采購管理系統及業務處理案例：中山電機對MAT面板訂貨在100個以內，報價為3元，最高價格為4.5元采購管理系統—供應商價格設置3/20/2025綠色單據為倉管人員所作采購申請單采購訂單采購收料單外購入庫單采購發票紅字外購入庫單采購退貨通知單紅字采購發票采購管理系統—基本業務流程圖3/20/2025日常采購業務流程:采購部采購員填制采購申請單分管理領導審批采購部采購員依據請購單編制采購訂單授權人員審核采購訂單并發出編制采購申請單審核申請單編制采購訂單審核訂單訂貨3/20/2025日常采購業務流程:采購貨物到貨，采購員制作收貨通知單收貨通知單經主管審核后交庫管員庫管員驗收產品入庫,填制入庫單倉庫主管對入庫單審核編制收貨通知單審核收貨單填制入庫單審核入庫單收貨3/20/2025日常采購業務流程:財務部門收到發票財務人員將收到的發票與入庫單勾對分配采購費用制作采購入庫會計憑證收到購貨發票審核收貨單分配費用制作憑證收到發票3/20/2025采購管理系統—采購業務流程采購業務流程為什么會產生不同的采購業務流程？達到企業的時間和進行處理的先后不同而產生了各種應用流程。企業采購業務的三種主要單據及相關單據：（1）采購訂單采購申請單（2）外購入庫單收/退料通知單（3）采購發票3/20/2025采購業務類型我們將采購業務流程歸納為下列幾種：貨到單未到單貨同到和單先到貨后到退貨業務分次收貨代管物資受托代銷暫估入庫

以下我們就按照這七種情況，用案例數據走完每個流程的全部操作3/20/20251.貨到單未到

案例：采購部采購人員李勇于2004-3-2日向中山電機購買MAT面板100個，單價3元（不含稅），MAT護鏡500個，單價4元（不含稅）。2004-3-3日貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經檢驗合格后入庫。2004-3-7日中山機電開出增值稅發票和800元的運費發票。3/20/2025業務處理流程 采購申請單→采購訂單→采購收料通知單→外購入庫單→采購發票（自動傳遞到應付款系統）綠色字體的單據為可省略不做3/20/2025注意要點！外購入庫單可以根據采購訂單或收料通知單關聯生成采購發票可以根據采購訂單或外購入庫單關聯生成，但關聯采購訂單生成時可取到其中的單價信息，關聯外購入庫單時卻取不到其中的價格信息傳遞到應付款子系統中的發票，不能在應付款系統中生成憑證，只能在存貨核算系統中做3/20/20252.單貨同到和單先到貨后到

案例：

采購部采購人員李林于2004-3-15日向寧波泰信購買M200裸板100個，單價3元。2004-3-20收到寧波泰信開出的增值稅發票。2004-3-25日貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力檢驗合格后入庫（材料庫）。

3/20/2025業務處理流程:采購申請單→采購訂單→采購發票→采購收料通知單（從采購發票獲取,不可省略）→外購入庫單

如用戶沒有采購申請單的程序,則可以省略3/20/20253.退貨業務

案例：

倉庫人員陳力發現2004-3-15日向寧波泰信購買入庫的M200裸板10個有質量問題，采購人員決定與2004-3-25日從材料庫退貨。2004-3-30日寧波泰信開出紅字增值稅發票。

3/20/2025業務處理流程:退料通知單→紅字外購入庫單→紅字采購發票 退料通知單可以省略3/20/20254.分次收到貨物

案例：

采購部李勇于2004-3-20向中山電機訂購MAT面板500個，單價3元。2004-3-22收到中山電機發來MAT面板200個，同日通知倉庫部門入庫，經檢驗合格后入庫（材料庫）。2004-3-25再次收到中山電機發來MAT面板300個，檢驗合格后入庫（材料庫）。2004-3-28收到中山電機開來的增值稅發票。

3/20/2025業務處理流程:采購申請單→采購訂單→采購收料通知單1→外購入庫單1→采購收料通知單2→外購入庫單2→采購發票 采購申請單可以省略3/20/20255.代管物資

案例：

2004-3-30收到德國MOT發來的代管物資M100手機100臺，入代管庫。3/20/2025業務處理流程:收料通知單（入代管庫）3/20/20256.受托代銷

案例：

1、2004-3-3收到受托方德國MOT發來的M100手機200臺，單價1000元。2、2004-3-5代銷給廣東移動M100手機100臺，單價1500元。3、2004-3-31把未銷售完的M100手機100臺退回給受托方德國MOT。3/20/2025業務處理流程:收料通知單（入代管庫）→外購入庫單（入實倉）→采購發票→銷售出庫單→銷售發票→退料通知單3/20/20257.委外加工

案例：

在此增加一物料B4M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2004-3-5日趙強領料MAT面板和M200芯片各100個，發送到寧波泰信加工。2004-3-15日將加工好的物料M80主板40個送回材料庫。加工單位開來加工發票金額700元，以及發生運費400元。3/20/2025業務處理流程:

委外加工材料的發出--》委外加工成品的入庫--》委外加工費用發票--》委外加工發票--》鉤稽--》委外加工入庫核算

3/20/20258.暫估入庫

案例：采購部采購人員李林于2004-3-8日向德國MOT購買M200芯片200個，單價100元；M100主板100個，單價800元。2004-3-15日貨到，當日采購部門通知倉庫入庫，倉庫管理員陳力經檢驗合格后入庫（材料庫），發票本月未到。

3/20/2025暫估業務處理流程:采購申請單→采購訂單→采購收料通知單→外購入庫單→采購發票（下月做）3/20/2025注意要點！對于暫估憑證有兩種處理方法:單到沖回 即發票帳單到后，執行一定操作沖銷原來的暫估憑證月初沖回 即不管發票帳單是否到，結帳至下月后系統自動將上月暫估憑證作紅字沖銷3/20/2025單到沖回操作步驟當月將“外購入庫單”作估價入帳處理并生成估價入帳憑證。下月發票到后在采購系統補發票并審核。在存貨核算系統“生成憑證”中做暫估沖回憑證（紅字沖回憑證）。系統將自動生成“補差額外購入庫單”。在存貨核算系統“生成憑證”中做外購入庫憑證。3/20/2025月初一次沖回操作步驟當月將“外