綠洲公司建設工程檔案管理制度?1.目的為加強綠洲公司建設工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、維護、改造以及公司決策提供依據，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于綠洲公司所有建設工程項目，包括新建、改建、擴建及技術改造等項目的檔案管理。3.定義建設工程檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它反映了工程建設全過程的真實情況。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司建設工程檔案管理制度，并監督執行。指導、協調各工程項目部的檔案管理工作，對工程檔案管理工作進行定期檢查和考核。集中統一管理公司建設工程檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。參與工程建設項目的竣工驗收，對工程檔案的完整性、準確性進行審查。2.工程項目部職責負責本項目工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料真實、準確、完整、及時。配備專（兼）職檔案管理人員，負責本項目檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業務指導和監督。在工程建設過程中，按照檔案管理要求，做好各類文件材料的形成、積累和保管工作，做到工程進度與檔案整理同步。配合公司檔案管理部門做好工程檔案的移交、驗收等工作。三、檔案的形成與收集1.文件材料的形成工程項目建設過程中，各部門和崗位應按照職責分工，及時形成各自工作中產生的文件材料，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等。文件材料的形成應符合國家有關法律法規、行業標準和公司的相關規定，內容應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備。2.文件材料的收集范圍項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證等。設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更通知、圖紙會審記錄等。施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程定位測量記錄、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量事故處理記錄等。監理文件：監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理通知單、工程質量評估報告等。竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質量保修書、竣工圖等。其他文件：工程招投標文件、合同協議、工程聲像資料、電子文件等。3.文件材料的收集要求各部門和崗位應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料無遺漏、無丟失。對形成的文件材料應及時進行收集，不得積壓或拖延。屬于歸檔范圍的電子文件，應同時收集其紙質版本或進行備份存儲。收集的文件材料應保持其原始狀態，不得擅自修改、涂抹、偽造或損毀。四、檔案的整理與立卷1.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。分類科學、組卷合理、排列有序、編號規范、裝訂整齊。2.整理方法分類：按照工程項目的不同階段和文件材料的性質，分為項目前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件等大類，每大類再根據具體內容進行細分。組卷：同一類別的文件材料按照其形成時間順序、重要程度等因素進行組卷，卷內文件應排列有序。編號：對每卷檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用"項目名稱分類代碼卷號"。裝訂：卷內文件應左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.立卷要求卷內文件應齊全完整，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復等放在一起。不同載體的文件材料應分別整理立卷，如紙質文件、電子文件、聲像文件等。電子文件應與紙質文件相對應，并注明存儲位置和文件名。立卷過程中應編寫卷內文件目錄，目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內容，字跡應清晰、工整。五、檔案的歸檔1.歸檔時間工程項目各階段文件材料應在形成后及時歸檔，一般應在工程竣工驗收前完成全部檔案的歸檔工作。對于分階段驗收的工程項目，應在各階段驗收前將該階段形成的文件材料歸檔。2.歸檔程序工程項目部的專（兼）職檔案管理人員對整理好的檔案進行自檢，自檢合格后填寫《建設工程檔案歸檔申請表》，連同檔案一并報送公司檔案管理部門。公司檔案管理部門對報送的檔案進行審核，審核內容包括檔案的完整性、準確性、系統性、整理質量等。對審核不合格的檔案，退回工程項目部重新整理。審核合格的檔案，由公司檔案管理部門辦理歸檔手續，將檔案存入檔案庫房，并建立檔案管理臺賬。3.歸檔份數一般情況下，歸檔檔案應為一式兩份，一份由公司檔案管理部門保管，一份由工程項目部保管以備查閱。對于重要工程項目或有特殊要求的項目，可根據實際情況增加歸檔份數。六、檔案的保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如溫濕度調節設備、消防設備、防蟲藥品、檔案裝具等。2.保管要求檔案應分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失。檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.檔案密級管理根據檔案內容的機密程度，將檔案劃分為不同的密級，如絕密、機密、秘密等。對密級檔案應嚴格按照保密規定進行管理，限制查閱范圍，采取必要的保密措施，防止泄密事件發生。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內容。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和現實利用情況，確定檔案的存毀。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、工程項目部負責人、相關專業技術人員等組成。檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。3.鑒定內容審查檔案的完整性、準確性、系統性，判斷檔案是否仍具有保存價值。分析檔案的現實利用情況，評估檔案對公司生產經營、工程建設、維護管理等方面的作用。考慮檔案的時效性、保密性等因素，確定檔案的存毀。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《建設工程檔案銷毀申請表》。《建設工程檔案銷毀申請表》經公司主管領導批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監銷人員應在《建設工程檔案銷毀清冊》上簽字確認。對已銷毀的檔案，應在檔案管理臺賬和檢索工具中予以注明。八、檔案的利用1.利用原則遵循方便利用、確保安全的原則，為公司內部各部門和人員提供及時、準確的檔案信息服務。嚴格遵守檔案利用的相關規定，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案機密。2.利用方式查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《建設工程檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規定提供檔案，并做好查閱記錄。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《建設工程檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經公司主管領導批準后，方可借閱。借閱人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還的，應辦理續借手續。檔案管理人員應對借閱檔案進行跟蹤管理，確保檔案安全。復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。復制件應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。3.利用記錄檔案管理部門應建立檔案利用臺賬，詳細記錄檔案的查閱、借閱、復制等情況，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內容、歸還時間等。檔案利用記錄應妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以備查詢和統計分析。九、監督與考核1.監督檢查公司檔案管理部門應定期對各工程項目部的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執行情況、文件材料收集整理情況、檔案歸檔情況、檔案保管情況等。對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求工程項目部限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。2.考核評價建立檔案管理工作考核評價機制，對各工程項目部的檔案管理工作進行年度考核評價。考核評價內容包括檔案管理工作目標