資產管理制度

一、圖書：

1?制度的目的及適用X圍

1.1制度的目的：為了更好地利用圖書資源，方便員工借閱，也便于更

好地管理圖書。

1.2制度的適應X國：集團總部各部門、各設計分部、各外埠分公司。

2.負責部門

公司行政部

3.制度內容

3.1部門如需要購買圖書，應事先向行政部提交購書申請書面報告，報

告中須列明購書用途、書名、數量、價格等內容；

3.2行政部根據購書申請審核圖書庫存，如無，在購書申請上注明后上

報總裁，待總裁批準后，由行政部辦理購書事宜；

3.3圖書購買后，行政部會同財務人員辦理入庫手續。依據入庫單據，

行政部進行圖書登記工作；

3.4行政部每月15日、30日對圖書進行盤點，并將盤點表上報總裁；

3.5各部門借閱圖書必須有部門負責人簽字確認后方可借閱（借閱時間

不超過十天）；

3.6部門保管人對圖書負有保管責任，要認真記錄借閱登記手續；

3.7圖書借閱者要愛惜圖書，到期歸還，并保證所借圖書的完整、干凈，

若有損壞照價賠償。

3.8所借圖書丟失，除照價賠償外，另外按圖書價格數額給予罰款。

3.9借閱人如調動或離職，在交回所借圖書后方可辦理調動、離職手續。

二、檔案

1、項目歸檔要求：一個項目完成之后歸檔內容要有電子版與打印版各兩套

其中各個版本中的內容要包括：目錄、合同、各個工作環節中的計劃書、

調研報告、成果報告、驗收證明、作業過程中以時間為順序的所有往來

的商務要約。填寫項目歸檔交接單，一式兩份，檔案交接人與資產管理

員各執一份。

2、檔案屬于公司XX，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導

批準不得借閱借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過

期由檔案管理員催還，需要長期借出的，須經相關主管批準。借閱檔案

者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸

還時保證檔案材料完整無損，因保管不慎丟失或毀損要及時追查，并報

告主管部門及時處理，檔案手冊丟失一套處以5000元罰金，試用期員

工查閱檔案只能在檔案室，不得借出。檔案分為電子版本及打印版本，

不得外借電子版本，如有需要經公司常務副總批準方可借出，公司決策

委員會領導除外，但應做好詳細的借閱登記。

三、固定資產

資產借用為正常上班時間，如遇節假日借用資產，應由借用人在前

一個工作日借出。要借用投影儀、相機、錄音等等請提前一天申請，也

好提前做準備。歸還時要保證清潔、設備內文件都已導出，否則造成文

件丟失概不負責。對什借用資產請仔細檢查有無缺損（失）情況，若發

現應及時聲明，否則歸遷時的資產缺失由信用人負責賠償。公司的檔案、

照片檔案、攝影資料、幻燈片、攝影器材、投影儀等貴重物品要精心使

用、妥善保存，發生損壞及丟失須按原價2倍賠償。

耐用品資產管理規定

耐用品資產為企業賴以營利的主要器具，在企業財產中占有相當大的

比例，擁有一定規模的資產是開展生產經營活動的前提和基礎。資產結構

是否合理，使用是否有效，管理是否嚴謹，直接關系到企業的經營成果。

因此，加強資產的管理與監控，在企業的經營管理中具有非常重要的意義。

為了保證資產的安全和良好狀態，充分發揮其使用性能，本著既有利

于公司業務的開展，又符合勤儉辦企業的原則，特制定本規定。

一、耐用品資產的X國及標準

凡由公司出資購置的單位價值在200元以上，使用年限在一年以上的

