東莞喜來登大酒店

選購部管理手冊

書目

第一章.......選購管理制度

其次章.......選購部工作流程

第三章.......選購部各崗位職責及分工

第四章.......選購部相關工作表格.

喜來登大酒店選購管理制度

為使酒店的選購工作走上制度化、規范化，合理限制成本，加強內部工作協調

和提高工作效率,特制定本選購管理制度：

一、選購管理部門

酒店設立專職選購部:隸屬酒店財務部管理，接受財務總監、成本限制、集

團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的選購工作.

二、選購部工作基本要求

1.全部選購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2.全部選購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類

至少有三家供貨商供應報價單

3.全部選購物品的品質須保持一慣穩定

4.選購部工作人員須對自己選購物品的價格和品質負責

5.選購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式

獲得酒店運用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以

書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6.全部供應商名片、報價單、合同等資料及樣品選購部須登記歸檔并妥

當保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及選購人員自購物品價

格信息選購部每天須錄入至選購部價格信息庫.

7.選購時間要求:一般物品選購時間為3天;急用物品當天必需選購

回來;印刷品、客房一次性用品、布草等運用部門須提前一個月下單選購

8.選購部禁止選購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷

9.禁止運用部門自行選購物品或私自與供應商洽談選購事宜

10.選購部負責跟進各協作廠商的貨款剛好簽批支付事宜.對到期的應付

帳款,酒店應剛好支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也

為日后的選購工作供應便利.

三、選購審批程序

1.申購單審批程序：

運用部門經理（倉庫主管）一＞資產會計復查—＞董事同意選購部詢

—＞價財務總眈稽查部f行％f

一董事會一?申購單返回選購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由選購部現金自購

的物品，選購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應

商，經董事會最終批準后方可選購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品

質進行不定期抽查.

2.單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品選購審批程

序：

選購部找尋至少三家廠商比較價格品質f評定小組確定供貨商

選購部當供貨商共同草擬合同或選購協議——＞

財務審批一行政辦審批一董事會審批蓋章或簽字

-----＞執行合同或協議

（評定小組由選購部、運用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成）

3.賒購（月結）物品選購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚干脆下單至選購部叫

貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.

各月結供應商選定方法：選購部每月每類物品均應邀請至少三家供應

商報價，選購部、運用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定

小組，通力合作，進行價格及質量的比較和探討，選定供應商。選購部及上述

相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根據市場調查的價格，與供應商確定固

定的一個月的供應價，在比確認期間內，供應商將按此固定價格供應酒店所需

的物料.

四、選購監督

選購成本的限制由財務部、選購部、運用部門及集團稽查部共同完

成,平常各部門應剛好到市場上了解價格行情，以促進酒店選購成本的限

制與監督.

五、供應商管理

1.財務部應定期（每月或每季度）牽頭,組織財務部、選購部、運用部門及

集團稽查部對供應商進行評估（酒店每類物品須有至少三家供貨商）,淘

汰部分不合格供貨商.

2.選用供應商角度接受1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應

商、2個幫助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，

大約70%的物資從他手中購買。2個幫助供應商供應大約20%的物資，

一旦主供應商出現問題能有其他供應商立刻頂替。數量不限的考察供應

商既是幫助供應商的后備力氣，也使酒店在選購極其特殊物資時無購買

死角。

3.選購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作，維護酒店形象.

選購部工作流程

一、各類物品選購工作流程

1、倉庫補倉物品的選購工作流程：

倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的選購線，在存量接近或低

于選購線時，即須要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉

庫補倉”選購申請單”，且選購申請單內必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數量；

（6）供應本次訂貨數量建議。

經何董事簽批同意后送選購部經理初審，選購部經理在選購

申請單上簽字確認，并注明到貨時間。選購部經理初審同意后，

按倉庫“選購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較，選定

相應供應商，提出選購看法，按酒店選購審批程序報批，經堇

事會批準后，選購部立刻組織實施，一般物品要求之3天內完

成。如有特殊狀況，要向主管領導匯報。

2、部門新增物品的選購工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關特地申請

報告，經董事會審批后，連同“選購申請單”一并送交選購部，選

購部經理初審同意后，按“選購申請單”內容要求，在至少三家

供貨商中比較，選定相應供應商，提出選購看法，按酒店選購審

批程序報批，經董事會批準后，選購部立刻組織實施.

3、部門更新替換舊有設備和物品的選購工作流程：

如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損

報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”

和選購申請單一并送交選購部，選購部須在選購申請單內

必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規格；

（2）最近一次訂貨單價；

（3）最近一次訂貨數量；

（4）供應本次訂貨數量建議。

選購部在至少三家供應商中比較價格品質，并按酒店選購審批

程序辦理有關審批手續，經董事會批準后，組織選購。

4、鮮活食品凍品的選購工作流程：

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的選購申請，由

各酒吧、各部門總廚或主管，依據當日經營狀況，預料明天用量，

填寫每日申購單交選購部，選購部當日下午以電話落單或其次

日干脆到市場選購。

5、燃料的選購工作流程：

選購部依據營業狀況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油選

購申購支配，填寫選購申請單，按酒店選購審批程序辦理，

并組織實施。

6、修理零配件和工程物料的選購工作流程：

工程倉日常補倉由工程部填寫“選購申請單”，且選購申請單內必

需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數量；

（6）供應木次訂貨數量建議。

大型改造工程或大型修理活動，工程部須做工程預算,并依據預算表

項目填寫選購申請單（工程預算表附在選購申請單下面），且選

購申請單內必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規格；

（2）庫存數量；

（3）最近一次訂貨單價；

（4）最近一次訂貨數量；

（5）供應本次訂貨數量建議。

以上選購申請單經何董事簽批同意后送選購部經理初審，選購

部經理初審同意后，按“選購申請單”內容要求，在至少三家供

貨商中比較，選定相應供應商，提出選購看法，按酒店選購審批

程序報批，經董事會批準后，選購部立刻組織實施.

二、選購工作流程中須規范事項：

1、全部的選購申請必需填寫一式四聯，選購申請單經部門經理核簽后，

整份共四聯交給資產會計，資產會計復核后送董事。

2、選購申請單一共四聯，在經審批批準后：第一聯作倉庫收貨用。其次

聯選購部存檔并組織選購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯

部門存檔。

3、審核選購申清單：收到選購申請單后、選購部應作出以下復查以防

錯漏。

（1）簽置核對：檢查選購申請單是否部門經理簽置，核對其是否正確。

（2）數量核對，復查存倉數量及每月消耗，確定選購申請單上的數量是

否正確。

4、邀請供應商報價。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報價單須要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊,

保證選購物品價格的合理性。酒店實行三方報價的方法進行選購工作，

即在訂貨前，必需征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應

商的物品，詳細做法是：

1、選購部依據選購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，

包括：①填寫空白報價單中所須要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、

包裝、質量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供

應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或

電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上并登記報價人的姓

名，職務等。③提出選購部的選擇看法和理由，連同報價單一起送交評定

小組審批。

2、評定小組依據選購部供應的有關報價資料，參考選購部的看法，對

幾個供應商報來的貨品價格以及質量，信譽等進行評估后，確定其中一家

信譽好、品質高、價格低的供應商，報董事會審核.四、選購