公司信息化管理_ERP運(yùn)行管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的運(yùn)行管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定、高效、安全運(yùn)行，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在公司管理中的作用，提高公司整體管理水平和運(yùn)營效率。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)操作、管理、維護(hù)的部門和人員。3.基本原則統(tǒng)一規(guī)劃原則：ERP系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行應(yīng)遵循公司整體信息化規(guī)劃，確保系統(tǒng)的整體性和兼容性。安全可靠原則：保障ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)穩(wěn)定，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和系統(tǒng)故障。高效實用原則：優(yōu)化系統(tǒng)流程，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)管理的實際需求。全員參與原則：ERP系統(tǒng)的有效運(yùn)行需要全體員工的積極參與和配合，各部門應(yīng)協(xié)同工作。二、職責(zé)分工1.信息管理部門負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)和升級工作。制定和完善ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)服務(wù)器的維護(hù)、管理和數(shù)據(jù)備份工作。對ERP系統(tǒng)用戶進(jìn)行培訓(xùn)和技術(shù)支持，解決系統(tǒng)運(yùn)行中的技術(shù)問題。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)操作符合系統(tǒng)要求。組織本部門員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)應(yīng)用能力。負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。配合信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)測試、升級等工作，反饋系統(tǒng)運(yùn)行中的問題和改進(jìn)建議。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊的設(shè)置和維護(hù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。對ERP系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和分析，為公司財務(wù)管理提供支持。監(jiān)督ERP系統(tǒng)財務(wù)流程的執(zhí)行情況，防范財務(wù)風(fēng)險。4.審計部門負(fù)責(zé)對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行審計，檢查系統(tǒng)操作的合規(guī)性和數(shù)據(jù)的真實性。對ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的有效性進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議。三、系統(tǒng)操作規(guī)范1.用戶賬號管理賬號申請：新員工入職或崗位變動需要使用ERP系統(tǒng)時，所在部門應(yīng)向信息管理部門提交賬號申請，注明用戶名、初始密碼、所屬部門、崗位等信息。賬號審批：信息管理部門對賬號申請進(jìn)行審核，審核通過后為用戶創(chuàng)建賬號，并告知用戶初始密碼。密碼管理：用戶應(yīng)及時修改初始密碼，并定期更換密碼，密碼應(yīng)符合一定的強(qiáng)度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。嚴(yán)禁將賬號和密碼轉(zhuǎn)借他人使用。賬號停用與刪除：員工離職或崗位變動不再需要使用ERP系統(tǒng)時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門停用或刪除其賬號。2.業(yè)務(wù)操作流程業(yè)務(wù)流程梳理：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)情況，梳理ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任人。操作規(guī)范：用戶在進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作時，應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。操作過程中如遇問題，應(yīng)及時向信息管理部門或相關(guān)人員咨詢。數(shù)據(jù)錄入：數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對原始數(shù)據(jù)，確保錄入數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行自查和互查，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行多次審核。數(shù)據(jù)審核：審核人員應(yīng)按照規(guī)定的審核標(biāo)準(zhǔn)和流程，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核通過的數(shù)據(jù)方可進(jìn)入下一步流程。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，應(yīng)及時通知錄入人員進(jìn)行修改。3.系統(tǒng)操作權(quán)限管理權(quán)限設(shè)置原則：根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作需要，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保員工只能訪問和操作其工作范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)。權(quán)限申請與審批：員工因工作需要申請超出其現(xiàn)有權(quán)限的操作時，應(yīng)填寫權(quán)限申請單，注明申請權(quán)限的原因、操作內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和信息管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由信息管理部門進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。權(quán)限監(jiān)督與檢查：信息管理部門應(yīng)定期對系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行檢查，確保權(quán)限設(shè)置合理，防止越權(quán)操作。如發(fā)現(xiàn)權(quán)限濫用情況，應(yīng)及時進(jìn)行處理。