物資設備都列入公司耐用品資產（其中包括固定資產）的X圍。包括各種

電子設備、儀器、通訊設備、運輸工具、辦公家具、機械設備等類別。

二、耐用品資產的管理職能

行政部為公司耐用品資產（實物）管理的職能部門，負責承辦資產的

登記、購置、調配、使用管理、維護、更新欠理、檢查等各項管理工作。

三、耐用品資產的監督職能

財務部對耐用品資產管理進行監督。負責對其中的固定資產購置進行

預算控制，對已批準的購置項目進行款項劃撥，對固定資產購置實際支出

費用的核準，對固定資產臺帳的整理與核查管理，以及對固定資產折舊的

計算。

四、耐用品資產使用管理責任制

耐用品資產管理實行部門經理負責制。各部門經理對本部門資產的數

量、質量、管理制度落實情況需經常進行監督檢查。

五、耐用品資產管理內容

（一）資產的登記

本公司所有耐用品資產都必須進行登記，填寫《公司耐用品資產登記

表》，對每一項資產按使用部門分類保存，并統一編號、x貼標記。

㈡資產臺帳的建立

1、根據公司現有的耐用品資產情況，由行政部組織有關人員進行清查，

填寫《公司資產清查匯總表》，整理后存檔。每半年按財務部固定資產臺帳，

逐一對公司的固定資產進行對照核查。

2、根據需要并經領導批準配發的各類辦公設備，有關人員必須做到精

心愛護、正確使用，保證機器設備能于良好的工作狀態。當各部門經理及

福關負責人發生工作變動時，必須按耐用品資產登記表對所負責管理資產

進行清點，準確無誤后，交接雙方在登記表上簽字確認，對資產的管理權

利與職責同時發生轉移，若帳物不符，則由原負責人對不符事項作出解釋，

并辦理相關賠償、登記工作然后交接。

㈢資產的購置

1、公司各部門應根據實際工作情況，需要購置資產時，須填寫《公司

資產購置審批表》。由行政部審核情況、確認價格，上報總裁審批簽字后方

可購置。

2'購置權限：行政部為資產的購置部門。原則上其他部門無權購置，

遇特殊情況時可由其他部門購置，但必須由行政部派人監督執行。

3、購置程序：行政部在總裁批準后的三個工作日內，按要求進行購置。

購置的設備由行政管理部門負責驗收，審核實物與發票所列數量是否相符，

設備性能、質量是否符合技術要求，是否與申報內容相符。審驗合格后由

經手人及驗收人在原始單據上簽字，報至財務。財務部按單據結算。

4、資產購置后，行政部應及時將新購資產登記至公司耐用品資產登記

表并編號備案。

(阿資產的維修、更新和報廢

1、耐用品資產在使用過程中，由于磨損會發生故障或局部損壞。為了

恢復和保持資產的良好使用性能，必須經常保養及時修理。凡對保養修理

有明確規定的機器設備，則按規定執行。使用部門應及時向行政部提出設

備維修申請，由行政部負責檢修，對于發生費用的報請領導批準后進行。

2、當資產使用到一定程度時，就喪失了使用價值，使用部門要及時提

出更新申請，由行政部核實情況，提出審批意見報有關領導批準后方可進

行更新重置。

3、對報廢資產的外置。資產的報廢由行政部提出申請，報財務部審核，

報總裁審批。報廢資產的變賣收入統一交財務部門按會計制度處理，不得

挪作它用。行政部在公司耐用品資產登記表中進行注銷。

(E)資產的調配

資產的調配由行政部協助使用部門負責辦理，對調入、調出的資產，

使用部門與主管部門互相配合，確保正常移交。

內資產的盤點

每半年對公司所有的耐用品資產進行清查盤點。由行政部負責實施，

匯總報表由財務部進行審核，呈報總裁審閱。

（七）對資產非正常損壞的處置

