會議服務管理制度?一、總則1.目的為了規范公司會議服務流程，提高會議服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、項目會議等。3.職責分工行政部門負責會議服務的整體規劃與協調，制定會議服務標準和流程。安排會議室的預訂、布置及設備調試。組織會議服務人員的培訓與管理。會議服務人員按照會議服務標準和流程，提供會前、會中、會后的各項服務。負責會議室的清潔、整理及物品準備。協助會議組織者做好會議期間的相關工作。

二、會議服務流程

會前準備1.會議預訂與通知預訂流程會議組織者需提前[X]個工作日填寫《會議室預訂申請表》，注明會議名稱、時間、地點、參會人數、會議內容等信息，提交至行政部門。行政部門根據會議室使用情況進行審核與安排，如遇沖突及時與會議組織者溝通協調，確定最終預訂結果，并將預訂信息反饋給會議組織者。通知發布行政部門協助會議組織者制定會議通知，明確會議的各項信息，包括會議時間、地點、議程、參會人員等。會議通知通過公司內部郵件、即時通訊工具等方式發送給參會人員，確保每位參會人員都能及時收到通知。2.會議室布置根據會議類型與規模進行布置一般性會議：擺放整齊的桌椅，確保座位間距合適，方便參會人員記錄與交流。在會議桌上放置會議資料、文具等物品，如會議議程、匯報材料、筆記本、筆等。大型會議：根據會議需求設置主席臺、發言席等，擺放綠植、鮮花等進行裝飾，營造良好的會議氛圍。同時，準備好投影儀、音響設備、麥克風等視聽設備，確保設備正常運行。培訓會議：除基本的桌椅布置外，還需根據培訓內容準備相應的教學設備，如電子白板、投影儀、電腦等，方便講師進行演示與講解。檢查設備設施會議服務人員在會議開始前[X]小時對會議室的設備設施進行全面檢查，包括燈光、空調、投影儀、音響、麥克風、網絡等，確保設備正常運行，如有問題及時報修。檢查會議桌椅是否完好無損，桌面是否清潔干凈，座椅是否擺放整齊。檢查會議資料、文具等物品是否齊全，擺放是否整齊有序。3.物品準備會議資料根據會議議程和內容，準備好相關的會議資料，如匯報材料、文件、報表等，并按照參會人員名單進行分類整理，確保每人一份。將會議資料放置在會議桌上指定位置，或提前發放給參會人員。文具用品準備足夠數量的筆記本、筆、便簽紙等文具用品，放置在會議桌上方便參會人員取用。飲用水根據參會人數和會議時長，準備適量的飲用水，放置在會議室的飲水機旁或每位參會人員的座位上。

會中服務1.簽到與引導簽到管理在會議室入口處設置簽到臺，準備簽到表和簽到筆。會議服務人員引導參會人員簽到，核對參會人員名單，確保參會人員按時到會。引導入座根據會議安排，引導參會人員按照指定座位就座，確保座位安排合理，方便會議進行。對于重要嘉賓或領導，會議服務人員應給予特別引導和接待，提供必要的協助。2.茶水服務及時添加茶水在會議進行過程中，會議服務人員每隔[X]分鐘為參會人員添加一次茶水，確保茶杯中有適量的茶水。注意添加茶水時的動作要輕緩，避免影響會議進行。特殊需求處理如參會人員有特殊的飲品需求，如咖啡、果汁等，會議服務人員應盡量滿足，并及時提供。3.設備操作協助確保設備正常運行在會議期間，會議服務人員密切關注投影儀、音響、麥克風等設備的運行情況，如發現設備出現故障或異常，及時進行處理或聯系技術人員進行維修。協助演示操作對于需要使用投影儀、電子白板等設備進行演示的會議，會議服務人員應提前熟悉演示內容，協助演示人員進行設備操作，確保演示過程順利進行。4.會議記錄安排記錄人員根據會議需求，安排專人負責會議記錄。會議記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準確記錄會議內容。記錄要求會議記錄人員應詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、決議事項等信息，確保記錄準確、完整。會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要，并提交給會議組織者審核。

會后服務1.清理會議室整理物品會議結束后，會議服務人員及時清理會議桌上的文件、文具、水杯等物品，將其分類整理，放置在指定位置。檢查會議資料是否有遺漏，如有遺漏及時歸還給相關人員。清潔衛生對會議室的地面、桌椅、門窗等進行全面清潔，清除會議期間產生的垃圾和污漬，保持會議室整潔干凈。關閉會議室的燈光、空調、投影儀、音響等設備電源，整理好設備連接線。2.會議設備維護與保養設備檢查與報修會議服務人員對會議期間使用的設備進行檢查，如發現設備有損壞或故障，及時填寫《設備維修申請表》，提交給行政部門安排維修。協助維修人員對設備進行維修和保養，記錄設備維修情況。設備定期維護行政部門定期組織對會議室設備進行維護與保養，包括清潔、調試、校準等工作，確保設備性能良好，延長設備使用壽命。3.會議紀要整理與分發整理會議紀要會議記錄人員根據會議記錄及時整理會議紀要，會議紀要應內容準確、條理清晰、重點突出，經會議組織者審核后定稿。分發會議紀要將審核通過的會議紀要通過公司內部郵件、即時通訊工具等方式發送給參會人員及相關部門，確保會議決議得到有效傳達和執行。

三、會議服務質量標準1.服務態度會議服務人員應熱情、禮貌、周到地為參會人員提供服務，主動詢問參會人員的需求，及時給予幫助和解決問題。服務過程中要保持微笑，語言表達清晰、簡潔、得體，不得與參會人員發生爭吵或沖突。2.服務效率按照會議服務流程和時間節點，高效完成各項服務工作，確保會議按時順利召開。對于參會人員提出的緊急需求，應在第一時間做出響應，并盡快解決。3.服務質量會議室布置應符合會議要求，整潔、美觀、舒適，設備設施齊全、完好、正常運行。茶水服務及時、周到，保證茶水供應充足，茶杯干凈無污漬。會議記錄準確、完整，會議紀要整理及時、規范，分發到位。

四、會議服務人員行為規范1.著裝規范會議服務人員在工作期間應穿著統一的工作服，保持整潔、得體。工作服應無破損、無污漬，佩戴工作牌，便于識別。2.言行規范遵守公司的各項規章制度，保守會議機密，不得隨意泄露會議內容。工作期間不得擅自離崗、串崗，不得在會議室大聲喧嘩、打鬧。與參會人員交流時要使用文明用語，尊重他人的意見和建議。3.操作規范嚴格按照會議服務流程和操作規范進行服務，確保服務質量和安全。在操作設備設施時要輕拿輕放，避免造成損壞。注意節約資源，合理使用會議用品，杜絕浪費現象。

五、會議服務監督與考核1.監督機制行政部門定期對會議服務工作進行檢查和監督，包括會議室布置、設備設施運行、服務人員工作態度等方面。會議組織者和參會人員可以對會議服務質量進行評價和反饋，行政部門及時收集相關意見和建議，并進行整改。2.考核辦法建立會議服務人員考核制度，對會議服務人員的工作表現進行量化考核。考核內容包括服務態度、服務效率、服務質