建筑公司辦公室管理制度?1.目的為加強公司辦公室管理，明確辦公秩序，提高工作效率，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部辦公室相關管理工作。3.管理原則辦公室管理遵循規范化、制度化、科學化的原則，做到高效、有序、文明。二、辦公區域管理1.辦公環境布置辦公室應保持整潔、明亮、通風良好。辦公家具、設備擺放整齊有序，不得隨意更改布局。各部門應根據工作需要，合理張貼工作職責、工作流程、規章制度等，便于工作開展和員工學習。2.衛生管理實行區域包干負責制，各部門負責本區域的日常衛生清潔工作，確保地面、桌面、門窗、文件柜等無灰塵、無雜物。公共區域（如走廊、會議室、衛生間等）由行政部門安排專人定期打掃，保持環境整潔。員工應養成良好的衛生習慣，愛護辦公環境，不得在辦公區域內亂扔垃圾、吐痰等。3.安全管理加強辦公區域的安全防范，配備必要的消防器材，并確保其性能良好、有效。員工應熟悉消防器材的使用方法。嚴禁在辦公區域內吸煙、使用明火，嚴禁私拉亂接電線、違規使用電器設備，確保用電安全。下班時，員工應關閉電腦、打印機、飲水機等電器設備，關好門窗，做好安全防范措施。三、辦公用品管理1.采購與入庫行政部門負責辦公用品的統一采購，根據各部門需求制定采購計劃，選擇質量可靠、價格合理的供應商。辦公用品到貨后，采購人員應及時組織驗收，核對數量、規格、型號等是否與采購訂單一致，確保質量合格。驗收合格后，辦理入庫手續，填寫入庫單。2.領用與發放員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人簽字批準后，到行政部門領取。行政部門根據申請表發放辦公用品，并做好發放記錄，登記領用時間、物品名稱、數量、領用人等信息。對于限量領用的辦公用品（如筆記本、中性筆等），應按照規定的數量發放，不得超領。3.庫存管理行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。發現庫存短缺或積壓時，應及時分析原因，并采取相應措施進行調整。辦公用品倉庫應保持干燥、通風良好，分類存放各類辦公用品，便于查找和管理。四、文件資料管理1.文件收發公司收到外來文件后，行政部門應及時進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、收到日期等信息，并按照文件內容和性質進行分類。對于重要文件，應及時呈送公司領導閱批，并根據領導批示進行傳閱、辦理或存檔。公司發出的文件，由起草部門負責擬稿，經部門負責人審核、公司領導簽發后，交行政部門統一編號、打印、蓋章，并按照規定的發送范圍進行發放。2.文件傳閱行政部門負責文件傳閱的組織和跟蹤工作，確保文件及時、準確地傳達到相關人員手中。傳閱文件時，應填寫文件傳閱單，注明傳閱時間、傳閱人等信息。傳閱人應在規定時間內閱畢，并簽字確認。對于緊急文件或重要文件，應優先安排傳閱，并及時催辦，確保文件辦理不延誤。3.文件存檔文件辦理完畢后，行政部門應及時將文件整理歸檔，按照文件類別、年度、保管期限等進行分類存放。歸檔文件應齊全、完整、準確，裝訂整齊，編目清晰。同時，應建立電子檔案，便于查詢和利用。嚴格遵守檔案借閱制度，借閱檔案需填寫借閱申請表，經部門負責人和行政部門負責人批準后，方可借閱。借閱人應按時歸還檔案，不得擅自轉借、復印或涂改檔案內容。五、會議管理1.會議分類公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議、項目協調會等。總經理辦公會由公司總經理主持，公司領導班子成員及相關部門負責人參加，主要研究公司重大決策、重要工作部署等事項。部門例會由各部門負責人主持，部門全體員工參加，總結本部門上周工作情況，安排本周工作任務。專題會議根據工作需要召開，針對特定問題或專項工作進行研究討論，提出解決方案。項目協調會由項目經理主持，項目相關部門和人員參加，協調解決項目實施過程中遇到的問題。2.會議組織會議主辦部門應提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容，并提前通知參會人員。會議主辦部門負責會議的籌備工作，包括準備會議資料、布置會議場地、調試會議設備等，確保會議順利進行。行政部門協助會議主辦部門做好會議的組織和服務工作，如安排會議記錄、茶水服務等。3.會議記錄與紀要會議應安排專人進行記錄，記錄內容應準確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言要點、決議事項等。會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、完成時間等，相關部門應按照會議紀要要求認真落實各項工作任務，并及時反饋工作進展情況。六、印章管理1.