建設(shè)單位資料管理制度?一、總則1.目的為加強建設(shè)單位在工程項目建設(shè)過程中的資料管理，確保工程資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為工程建設(shè)、竣工驗收及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于建設(shè)單位負責(zé)的所有工程項目，包括新建、改建、擴建等各類建設(shè)項目。3.資料管理原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。建設(shè)單位設(shè)立專門的資料管理機構(gòu)，明確各級人員的職責(zé)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理。同步收集、及時整理。資料收集與工程建設(shè)同步進行，及時對各類資料進行整理、歸檔，確保資料的時效性。分類存放、便于查詢。按照資料的類別、性質(zhì)等進行分類存放，建立完善的檢索體系，便于資料的查詢和使用。真實可靠、妥善保管。資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，妥善保管，防止資料損壞、丟失。

二、資料管理機構(gòu)及職責(zé)1.資料管理部門建設(shè)單位設(shè)立資料管理室，作為工程項目資料管理的專門機構(gòu)，負責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.資料管理室職責(zé)制定和完善工程項目資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織開展資料收集、整理、歸檔等工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確、完整。建立資料管理臺賬，對資料的出入庫、借閱等情況進行詳細記錄。負責(zé)資料的存儲和保管，配備必要的存儲設(shè)備，保證資料的安全。為工程建設(shè)、竣工驗收及后期維護等提供資料查詢服務(wù)。定期對資料管理工作進行總結(jié)和分析，不斷改進資料管理工作。3.各部門資料管理職責(zé)工程管理部門負責(zé)提供工程項目建設(shè)過程中的各類技術(shù)文件、施工圖紙、變更通知等資料，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。督促施工單位、監(jiān)理單位及時整理和提交相關(guān)工程資料。參與工程竣工驗收資料的審核工作。造價管理部門負責(zé)收集和整理工程造價相關(guān)資料，如工程預(yù)算、結(jié)算文件、造價變更記錄等。對工程造價資料進行分析和整理，為工程成本控制提供依據(jù)。合同管理部門負責(zé)保管工程項目建設(shè)過程中的各類合同文件，包括勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同等。對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和記錄，及時收集合同變更、索賠等相關(guān)資料。財務(wù)部門負責(zé)整理和歸檔工程項目建設(shè)過程中的財務(wù)資料，如資金支付憑證、發(fā)票、財務(wù)報表等。配合資料管理室做好財務(wù)資料與其他工程資料的銜接工作。

三、資料分類及內(nèi)容1.前期文件資料項目立項文件：包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。建設(shè)用地文件：土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。勘察設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。招投標(biāo)文件：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。合同文件：勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同等各類合同。2.工程管理資料施工組織設(shè)計：施工單位編制的施工組織設(shè)計文件。施工方案：針對各分項工程制定的施工方案。技術(shù)交底記錄：施工單位技術(shù)負責(zé)人對施工人員的技術(shù)交底資料。工程變更文件：工程變更通知、變更圖紙、變更簽證等。施工日志：施工單位記錄每日工程施工情況的日志。監(jiān)理日志：監(jiān)理單位記錄每日工程監(jiān)理情況的日志。工程質(zhì)量檢驗記錄：包括原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.工程造價資料工程預(yù)算書：項目建設(shè)前期編制的工程預(yù)算文件。工程結(jié)算書：工程竣工后編制的工程結(jié)算文件。造價變更記錄：工程建設(shè)過程中造價調(diào)整的相關(guān)記錄。成本分析報告：對工程項目成本進行分析的報告。4.竣工驗收資料工程竣工驗收報告：建設(shè)單位編制的工程竣工驗收報告。工程竣工備案表：工程竣工驗收合格后辦理備案的相關(guān)表格。工程質(zhì)量保修書：施工單位出具的工程質(zhì)量保修書。竣工圖：反映工程實際完成情況的竣工圖紙。設(shè)備及材料清單：工程使用的設(shè)備及材料清單。5.其他資料會議紀(jì)要：工程項目建設(shè)過程中各類會議的紀(jì)要。來往函件：建設(shè)單位與各參建單位之間的來往函件。工程照片及影像資料：記錄工程建設(shè)過程的照片、錄像等資料。

四、資料收集與整理1.收集要求資料收集應(yīng)遵循及時、全面、準(zhǔn)確的原則，確保資料的真實性和完整性。各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，負責(zé)收集本部門相關(guān)的工程資料，并及時移交資料管理室。施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照合同要求和相關(guān)規(guī)定，按時向建設(shè)單位提交工程資料。資料收集過程中，應(yīng)注意資料的原始性和真實性，不得偽造、篡改資料。2.整理要求資料管理室應(yīng)按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理。整理資料時，應(yīng)確保資料的順序合理、目錄清晰，便于查閱和管理。對每份資料應(yīng)進行編號，并建立資料索引目錄，注明資料的名稱、編號、日期、來源等信息。資料應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保資料的整齊、美觀。

五、資料歸檔與保管1.歸檔要求資料管理室應(yīng)定期對整理好的資料進行歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。歸檔資料應(yīng)一式多份，分別存放于不同的存儲介質(zhì)或地點，以防止資料丟失。歸檔資料應(yīng)編制詳細的歸檔清單，注明資料的名稱、編號、歸檔時間等信息。2.保管要求資料管理室應(yīng)配備專門的資料保管場所，保證資料存儲環(huán)境的安全、干燥、通風(fēng)。資料應(yīng)按照類別、年份等進行分類存放，便于查找和管理。對重要資料應(yīng)進行備份，采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，防止資料損壞或丟失。建立資料保管制度，定期對資料進行檢查和盤點，確保資料的安全。

六、資料查閱與借閱1.查閱規(guī)定本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫資料查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理室查閱。查閱資料時，應(yīng)在資料管理室指定的地點進行，不得擅自將資料帶出室外。查閱人員應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞資料。2.借閱規(guī)定外單位人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫資料借閱申請表，經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱資料應(yīng)注明借閱期限，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄資料。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還資料，資料管理室應(yīng)對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。

七、資料保密管理1.保密范圍本制度所涉及的工程資料均屬于保密范圍，包括但不限于項目立項文件、勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、合同文件、工程變更文件、工程造價資料、竣工驗收資料等。2.保密措施資料管理室應(yīng)加強對資料管理人員的保密教育，提高保密意識。對涉及保密的資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，防止資料泄露。資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員透露資料內(nèi)容。因工作需要查閱或使用保密資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。

八、資料銷毀管理1.銷毀條件工程資料已超過保存期限，且確無保存價值的，可以進行銷毀。因工程變更、項目終止等原因，原有的部分資料已不再適用，且無保存必要的，可以進行銷毀。2.銷毀程序資料管理室應(yīng)定期對已過保存期限或無保存價值的資料進行清理，列出銷毀清單。銷毀清單應(yīng)報建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由資料管理室指定專人負責(zé)資料的銷毀工作，并對銷毀過程進行記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、資料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。

九、考核與獎懲1.考核內(nèi)容對各部門資料管理工作的考核內(nèi)容包括資料收集的及時性、完整性，資料整理的規(guī)范性，資料歸檔的準(zhǔn)確性，資料保管的安全性等方面。對資料管理人員的考核內(nèi)容包括工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力、保密意識等方面。2.獎勵措施對在資料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，建設(shè)單位將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金等。3.懲罰措施對資料管理工作中存在問題的部