檔案管理辦法?一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的檔案管理工作。（三）檔案定義本辦法所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、圖紙、信函、會議紀要、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則公司檔案工作實行集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分級負責原則各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，接受公司檔案管理部門的監督和指導。3.有效利用原則充分發揮檔案的作用，為公司的各項工作提供有力的支持和服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統一管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司的檔案管理辦法。2.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。3.負責公司各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。4.指導和監督各部門的檔案管理工作。5.組織檔案管理人員的業務培訓和考核。6.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門檔案管理員各部門設立檔案管理員，負責本部門檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并按照公司檔案管理部門的要求進行分類、編號、裝訂等工作。2.妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全和完整。3.定期向公司檔案管理部門移交本部門的檔案。4.協助公司檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經營管理、生產活動、技術研發、行政管理等方面形成的文件材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等文件。3.公司召開的各類會議的會議紀要、決議、記錄等文件。4.公司的工作計劃、總結、報告、報表等文件。5.公司的產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等文件。6.公司的財務報表、審計報告、稅務文件等文件。7.公司的人事檔案、員工培訓記錄、績效考核文件等文件。8.公司的聲像資料、電子文件等其他形式的檔案。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對具有保存價值的電子文件，應及時進行備份，并按照檔案管理的要求進行整理和存儲。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不得缺頁、漏頁。4.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內容，便于查閱和統計。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保檔案的鑒定結果客觀、公正。（二）鑒定方法1.直接鑒定法檔案管理人員應直接對檔案材料進行審查，根據檔案的內容、來源、形式等因素，準確判定檔案的價值。2.集體鑒定法對于重要的檔案或存在爭議的檔案，可組織相關部門的人員進行集體鑒定，共同確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。主要包括：公司設立、合并、分立、終止等重大事項的文件材料。公司的年度財務決算報表。公司的重要合同、協議。公司的重要會議記錄、決議。公司的產品研發、生產技術等方面的重要文件。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般職能活動和具有一定查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：公司的一般性合同、協議。公司的年度工作計劃、總結。公司的人事任免文件。公司的固定資產臺賬。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為1年至15年。主要包括：公司的一般性文件、通知。公司的臨時性會議記錄。公司的一般性報表、統計資料。（四）保管期限的調整檔案的保管期限應根據公司的實際情況和檔案的利用價值進行定期調整。對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀。五、檔案的保管與保護（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的妥善保管。（三）檔案整理與上架檔案管理人員應按照檔案的分類和編號順序，將整理好的檔案及時上架存放，便于查找和利用。（四）安全保護措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。2.配備必要的安全設施和設備，如監控系統、報警裝置等。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，未經授權人員不得進入檔案庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司主管領導簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容。2.所在部門負責人或公司主管領導簽字同意。3.檔案管理部門根據查閱申請表，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認。（三）利用方式檔案管理部門應積極為公司的各項工作提供檔案利用服務，利用方式主要包括：1.提供檔案原件查閱。2.提供檔案復印件或摘錄件。3.提供檔案咨詢服務。（四）保密規定1.查閱人員應對查閱的檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.檔案管理人員應對檔案的查閱情況進行嚴格記錄，防止檔案信息的泄露。3.對于涉及公司機密的檔案，應按照公司的保密制度進行管理，嚴格限制查閱范圍。七、檔案的移交與銷毀（一）移交1.各部門應按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門保管的檔案移交至公司檔案管理部門。2.檔案移交時，應填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、編號、數量、移交日期等內容，并由雙方簽字確認。（二）銷毀1.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司主管領導批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀時，應填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、數量、銷毀日期等內容，并由檔案管理部門負責人、監銷人員等簽字確認。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化對公司現有的紙質檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統建設開發或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統，實現檔案的在線錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。3.網絡建設建立檔案管理內部網絡，實現檔案管理部門與各部門之間的信息共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和安全存儲。2.定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，保證系統的正常運行。3.加強對電子檔案的安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息的泄露和丟失。九、監督與考核（一）監督檢查公司檔案管理部門應定期對各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面。對于發現的問題