印章種類公司印章主要包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。2.印章保管公司公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。如因工作需要攜帶印章外出，須經公司領導批準，并辦理相關手續。3.印章使用使用印章時，應填寫印章使用申請表，注明使用事由、蓋章文件名稱、蓋章份數等信息，經相關部門負責人審核、公司領導批準后，方可蓋章。印章保管人員應嚴格按照批準的內容和范圍使用印章，對蓋章文件進行認真審核，確保印章使用的真實性、合法性和準確性。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章的，須經公司領導批準，并做好登記備案。七、車輛管理1.車輛調度行政部門負責公司車輛的統一調度和管理，根據工作需要合理安排車輛使用。員工因工作需要用車時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人批準后，交行政部門調度安排。行政部門根據用車申請情況，優先保障公司領導公務用車和緊急工作用車需求，合理安排其他員工用車。對于多人同時申請用車且行程相近的，可協調拼車出行。2.車輛使用駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，文明行車，確保車輛安全。出車前，應對車輛進行認真檢查，確保車輛性能良好。駕駛員應按照指定的時間、地點和任務出車，不得擅自改變行車路線或延誤出車時間。如因特殊情況需要變更行車路線或時間，應及時向行政部門報告。乘車人員應遵守乘車規定，愛護車內設施，保持車內整潔。不得在車內吸煙、亂扔垃圾等，不得干擾駕駛員正常駕駛。3.車輛維護與保養行政部門負責制定車輛維護保養計劃，定期安排車輛進行維護保養，確保車輛性能良好。駕駛員應定期對車輛進行日常檢查和保養，如發現車輛故障或異常情況，應及時報告行政部門，并送指定的維修廠進行維修。車輛維修費用由行政部門統一審核報銷，嚴格控制維修成本，確保維修質量。八、通訊管理1.固定電話管理公司固定電話由行政部門統一管理，根據工作需要分配給各部門使用。各部門應妥善使用固定電話，不得隨意轉接或撥打與工作無關的電話。員工應在鈴響三聲內接聽電話，使用文明用語，準確記錄來電信息，并及時傳達給相關人員。對于重要電話，應做好記錄并及時匯報。因工作需要撥打長途電話時，應提前填寫長途電話申請表，經部門負責人批準后，方可撥打。長途電話費用由行政部門統一審核報銷。2.移動通訊管理公司鼓勵員工使用移動通訊工具開展工作，但應遵守公司相關規定和保密制度。員工應妥善保管個人移動通訊設備，確保信息安全。員工因工作需要使用移動通訊設備產生的費用，按照公司相關規定進行報銷。嚴禁員工在工作時間內使用移動通訊設備從事與工作無關的活動，如玩游戲、看視頻、聊天等，以免影響工作效率。九、考勤管理1.考勤制度公司實行每日考勤制度，員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。正常工作時間為[具體工作時間]，員工應提前[X]分鐘到崗，做好工作準備。下班時，應在完成工作任務后，方可離開公司。因工作需要加班的，員工應填寫加班申請表，經部門負責人批準后，報行政部門備案。加班時間應合理安排，避免過度勞累。2.考勤記錄與統計行政部門負責公司員工的考勤記錄工作，采用打卡或簽到等方式進行考勤。員工應如實打卡或簽到，不得代簽或弄虛作假。行政部門應每月對員工考勤情況進行統計匯總，填寫考勤報表，經部門負責人審核后，報公司領導審批。3.遲到、早退、曠工處理員工遲到或早退[X]分鐘以內的，每次扣除績效分[X]分；遲到或早退超過[X]分鐘的，按曠工半天處理，扣除當日工資的[X]%，并扣除績效分[X]分。曠工半天的，扣除當日工資的[X]%，并扣除績效分[X]分；曠工一天的，扣除當日工資的[X]%，并扣除績效分[X]分；連續曠工超過[X]天或累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。十、保密管理1.保密范圍公司商業秘密包括但不限于公司經營戰略、技術秘密、財務信息、客戶資料、招投標文件等。員工在工作中知悉的公司內部文件、會議紀要、工作方案等信息，未經公司同意，不得對外泄露。2.保密措施公司與員工簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，要求員工嚴格遵守保密制度。加強對辦公區域的安全防范，限制無關人員進入，對涉及公司秘密的文件、資料等進行加密存儲和傳輸。員工應妥善保管公司機密文件和資料，不得擅自復印、摘抄、轉借他人。如因工作需要使用機密文件，應經公司領導批準，并在規定的范圍內使用，用完后及時歸還。3.泄密處理如發