圖書與檔案管理服務作業指導書《圖書與檔案管理服務作業指導書》主要適用于圖書館、檔案館等相關機構，旨在為圖書與檔案管理工作人員提供一套系統的操作規范和流程。通過詳細闡述圖書和檔案的分類、編目、借閱、歸檔等各個環節的操作標準，確保管理工作的規范性和高效性。本指導書在應用場景上涵蓋了圖書和檔案的日常管理、特殊處理、信息查詢等多個方面。無論是圖書的采購、上架、流通，還是檔案的收集、整理、保管，都能找到相應的作業指導。這對于提升管理人員的業務水平，優化服務流程，滿足用戶需求具有重要意義。Thisoperationalguidancebookforlibraryandarchivesmanagementservicesisdesignedtoprovideasystematicsetofoperationalstandardsandproceduresforlibraryandarchivesmanagementstaff.Itcoversvariousaspectssuchasdailymanagement,specialhandling,andinformationinquiries,providingcorrespondingguidancefortheacquisition,shelving,circulation,collection,organization,andstorageofbooksandarchives.圖書與檔案管理服務作業指導書詳細內容如下：第一章圖書管理基礎1.1圖書分類與編碼1.1.1圖書分類概述圖書分類是對圖書進行系統化、科學化整理的重要環節，旨在為圖書的檢索、保管、借閱等提供便捷。圖書分類工作需要遵循一定的原則和方法，以保證分類體系的合理性和實用性。（1）圖書分類原則（1）科學性原則：圖書分類應遵循學科體系，體現學科間的內在聯系。（2）實用性原則：圖書分類應便于圖書館工作人員和讀者檢索、借閱。（3）穩定性原則：圖書分類體系應具有一定的穩定性，避免頻繁調整。（2）圖書分類方法（1）學科分類法：按照學科門類對圖書進行分類。（2）主題分類法：按照圖書內容涉及的主題進行分類。（3）著者分類法：按照圖書著者進行分類。1.1.2圖書編碼圖書編碼是對圖書進行唯一標識的過程，便于圖書館工作人員對圖書進行管理。圖書編碼主要包括以下幾種：（1）國際標準書號（ISBN）：由13位數字組成，用于標識圖書的唯一性。（2）中國圖書館分類法（CLC）分類號：根據圖書的學科屬性，按照《中國圖書館分類法》進行編碼。（3）條碼號：用于圖書的借閱、歸還等操作。第二節圖書采購與驗收1.1.3圖書采購圖書采購是圖書館藏書建設的重要環節，關系到圖書館的藏書質量和讀者需求。圖書采購應遵循以下原則：（1）實用性原則：采購圖書應充分考慮讀者需求，注重圖書的實用性。（2）科學性原則：采購圖書應遵循學科體系，保持藏書的系統性。（3）經濟性原則：在保證藏書質量的前提下，盡量降低采購成本。圖書采購流程主要包括以下幾個環節：（1）調研：了解讀者需求，收集圖書信息，制定采購計劃。（2）選書：根據采購計劃，篩選合適的圖書。（3）訂購：與出版商或供應商簽訂訂購合同。（4）發票審核：對供應商提供的發票進行審核，保證采購資金的安全。（5）付款：按照合同約定，向供應商支付購書款。1.1.4圖書驗收圖書驗收是對采購圖書進行質量檢查的過程，保證圖書符合圖書館的要求。圖書驗收主要包括以下環節：（1）核對數量：檢查采購圖書的數量是否與合同相符。（2）核對質量：檢查圖書的裝幀、印刷質量，保證圖書無破損、缺頁、字跡不清等問題。（3）核對編碼：檢查圖書的編碼是否正確，保證圖書的唯一性。（4）核對發票：檢查發票金額、付款方式等信息是否正確。（5）歸檔：將驗收合格的圖書進行歸檔，便于圖書館工作人員進行管理。第二章圖書典藏與排架第一節圖書典藏原則1.1.5保障圖書安全圖書典藏的首要原則是保障圖書的安全，保證圖書不受損壞、丟失等不良因素的影響。具體措施包括：（1）完善的防火、防盜、防潮、防蟲等安全設施；（2）定期檢查圖書的保存狀況，對受損圖書及時進行修復；（3）建立健全的圖書出入庫制度，保證圖書在流轉過程中安全可靠。