四、系統(tǒng)維護(hù)與升級1.日常維護(hù)服務(wù)器維護(hù)：信息管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)服務(wù)器的日常維護(hù)，包括硬件檢查、軟件更新、系統(tǒng)監(jiān)控等工作，確保服務(wù)器的穩(wěn)定運(yùn)行。數(shù)據(jù)備份：每天對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的介質(zhì)上，如磁帶、磁盤陣列等。定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。網(wǎng)絡(luò)維護(hù)：保障ERP系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的暢通，定期檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行情況，及時處理網(wǎng)絡(luò)故障。2.故障處理故障報告：系統(tǒng)操作人員在發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時向信息管理部門報告故障現(xiàn)象、發(fā)生時間和影響范圍等信息。故障診斷與排除：信息管理部門接到故障報告后，應(yīng)立即組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷，盡快排除故障。對于復(fù)雜故障，應(yīng)及時聯(lián)系軟件供應(yīng)商或相關(guān)技術(shù)專家協(xié)助解決。故障記錄與分析：對每次系統(tǒng)故障進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括故障現(xiàn)象、發(fā)生原因、處理過程和結(jié)果等信息。定期對故障記錄進(jìn)行分析，總結(jié)故障發(fā)生的規(guī)律和趨勢，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，避免類似故障再次發(fā)生。3.系統(tǒng)升級升級計劃制定：信息管理部門應(yīng)根據(jù)ERP系統(tǒng)軟件供應(yīng)商提供的升級計劃和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定系統(tǒng)升級計劃，明確升級的內(nèi)容、時間、步驟和風(fēng)險評估等信息。升級測試：在系統(tǒng)升級前，應(yīng)進(jìn)行全面的測試工作，包括功能測試、性能測試、數(shù)據(jù)兼容性測試等，確保升級后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，不影響公司業(yè)務(wù)。升級實施：按照升級計劃和測試結(jié)果，在確保安全的前提下，進(jìn)行系統(tǒng)升級實施。升級過程中應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時處理出現(xiàn)的問題。升級后驗證：系統(tǒng)升級完成后，應(yīng)進(jìn)行升級后驗證工作，檢查系統(tǒng)功能是否正常、數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改。五、數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理數(shù)據(jù)錄入規(guī)范培訓(xùn)：信息管理部門應(yīng)定期組織數(shù)據(jù)錄入人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和要求，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)審核機(jī)制：建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行審核職責(zé)。數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控：信息管理部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，通過數(shù)據(jù)比對、統(tǒng)計分析等方法，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和異常情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。2.數(shù)據(jù)安全性管理訪問控制：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)加密：對ERP系統(tǒng)中涉及敏感信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：按照規(guī)定的備份策略進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期進(jìn)行恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。數(shù)據(jù)安全審計：定期對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全情況進(jìn)行審計，檢查數(shù)據(jù)訪問記錄、操作日志等，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。3.數(shù)據(jù)存儲與歸檔存儲策略：根據(jù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的重要性和使用頻率，制定合理的數(shù)據(jù)存儲策略，將數(shù)據(jù)存儲在合適的存儲設(shè)備上。數(shù)據(jù)歸檔：定期對ERP系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，將不再經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到長期存儲介質(zhì)上，以減少系統(tǒng)存儲空間的占用，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。歸檔數(shù)據(jù)管理：對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行妥善管理，建立歸檔數(shù)據(jù)索引和目錄，便于查詢和使用。同時，要確保歸檔數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、系統(tǒng)培訓(xùn)與支持1.培訓(xùn)計劃制定信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，制定ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、時間和方式等信息。培訓(xùn)計劃應(yīng)具有針對性和實用性，確保員工能夠掌握ERP系統(tǒng)的操作技能和業(yè)務(wù)流程。2.培訓(xùn)實施內(nèi)部培訓(xùn)：信息管理部門定期組織內(nèi)部培訓(xùn)課程，由專業(yè)技術(shù)人員或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師，向員工傳授ERP系統(tǒng)的操作知識和業(yè)務(wù)應(yīng)用技巧。培訓(xùn)方式可以采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式。