安全檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司安全檔案管理，規(guī)范安全檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保安全檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各項目在安全生產(chǎn)活動中形成的各類安全檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司安全檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負責集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：安全檔案應(yīng)如實反映安全生產(chǎn)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實，不得弄虛作假。3.分類科學(xué)原則：按照安全檔案的形成領(lǐng)域、時間、性質(zhì)等因素進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.便于利用原則：建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案的利用效率，為公司安全生產(chǎn)管理提供便捷的服務(wù)。二、安全檔案的分類與編號（一）分類安全檔案分為以下幾類：1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標準規(guī)范類：包括國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件，以及各類安全標準、規(guī)范、規(guī)程等。2.安全管理制度類：公司制定的各項安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.安全管理機構(gòu)與人員類：公司安全管理機構(gòu)設(shè)置文件、安全管理人員任命文件、安全管理人員資質(zhì)證書等。4.安全培訓(xùn)教育類：員工安全培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試試卷等。5.安全檢查與隱患排查治理類：安全檢查計劃、檢查表、隱患排查記錄、隱患整改方案及整改情況跟蹤記錄等。6.安全投入與費用管理類：安全投入計劃、費用臺賬、安全設(shè)施設(shè)備購置發(fā)票等。7.安全設(shè)施設(shè)備管理類：安全設(shè)施設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)記錄、檢測檢驗報告、報廢處理記錄等。8.危險化學(xué)品管理類：危險化學(xué)品采購、儲存、使用、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的相關(guān)文件和記錄，如危險化學(xué)品清單、出入庫記錄、安全技術(shù)說明書等。9.職業(yè)健康管理類：職業(yè)健康管理制度、職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病危害因素檢測報告、防護用品配備與使用記錄等。10.應(yīng)急管理類：應(yīng)急預(yù)案演練計劃、演練記錄、應(yīng)急救援物資儲備清單、應(yīng)急救援人員信息等。11.事故管理類：事故報告、事故調(diào)查處理報告、事故現(xiàn)場照片、事故分析會議記錄等。12.其他安全相關(guān)類：上述類別未涵蓋的其他與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件和資料。（二）編號安全檔案采用分類編號法進行編號，具體編號規(guī)則如下：1.一級類目采用大寫英文字母表示，如上述分類中的12類分別用A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L表示。2.二級類目采用兩位阿拉伯數(shù)字表示，每個一級類目下的二級類目從01開始順序編號。3.三級類目采用三位阿拉伯數(shù)字表示，在二級類目下的三級類目從001開始順序編號。4.例如，"安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標準規(guī)范類"的編號為"A"，其中"安全生產(chǎn)法律法規(guī)"二級類目編號為"01"，該二級類目下的"國家安全生產(chǎn)法律法規(guī)"三級類目編號為"001"，則其完整編號為"A01001"。三、安全檔案的收集（一）收集責任部門1.各類安全檔案由產(chǎn)生部門負責收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.安全管理部門負責督促、指導(dǎo)各部門做好安全檔案的收集工作，并對收集的檔案進行審核。（二）收集范圍1.在安全生產(chǎn)活動中形成的各種文件、記錄、報表、報告、合同、協(xié)議、圖紙、照片、音像資料等均應(yīng)作為安全檔案進行收集。2.包括但不限于上級主管部門下發(fā)的有關(guān)安全生產(chǎn)文件、公司內(nèi)部的安全管理文件、安全會議紀要、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、安全培訓(xùn)記錄、安全設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、事故報告及處理文件等。（三）收集時間要求1.各部門應(yīng)在安全活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將形成的安全檔案資料收集齊全，并移交至安全管理部門或指定的檔案管理部門。2.對于時效性較強的安全檔案，如安全檢查記錄、隱患整改通知書等，應(yīng)及時收集整理，確保檔案的及時性和準確性。（四）收集方式1.直接收集：由檔案管理人員直接到各部門收集安全檔案資料。2.部門報送：各部門按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的安全檔案資料報送至檔案管理部門。3.電子文檔收集：對于能夠以電子形式保存的安全檔案資料，可通過電子郵件、共享文件夾等方式進行收集。四、安全檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.按照分類編號規(guī)則進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）整理步驟1.分類：將收集到的安全檔案資料按照本辦法規(guī)定的分類標準進行分類。2.組卷：同一類別的檔案資料按照時間順序、重要程度等因素進行組卷，每卷厚度不宜過厚，一般以[X]厘米為宜。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號，單面書寫的文件在右上角編寫頁號，雙面書寫的文件正面在右上角、背面在左上角編寫頁號。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。（三）整理要求1.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。3.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、安全檔案的歸檔（一）歸檔時間安全檔案應(yīng)在整理完畢后的[X]個工作日內(nèi)進行歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的安全檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，檔案管理人員將檔案移交至檔案庫房，按照檔案分類編號順序進行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關(guān)信息。3.建立檔案歸檔目錄清單，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交送相關(guān)部門備案。（三）歸檔要求1.歸檔的安全檔案應(yīng)編制歸檔說明，簡要介紹檔案的形成背景、主要內(nèi)容和保管期限等信息。2.歸檔的檔案應(yīng)確保質(zhì)量，符合檔案整理和裝訂的要求。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲介質(zhì)應(yīng)選用耐久性好、可靠性高的設(shè)備，并做好備份工作。六、安全檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限安全檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：公司安全生產(chǎn)重大決策文件。公司安全生產(chǎn)事故報告及處理文件。國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.長期保管：公司安全管理制度、操作規(guī)程等。安全培訓(xùn)教育記錄、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄等。安全設(shè)施設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)記錄等。保管期限為[X]年。3.短期保管：臨時性的安全文件和記錄。保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準確、內(nèi)容完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。七、安全檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息的安全。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行利用，提高檔案的利用效率。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司安全生產(chǎn)管理提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱安全檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《安全檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱安全檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《安全檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還檔案時應(yīng)進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制安全檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫《安全檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，確保其與原件具有同等效力。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立安全檔案利用記錄臺賬，詳細記錄查閱、借閱、復(fù)制檔案的時間、人員、內(nèi)容、用途等信息，以便對檔案的利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析。八、安全檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的安全檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同安全管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的安全檔案，應(yīng)填寫《安全檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《安全檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.《安全檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司安全管理部門負責對各部門安全檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.檔案管理部門應(yīng)配合安全管理部門做好監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將安全檔案管理工作納入公司安全生產(chǎn)績效考