“非正常損壞”是指除正常磨損和自然力作用以外的原因使資產造成的

損壞，一般是由于使用人的過失造成的。當發生資產非正常損壞后，責任

人必須寫出詳細的書面報告，所屬部門根據責任人過失的性質，造成損壞

的嚴重程度，提出具體欠理意見，包括行政欠分、經濟賠償、辭退、追究

刑事責任等，報公司領導審批后執行。

（內資產的保險

保險只針對固定資產，為了在固定資產遭到意外損壞時減輕公司的損

失，對那些易受意外損壞的（例如汽車）必須到保險公司投保。

四、辦公用品

1、資產管理員應及時檢查辦公用品，以每月集中采購一次為原則，將購買

計劃匯總交采購主管，由采購主管負責將所需辦公用品購回。

2、公司新聘工作人員的辦公用品，由行政部根據人員崗位需求配備辦公用

品并提供辦公用品清單及文件柜鑰匙，以保證新聘人員的正常工作，離

職時如不能歸還，扣除100元。

3、除不能回收的一次性辦公用品可以繼續領取外，其他辦公用品因個人丟

失或其他原因（非正常使用壽命的）不再發放，由個人自己負責解決。

4、資產管理員要做到辦公用品庫存適當、開支適當、庫存完好，要建立賬

單，嚴格執行出入庫手續，每月定期與財務對悵保證帳實相符。物品出

庫必須填寫“辦公用品領用單”，由領取人員簽字。

5、各種小件（如訂書針、裝訂條、裝訂頁、膠水、回形針、筆芯、剪刀等）

將在指定地點放一個專用柜可直接用就可以了，用完之后請放回原位。

車輛管理制度

1、公務用車需提前向行政部申請登記，注明用車人、目的地、事由，

行政部在科學協調的基礎上，簽發《出車單》（例如：用車人方向一致時，

盡量協調時間，能共用一輛車時盡量不派兩輛車），要保證業務人員優先

用車，財務押款、送款保障用車。

2、接待公司重要客戶，需要體現公司形象的，請使用公司內部車輛，

除此以外一般因公用車，均優先使用公共交通（空調車\地鐵等）。

3、由于車輛有限，用車人需提前一天至前臺父登記用車，標明事由、時

間、地點等。如臨時用車，須向行政部說明，行政部予以安排。

4'司機及用車部門應依下列程序使用車輛：

<1>各部門可選擇車輛執行各項公務，用車人申請《出車單》，說明用車人、

目的地、事由，并經部門經理簽字批準。

<2>行政部填寫《出車單》一式兩份。

<3>用車人應如實認真填寫時間、事由、行駛起止地點及起止里程表數

<4>用車人用車完畢，填寫完《出車單》，由司機簽字確認。

5、如因業務情況緊急用車，公司無法安排的情況下，用車人需向分公司

總經理申請，經分公司總經理同意后，方可打車，其它情況原則上不允許

打車；出租車票于當日報銷，如有特殊情況當日未能報銷者，最長延期

2日，過期后，行政部不予受理。

6'乘車人應愛護車內設施，保持車內衛生，禁止在車內吸煙、吃零食、

扔紙屑、說臟話、與司機閑聊等行為，并協助駕駛員安全完成任務。

7、辦公地與辦事地之間，距離2公里以內的不予報銷打車費；

8、司機嚴格依據《出車單》出車，不得改變用途和路線，確有需要改變

時，必須及時報告行政部。

9、用車完畢后，由司機填寫《車輛行駛記錄》，并由用車人簽字確認。

10、司機每月一日前，填報《車輛使用和維修月報表》，行政部每月三日

前填報《車輛使用和維修月統計表》。

11'必須落實下班后車輛停放公司制度，特殊情況不能回公司停放時，

必須經總經理批準。車輛停放后，必須檢查車輛門窗是否關好、鎖好。

如因司機工作疏忽而給公司帶來的經濟損失由司機本人承擔。

12、用車人和司機必須如實填報，凡弄虛作假的，按有關規定義以50-100

元罰款。

出差管理制度

