合同管理模板?一、合同管理概述合同管理是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，它貫穿于企業(yè)從合同訂立到履行完畢的全過程。有效的合同管理能夠保障企業(yè)合法權(quán)益，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展。合同管理的主要目標(biāo)包括：1.確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，避免因合同瑕疵導(dǎo)致的法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。2.對(duì)合同履行過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的問題，保證合同雙方按照約定履行義務(wù)。3.提高合同的執(zhí)行效率，優(yōu)化資源配置，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。4.積累合同管理經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)制定戰(zhàn)略決策、完善內(nèi)部管理制度提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。二、合同管理流程（一）合同訂立階段1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫《合同發(fā)起申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本信息，包括合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。同時(shí)，附上與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)背景資料、初步洽談?dòng)涗浀龋徊⑻峤唤o合同管理部門。2.合同審查合同管理部門收到《合同發(fā)起申請(qǐng)表》后，首先對(duì)合同的形式和內(nèi)容進(jìn)行初步審查。檢查合同格式是否符合公司規(guī)定，條款是否完整、明確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。例如，合同中的違約責(zé)任條款是否清晰合理，爭(zhēng)議解決方式是否明確有效等。財(cái)務(wù)部門審查合同的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)款支付方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同在財(cái)務(wù)上的可行性和合規(guī)性。例如，審查付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隱患。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審查。如技術(shù)部門審查合同中的技術(shù)條款，確保技術(shù)要求明確、可行；質(zhì)量部門審查與質(zhì)量相關(guān)的條款，保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.合同談判根據(jù)審查意見，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行談判。談判過程中，要明確雙方的權(quán)利義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條件。談判結(jié)果需及時(shí)反饋給合同管理部門和相關(guān)審查部門，對(duì)合同條款進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整和完善。4.合同審批經(jīng)修改后的合同草案提交給各級(jí)審批人進(jìn)行審批。審批流程通常根據(jù)合同金額、重要性等因素設(shè)定不同的審批層級(jí)。審批人需對(duì)合同的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面評(píng)估，并簽署審批意見。審批通過后，合同進(jìn)入簽訂階段。（二）合同簽訂階段1.合同簽署合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂時(shí)，要確保合同文本與審批通過的版本一致，雙方簽字蓋章齊全。合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂過程進(jìn)行見證，留存相關(guān)簽字蓋章頁(yè)的復(fù)印件等資料，作為合同歸檔的重要依據(jù)。2.合同編號(hào)與存檔合同簽訂后，合同管理部門按照公司統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則為合同賦予唯一的編號(hào)。合同編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)合同類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。合同管理部門負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、談判記錄、往來函件等，確保合同檔案的完整性。（三）合同履行階段1.履行跟蹤合同管理部門建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體執(zhí)行合同，定期向合同管理部門反饋合同履行進(jìn)展。合同履行過程中，如出現(xiàn)對(duì)方未按時(shí)履行義務(wù)、合同條款變更等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門，并說明情況及處理建議。2.問題處理合同管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門反饋的信息，對(duì)合同履行中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析研究。對(duì)于一般性問題，協(xié)調(diào)雙方通過協(xié)商解決；對(duì)于重大問題，及時(shí)組織相關(guān)部門召開專題會(huì)議，共同商討解決方案。涉及法律糾紛的問題，法務(wù)部門應(yīng)介入，提供法律支持和建議，必要時(shí)通過法律途徑解決。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。按照合同訂立時(shí)的審查和審批流程，對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審查和審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的合同變更內(nèi)容應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議。（四）合同終止階段1.終止通知合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門發(fā)出《合同終止通知》，說明合同終止的原因和時(shí)間。