文件管理制度?（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范性、準確性和有效性，提高工作效率，實現文件資源的有效利用和共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件的管理，包括但不限于紙質文件、電子文件、郵件等。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂和完善公司文件管理制度，并監督執行。負責公司文件的統一歸口管理，包括文件的編號、登記、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。定期對公司文件管理情況進行檢查和評估，提出改進建議和措施。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、批準、發放、使用、保管等工作，并指定專人負責文件管理。配合行政部做好公司文件的歸檔和整理工作，確保本部門文件的完整性和準確性。嚴格按照公司文件管理制度的要求，規范本部門文件的使用和流轉，不得擅自修改、復制、傳播公司文件。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、通知、通報、報告等。2.業務文件：與公司業務相關的各類文件，如合同協議、技術文檔、市場調研報告、項目方案等。3.財務文件：財務報表、預算報告、審計報告、費用報銷單等。4.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。（二）文件編號1.編號規則文件編號由"部門代碼+年份+順序號"組成。部門代碼：根據公司組織架構，為每個部門設定兩位代碼，如行政部為"01"，財務部為"02"等。年份：文件形成年份的后兩位數字，如2023年形成的文件編號中的年份部分為"23"。順序號：按照文件形成的先后順序，從"001"開始依次編號。2.示例行政部2023年第5號文件編號為：0123005業務部2023年第12號文件編號為：0223012三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應遵循公司的方針政策和相關法律法規，內容準確、完整、清晰，語言規范、簡潔。2.起草部門應明確文件的主題、目的、范圍、主要內容和要求，并確保文件與公司其他相關文件協調一致。3.對于重要文件或涉及多個部門的文件，起草部門應組織相關人員進行討論和研究，充分征求意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應對文件的內容、格式、邏輯等進行全面審核，確保文件符合公司要求和部門實際情況。2.對于涉及重要事項、重大決策、財務收支等文件，還應提交公司分管領導或總經理進行審批。審批通過后方可發布。3.文件審核人應在文件審核意見欄中簽署明確的審核意見，如同意發布、修改后發布、不同意發布等，并注明審核日期和審核人姓名。四、文件發布與發放（一）文件發布1.經審核批準的文件，由行政部統一編號，并在公司內部辦公系統或指定的文件發布平臺上發布。2.文件發布時應注明文件的名稱、編號、發布日期、生效日期、發布部門等信息，確保員工能夠及時、準確地獲取文件。3.對于需要紙質版發布的文件，行政部應根據文件的發放范圍進行打印，并加蓋公司公章或文件專用章。（二）文件發放1.行政部根據文件的發放范圍，將紙質版文件發放至各部門指定的文件接收人，并做好發放登記。2.文件接收人應在收到文件后及時簽字確認，并妥善保管。如有疑問或異議，應及時與行政部溝通。3.對于電子文件，行政部應通過公司內部辦公系統或其他指定方式發送至相關部門或人員，并提醒接收人及時查收和下載。五、文件使用與保管（一）文件使用1.員工應嚴格按照文件的規定和要求使用文件，不得擅自修改、刪除、復制、傳播公司文件。2.在文件使用過程中，如發現文件存在錯誤或需要補充完善的地方，應及時反饋給文件起草部門或行政部，以便進行修訂。3.涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度的要求進行保管和使用，未經批準不得泄露給任何第三方。（二）文件保管1.各部門應指定專人負責本部門文件的保管工作，確保文件的安全、完整和有序存放。2.文件應分類存放，建立文件目錄或索引，便于查找和使用。對于重要文件或經常使用的文件，應設置專門的文件柜或文件夾進行保管。3.電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。同時，應設置相應的訪問權限，確保文件的安全性。4.文件保管期限應根據文件的性質和重要程度確定，一般分為長期、中期和短期。保管期限屆滿后，經行政部審核批準后可進行銷毀。六、文件借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱公司文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門負責人簽字審批。2.行政部根據審批意見，對符合借閱條件的文件進行登記，并將文件借給借閱人。借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件。3.對于重要文件或涉及公司機密的文件，借閱人應在借閱前簽訂《文件保密協議》，承諾妥善保管文件，不得泄露給任何第三方。（二）文件歸還1.借閱人應在借閱期限屆滿后及時歸還文件，如需延長借閱期限，應提前向行政部提出申請，并經批準后方可延長。2.行政部在收到歸還的文件后，應認真檢查文件的完整性和準確性，如發現文件有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并要求借閱人進行賠償。3.借閱人歸還文件時，應在《文件借閱登記表》上簽字確認，行政部應將文件歸還原位，并做好相應的記錄。七、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業務的發展和內外部環境的變化，文件可能需要進行修訂。文件起草部門或相關部門應定期對文件進行評估，如發現文件存在不適用或需要完善的地方，應及時提出修訂建議。2.文件修訂申請應填寫《文件修訂申請表》，注明修訂文件的名稱、編號、修訂原因、修訂內容等信息，并提交部門負責人審核。3.經審核批準的文件修訂申請，由行政部負責組織修訂工作。修訂后的文件應按照本制度的要求進行審核、發布和發放。（二）文件廢止1.對于已不再適用或失去效力的文件，文件起草部門或相關部門應及時提出廢止申請，并填寫《文件廢止申請表》，注明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息。2.經審核批準的文件廢止申請，由行政部在公司內部辦公系統或指定的文件發布平臺上發布廢止通知，并將廢止文件從公司文件管理系統中刪除。3.廢止后的文件應按照公司檔案管理的要求進行妥善保管，以備查閱。八、文件保密與安全（一）文件保密1.公司員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進行保密，不得泄露給任何第三方。2.對于機密文件，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保文件的安全性。3.在文件傳遞過程中，應采取加密傳輸、專人送達等方式，防止文件在傳輸過程中被泄露。（二）文件安全1.行政部應加強對公司文件存儲設備和服務器的管理，定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行和數據的安全。2.對于紙質文件，應存放在安全可靠的地方，防止文件被盜、丟失或損壞。3.在文件處理過程中，如涉及文件銷毀，應按照公司規定的程序進行操作，確保文件銷毀徹底，防止文件信息泄露。九、監督與考核（一）監督檢查1.行政部定期對公司文件管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的起草、審核、發布、使用、保管、借閱、修訂、廢止等環節。2.各部門應積極配合行政部的監督檢查工作，如實提供相關文件和資料，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核與獎懲1.公司將文件管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2