1、員工出差?分“長途出差”與“短途出差”兩種?需一天以上才能

往返者，稱為“長途出差”，凡能于當天往返者，稱為“短途出差”。

2、長途出差

<1>出差人員于出差前應填具“項目出差申請單”，呈項目經理、行政主管

核簽后，報總經理批準，復印件交人力資源部備案。

<2>出差人員可憑核準后的“項目出差申請單”向財務部申請預支差旅費。

<3>出差人員在返回后，需將本次出差的溝通情況作簡報，向項目組全體

成員和部門經理、總經理匯報，匯報內容包括但不限于：達成哪些共

識、存在哪些問題、下一步工作的計劃。沒有提交出差報告，差旅費

一律不予報銷。

3、短途出差

<1>出差人員于出差前應至少向部門經理口頭報告，并填寫“因公外出申

請單”交前臺。

<2>出差人員返回后，應按實際支出的交通費與其它費用，填寫“差旅費

報銷單”時應按規X填寫清楚，經項目經理簽字、行政主管審核后，

呈財務部報銷，報銷需經總經理簽字審批。

4、員工到國外出差，酌情特辦。

5、出差之前應做好充分的準備工作。明確出差的目的、目標、工作內

容，需要客戶配合的事項；需在公司內先作一次提案的演練；帶好正裝、

胸牌，檢查筆記本電腦、投影機等會議用品是否正常以及PPT文檔是否

能順利打開；提前借款；到前臺落實好過程中的吃、住、行等事項；提

前與客戶書面落實此次出差要解決的問題。

6、出差過程中應注意保管好隨身攜帶的財物，若發生財物丟失問題，

由當事人自己負責。

7、出差過程中最好少飲烈酒，若因出差人員過度飲酒所引起的一切后

果，由當事人自己負責。

8、出差人員出差過程中應注意帶好必備衣物，防止感冒生病，也應注

意適當休息，嚴禁出入任何XX場所；女員工出差嚴禁夜間單獨外出：若

公司派車前往，路上切記系好安全帶，否則一切后果自負。

9、出差人員不得挪用出差公款，要誠實開具正規發票，不得多開慌報。

10、所有出差人員，務必隨時做好出差工作日志，并如實填寫《出差人員

工作日志表》，呈項目經理和事業部經理簽字確認。

11、出差回公司后應在3個工作日內完成報銷工作，報銷須將差旅費報銷

單和出差人員工作日志表一并交財務部，財務部需嚴格審核無誤后簽字并

予以報銷；嚴禁在報銷過程中采取任何不正當手段，一經發現，立即除名，

并追回公司損失。公司一概不報銷出差過程中的醫藥費、游玩費、禮品費

及超出預算部分的費用。若合同中規定食宿問題由客戶解決，則公司不再

報銷餐費、住宿費和交通費。

<1>關于酒店的預定：

①盡量讓前臺或當地客戶幫助預訂。

②酒店預訂標準

城市級別分公司總經理一般員工

一類城市（XX、XX、三星級標準每日不得超過260元/間

XX和XX）

二類城市（XX、其三星級標準每日不得超過200元/間

他省會和特區城

市）

三類城市（普通地三星級標準每日不得超過140元/間

級、縣級城市）

備注：

1、董事長個人單獨出差不受上述限制

2、公司員工與公司董事長出差，董事長出差級別待遇與員工等同，具

體由行政部安排。

3、各部門員工與上級領導出差，上級領導的出差待遇與員工的出差待

遇等同。

4、員工出差在異地嚴格按照出差制度控制費用支出，出差回公司報銷

差旅費員工需將各項費用列支明細單，于出差回來后的2個工作日

內整理好票據，填寫報銷單，逾期行政部不予簽字報銷。

<2>關于用餐：

①外出出差相當辛苦，吃好、喝好很重要，但一定要注意衛生，盡量不

要到街邊小攤處用餐，不吃4海鮮，不暴飲暴食。公司對出差人員進

行餐費補貼，標準為每人每日50元（憑正規發票報銷）。