2.結(jié)算與清理財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，確保雙方的經(jīng)濟(jì)往來清晰準(zhǔn)確。結(jié)算完成后，出具結(jié)算報(bào)告。合同管理部門對(duì)合同履行過程中的資料進(jìn)行清理，核實(shí)合同是否全部履行完畢，相關(guān)文件是否齊全。如無問題，將合同檔案進(jìn)行整理歸檔，注明合同終止?fàn)顟B(tài)。3.總結(jié)評(píng)估合同管理部門定期對(duì)已終止的合同進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析合同管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。評(píng)估內(nèi)容包括合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果等。根據(jù)總結(jié)評(píng)估結(jié)果，提出改進(jìn)合同管理工作的建議和措施，不斷完善合同管理制度和流程。三、合同管理制度（一）合同起草與審核制度1.合同起草規(guī)范合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，避免歧義。合同條款應(yīng)完整涵蓋合同的主要內(nèi)容，包括但不限于當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。2.審核職責(zé)分工合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的形式和內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保合同格式規(guī)范、條款完整。法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，重點(diǎn)審查合同是否符合法律法規(guī)要求，有無法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)條款審查，保障合同在財(cái)務(wù)上的合理性和合規(guī)性。其他相關(guān)部門根據(jù)各自專業(yè)領(lǐng)域?qū)贤婕暗膬?nèi)容進(jìn)行審查。3.審核流程與時(shí)間要求合同管理部門收到合同發(fā)起申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步審查，并將審查意見反饋給業(yè)務(wù)部門。法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門應(yīng)在收到合同草案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成各自的審查工作，并提交審查意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，再次提交審核，直至審核通過。（二）合同簽訂制度1.簽訂權(quán)限規(guī)定公司法定代表人或其授權(quán)代表有權(quán)簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。合同金額在[具體金額]以下的，由[授權(quán)層級(jí)]授權(quán)代表簽訂；合同金額超過[具體金額]的，需經(jīng)法定代表人簽字確認(rèn)。2.簽訂程序合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同文本已通過各項(xiàng)審查，且雙方對(duì)合同條款達(dá)成一致意見。合同簽訂時(shí)，應(yīng)在合同文本上加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合公司印章使用管理規(guī)定。3.簽訂注意事項(xiàng)簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的身份信息、資質(zhì)證書等，確保對(duì)方主體資格合法有效。對(duì)于多頁(yè)合同文本，應(yīng)加蓋騎縫章，防止合同被篡改。（三）合同履行與變更制度1.履行跟蹤與報(bào)告業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責(zé)任主體，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括貨物交付、款項(xiàng)支付、服務(wù)提供等情況。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期（每月/每季度）向合同管理部門提交合同履行報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)展、存在的問題及解決方案等。2.變更審批流程合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響及變更后的經(jīng)濟(jì)條款等。合同變更申請(qǐng)按照合同訂立時(shí)的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后方可簽訂變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。3.重大變更處理對(duì)于涉及合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限等重大變更的合同，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，評(píng)估變更對(duì)公司利益的影響，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。重大合同變更事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（四）合同終止與檔案管理制度1.終止通知與結(jié)算合同履行完畢或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)填寫《合同終止通知》，提交給合同管理部門。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算完成后出具結(jié)算報(bào)告。結(jié)算報(bào)告應(yīng)包括合同金額、已支付金額、未支付金額、結(jié)算依據(jù)等內(nèi)容。2.檔案整理與歸檔合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、談判記錄、往來函件、履行報(bào)告、變更協(xié)議、結(jié)算報(bào)告等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照年度、類別、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理。3.檔案查閱與借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。