外部培訓(xùn)：根據(jù)培訓(xùn)需求，有選擇地參加軟件供應(yīng)商或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的ERP系統(tǒng)培訓(xùn)課程，提高公司員工的系統(tǒng)應(yīng)用水平和專業(yè)技能。培訓(xùn)考核：培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對員工進(jìn)行考核，考核方式可以采用理論考試、實際操作等形式。考核合格的員工方可獲得相應(yīng)的培訓(xùn)證書，并能夠獨(dú)立操作ERP系統(tǒng)。3.技術(shù)支持在線支持：建立ERP系統(tǒng)在線支持平臺，員工在操作過程中遇到問題時，可以通過在線平臺提交問題，信息管理部門的技術(shù)人員及時給予解答和指導(dǎo)。電話支持：設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線電話，員工可以隨時撥打熱線電話，與技術(shù)人員進(jìn)行溝通，獲取技術(shù)支持。現(xiàn)場支持：對于復(fù)雜問題或需要現(xiàn)場解決的問題，信息管理部門的技術(shù)人員應(yīng)及時到現(xiàn)場進(jìn)行支持，確保問題得到妥善解決。七、系統(tǒng)安全管理1.安全策略制定信息管理部門應(yīng)制定ERP系統(tǒng)安全策略，明確系統(tǒng)安全目標(biāo)、安全措施、安全責(zé)任等內(nèi)容。安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證與授權(quán)、系統(tǒng)訪問控制等方面，確保系統(tǒng)的安全性。2.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)防火墻設(shè)置：在公司網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，阻止非法網(wǎng)絡(luò)訪問，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。入侵檢測與防范：部署入侵檢測系統(tǒng)（IDS）或入侵防范系統(tǒng)（IPS），實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量，及時發(fā)現(xiàn)并阻止異常流量和攻擊行為。網(wǎng)絡(luò)訪問控制：對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，設(shè)置不同的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問。3.數(shù)據(jù)安全防護(hù)數(shù)據(jù)加密：對ERP系統(tǒng)中涉及敏感信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，如客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：按照規(guī)定的備份策略進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并定期進(jìn)行恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。數(shù)據(jù)安全審計：定期對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全情況進(jìn)行審計，檢查數(shù)據(jù)訪問記錄、操作日志等，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。4.用戶認(rèn)證與授權(quán)管理用戶認(rèn)證：采用用戶名和密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。授權(quán)管理：根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作需要，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保員工只能訪問和操作其工作范圍內(nèi)的系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)。權(quán)限審計：定期對系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行審計，檢查權(quán)限設(shè)置是否合理，是否存在越權(quán)操作行為。5.安全事件應(yīng)急處理應(yīng)急預(yù)案制定：制定ERP系統(tǒng)安全事件應(yīng)急預(yù)案，明確安全事件的應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，確保在安全事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。事件監(jiān)測與預(yù)警：建立安全事件監(jiān)測機(jī)制，實時監(jiān)測系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時發(fā)現(xiàn)安全事件的跡象。當(dāng)發(fā)現(xiàn)安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。事件處理與恢復(fù)：按照應(yīng)急預(yù)案的要求，迅速采取措施處理安全事件，如隔離故障、恢復(fù)數(shù)據(jù)、修復(fù)系統(tǒng)等。在安全事件處理完畢后，應(yīng)對事件進(jìn)行總結(jié)和分析，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查定期檢查：信息管理部門定期對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)質(zhì)量等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。不定期抽查：信息管理部門不定期對ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行抽查，重點檢查系統(tǒng)操作的合規(guī)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性等方面。專項檢查：針對ERP系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，組織專項檢查，深入分析問題原因，提出整改措施和建議。2.考核指標(biāo)系統(tǒng)運(yùn)行指標(biāo)：考核ERP系統(tǒng)的可用性、穩(wěn)定性、響應(yīng)時間等指標(biāo)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，滿足公司業(yè)務(wù)需求。數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)：考核ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性等指標(biāo)，確保數(shù)據(jù)能夠為公司決策提供可靠支持。操作規(guī)范指標(biāo)：考核員工對ERP系統(tǒng)操作規(guī)范的執(zhí)行情況，確保操作符合規(guī)定流程和要求。用戶滿意度指標(biāo)：通過用戶調(diào)查等方式，考核員工對ERP系統(tǒng)培訓(xùn)、技術(shù)支持等方面的滿意度。3.考核方式與結(jié)果應(yīng)用考核方式：