②出差過程中，需請客戶有關人員用餐的，需提前報經總經理同意后，

按照不超過平均每人每餐60元的標準實報實銷；用餐完畢后一定要

開發票，并在發票背后記下飯店及同去的同事XX、客戶XX及人數。

<3>關于打車：

①出差前往公司機場、火車站一律由公司統一安排車輛（返回亦同），

嚴格禁止打車前往；特殊情況，需經車輛主管批準（應盡可能安排出

差人員先乘公汽在某欠集合，然后再合打一輛出租車前往）。未經車

輛主管允許，私自打車前往者，公司一律不予報銷。

②抵達目的地，盡量讓客戶來接；返回亦可請客戶送至車站或機場，這

樣既安全又節約了公司成本；不然，一定要打車，不得乘公共汽車（僅

限于異地出差）。

③出租車票報銷規定：一定要有票據，并在車票后注明出發地、到達欠

及打車事由、臼期、報銷人和同行者XX。若無同行者，貝u以項目經

理審核簽字為準。

<4>關于交通工具：

①100公里以內的短途出差，由公司派車；

②100-400公里的出差，一律乘坐豪華大巴或火車硬座；

③400-1000公里的，可訂火車硬臥或打折機票；

④1000公里以上的，原則上也盡量提前兩天預訂打折機票。

<5>關于與客戶洽談及提案：

①每一次與客戶洽談和提案之前務必做好充分的準備，不能敷衍了事，

須經項目經理及部門經理會簽后方可提案。若未取得各負責人的會簽

單，私自提案所造成的一切損失及產生的差旅費均由當事人自負。如

果項目經理或部門經理其中有一人不在，需同時向兩人說明情況，并

獲得其中一人的書面認可后方可出差前往。

②所有的項目建議書和合同所涉及到的服務內容、作業流程、費用預算、

進度及付款等條款，均要獲得總經理的簽字認可。

出差人員工作日志表

出差人：部門：自年月8?年月日

工作地點交通費

出差其它費費用合

住宿費伙食費工作內容說明

日期用計

起迄長途市內

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

月

費用合計

報銷金額（小寫）

元

報銷金額（大寫）萬千佰拾元角分整

預借金額補領金額退還金額

項目經理事業部經理總經理

領款人簽

會計出納

字

接待管理制度

客戶接待單

中諳部門行政部財務部

中請人收寫

未

通

過

-報珈日經理由批

未人叫務借故

通

過

出出iftJt

而由K市批

h?政都通知的相關

中碣入織摟侍

81配合部門

罐待完磔與寫報銷

行政部審核?!務:祥，投

中諳啦

行政沛行洛

接待管

理規定

1、編號填寫

公司總經辦一一JWZB

公司行政部——JWXZ

公司人資部一一JWRZ

公司財務部——JWCW

公司廣告公司一一JWGG

公司優特公司一一JWYT

公司環境工程公司一一JWHJ

公司品牌營銷顧問XX——JWPP

JWZB-080801-0001

部門代號存檔序號

填寫時間：日

填寫時間：年

填寫時間：月

此編號的意義為：總經辦2008年8月1日填表，序號為0001號。

2、“預訂酒店名稱”及“是否訂票”項，請認真填寫，如有訂票，請注明，

如果費用由客戶支付，請在“借款預算”一欄中的“住宿費”、“訂票

費”注明費用0元，如公司支付，請注明預計費用。

3'工作內容一欄中，主要安排客戶與公司人員的工作溝通，其中“餐

費”一項，上午一早餐，中午一午餐，下午一晚餐，晚上一夜宵，如不

產生費用項，請注明0元。

4、借款預算一欄，“預計費用總計”為必填項，“實際發生費用”由行