如需借閱合同檔案，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)審批流程批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改。歸還時(shí)，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。四、合同管理相關(guān)表單（一）合同發(fā)起申請(qǐng)表|序號(hào)|內(nèi)容|說明||||||1|合同名稱|填寫合同的具體名稱||2|合同編號(hào)|預(yù)留合同編號(hào)位置，由合同管理部門統(tǒng)一編號(hào)||3|對(duì)方當(dāng)事人信息|包括對(duì)方單位名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等||4|合同標(biāo)的|詳細(xì)描述合同所涉及的交易內(nèi)容||5|數(shù)量|明確合同標(biāo)的的數(shù)量||6|質(zhì)量|說明合同標(biāo)的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)||7|價(jià)款或報(bào)酬|填寫合同約定的金額及支付方式||8|履行期限|注明合同開始履行和結(jié)束履行的時(shí)間||9|地點(diǎn)和方式|明確合同履行的地點(diǎn)及方式||10|業(yè)務(wù)背景資料|附上與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)情況說明、初步洽談?dòng)涗浀葇|11|申請(qǐng)部門|填寫發(fā)起合同的業(yè)務(wù)部門名稱||12|申請(qǐng)人|填寫申請(qǐng)發(fā)起合同的人員姓名||13|申請(qǐng)日期|記錄申請(qǐng)發(fā)起合同的日期|（二）合同審查意見表|序號(hào)|審查部門|審查意見|修改建議|審查人|審查日期|||||||||1|合同管理部門||||||2|法務(wù)部門||||||3|財(cái)務(wù)部門||||||4|其他相關(guān)部門（如有）|||||（三）合同變更申請(qǐng)表|序號(hào)|內(nèi)容|說明||||||1|原合同編號(hào)|填寫需要變更的原合同編號(hào)||2|變更事項(xiàng)|詳細(xì)說明合同變更的具體內(nèi)容，如條款修改、標(biāo)的調(diào)整、履行期限變更等||3|變更原因|闡述合同變更的原因||4|對(duì)合同履行的影響|分析合同變更后對(duì)雙方履行義務(wù)的影響||5|變更后的經(jīng)濟(jì)條款（如有）|填寫變更后的價(jià)款、支付方式等經(jīng)濟(jì)相關(guān)條款||6|申請(qǐng)部門|填寫提出合同變更申請(qǐng)的業(yè)務(wù)部門名稱||7|申請(qǐng)人|填寫申請(qǐng)合同變更的人員姓名||8|申請(qǐng)日期|記錄申請(qǐng)合同變更的日期|（四）合同終止通知|序號(hào)|內(nèi)容|說明||||||1|合同編號(hào)|填寫需終止的合同編號(hào)||2|合同名稱|填寫合同的具體名稱||3|終止原因|說明合同終止的原因，如履行完畢、提前解除等||4|終止日期|注明合同終止的具體時(shí)間||5|業(yè)務(wù)部門|填寫負(fù)責(zé)該合同的業(yè)務(wù)部門名稱||6|通知日期|記錄發(fā)出合同終止通知的日期|（五）合同檔案查閱申請(qǐng)表|序號(hào)|內(nèi)容|說明||||||1|查閱人姓名|填寫查閱合同檔案的人員姓名||2|所在部門|填寫查閱人所在的部門名稱||3|查閱目的|說明查閱合同檔案的用途||4|合同編號(hào)|填寫需查閱的合同編號(hào)||5|查閱內(nèi)容|具體列出需要查閱的合同檔案資料范圍||6|申請(qǐng)日期|記錄申請(qǐng)查閱合同檔案的日期||7|部門負(fù)責(zé)人審批意見|部門負(fù)責(zé)人簽署是否同意查閱的意見及日期||8|合同管理部門負(fù)責(zé)人審批意見|合同管理部門負(fù)責(zé)人簽署是否同意查閱的意見及日期|（六）合同檔案借閱申請(qǐng)表|序號(hào)|內(nèi)容|說明||||||1|借閱人姓名|填寫借閱合同檔案的人員姓名||2|所在部門|填寫借閱人所在的部門名稱||3|借閱目的|說明借閱合同檔案的用途||4|合同編號(hào)|填寫需借閱的合同編號(hào)||5|預(yù)計(jì)歸還日期|注明借閱合同檔案后預(yù)計(jì)歸還的日期||6|申請(qǐng)日期|記錄申請(qǐng)借閱合同檔案的日期||7|部門負(fù)責(zé)人審批意見|部門負(fù)責(zé)人簽署是否同意借閱的意見及日期||8|合同管理部門負(fù)責(zé)人審批意見|合同管理部門負(fù)責(zé)人簽署是否同意借閱的意見及日期|五、合同管理案例分析（一）案例一：合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)防控1.案例背景某公司與一家新合作的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，在簽訂過程中，未對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查。合同履行一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量存在嚴(yán)重問題，給公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來較大影響。2.問題分析合同簽訂前，對(duì)供應(yīng)商的主體資格和履約能力評(píng)估不足，未核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)文件。合同條款中關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的約定不明確，缺乏具體的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，導(dǎo)致在出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)難以界定責(zé)任。3.解決方案完善供應(yīng)商資質(zhì)審查制度，在簽訂合同前，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實(shí)地考察或委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。明確合同中的質(zhì)量條款，詳細(xì)規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)流程、驗(yàn)收方法及質(zhì)量異議處理方式等內(nèi)容，避免模糊不清的表述。4.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)合同簽訂環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防控至關(guān)重要，必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人資質(zhì)，確保其具備履約能力。合同條款應(yīng)清晰明確