辦公室常用品管理制度?一、總則1.目的為加強辦公室常用品的管理，規范采購、使用、保管等行為，提高物品使用效率，節約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室常用品的管理。3.定義辦公室常用品是指用于辦公環境日常運轉、員工辦公操作等方面的各類物品，包括但不限于文具、辦公設備及耗材、清潔用品、飲用水等。二、管理職責1.行政部門負責制定辦公室常用品管理制度，并監督執行。統一規劃和審核常用品的采購計劃，根據實際需求合理安排采購。負責常用品的采購、驗收、入庫、保管、發放等工作。定期對常用品的庫存進行盤點，確保賬物相符。對各部門常用品的使用情況進行監督和檢查，提出改進建議。2.各部門負責本部門常用品需求的統計和上報，配合行政部門做好采購計劃的制定。嚴格按照規定使用常用品，不得浪費或挪作他用。負責本部門常用品的保管和維護，發現問題及時向行政部門反饋。協助行政部門進行庫存盤點工作。三、采購管理1.采購計劃各部門應于每月末根據本部門下月的工作需求，填寫《辦公室常用品需求申請表》，詳細列出所需物品的名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審核簽字后提交至行政部門。行政部門匯總各部門的需求申請表，結合庫存情況進行綜合分析，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容。如遇特殊情況或臨時需求，各部門可填寫《辦公室常用品緊急采購申請表》，說明緊急采購的原因和物品信息，經部門負責人和行政部門負責人審批后，由行政部門優先安排采購。2.供應商選擇行政部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行評估和篩選，選擇優質的供應商合作。定期對供應商進行考核，如發現供應商存在產品質量問題、交貨延遲、價格不合理等情況，應及時與其溝通協商，要求其整改；如問題嚴重，可考慮更換供應商。3.采購實施行政部門根據采購計劃和選定的供應商，與供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。在采購過程中，行政部門應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現采購物品存在質量問題或與合同約定不符，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。采購完成后，行政部門應收集采購發票、送貨單、驗收單等相關憑證，辦理報銷手續。四、驗收與入庫1.驗收標準行政部門采購人員應根據采購合同或協議的要求，對采購物品的規格、數量、質量等進行驗收。對于文具類物品，應檢查其外觀是否完好、包裝是否完整、規格是否符合要求等；對于辦公設備及耗材，應進行開機測試、功能檢查等，確保其性能正常；對于清潔用品、飲用水等，應檢查其品牌、規格、質量是否與采購要求一致。2.驗收流程采購物品到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員共同進行驗收。倉庫管理人員根據采購合同或協議及驗收標準，對采購物品進行逐一核對和檢查。如發現問題，應及時記錄并與采購人員溝通，共同協商解決方案。驗收合格的物品，倉庫管理人員應在送貨單或驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續；驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其退換貨或采取其他補救措施。3.入庫管理倉庫管理人員應按照物品的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，詳細記錄物品的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。對于貴重物品或易損物品，應單獨存放，并采取相應的防護措施，確保其安全完好。庫存物品應擺放整齊、有序，便于查找和盤點。五、保管與庫存管理1.保管要求倉庫應保持干燥、通風、整潔的環境，溫度和濕度應符合物品保管的要求。庫存物品應按照規定的存放方式進行擺放，不得隨意堆放，以免損壞物品或影響倉庫的整潔。倉庫管理人員應定期對庫存物品進行檢查，查看是否有損壞、變質、過期等情況，如發現問題應及時處理。對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取嚴格的安全防護措施，確保使用安全。2.庫存盤點行政部門應定期組織庫存盤點工作，確保賬物相符。盤點周期一般為每月一次，每年進行一次全面盤點。盤點前，倉庫管理人員應將庫存物品進行整理和核對，確保庫存臺賬記錄準確無誤。盤點時，應安排專人負責清點庫存物品的數量，并與庫存臺賬進行逐一核對。如發現賬物不符，應及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，注明差異情況和原因。對于盤點中發現的盤盈或盤虧情況，應按照規定進行處理。盤盈的物品應及時入賬，盤虧的物品應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。3.庫存控制行政部門應根據各部門的使用情況和庫存周轉率，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。對于庫存積壓的物品，應及時與各部門溝通，了解是否還有使用需求。如確實無法使用，應考慮采取降價促銷、報廢處理等方式進行處理，以減少庫存占用資金。根據庫存情況和采購周期，行政部門應及時調整采購計劃，確保庫存數量保持在合理范圍內。六、發放與使用1.發放原則辦公室常用品的發放應遵循按需發放、勤儉節約的原則，嚴格控制發放數量和范圍。各部門應根據實際工作需求領取常用品，不得超量領取或浪費。2.發放流程各部門如需領取常用品，應填寫《辦公室常用品領用申請表》，注明所需物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核簽字后提交至行政部門。行政部門倉庫管理人員根據《辦公室常用品領用申請表》，核對庫存情況，如庫存充足，應及時發放物品，并在庫存臺賬上記錄發放日期、領取部門、物品名稱、規格、數量等信息；如庫存不足，應告知申請人庫存情況，并說明預計到貨時間。領取人在收到發放的物品后，應在《辦公室常用品領用登記表》上簽字確認。3.使用規定員工應妥善保管領取的常用品，不得隨意丟棄或損壞。對于貴重物品或共享的辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，應按照操作規程正確使用，不得擅自更改設備設置或拆卸零部件。員工離職時，應將所領用的常用品全部歸還行政部門倉庫，經倉庫管理人員核對無誤后辦理離職手續。七、報廢與處理1.報廢條件辦公設備及耗材等物品達到規定的使用年限或出現嚴重損壞，無法正常使用且無維修價值的，可申請報廢。文具、清潔用品等物品因過期、變質、損壞等原因無法繼續使用的，應及時清理報廢。2.報廢申請各部門發現符合報廢條件的物品后，應填寫《辦公室常用品報廢申請表》，詳細說明物品的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，經部門負責人審核簽字后提交至行政部門。行政部門對各部門提交的報廢申請進行審核，如情況屬實，應安排相關人員對報廢物品進行核實和鑒定。3.報廢處理經審核批準報廢的物品，行政部門應根據物品的性質和價值，選擇合適的處理方式。對于可回收利用的物品，如廢舊紙張、塑料瓶、金屬等，應進行分類回收，交予專業的回收公司處理；對于不可回收利用的物品，如廢舊電器、過期化學用品等，應按照環保要求進行妥善處理，避免對環境造成污染。行政部門應在庫存臺賬和財務賬目中及時核銷已報廢的物品，確保賬物一致。八、監督與檢查1.行政部門定期檢查行政部門應定期對各部門辦公室常用品的使用、保管情況進行檢查，查看是否存在浪費、違規使用、保管不善等問題。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.內部審計監督公司內部審計部門應定期對辦公室常用品的管理情況進行審計，檢查采購、驗收、入庫、保管、發放、報廢等環節是否符合規定，是否存在違規操作或浪費現象。對于審計中發現的問題，應及時下達審計整改通知，要求相關部門進行整改。3.違規處理對于違反本制度規定的部門或個人，行政部門應視情