某大酒店總經理辦公室管理制度?一、總則1.目的為規范總經理辦公室的各項工作，提高工作效率，確保酒店運營的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于總經理辦公室全體工作人員。3.管理原則遵循高效、規范、協作、保密的原則，確保辦公室各項工作有序開展。二、組織架構與職責1.組織架構總經理辦公室設總經理1名，副總經理[X]名，下設行政秘書、機要秘書、商務秘書、檔案管理員等崗位。2.職責分工總經理全面負責總經理辦公室的管理工作，制定工作計劃和目標，協調酒店各部門之間的工作關系，決策重大事項。副總經理協助總經理開展工作，負責分管領域的具體事務，監督相關工作的執行情況，及時向總經理匯報工作進展。行政秘書負責辦公室的日常行政事務，包括文件收發、辦公用品管理、會議安排、車輛調度等。機要秘書處理機要文件和資料，負責文件的保密工作，安排總經理的重要日程，協助總經理處理重要事務。商務秘書負責酒店商務活動的組織與協調，對外聯絡與接待工作，協助處理商務合同等相關事宜。檔案管理員負責酒店各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。三、工作流程與規范（一）文件管理1.文件收發行政秘書負責接收各類文件、信函、傳真等，并進行登記。對收到的文件進行初步分類，重要文件及時呈送總經理或相關領導閱批。按照領導批示，將文件分發給相關部門或人員，并跟蹤處理情況。2.文件傳閱機要秘書負責組織文件傳閱工作，確保文件在規定時間內傳達到相關人員。傳閱文件時，應填寫《文件傳閱單》，記錄傳閱時間、傳閱人員等信息。傳閱完畢后，文件由機要秘書負責收回，歸檔保存。3.文件起草與審核以酒店名義發布的文件，由相關部門起草，經部門負責人審核后，交總經理辦公室審核。總經理辦公室對文件內容進行審核，確保文件格式規范、內容準確、邏輯清晰。審核通過的文件，由總經理簽發；需修改的文件，返回起草部門修改后重新審核。4.文件歸檔檔案管理員負責定期收集各部門的文件資料，進行整理、分類和歸檔。文件歸檔應按照檔案管理的相關規定，確保檔案資料的完整性和系統性。建立電子檔案和紙質檔案相結合的管理方式，便于查詢和利用。（二）會議管理1.會議安排行政秘書負責制定酒店的會議計劃，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題等。根據會議計劃，提前做好會議通知的發送工作，確保參會人員按時參加會議。會議通知應明確會議的時間、地點、議程、要求等內容。2.會議組織行政秘書負責會議的組織工作，包括布置會場、準備會議資料、安排會議記錄等。會議期間，應做好會議的服務工作，確保會議的順利進行。機要秘書負責會議的記錄工作，準確記錄會議內容、討論情況和決議事項。3.會議紀要會后，機要秘書應及時整理會議紀要，經相關領導審核后，發送給參會人員和相關部門。會議紀要應準確反映會議的主要內容和決議事項，明確責任人和完成時間。相關部門應按照會議紀要的要求，認真落實各項工作任務，并及時反饋工作進展情況。（三）辦公用品管理1.采購計劃行政秘書根據辦公用品的使用情況，每月制定辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規格、數量、預算等內容。2.采購審批采購計劃經總經理辦公室主任審核后，報總經理審批。總經理審批通過后，由行政秘書負責辦理辦公用品的采購手續。3.物品發放辦公用品采購回來后，行政秘書應進行驗收，并做好入庫登記。各部門根據工作需要，填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人簽字后，到總經理辦公室領取辦公用品。行政秘書按照審批后的申請表發放辦公用品，并做好發放記錄。（四）車輛管理1.車輛調度行政秘書負責酒店車輛的調度工作，根據工作需要合理安排車輛使用。車輛調度應優先保障總經理及重要客人的用車需求。用車部門提前填寫《車輛使用申請表》，說明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人簽字后，交行政秘書審核。2.車輛使用行政秘書審核通過后，安排車輛及駕駛員，并通知用車部門。駕駛員應按照規定時間到達指定地點，做好車輛的清潔和維護工作，確保車輛性能良好。用車過程中，駕駛員應遵守交通規則，確保行車安全。3.車輛維修與保養駕駛員負責車輛的日常檢查和保養工作，發現問題及時報告行政秘書。車輛需要維修時，駕駛員填寫《車輛維修申請表》，經行政秘書審核后，報總經理辦公室主任審批。總經理辦公室主任審批通過后，安排車輛到指定維修廠進行維修。維修完畢后，駕駛員負責驗收，并在《車輛維修費用報銷單》上簽字確認。（五）商務活動管理1.活動策劃商務秘書根據酒店業務發展需要，策劃各類商務活動，包括會議、宴會、商務洽談等。活動策劃應明確活動的主題、時間、地點、參與人員、活動內容等。2.活動組織與實施商務秘書負責商務活動的組織與實施工作，包括場地布置、設備調試、餐飲安排、人員接待等。活動期間，商務秘書應協調各部門之間的工作關系，確保活動的順利進行。機要秘書負責活動的記錄和資料收集工作，為活動總結和評估提供依據。3.活動總結與評估活動結束后，商務秘書應及時對活動進行總結和評估，分析活動的效果和存在的問題。總結評估報告應提交給總經理，為今后的商務活動提供參考。（六）保密管理1.保密制度總經理辦公室應建立健全保密制度，明確保密工作的范圍、責任和措施。全體工作人員應嚴格遵守保密制度，保守酒店的商業秘密、客戶信息和機要文件等。2.保密措施機要秘書負責機要文件的保管和傳遞，確保文件的安全。涉及酒店機密的文件、資料等應存放在專用的保險柜或保密柜中，并設置密碼。嚴禁在非保密場所談論機密事項，嚴禁在互聯網上傳播酒店機密信息。3.保密教育總經理辦公室定期組織保密教育活動，提高工作人員的保密意識和保密技能。新員工入職時，應進行保密培訓，簽訂保密協議。四、工作紀律與行為規范1.考勤制度全體工作人員應嚴格遵守酒店的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退。請假應提前填寫《請假申請表》，按照規定的審批程序辦理請假手續。未經批準擅自離崗的，按曠工處理。2.工作態度工作人員應保持積極主動的工作態度，認真履行工作職責，提高工作效率和質量。對待客人和同事應熱情禮貌，提供優質的服務。3.廉潔自律工作人員應嚴格遵守廉潔自律的各項規定，不得利用職務之便謀取私利。嚴禁接受供應商和客戶的賄賂、回扣等不正當利益。五、考核與獎懲1.考核標準總經理辦公室制定工作人員的考核標準，從工作業績、工作態度、團隊協作等方面進行考核。考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。2.獎勵措施對工作表現優秀的工作人員，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。獎勵可根據個人貢獻大小、工作創新等情況進行評定。3.懲罰措施對違反本制度的工作人員，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。懲罰應嚴格按