文件保密管理制度10574?1.目的為加強公司文件保密管理，確保公司文件信息的安全，防止公司機密文件泄露，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類文件資料，包括但不限于紙質文件、電子文件、存儲介質等。3.定義機密文件：指關系公司安全和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的文件。秘密文件：指涉及公司重要事項，不宜公開，在一定時間和范圍內需保密的文件。內部文件：指供公司內部使用，不對外公開，但不屬于機密或秘密的文件。二、保密職責1.公司管理層負責確定公司文件保密工作的方針、政策和策略。審批公司重要機密文件的密級劃分和保密期限。監督、檢查公司文件保密管理制度的執行情況。2.保密管理部門負責制定和完善公司文件保密管理制度，并組織實施。定期對公司員工進行保密教育和培訓，提高員工的保密意識。負責公司機密文件的標識、登記、保管、借閱、銷毀等工作。對違反文件保密制度的行為進行調查和處理。3.各部門負責人負責本部門文件保密工作的管理，確保本部門員工遵守公司文件保密制度。對本部門涉及的機密文件進行審核和批準，明確文件的密級和保密期限。定期檢查本部門文件的保密情況，發現問題及時整改。4.文件承辦人員嚴格遵守公司文件保密制度，妥善保管所承辦的文件，不得擅自復制、傳播或泄露文件內容。在文件處理完畢后，及時將文件交回保密管理部門或按規定歸檔。對文件的密級、保密期限等信息嚴格保密，不得隨意更改。三、文件的分類與密級劃分1.文件分類行政文件：包括公司的規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。業務文件：涉及公司業務活動的各類文件，如合同、協議、業務報表、技術資料等。財務文件：公司的財務報表、賬目、審計報告等。人事文件：員工檔案、薪資資料、績效考核記錄等。2.密級劃分絕密級：指公司最重要的機密文件，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴重的損害。如公司核心技術資料、重大商業機密等。機密級：指關系公司重要利益，泄露后會使公司的安全和利益遭受嚴重損害的文件。如重要業務數據、客戶信息等。秘密級：指涉及公司一般利益，泄露后會使公司的安全和利益遭受一定損害的文件。如內部工作流程、一般性業務資料等。內部文件：不涉及公司機密信息，供公司內部交流使用的文件。四、文件的制作與標識1.文件制作擬制文件時，應根據文件內容確定密級，并在文件首頁標注密級標識。涉及多個部門的文件，由主辦部門負責確定密級，并征求其他相關部門意見。嚴禁將機密文件與普通文件混編、混印。2.文件標識絕密級文件：在文件首頁左上角標注"絕密★[保密期限]"字樣，保密期限按照國家有關規定執行，一般不超過三十年。機密級文件：在文件首頁左上角標注"機密★[保密期限]"字樣，保密期限一般不超過二十年。秘密級文件：在文件首頁左上角標注"秘密★[保密期限]"字樣，保密期限一般不超過十年。內部文件：在文件首頁左上角標注"內部資料，注意保存"字樣。五、文件的登記與保管1.文件登記保密管理部門應建立文件登記臺賬，對公司所有文件進行詳細登記，記錄文件的名稱、文號、密級、來源、去向、發放范圍、保管期限等信息。各部門應指定專人負責本部門文件的登記工作，定期將文件登記情況報送保密管理部門。2.文件保管紙質文件：機密文件應存放在專門的保險柜或保密文件柜中，并指定專人負責保管。秘密文件和內部文件應存放在有鎖的文件柜中，由部門負責人或指定人員保管。文件保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。電子文件：機密電子文件應存儲在加密的存儲介質中，并設置訪問密碼。秘密電子文件和內部電子文件應存儲在安全的服務器或存儲設備中，進行權限管理，限制訪問人員范圍。定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。存儲介質：存儲有機密文件的存儲介質應標明密級和編號，并采取加密、物理隔離等保護措施。對廢棄的存儲介質，應進行格式化或銷毀處理，確保其中的數據無法恢復。六、文件的借閱與使用1.借閱申請因工作需要借閱機密文件的，需填寫《機密文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、密級、借閱用途、借閱期限等信息，并經部門負責人審核、保密管理部門批準。借閱秘密文件的，需填寫《秘密文件借閱申請表》，經部門負責人批準后，報保密管理部門備案。借閱內部文件的，由部門負責人批準后即可借閱。2.借閱審批保密管理部門對借閱申請進行審核，根據文件的密級和借閱用途確定是否批準借閱。對于涉及重要機密的文件，應嚴格控制借閱范圍和審批流程。審批通過后，借閱人應在保密管理部門登記借閱文件的相關信息，并簽字確認。