會計檔案的整理和裝訂會計基礎任務情境

瑞豐公司2014年的會計憑證、賬簿、報表需要進行整理并在年終歸檔，你作為該公司的會計人員，該怎樣對會計憑證、賬簿和報表進行裝訂和整理呢？

結會計檔案的內容一、

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業材料。它是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。（2）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿。財務會計報告，包括月度、季度、年度財務會計報告和其他財務會計報告。其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊及會計檔案銷毀清冊。（1）

（3）

（4）

會計憑證的傳遞二、會計憑證傳遞的意義1.會計憑證的傳遞是指從原始憑證的填制或取得時開始，經過填制、稽核、記賬，直到歸檔保管為止，在本單位內部有關職能部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時間和處理程序。

（1）通過會計憑證的傳遞，能夠及時、真實地反映和監督各項經濟業務的發生和完成情況，為經濟管理提供可靠的經濟信息，同時也有利于提高工作效率。（2）通過會計憑證的傳遞，便于有關部門和個人分工協作，相互牽制，加強崗位責任制，實行會計監督；同時，可以考核經辦業務的有關部門和人員是否按規定的會計手續辦理業務，從而加強經營管理上的責任制，提高經營管理水平。會計憑證傳遞的基本要求2.各單位應根據經濟業務的特點、機構設置和人員分工情況，明確會計憑證填制的聯數和傳遞程序，既要保證會計憑證經過必要的環節進行處理和審核，又要避免會計憑證在不必要的環節停留，使有關部門和人員及時了解情況、掌握資料，并按規定手續進行業務處理。會計憑證的傳遞時間，應考慮各部門和有關人員的工作內容和工作量在正常情況下完成的時間，明確規定各種憑證在各個環節上停留的最長時間，不能拖延和積壓會計憑證，以免影響會計工作的正常秩序。一切會計憑證的傳遞和處理都應在報告期內完成，不允許跨期；否則，將影響會計核算的準確性和及時性。會計憑證傳遞過程中的銜接手續，應該做到既完備嚴密，又簡便易行。憑證的收發、交接都應按一定的手續制度辦理，以保證會計憑證的安全和完整。會計憑證的傳遞程序、傳遞時間和銜接手續明確后，可制成憑證流轉圖，制定憑證傳遞程序，規定憑證傳遞的路線、環節，以及在各環節上的時間、處理內容及交接手續，使憑證傳遞有條不紊、迅速而有效地進行。會計憑證的裝訂3.根據財政部《會計基礎工作規范》第五十五條的規定，記賬憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂放置。為此，財務人員必須對會計憑證進行裝訂，其要求如下：（1）記賬憑證應當連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應填列的內容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（2）裝訂時，首先將全部憑證以左上角為準對齊，在左上角正面放一塊長寬各約9厘米的正方形牛皮紙，將牛皮紙對折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對齊；然后在憑證封面左上角上鉆兩個孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結；再將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結上，將結壓在里面（上述裝訂面積一般不超過3.5厘米）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時間及編號。裝訂過程如圖9-1所示。圖9-1會計憑證的裝訂

會計賬簿的更換與裝訂整理三、會計賬簿的更換1.一般來說，總賬、日記賬和多數明細賬應每年更換一次。這些賬簿在每年年終按規定辦理完結賬手續后，就應進行更換，啟用新的賬簿，并將余額結轉記入新賬簿。但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由于材料等財產物資的品種、規格繁多，債權債務單位也較多，如果更換新賬，重抄一遍的工作量相當大，因此可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿如固定資產卡片及各種備查賬簿，也都可以連續使用。會計賬簿的裝訂整理2.

在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿（跨年度使用的賬簿除外）按時裝訂整理立卷。（1）裝訂前，首先要按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、賬簿封底的順序裝訂。（3）裝訂后，會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。

會計報表的報送與裝訂四、會計報表的報送1.企業應定期按編制要求編制各種報表。企業會計報表應依次編制頁數