1.1.6合理布局圖書典藏應遵循合理布局原則，根據圖書的類別、用途、讀者需求等因素進行科學劃分。具體要求如下：（1）按照學科分類，將圖書分為不同區域；（2）根據圖書的使用頻率，將常用圖書擺放在便于讀者取閱的位置；（3）考慮讀者需求，將相關圖書集中擺放，便于讀者查找。1.1.7便于檢索圖書典藏應便于檢索，提高圖書的利用率。具體措施包括：（1）建立完善的圖書目錄體系，方便讀者查詢；（2）實行計算機化管理，實現圖書信息的快速檢索；（3）加強圖書館員的業務培訓，提高服務水平。1.1.8注重保護古籍對于古籍、善本等珍貴圖書，應采取特殊措施進行保護，包括：（1）設立專門的古籍書庫，保證古籍的安全；（2）對古籍進行修復、加固，延長其使用壽命；（3）加強古籍的整理、研究，促進古籍的傳承。第二節圖書排架方法1.1.9分類排架法分類排架法是根據圖書的學科分類進行排架。具體操作如下：（1）按照圖書分類體系，將圖書分為不同類別；（2）在每個類別內，按照圖書的出版年份、作者、出版社等因素進行排序；（3）同一類別內的圖書，按照書脊上的編號順序排列。1.1.10著者號排架法著者號排架法是根據圖書作者的姓氏拼音首字母進行排架。具體操作如下：（1）按照作者的姓氏拼音首字母排序；（2）在同一作者名下，按照圖書的出版年份、書名等因素進行排序；（3）同一作者名下的圖書，按照書脊上的編號順序排列。1.1.11書名號排架法書名號排架法是根據圖書書名的拼音首字母進行排架。具體操作如下：（1）按照書名的拼音首字母排序；（2）在同一書名下，按照圖書的作者、出版年份等因素進行排序；（3）同一書名下的圖書，按照書脊上的編號順序排列。1.1.12索書號排架法索書號排架法是根據圖書的索書號進行排架。具體操作如下：（1）按照圖書的索書號排序；（2）在同一索書號下，按照圖書的出版年份、作者等因素進行排序；（3）同一索書號下的圖書，按照書脊上的編號順序排列。1.1.13綜合排架法綜合排架法是將上述幾種排架方法相結合，根據圖書館的具體情況靈活運用。具體操作如下：（1）在圖書分類的基礎上，結合著者號、書名號、索書號等多種因素進行排架；（2）根據圖書的使用頻率、讀者需求等因素，對圖書進行合理布局；（3）定期對圖書排架進行調整，保證圖書的有序排列。第三章圖書流通服務第一節圖書借閱規則1.1.14借閱對象（1）本圖書館面向全校師生提供圖書借閱服務。（2）凡持有我校有效借閱證的讀者，均可享受圖書借閱服務。1.1.15借閱權限（1）讀者根據借閱證類型，享有不同的借閱權限。（2）借閱證分為教職工證、學生證兩種，具體借閱權限如下：（1）教職工證：借閱圖書上限為50冊，借閱期限為60天。（2）學生證：借閱圖書上限為20冊，借閱期限為30天。1.1.16借閱程序（1）讀者憑有效借閱證進入圖書館，在指定區域選擇所需圖書。（2）讀者將選定的圖書拿到借閱處，由工作人員進行借閱登記。（3）借閱成功后，讀者需在規定期限內歸還圖書。1.1.17借閱注意事項（1）讀者借閱圖書時，應保證圖書無污損、破損等現象，如有問題，應及時向工作人員反映。（2）讀者不得將圖書私自轉借他人，一經發覺，將按照圖書館相關規定進行處理。（3）讀者在借閱期間應妥善保管借閱證，如有遺失，應及時辦理掛失手續。第二節圖書歸還與逾期處理1.1.18圖書歸還（1）讀者應在規定的借閱期限內歸還圖書，逾期未還者將產生滯納金。（2）讀者歸還圖書時，應將圖書交至借閱處，由工作人員進行歸還登記。（3）歸還圖書后，讀者可繼續借閱其他圖書。1.1.19逾期處理（1）讀者逾期未還圖書，將根據逾期天數產生滯納金，具體標準如下：（1）教職工證：每冊圖書逾期1天，產生滯納金1元。（2）學生證：每冊圖書逾期1天，產生滯納金0.5元。（2）逾期滯納金將在讀者歸還圖書時一并收取。（3）讀者累計逾期次數達到3次，將暫停借閱資格，直至歸還逾期圖書并結清滯納金。（4）讀者在借閱期間，如需續借圖書，應在借閱期限屆滿前辦理續借手續，否則視為逾期。第四章讀者服務與咨詢第一節讀者服務內容1.1.20圖書借閱服務1.1圖書借閱流程為保證圖書借閱服務的順利進行，應制定明確的圖書借閱流程。