碼：根據上述合同分類原則，為每類合同設定特定的代碼。例如，買賣合同類代碼為"MT"，租賃合同類代碼為"ZL"，服務合同類代碼為"FW"，技術合同類代碼為"JS"，借款合同類代碼為"JK"，其他合同類代碼為"QT"。順序號：按照合同簽訂的先后順序，為每一份合同編制唯一的順序號，從001開始依次遞增。例如，2022年簽訂的第一份買賣合同編號為"22MT001"。3.在合同檔案整理過程中，應根據編號規則對每份合同進行編號，并在合同文本首頁右上角加蓋編號章。同時，在合同檔案目錄、合同管理臺賬等相關記錄中注明合同編號，確保合同編號的準確性和一致性，以便于快速定位和查詢合同檔案。六、合同檔案的保管要求1.保管環境合同檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等條件。配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品、防盜設施等，確保合同檔案的安全存放。檔案室溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。2.檔案存放合同檔案應按照分類編號順序，依次存放在專用的檔案柜中。每個檔案柜應標明存放的合同類別和編號范圍，便于查找和管理。合同檔案應豎放，避免折疊或擠壓，確保合同文本的完整性。對于體積較大的合同附件，如大型設備采購合同的技術文件、圖紙等，應單獨存放，并在檔案目錄中注明相關信息。3.檔案標識在每份合同檔案的封面和側面，應清晰標注合同編號、名稱、簽訂日期、雙方當事人等關鍵信息，以便于快速識別和查找。同時，在合同檔案柜上張貼檔案存放索引標簽，標明每個檔案柜內存放的合同類別和編號范圍，方便檔案管理人員和查閱人員快速定位所需合同檔案。4.定期檢查合同管理部門應定期對合同檔案進行檢查，一般每季度至少檢查一次。檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存放狀況、保管環境等。如發現合同檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應及時采取措施進行修復、補充或更換，并查明原因，追究相關責任人的責任。5.電子檔案管理對于電子合同檔案，應建立嚴格的備份制度。定期將電子合同數據備份到多種存儲介質上，并分別存儲在不同的地點。備份周期應根據數據的重要性和變化頻率確定，一般每周至少備份一次。同時，要定期對電子合同檔案進行病毒查殺和數據維護，確保電子合同數據的安全性和可用性。電子合同檔案的存儲應遵循公司電子文檔管理的相關規定，設置合理的訪問權限，防止未經授權的訪問和修改。七、合同檔案的查閱與借閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱合同的編號、名稱、查閱目的等內容，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給合同管理部門。合同管理部門根據申請內容進行審核，對于符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在查閱現場進行監督。查閱人員只能在合同管理部門指定的區域內查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。涉及公司重大商業機密、敏感信息的合同檔案，查閱權限應嚴格限制在公司高級管理人員、相關業務部門負責人及經過授權的特定人員范圍內。查閱此類合同檔案需經公司主管領導批準，并在合同管理部門的嚴格監督下進行查閱。2.借閱流程公司內部人員因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細說明借閱合同的編號、名稱、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和合同管理部門負責人簽字同意后，報公司主管領導審批。經批準后，借閱人員到合同管理部門辦理借閱手續。合同管理部門根據借閱申請表，在合同管理臺賬上登記借閱信息，包括借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、部門、合同編號等，并將合同檔案原件交給借閱人員。借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉借他人或用于申請借閱用途以外的其他目的。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向合同管理部門提出申請，并經批準后方可延期。借閱人員歸還合同檔案時，合同管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，檢查是否有損壞、涂改等情況。確認無誤后，在合同管理臺賬上注明歸還日期，并將合同檔案原件存入檔案室。3.查閱與借閱記錄合同管理部門應建立合同檔案查閱和借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱和借閱的日期、人員、合同編號、查閱或借閱目的、歸還日期等信息。查閱和借閱記錄應妥善保存，以備日后查詢和審計。通過查閱和借閱記錄，可以跟蹤合同檔案的使用情況，及時發現和解決可能出現的問題。4.查閱與借閱的保密要求查閱和借閱合同檔案的人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露合同內容及相關商業機密。在查閱和借閱過程中，不得擅自復制、拍照、錄音、錄像合同檔案內容。如需復制合同檔案部分內容，應經合同管理部門負責人批準，并按照公司文件復制管理規定進行操作。復制的合同檔案內容應注明用途，并與原件一同妥善保管。八、合同檔案的銷毀1.銷毀條件合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由合同管理部門提出銷毀申請。銷毀申請應說明合同檔案的編號、名稱、保管期限、銷毀原因等信息，并附上相關證明材料。2.審批流程銷毀申請經合同管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。公司主管領導應根據合同檔案的重要性、保存價值等因素進行綜合評估，批準銷毀申請。對于涉及公司重大歷史事件、重要業務往來或具有法律糾紛潛在風險的合同檔案，應在咨詢公司法務部門意見后，再決定是否銷毀。3.銷毀方式合同檔案銷毀應采用安全、環保、可追溯的方式進行。一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保合同檔案信息無法恢復。對于采用粉碎方式銷毀的合同檔案，應使用專業的碎紙機將合同文本粉碎成無法辨認的紙屑，并進行分類存放，定期交由專業的廢品回收公司處理。對于采用焚燒方式銷毀的合同檔案，應在符合環保要求的指定地點進行焚燒，并安排專人進行現場監督，確保焚燒徹底，無殘留灰燼。4.銷毀記錄合同管理部門應建立合同檔案銷毀記錄臺賬，詳細記錄銷毀合同檔案的編號、名稱、銷毀日期、銷毀方式、銷毀執行人等信息。銷毀記錄應長期保存，以備日后查詢和審計。通過銷毀記錄，可以證明合同檔案的銷毀過程符合規定，確保公司合同檔案管理工作的合規性和可追溯性。九、監督與考核1.公司建立合同保管監督機制，合同管理部門定期對各部門合同保管情況進行檢查，檢查內容包括合同簽訂流程的合規性、合同文本的完整性、合同檔案的保管情況等。對于發現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.將合同保管工作納入公司績效考核體系，對合同管理部門及合同承辦部門進行考核。考核指標包括合同檔案的完整性、準確性、查閱借閱的及時性和規范性、合同糾紛的發生率等。根據考核結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部門和個人進行通報批評，并責令其采取措施改進工作。3.對于在合同保管工作中違反本制度規定，導致合同檔案丟失、損壞、泄露或其他嚴重后果的，將依法依規追