工程檔案管理暫行規(guī)定?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及改擴(kuò)建中的作用，特制定本暫行規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司范圍內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目的檔案管理工作。3.定義本規(guī)定所稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家和上級(jí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，參與重大工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，接收、整理、保管和提供利用各類工程檔案。組織開展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高工程檔案管理水平。2.項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目工程檔案管理工作機(jī)制。制定項(xiàng)目工程檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確各部門及人員在工程檔案管理中的職責(zé)。對(duì)項(xiàng)目各參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，確保工程檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)形成。負(fù)責(zé)收集、整理、匯總本項(xiàng)目工程檔案，向檔案管理部門移交符合要求的工程檔案。3.項(xiàng)目參建單位職責(zé)各參建單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管工程檔案工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。按照工程檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好各自職責(zé)范圍內(nèi)工程文件的形成、積累和整理工作，確保工程檔案質(zhì)量。接受項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時(shí)整改存在的問題。在工程竣工驗(yàn)收前，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交完整、準(zhǔn)確的工程檔案。三、工程檔案的形成與收集1.形成要求工程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況。工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程要求。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。2.收集范圍工程前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程勘察文件：包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。工程施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程試驗(yàn)檢測報(bào)告等。工程監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書等。其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：如工程招投標(biāo)文件、合同文件、會(huì)議紀(jì)要、工程照片、錄像、錄音等。3.收集分工項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集工程前期文件、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等綜合性文件。勘察單位負(fù)責(zé)收集工程勘察文件。設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集工程設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。施工單位負(fù)責(zé)收集工程施工過程中形成的各類文件。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集工程監(jiān)理文件。其他有關(guān)單位按照各自職責(zé)收集相關(guān)文件。四、工程檔案的整理1.整理原則遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。分類科學(xué)，組卷合理，編目規(guī)范，排列有序。紙質(zhì)文件與電子文件同步整理，確保兩者內(nèi)容一致。2.分類方法工程檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)工程項(xiàng)目下再按照工程前期文件、勘察文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行二級(jí)分類。3.組卷要求工程前期文件、勘察文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件按照文件的形成時(shí)間或項(xiàng)目階段進(jìn)行組卷。施工文件按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程進(jìn)行組卷，同一單位工程內(nèi)的文件按照文件的性質(zhì)和時(shí)間順序排列。竣工圖按照單位工程進(jìn)行組卷，竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)文件應(yīng)逐件編號(hào)，編號(hào)應(yīng)填寫在文件首頁右上角的空白處。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等內(nèi)容。4.編目要求工程檔案應(yīng)編制總目錄，總目錄應(yīng)包括工程項(xiàng)目名稱、檔案類別、卷號(hào)、題名、編制日期、保管期限等內(nèi)容。每卷檔案應(yīng)編制封面，封面應(yīng)包括工程項(xiàng)目名稱、檔案類別、卷號(hào)、題名、編制日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案脊背應(yīng)填寫工程項(xiàng)目名稱、檔案類別、卷號(hào)等內(nèi)容。電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于檢索和利用。五、工程檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交工程檔案。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在收到各參建單位移交的工程檔案后[X]個(gè)月內(nèi)，進(jìn)行審查、整理，合格后向檔案管理部門移交。2.歸檔份數(shù)紙質(zhì)檔案一般一式[X]份，其中檔案管理部門[X]份，項(xiàng)目建設(shè)單位[X]份，其他留存單位[X]份。電子檔案應(yīng)一式[X]份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)為只讀光盤，并提供相應(yīng)的電子目錄索引。3.歸檔手續(xù)項(xiàng)目各參建單位向項(xiàng)目建設(shè)單位移交工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。項(xiàng)目建設(shè)單位向檔案管理部門移交工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案歸檔清單》，雙方簽字確認(rèn)。移交的工程檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案整理應(yīng)符合本規(guī)定的要求。六、工程檔案的保管1.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案：凡是反映工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有重大查考利用價(jià)值的檔案，如工程前期文件、竣工驗(yàn)收文件等，應(yīng)永久保存。長期保存的檔案：凡是反映工程建設(shè)一般過程和情況，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如工程施工文件、監(jiān)理文件等，應(yīng)長期保存，保管期限為[X]年。短期保存的檔案：凡是反映工程建設(shè)局部情況，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.保管條件檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行審查，確定其繼續(xù)保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門及人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案。外單位查閱工程檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》或《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱工程檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同，不得將檔案帶出檔案庫房。借閱工程檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立工程檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便跟蹤管理。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容工程檔案管理制度的執(zhí)行情況。工程檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。工程檔案的利用情況。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：檔案管理部門每年定期對(duì)公司范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查。不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門可對(duì)部分工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。專項(xiàng)檢查：對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目或檔案管理工作存在問題較多的項(xiàng)目，檔案管理部門可組織專項(xiàng)檢查。3.檢查結(jié)果處理對(duì)在工程檔案管理工作中成績突出的單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本規(guī)定，