人事檔案管理辦法?一、總則1.目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.基本原則人事檔案管理應遵循真實、完整、及時、保密的原則，確保檔案信息的準確性和安全性。

二、管理職責1.人力資源部門職責負責人事檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉遞等工作。制定和完善人事檔案管理制度，并監督執行。對人事檔案管理人員進行培訓和指導。2.檔案管理人員職責嚴格遵守檔案管理規定，認真做好檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。妥善保管人事檔案，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規定的程序和要求，及時為有關部門和人員提供檔案查閱服務。負責辦理人事檔案的轉遞手續，確保檔案轉遞的準確和及時。

三、檔案內容1.員工基本信息個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、專業技術資格證書復印件、職業資格證書復印件等。就業報到證、勞動合同、解除勞動合同證明等。2.教育培訓記錄參加的各類培訓、學習情況，包括培訓時間、培訓內容、培訓證書等。學歷教育情況，包括入學時間、畢業時間、學校名稱、專業等。3.工作經歷工作經歷，包括工作單位、工作崗位、工作時間、工作職責等。考核評價材料，包括年度考核、績效考核、獎懲情況等。4.薪酬福利信息工資發放記錄、獎金分配記錄、社會保險繳納記錄等。福利待遇情況，包括住房公積金、帶薪年假、病假等。5.職業發展記錄職業發展規劃、職業培訓計劃等。晉升、調動、降職等人事變動記錄。6.其他材料員工的重要業績材料、榮譽證書、獲獎證明等。員工的體檢報告、病歷等健康資料。

四、檔案建立與收集1.檔案建立新員工入職時，人力資源部門應及時為其建立人事檔案。檔案管理人員應按照檔案內容要求，收集員工的相關資料，并進行整理和歸檔。2.檔案收集檔案管理人員應定期收集員工的各類資料，確保檔案內容的及時更新。各部門應積極配合檔案管理人員的工作，及時將員工的相關材料移交至人力資源部門。員工本人應主動向人力資源部門提交個人相關資料，如學歷證書、資格證書等。

五、檔案整理與分類1.檔案整理檔案管理人員應對收集到的檔案資料進行整理，去除重復、無效的材料，并按照檔案內容的類別進行分類。2.檔案分類人事檔案分為以下幾類：員工基本信息類。教育培訓記錄類。工作經歷類。薪酬福利信息類。職業發展記錄類。其他材料類。

六、檔案編號與裝訂1.檔案編號檔案管理人員應對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號規則如下：編號由年份、部門代碼、員工序號組成。年份為檔案建立的年份，取后兩位數字。部門代碼由三位數字組成，按照公司部門代碼表確定。員工序號由四位數字組成，從0001開始依次編號。例如，2023年人力資源部新入職員工的檔案編號為230010001。2.檔案裝訂檔案管理人員應將整理好的檔案資料按照編號順序進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意以下事項：資料應按照檔案分類順序排列，同一類別的資料應放在一起。資料應使用A4紙張，并統一采用左側裝訂的方式。裝訂應牢固，不得有散頁、掉頁等現象。

七、檔案保管1.保管要求人事檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.保管期限人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管的檔案：員工的重要業績材料、榮譽證書、獲獎證明等。長期保管的檔案：員工的工作經歷、考核評價材料、薪酬福利信息等，保管期限為50年。短期保管的檔案：員工的基本信息、教育培訓記錄等，保管期限為10年。3.檔案銷毀檔案保管期限屆滿后，檔案管理人員應按照規定的程序進行檔案銷毀。銷毀前應進行登記造冊，經人力資源部門負責人審核批準后，由兩人以上共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。

八、檔案查閱1.查閱權限公司內部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。公司外部單位或個人因工作需要查閱人事檔案的，應持單位介紹信或有效證件，填寫《人事檔案查閱申請表》，經人力資源部門負責人審核批準后，方可查閱。2.查閱程序檔案管理人員應根據審批后的《人事檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。3.查閱記錄檔案管理人員應對每次檔案查閱情況進行記錄，記錄內容包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、查閱目的等。查閱記錄應妥善保管，以備查閱。

九、檔案轉遞1.轉遞原因員工因工作調動、離職、退休等原因需要轉遞人事檔案的，人力資源部門應及時辦理檔案轉遞手續。2.轉遞程序檔案管理人員應根據員工的轉遞申請，填寫《人事檔案轉遞通知單》，并將檔案材料進行密封包裝。《人事檔案轉遞通知單》應注明檔案轉遞的原因、轉遞單位、轉遞地址等信息。檔案管理人員應通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉遞回執》上簽字確認。3.轉遞記錄檔案管理人員應對每次檔案轉遞情況進行記錄，記錄內容包括轉遞時間、轉遞人員、轉遞單位、轉遞地址等。轉遞記錄應妥善保管，以備查閱。

十、保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。未經人力資源部門負責人批準，任何人不得擅自查閱、復制、傳播人事檔案信息。在檔案管理工作中，涉及檔案機密的文件、資料等應妥善保管，防止丟失和泄密。2.安全措施檔案庫房應安裝防盜、防火、防潮、防蟲等安全設施，確保檔案的安全。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。在檔案整理、查閱、轉遞等過程中，應注意保護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。

十一、監督與檢查1.監督機制公司建立人事檔案管理監督機制，人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，確保檔案管理工作符合規定要求。2.檢查內容檢查內容包括檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉遞等環節，以及檔案管理制度