政部負責最終填報。

5、如有補充不全面的，請在備注一欄標注。

會議管理制度

會議管理規定

1、例會分公司例會與部門例會，每周舉行一次，公司例會參加人員為

部門經理及以上員工，部門例會參加人員為部門全體員工。

2、公司例會召開時間為每周一早上9點，部門例會召開時間由各部門

經理根據工作安排自行確定，但必須在每周三之前。

3、專題會漢需提前兩天中請，經部門經理與行政總監審批后召開，審

批應根據會議是否有召開的必要，以是否有利于工作與提高效率為原則，

有其他更有效方式的不得召開會議。《例會執行單》一式兩聯，公司例會

行政總監與人力資源總監各留存一聯，部門例會部門經理與行政總監各

留存一聯。

4'《專題會議執行單》一式兩聯，行政總監與申請人各留存一聯。

5、會議結束時，參會人員要在會議執行單上簽字，執行人還應在會議

決議執行部分簽字。

6、會議結束后，行政總監負責跟蹤落實各項會議決議，未能及時完成

會議決議的要提前匯報，闡明原因。行政總監對因工作延誤而給公司造

成損失的應追究當事人責任。

7、部門內例會程序參照會議流程，除需交行政總監一聯《例會執行單》

備案外，其它程序都在本部門內部完成。

8、會議紀律：

a）無故未到會者按當天曠工處理。

b）遲到1分鐘之內者，罰站5分鐘；遲到1分鐘以上者站聽。

c）會議期間未關手機，來電響鈴并影響開會者或在會議室接打者一次

罰款50元；

d）因故不能到會，但未按要求請假者一次罰款50元。

9、本制度由行政部負責解釋與修改，經董事長批準后生效，自公布之

日起實施，本制度施行后，凡其他相同的規章制度或與之相抵觸的規定

自行廢止。

印章管理規定

第一章總則

第一條本規定就XX建筑裝飾工程XX公司（以下簡稱公司）使用印章

的制發、更改、廢止、管理及使用方法做出規定。

第二條使用公司印章的有：XXXX公司所屬的設計分部以及公司所屬

的分支機構及與總部有關部門。

第三條公司印章的管理部門為總裁室。

第二章制定、改刻與廢止

第四條公司印章的制定、改刻與廢止由公司印章管理部門向總裁提

請，并寫明制作與廢止印章的名稱、種類、規格、使用X圍、管理責任者

以及理由。公司及各分支機構需更換印章時，由總部總裁室負責辦理。如

有需要增刻、更換、廢止印章時，須由印章管理部門向公司總裁提請，批

準后方可辦理，并及時辦理登記備案手續；

第五條印章丟失或損壞時，保管者和管理責任者必須及時向總裁辦

公室報告，并書面寫明理由，總部總裁室必須盡早采取防X與補救措施；

第三章種類及保管

公司的公章由總裁室頁責保管，財務（發票）專用章、法人人名章由公司

財務部專人保管，合同章、工程章由監察部專人負責保管，分公司印章由

分公司總經理指定專人負責；

第四章登記

第六條公司所有印章必須在總部總裁室注冊登記，并由總裁室分類

備案（各種印章的印記，保管部門、保管責任人轉移或交接，保管責任人

簽字等）；

第七條印章的使用要建立嚴格的使用登記制度，加蓋公司公章或涉

及公司利益需蓋公司合同章的文件應先填寫《用印申請單》見附表（一），

由印章管理者報總裁審批，用印后在印信登記簿上登記。登記內容包括印

章使用時間、使用單位、事由、發往單位、經手人，詳見附表（二）。常規

用印或需再次用印的文件，則無需填寫用印申請單，在印信登記簿上登記

后直接用印。總裁室定期對印章使用部門的印章使用登記進行檢查，對不

符合規定的使用情況及時向公司領導上報并及時予以外理。

第五章使用權限

第八條使用權限具體規定：

