人事檔案借用制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司人事檔案的借用管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借閱公司人事檔案的外部單位或個(gè)人。3.基本原則人事檔案的借用應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、限時(shí)歸還、確保安全的原則。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自借用人事檔案。

二、檔案借用審批流程1.內(nèi)部借用審批公司內(nèi)部各部門因工作需要借用人事檔案，需填寫(xiě)《人事檔案借用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱"申請(qǐng)表"），詳細(xì)說(shuō)明借用檔案的用途、借閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部。人力資源部對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借用理由是否充分、借閱期限是否合理等。審核通過(guò)后，由人力資源部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.員工個(gè)人借用審批員工本人因辦理與個(gè)人權(quán)益相關(guān)的事項(xiàng)（如辦理社保、公積金、職稱評(píng)定等）需要借用人事檔案，需填寫(xiě)申請(qǐng)表，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部。人力資源部審核員工借用申請(qǐng)及證明材料，如情況屬實(shí)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，可為員工辦理檔案借用手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人借用審批外部單位或個(gè)人因工作需要借用公司人事檔案，必須出具正式的公函，說(shuō)明借用檔案的用途、借閱期限等，并加蓋單位公章。將公函及申請(qǐng)表提交至公司人力資源部。人力資源部對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必要時(shí)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過(guò)后，由人力資源部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并與借用單位或個(gè)人簽訂《人事檔案借用協(xié)議》（以下簡(jiǎn)稱"協(xié)議"）。

三、檔案借用期限1.內(nèi)部借用期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，需提前向人力資源部提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.員工個(gè)人借用期限根據(jù)實(shí)際辦理事項(xiàng)所需時(shí)間確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借用期限屆滿，員工應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.外部單位或個(gè)人借用期限按照協(xié)議約定執(zhí)行，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司人力資源部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理延期手續(xù)。

四、檔案借用登記與歸還1.借用登記無(wú)論是內(nèi)部借用、員工個(gè)人借用還是外部單位或個(gè)人借用，在辦理檔案借用手續(xù)時(shí)，人力資源部均需對(duì)借用檔案的名稱、數(shù)量、借用時(shí)間、借用期限、借用人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《人事檔案借用登記簿》。借用人需在登記簿上簽字確認(rèn)，確保檔案交接信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.歸還要求借用期限屆滿，借用人應(yīng)按時(shí)將借用的人事檔案歸還至人力資源部。歸還時(shí)，人力資源部應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等問(wèn)題，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)協(xié)助人力資源部進(jìn)行查找或修復(fù)。如因借用人故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案損壞、丟失，借用人應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定予以賠償。借用人歸還檔案后，人力資源部應(yīng)在《人事檔案借用登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并由借用人再次簽字確認(rèn)。

五、檔案借用期間的管理1.借用人責(zé)任借用人在借用檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換、損壞檔案材料。嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。如因借用人原因?qū)е聶n案信息泄露，借用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。借用檔案只能用于申請(qǐng)時(shí)注明的用途，不得挪作他用。2.人力資源部跟蹤人力資源部應(yīng)定期對(duì)借用檔案的情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解借用人對(duì)檔案的使用情況，確保檔案借用符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)借用人有違反檔案借用制度的行為，人力資源部應(yīng)及時(shí)制止，并要求借用人立即改正。情節(jié)嚴(yán)重的，可收回借用的檔案，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.特殊情況處理在檔案借用期間，如遇特殊情況需要查閱檔案中的部分內(nèi)容，借用人應(yīng)向人力資源部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由人力資源部指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄。如需復(fù)印檔案材料，借用人應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由人力資源部指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印，并對(duì)復(fù)印材料進(jìn)行登記備案。

六、檔案借用的監(jiān)督與檢查1.公司人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案借用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案借用登記、歸還情況以及檔案保管情況進(jìn)行抽查。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定借用檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.人力資源部應(yīng)定期對(duì)檔案借用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行完善和改進(jìn)，確保人事檔案借用管理工作規(guī)范、有序。

七、附則1.本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。

附件：1.《人事檔案借用申請(qǐng)表》2.《人事檔案借用登記簿》3.《人事檔案復(fù)印申請(qǐng)表》4.《人事檔案借用協(xié)議》

附件1：人事檔案借用申請(qǐng)表

申請(qǐng)日期：[具體日期]

|申請(qǐng)人|[申請(qǐng)人姓名]|所在部門|[部門名稱]|||||||聯(lián)系電話|[手機(jī)號(hào)碼]|電子郵箱|[郵箱地址]||借用檔案用途|[詳細(xì)說(shuō)明借用檔案的用途]||借用檔案名稱及數(shù)量|[列出所需借用的檔案名稱及數(shù)量]||借用期限|自[開(kāi)始日期]至[結(jié)束日期]，共[X]個(gè)工作日||部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)|<簽字>[部門負(fù)責(zé)人姓名]<br>[簽字日期]||人力資源部審核意見(jiàn)|<簽字>[審核人姓名]<br>[簽字日期]|

