企業郵箱管理制度及流程?一、目的為規范公司企業郵箱的使用，確保信息傳遞的安全、準確、高效，提高工作效率，特制定本管理制度及流程。

二、適用范圍本制度適用于公司全體員工。

三、職責分工1.行政部門負責企業郵箱系統的日常維護與管理，包括賬號開通、關閉、權限設置等。定期對郵箱系統進行備份，確保數據安全。處理員工在使用郵箱過程中遇到的技術問題。2.信息安全管理部門制定并監督執行郵箱安全策略，保障郵箱系統的信息安全。對涉及公司機密信息的郵件進行安全審查和監控。組織開展郵箱安全培訓，提高員工的安全意識。3.各部門負責人負責本部門員工郵箱使用的監督和管理，確保員工遵守郵箱管理制度。根據工作需要，合理分配郵箱權限，提高工作協同效率。4.全體員工遵守本管理制度，正確、安全地使用企業郵箱。對郵箱賬號和密碼的安全負責，不得將賬號轉借他人使用。

四、郵箱賬號管理1.賬號開通與分配新員工入職時，由行政部門根據其工作崗位和職責需求，及時開通企業郵箱賬號，并分配初始密碼。賬號命名規則為：員工姓名全拼（小寫）@公司域名。例如：張三的郵箱賬號為zhangsanpany。2.賬號權限設置行政部門根據員工崗位和工作需要，設置相應的郵箱權限。權限分為普通用戶權限、部門管理員權限和系統管理員權限。普通用戶權限：可進行郵件的收發、撰寫、回復等基本操作。部門管理員權限：除具備普通用戶權限外，還可對本部門員工的郵箱進行管理，如重置密碼、查看郵件列表等。系統管理員權限：由行政部門指定專人擔任，擁有最高權限，可對整個郵箱系統進行全面管理和維護。3.賬號變更員工崗位發生變動時，行政部門應及時調整其郵箱權限，確保權限與新崗位職責相符。員工離職時，行政部門應在離職手續辦理完畢后，及時刪除其企業郵箱賬號，避免信息泄露。

五、郵箱使用規范1.郵件主題郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。一般應避免使用空白主題。對于重要郵件，應在主題前添加明確的標識，如"[重要]"、"[緊急]"等。2.郵件正文郵件正文應語言規范、邏輯清晰、表達準確。避免使用過于隨意或不規范的語言。如有附件，應在正文中明確說明附件的內容和用途，方便收件人及時查閱。對于較長的郵件，應進行分段闡述，確保層次分明，易于閱讀。3.郵件附件嚴格控制附件大小，對于較大的文件，應盡量采用云盤等方式共享，并在郵件中提供下載鏈接。附件命名應規范，應包含文件內容的簡要說明和版本號等信息，便于收件人識別和管理。對涉及公司機密信息的附件，應進行加密處理，并在郵件中告知收件人解密方式。4.郵件發送發送郵件前，應仔細核對收件人地址，確保郵件發送到正確的對象。對于重要郵件，建議在發送前進行內容審核，避免出現錯誤或遺漏。根據郵件的重要性和緊急程度，合理選擇發送方式，如普通發送、加急發送等。5.郵件回復收到郵件后，應及時回復。對于需要較長時間處理的郵件，應先向發件人說明預計回復時間。回復郵件時，應針對發件人的問題進行明確答復，避免答非所問。如郵件涉及多個問題，應逐一進行回復，確保條理清晰。

六、信息安全管理1.密碼管理員工應定期更換郵箱密碼，密碼長度不得少于[X]位，應包含字母、數字和特殊字符，提高密碼強度。嚴禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。不得將郵箱密碼告知他人，如因工作需要共享信息，應通過公司規定的安全方式進行。2.數據備份行政部門應定期對郵箱數據進行備份，備份周期為[X]天。備份數據應存儲在安全的介質上，并異地存放。定期檢查備份數據的完整性和可用性，確保在郵箱系統出現故障時能夠及時恢復數據。3.信息保密員工應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密信息的郵件進行妥善處理。嚴禁將公司機密信息通過企業郵箱發送給外部無關人員。對于敏感信息的郵件，應采取加密、限制訪問等措施，確保信息安全。4.安全審計信息安全管理部門應定期對郵箱系統進行安全審計，檢查郵箱使用情況、賬號權限設置等是否符合規定。對發現的安全問題及時進行整改，并記錄整改情況。配合相關部門對涉及郵箱安全事件的調查和處理。