（一）凡涉及公司整體利益的文件用章，如涉及投資、貸款、擔保、賠款、

開辦新分支機構、工商注冊、新產品報批、資金巨大的廣告等事項的合

同、協議，必須經總裁審批后方可蓋章。

（二）財務部正常業務所需，財務文件、報表等文件用章，由財務經理

批準報總裁審核批準后，方可蓋章；

（三）公司內部發文有總經理親筆簽字的可直接蓋章；

（四）公司各部門涉外合同，必須將合同內容與印信使用申請一同報總裁

審核批準，并將審批同意有總裁簽字的合同內容原件交予印章保管人員辦

理，同時填寫對外合同協議審核單，見附表（三）；

第六章檢察及欠罰

單位申請日期

用印類別份數

文件名稱及說明

印鑒留存經理申請人

第九條總部總裁室對印章的使用和保管進行監督、檢查。對違反規

定使用印章者，給予嚴重處分，并追究其法律責任。

第十條印章應由保管責任人妥善保管，使用完畢應立即收存。如未

收存造成被盜用或丟失，給予嚴重處分，給予300元的罰款；外出使用公

司印章，應保管人陪同攜帶，如發生丟失，給予500元罰款，情節嚴重者

追究其法律責任。

附表（一）用印申請單

附表（二）XX印信使用登記簿

字號時間用印單位印信種類用印（信）事由發往單位經手人

附表（三）xx裝飾對外合同協議審查單

名稱審查內容提交文件提交人提交時間

總裁意見負責人簽字時間

文檔管理實施辦法

為加強集團公司各部門文檔的管理，全面落實公司文件的實施與貫徹，

完善文件的系統整理及存檔，特制定以下文檔實施辦法，請各部門遵守執

行：

一、文檔的簽發：

1、各部門如須有以文檔方式向各部門傳達的文件，最后定稿后，將

文件文本及電子文本交由總裁室進行編號制作。

2、將制作好的文件交至總裁秘書欠，呈送領導審閱、簽發。

3、已經審閱、簽發的文件，由行政部根據內容要求統一打印、發放

到有關職能部門、各設計分部。

4'各部門不得自行向任何部門下發任何文件。

二、文檔的接收：

1、傳閱文件：

a、各職能部門于當日傳閱完畢。

b、所有傳閱文件，如不能及時下發至設計分部，可由行政部先以傳真

方式進行傳達，

c'各設計分部所有傳閱文件最遲于每周二下班前，全部傳閱完畢。

d、如遇緊急文件，可立即派專人下發。

2、非傳閱文件：

a、各職能部門于當日下發完畢。

b、各設計分部由行政部先進行內容通知，最遲于二日內下發完畢。

c'如遇緊急文件可派專人進行下發。

3、外埠分公司文件于當日進行傳真發送。

4、文件接收責任人為各部門經理、主管、助理，如都不在的情況下，

可由部門員工代收后，負責人必須進行補簽。

三、文檔級別：

1、文件最后標注緊急、正常、限時三種級制，如須限時應標注所限時

間。

2、如須指定專人接收，文件下發前，應通知行政部。

四、文檔內容的傳達與落實：

1、各部門接到文件后，應盡快組織部門員匚傳達并在文件傳達單上簽

字。

2、如公司有重要內容通知各職能部門的，于當日傳達到部門員工，分

部于二日內傳達到個人。

3、文件傳達單應和該文件共同存檔，

五、由行政部、監察部不定期對部門文件的保管、傳達情況進行檢查，如

有缺損、丟失情況對部門負責人記過失行為一次，如有部門員工對下發文

件不清楚、不知道的，應檢查文件傳達單的簽字，未簽的對其負責人及相

關人員記過失一次。

六、文檔的保存：

1、各部門設專人管理文檔，單獨存放，設有卷標、目錄等，以備查驗。

2、總裁辦公室作為文件的保存者，要有完整文檔資料，并有目錄、卷首，

保證查閱時準確、方便，并有文件借閱記錄。