具體包括：讀者注冊、借閱證辦理、圖書檢索、借閱、歸還、逾期處理等環節。1.2借閱權限根據讀者類型，設定不同的借閱權限，包括借閱數量、借閱期限等。對于特殊讀者，可根據實際情況放寬借閱權限。1.3借閱提醒與催還為提高圖書利用率，對即將到期的圖書進行提醒，對逾期未還的圖書進行催還。1.3.1圖書推薦與導讀服務2.1圖書推薦根據讀者需求，定期發布圖書推薦信息，包括新書推薦、熱門圖書、經典圖書等。2.2導讀服務為幫助讀者更好地利用圖書館資源，提供導讀服務，包括圖書內容介紹、閱讀指導、文獻檢索等。2.2.1圖書館環境與設施服務3.1環境優化營造安靜、舒適的閱讀環境，保證圖書館內部衛生與安全。3.2設施維護定期檢查圖書館設施，保證設施正常運行，為讀者提供便利。3.2.1讀者活動與培訓服務4.1讀者活動組織各類讀者活動，如講座、讀書會、知識競賽等，提高讀者的閱讀興趣和參與度。4.2培訓服務針對不同讀者群體，開展圖書館使用、信息素養等方面的培訓，提高讀者自我服務能力。第二節讀者咨詢與解答4.2.1咨詢服務內容1.1圖書信息查詢為讀者提供圖書、期刊、電子資源等信息查詢服務。1.2借閱信息查詢為讀者提供借閱證信息、借閱記錄、逾期記錄等查詢服務。1.3館藏布局與使用指南向讀者介紹圖書館的布局、使用方法及相關規定。1.3.1咨詢解答方式2.1現場咨詢在圖書館現場為讀者提供面對面的咨詢服務。2.2電話咨詢通過電話為讀者提供咨詢服務。2.3網絡咨詢利用圖書館網站、公眾號等平臺，為讀者提供在線咨詢服務。2.3.1咨詢解答流程3.1接收咨詢認真傾聽讀者的咨詢問題，了解讀者的需求。3.2分析問題對讀者提出的問題進行分類、分析，確定解答方向。3.3提供解答根據分析結果，給出合理、準確的解答。3.4跟進反饋對解答結果進行跟進，了解讀者的滿意度，不斷優化咨詢服務。第五章檔案管理基礎第一節檔案分類與編碼3.4.1檔案分類檔案分類是檔案管理的基礎工作，旨在對檔案進行科學、系統的組織與管理。檔案分類應遵循以下原則：（1）科學性：根據檔案的性質、特點和規律進行分類，保證分類體系的合理性。（2）完整性：保證檔案分類體系的完整性，使各類檔案能夠得到妥善保存。（3）靈活性：檔案分類體系應具備一定的靈活性，以適應檔案數量的增長和檔案內容的調整。（4）統一性：檔案分類應遵循國家有關檔案管理規定，保持與我國檔案管理體系的一致性。3.4.2檔案編碼檔案編碼是對檔案進行唯一標識的過程，有利于提高檔案檢索效率和管理水平。檔案編碼應遵循以下原則：（1）唯一性：每個檔案實體應具有唯一編碼，保證編碼與檔案實體一一對應。（2）簡潔性：編碼應盡量簡潔，便于記憶和操作。（3）系統性：編碼應具有一定的系統性，反映出檔案的分類、屬性和特征。（4）可擴展性：編碼體系應具備可擴展性，以適應檔案數量的增長和檔案內容的調整。第二節檔案收集與整理3.4.3檔案收集檔案收集是檔案管理的起始環節，主要負責將分散在各單位的檔案集中到檔案管理部門。檔案收集應遵循以下原則：（1）完整性：保證檔案收集的完整性，不得遺漏重要檔案。（2）及時性：及時收集檔案，防止檔案丟失、損毀等意外情況。（3）系統性：按照檔案分類體系進行收集，保證檔案的系統性。（4）合法性：收集檔案應遵循國家有關法律法規，保證檔案的合法性。3.4.4檔案整理檔案整理是對收集到的檔案進行加工、整理、歸檔的過程。檔案整理應遵循以下原則：（1）科學性：按照檔案的性質、特點和規律進行整理，保證整理方法的科學性。（2）規范性：遵循國家有關檔案管理規定，保證檔案整理的規范性。（3）系統性：保持檔案的系統性，使檔案整理工作有序進行。（4）實用性：以滿足檔案利用需求為出發點，提高檔案整理的實用性。（5）安全性：保證檔案整理過程中檔案的安全，防止檔案丟失、損毀等意外情況。第六章檔案保管與維護第一節檔案保管條件3.4.5庫房條件（1）庫房選址：應選擇地勢較高、排水良好、通風干燥、遠離污染源和火源的區域作為檔案庫房。（2）庫房建筑：庫房建筑應具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防盜功能。庫房內部應采用防火、防潮、防蟲、防鼠材料。