附件2：人事檔案借用登記簿

|序號(hào)|借用日期|借用人|所在部門/單位|借用檔案名稱及數(shù)量|借用期限|歸還日期|歸還情況|備注||||||||||||1|[具體日期]|[借用人姓名]|[部門名稱/單位名稱]|[檔案名稱及數(shù)量]|自[開(kāi)始日期]至[結(jié)束日期]|[歸還日期]|[是否完整歸還，有無(wú)損壞等情況說(shuō)明]|[如有特殊情況在此注明]||2|[具體日期]|[借用人姓名]|[部門名稱/單位名稱]|[檔案名稱及數(shù)量]|自[開(kāi)始日期]至[結(jié)束日期]|[歸還日期]|[是否完整歸還，有無(wú)損壞等情況說(shuō)明]|[如有特殊情況在此注明]||...|...|...|...|...|...|...|...|...|

附件3：人事檔案復(fù)印申請(qǐng)表

申請(qǐng)日期：[具體日期]

|申請(qǐng)人|[申請(qǐng)人姓名]|所在部門|[部門名稱]|||||||聯(lián)系電話|[手機(jī)號(hào)碼]|電子郵箱|[郵箱地址]||復(fù)印檔案用途|[詳細(xì)說(shuō)明復(fù)印檔案的用途]||復(fù)印檔案內(nèi)容|[列出需要復(fù)印的具體檔案內(nèi)容]||人力資源部意見(jiàn)|<簽字>[審核人姓名]<br>[簽字日期]|

附件4：人事檔案借用協(xié)議

甲方（出借方）：[公司名稱]

法定代表人：[法人姓名]

地址：[公司地址]

聯(lián)系方式：[聯(lián)系電話]

乙方（借用方）：[借用單位/個(gè)人名稱]

法定代表人/負(fù)責(zé)人：[法人/負(fù)責(zé)人姓名]

地址：[單位地址]

聯(lián)系方式：[聯(lián)系電話]

鑒于乙方因工作需要，需借用甲方的人事檔案，經(jīng)雙方友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：

一、借用檔案內(nèi)容乙方借用甲方的人事檔案，檔案名稱為[檔案具體名稱]，數(shù)量為[X]份。

二、借用期限乙方借用檔案的期限自[開(kāi)始日期]至[結(jié)束日期]，共計(jì)[X]個(gè)工作日。如乙方需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向甲方提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)甲方批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。

三、借用用途乙方借用檔案僅用于[詳細(xì)說(shuō)明借用檔案的用途]，不得挪作他用。

四、雙方權(quán)利與義務(wù)

（一）甲方權(quán)利與義務(wù)1.甲方有權(quán)對(duì)乙方借用檔案的用途、期限等進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.甲方應(yīng)按照乙方申請(qǐng)，及時(shí)提供所需的人事檔案，并確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.在借用期限內(nèi)，甲方有權(quán)要求乙方妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（二）乙方權(quán)利與義務(wù)1.乙方有權(quán)按照協(xié)議約定借用甲方的人事檔案。2.乙方應(yīng)在借用期限屆滿后按時(shí)將借用的檔案歸還甲方，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.乙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)借用檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。如因乙方原因?qū)е聶n案信息泄露，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.乙方在借用檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)告知甲方，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

五、保密條款雙方應(yīng)對(duì)在協(xié)議履行過(guò)程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、檔案內(nèi)容等予以保密，未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，不得向任何第三方披露。本條款的保密期限為自本協(xié)議生效之日起[X]年。

六、違約責(zé)任1.若乙方未按照協(xié)議約定的期限歸還檔案，每逾期一日，應(yīng)按照[X]元/日的標(biāo)準(zhǔn)向甲方支付違約金。逾期超過(guò)[X]個(gè)工作日的，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方立即歸還檔案，同時(shí)乙方應(yīng)按照檔案價(jià)值的[X%]向甲方支付賠償金。2.若乙方違反協(xié)議約定的用途使用檔案或擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換、損壞檔案材料，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，收回借用的檔案，并要求乙方按照檔案價(jià)值的[X%]向甲方支付賠償金。如因乙方行為給甲方或第三方造成損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。3.若甲方未按照協(xié)議約定及時(shí)提供檔案或違反保密義務(wù)，給乙方造成損失的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

七、爭(zhēng)議解決本協(xié)議在履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。

八、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（或