3、行政部每年1月15日前，將去年的各種文件完整裝訂成冊，將

電子版文件，制成光盤保存并設專人管理。

4、各部門于2月1日前將配所有保存的去年文檔，全部上交行政部，

由行政部將繼續執行的裝訂成冊后再次下發。

七、所有過期、失效文件，統一交回行政部后，統一審核、銷毀，任何部

門無權銷毀任何文件。

八、此辦法自頻布之日起實施。

附：文件傳達單

部門：在編人員：名負責人：文件編號：

文件標題

大致內容

簽字：

備注

采購管理制度

1、采購物品分類說明：

物品分類定義適用表單備注

一類物品有庫存的物品一般物品采物品分類以合格供應

購單商名錄與庫存物品明

二類物品沒庫存但也屬特殊物品采細帳為準，庫存物品明

于經常購買的購單細帳中有的物品為一

物品類物品，庫存物品明細

三類物品非常用物品特殊物品采帳中沒有但合格供應

購單商名錄中有的為二類

物品，合格供應商名錄

中沒有的為三類物品。

2、一類物品的采購申請由資產管理員提出，二類物品與三類物品的采

購申請由使用部門提出。采購申請至少提前一周提出，映美303T墨粉、

感光鼓、傳送帶及加熱輻的采購申請需要提前兩周提出。

3、二類物品的采購由行政總監.指定采購人與司機根據合格供應商名錄

共同采購；三類物品采購由賀霞與司機共同采購，專業性強的物品由專

業人員配合賀霞采購。

4'資產管理員對一類物品應建立庫存明細帳，財務部每月核對庫存明

細帳，保證帳實相符。

5、資產管理員分部門與公司建立領用記錄，具體分類如下：品牌公司、

廣告公司、服裝公司、工程公司、財務部、行政部、人力資源部、總經

辦。按月分別統計各部門/公司的辦公用品總支出，制作報表上報行政總

監。

6、財務部每半年確定一遍合格供應商，每樣辦公用品要指定2-3家供

應商。

?'資產管理員應保證合理庫存量，一類物品的采購以月度采購為主，

盡量減少日常采購次數。

8、五千元以上的采購申請必需由董事長審批簽字。

9'處罰規定：

a）在采購過程中發現弄虛作假者，根據情節嚴重"以罰款200元直至

開除，情節極為惡劣者依法追究刑事責任。

b）給公司造成經濟損失的另處以頓失5倍的罰款。

c）相關審核人員不認真審核，沒有及時發現問題的與弄虛作假者欠以

相同處罰。

10、本制度由行政部負責解釋與修改，經董事長批準后生效，自公布之日

起實施，本制度施行后，凡其他相同的規章制度或與之相抵觸的規定自行

廢止。

附錄（附錄1客戶接待單）

編號：申請日期：年月日

客戶信息

XX職務聯系方式

工作單位

蛻班號（火車車次/汽車車次）：出發地到達地

預計天出發時

人數到達時間

數間

業務關系

行政部，要站信息

接待負責

部門快系方式

人

接站人車型出發時間

接待牌內

預訂酒店名稱鷹帶物品

容

送站人/車

返程時間是否訂票□是□否

型

時間地點參加人員準備物品工作內容餐費

上午

第一中午

天下午

晚上

上午

工作

第二中午

內容

天下午

晚上

上午

第三中午

天下午

晚上

膳食費禮品費住宕費

預計費用總計_________王

借款預算過路費停車費訂票費

實際發生費用_________及

其它費用

備注

項目經理審批行政總監審批

總經理審批

注：1、該接待單一式三份，由填單人，行政部接待主管、財務部負責人各存一份。

2'由行政部負責通知需配合部門。

3、該單應提前一天提出申請?作為客尸接待借款及報銷鉀用的依據。如因特殊原因，該單為事

后補填，填寫費用金額以