3.借閱期限機密文件的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。秘密文件的借閱期限一般不超過[X]個工作日。內部文件的借閱期限由部門負責人根據實際情況確定，但最長不超過[X]個工作日。4.文件使用借閱人應妥善保管所借閱的文件，不得擅自復制、轉借、涂改、銷毀文件內容。在借閱期限內，借閱人應將文件存放在安全的地方，不得攜帶文件到公共場所或無關人員處。借閱人使用完文件后，應及時歸還保密管理部門，并在借閱登記表上簽字確認。如發現文件丟失或損壞，應立即報告保密管理部門，并采取相應的補救措施。七、文件的傳遞與交換1.傳遞方式機密文件應通過專人送達或機要通信等方式傳遞，確保文件在傳遞過程中的安全。秘密文件和內部文件可通過公司內部網絡、電子郵件等方式傳遞，但應采取加密措施，防止文件泄露。2.傳遞要求文件傳遞人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將文件交予無關人員。在傳遞機密文件時，傳遞人員應將文件裝入密封的信封或文件袋，并在封口處加蓋密封章。通過電子郵件傳遞文件時，應使用加密軟件對文件進行加密，并在郵件主題和正文中注明文件的密級。八、文件的復印與打印1.復印與打印申請因工作需要復印或打印機密文件的，需填寫《機密文件復印/打印申請表》，注明復印/打印文件的名稱、文號、密級、復印/打印份數、用途等信息，并經部門負責人審核、保密管理部門批準。復印或打印秘密文件的，需填寫《秘密文件復印/打印申請表》，經部門負責人批準后，報保密管理部門備案。復印或打印內部文件的，由部門負責人批準后即可進行。2.復印與打印審批保密管理部門對復印/打印申請進行審核，根據文件的密級和復印/打印用途確定是否批準。對于涉及重要機密的文件，應嚴格控制復印/打印份數和范圍。審批通過后，申請人應在保密管理部門登記復印/打印文件的相關信息，并簽字確認。3.復印與打印要求復印或打印機密文件應在保密管理部門指定的地點進行，由專人負責操作。復印或打印完成后，操作人員應將文件交回申請人，并對剩余的復印件或打印件進行銷毀處理。嚴禁將機密文件在公司外部的復印店或打印店進行復印或打印。九、文件的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價值的文件。因工作失誤或其他原因形成的多余、重復、錯誤的文件。涉及公司機密信息，需進行銷毀處理的文件。2.銷毀申請各部門如需銷毀文件，應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、密級、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人審核、保密管理部門批準。3.銷毀方式紙質文件：一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應在保密管理部門指定的地點進行，并由專人負責監督。電子文件：對存儲在存儲介質中的電子文件，應進行格式化或刪除處理，并確保數據無法恢復。對于廢棄的存儲介質，應進行物理銷毀。4.銷毀記錄保密管理部門應對文件銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、文號、密級、數量、銷毀方式、監督人員等信息。銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。十、保密監督與檢查1.監督檢查部門公司保密管理部門負責定期對公司各部門的文件保密工作進行監督檢查，各部門負責人應配合保密管理部門的工作，確保本部門文件保密制度的有效執行。2.監督檢查內容文件保密制度的執行情況，包括文件的制作、標識、登記、保管、借閱、使用、傳遞、復印、打印、銷毀等環節。員工的保密意識和保密行為，是否存在違規泄露公司文件信息的情況。文件保密設施的配備和使用情況，如保險柜、保密文件柜、加密存儲介質等。3.檢查方式定期檢查：保密管理部門每年至少組織一次全面的文件保密工作檢查，對各部門的文件保密情況進行詳細檢查和評估。不定期抽查：保密管理部門不定期對各部門的文件保密工作進行抽查，發現問題及時提出整改意見。專項檢查：針對特定時期或特定事項，如公司重大項目實施期間、涉及重要機密文件的處理過程等，開展專項文件保密檢查。4.整改措施對于檢查中發現的問題，保密管理部門應及時向責任部門發出《文件保密整改通知書》，要求責任部門限期整改。責任部門應針對問題制定詳細的整改措施，并將整改情況及時反饋給保密管理部門。保密管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。十一、違規處理1.對于違反本文件保密管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對于泄露公司機密文件，給公司