七、違規處理1.員工如有以下違反郵箱管理制度的行為，將視情節輕重給予相應的處罰：未按規定使用郵箱賬號，將賬號轉借他人使用的，給予警告處分，并責令立即改正。違反郵件主題、正文、附件等使用規范，影響工作效率或造成不良影響的，給予批評教育。因疏忽導致重要郵件丟失、延誤或泄露公司機密信息的，視情節輕重給予警告、記過、降職等處分，并追究相應的經濟責任。故意利用企業郵箱進行違法違規活動的，將依法解除勞動合同，并追究法律責任。2.對于違規行為的處理結果，將在公司內部進行通報，以起到警示作用。

八、培訓與宣傳1.行政部門應定期組織企業郵箱使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識。培訓內容包括郵箱基本功能介紹、使用規范、信息安全等方面。2.制作企業郵箱使用手冊，發放給全體員工，方便員工隨時查閱。手冊內容應涵蓋本管理制度及流程的主要內容、常見問題解答等。3.通過內部宣傳欄、公司內部網站等渠道，宣傳企業郵箱管理制度及安全知識，提高員工對郵箱管理的重視程度。

九、附則1.本管理制度及流程自發布之日起生效實施。如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.隨著公司業務的發展和郵箱系統的升級，本管理制度及流程將適時進行調整和完善，以適應新的工作需求。

十、企業郵箱使用流程1.新員工郵箱賬號開通流程新員工入職時，填寫《企業郵箱賬號開通申請表》，提交給所在部門負責人。部門負責人審核申請表，確認無誤后簽字批準，并提交給行政部門。行政部門收到申請表后，根據員工崗位和職責需求，在郵箱系統中開通賬號，并設置初始密碼。將賬號開通信息反饋給新員工，并告知其初始密碼。2.郵箱權限變更流程員工崗位發生變動時，由所在部門負責人填寫《企業郵箱權限變更申請表》，說明變更原因和權限調整內容。申請表提交給行政部門審核。行政部門根據審核結果，在郵箱系統中對員工郵箱權限進行相應調整，并將調整結果反饋給部門負責人和員工本人。3.郵箱賬號刪除流程員工離職時，所在部門負責人填寫《企業郵箱賬號刪除申請表》，提交給行政部門。行政部門核實員工離職信息后，在郵箱系統中刪除該員工的郵箱賬號，并進行相關數據備份和清理。將賬號刪除情況告知相關部門和人員。4.郵件發送流程打開企業郵箱客戶端或登錄公司郵箱網頁版。點擊"寫信"按鈕，進入郵件撰寫頁面。在"收件人"欄填寫收件人的郵箱地址，如有多個收件人，用逗號或分號隔開。填寫郵件主題，確保主題準確概括郵件內容。在郵件正文中撰寫郵件內容，注意語言規范、邏輯清晰。如有附件，點擊"添加附件"按鈕，選擇要添加的文件。對附件進行命名，確保命名規范。檢查郵件內容和附件無誤后，點擊"發送"按鈕。5.郵件接收與閱讀流程打開企業郵箱客戶端或登錄公司郵箱網頁版。系統自動接收新郵件，收件箱中顯示未讀郵件列表。點擊郵件主題，即可打開郵件正文進行閱讀。如有附件，可點擊附件名稱進行下載和查看。根據郵件內容進行相應處理，如需回復，點擊"回復"或"全部回復"按鈕；如需轉發，點擊"轉發"按鈕，并填寫轉發對象和相關內容。6.郵件重要性及緊急程