（3）庫房內部布局：庫房內部應合理布局，設置檔案架、柜、箱等存儲設備，保證檔案存放整齊、有序。3.4.6溫濕度條件（1）溫度：檔案庫房內的溫度應控制在1424℃范圍內，避免檔案受潮、發霉。（2）濕度：檔案庫房內的相對濕度應控制在45%60%范圍內，避免檔案變形、褪色。3.4.7空氣質量條件（1）庫房內空氣質量應保持良好，避免檔案受到有害氣體、灰塵、微生物等污染。（2）定期進行空氣質量檢測，保證庫房空氣質量符合檔案保管要求。3.4.8光照條件（1）庫房內應避免陽光直射，采用遮光窗簾等設施進行遮光。（2）采用柔和的人工光源，避免檔案受到紫外線輻射。3.4.9防火條件（1）庫房內應配置消防設備，如滅火器、消防栓等。（2）定期進行消防檢查，保證消防設施正常運行。第二節檔案維護措施3.4.10定期檢查（1）定期對檔案進行檢查，發覺檔案受損、變質等情況，及時進行修復和處理。（2）對檔案的存放環境進行檢查，保證庫房條件符合檔案保管要求。3.4.11修復與保養（1）對受損檔案進行修復，采用專業修復技術和材料，保證檔案的完整性和安全性。（2）對檔案進行保養，包括清潔、除塵、消毒等，延長檔案的使用壽命。3.4.12檔案數字化（1）對重要檔案進行數字化處理，建立數字化檔案庫，便于檔案的查閱和管理。（2）定期對數字化檔案進行備份，保證檔案信息的安全。3.4.13安全防范（1）加強庫房安全管理，設置防盜、防火、防潮、防蟲等設施。（2）制定應急預案，保證在突發情況下能夠迅速采取有效措施，保障檔案安全。3.4.14人員培訓與考核（1）對檔案管理人員進行專業培訓，提高其檔案保管和維護能力。（2）定期對檔案管理人員進行考核，保證其熟悉檔案管理規范，提高檔案管理水平。第七章檔案利用與檢索第一節檔案利用規則3.4.15檔案利用的基本原則（1）合法性原則：檔案利用應遵循國家法律法規，保證檔案信息的安全、完整和有效。（2）實用性原則：檔案利用應充分考慮用戶需求，提供有針對性的服務，提高檔案利用率。（3）公平性原則：檔案利用應保證所有用戶平等享有檔案資源，不得歧視或偏袒任何一方。3.4.16檔案利用的權限與范圍（1）檔案利用權限：根據檔案的性質和內容，分為公開檔案、內部檔案和秘密檔案。不同類型的檔案，利用權限有所不同。（2）檔案利用范圍：主要包括查閱、復制、摘錄、借閱等。具體范圍應根據檔案的密級和利用目的確定。3.4.17檔案利用的程序與要求（1）查閱檔案：用戶需提交查閱申請，說明查閱目的、范圍和用途。經審核批準后，方可查閱。（2）復制檔案：用戶需提交復制申請，說明復制目的、范圍和用途。經審核批準后，方可復制。（3）摘錄檔案：用戶需提交摘錄申請，說明摘錄內容、用途和范圍。經審核批準后，方可摘錄。（4）借閱檔案：用戶需提交借閱申請，說明借閱目的、范圍和用途。經審核批準后，方可借閱。3.4.18檔案利用的注意事項（1）嚴格遵守檔案利用規則，不得擅自更改、涂抹、撕毀、遺失檔案。（2）不得泄露檔案內容，保證檔案信息安全。（3）按照規定時間歸還借閱檔案，如有特殊情況，需提前告知。第二節檔案檢索方法3.4.19檔案檢索的基本概念檔案檢索是指根據用戶需求，運用一定的檢索工具和方法，從檔案資源中查找、提取相關檔案信息的過程。3.4.20檔案檢索工具（1）檔案目錄：按照一定的分類和排列順序，記錄檔案文獻的檢索工具。（2）檔案索引：揭示檔案文獻內容特征的檢索工具。（3）檔案摘要：簡要概括檔案文獻內容，便于檢索的工具。（4）檔案數據庫：利用計算機技術，存儲、檢索檔案信息的系統。3.4.21檔案檢索方法（1）線索檢索：根據檔案文獻的作者、標題、關鍵詞等線索進行檢索。（2）分類檢索：按照檔案文獻的主題、體裁、年代等分類進行檢索。（3）主題檢索：根據檔案文獻的主題內容進行檢索。（4）組合檢索：將多種檢索方法相結合，提高檢索效果。（5）計算機檢索：利用計算機數據庫進行快速、準確的檢索。3.4.22檔案檢索的注意事項（1）熟悉檔案檢索工具，掌握各種檢索方法。（2）明確檢索目的，合理選擇檢索工具和方法。（3）保持檢索過程的連續性，避免中斷。（4）注重檢索結果的分析與評估，保證檢索效果。（5）不斷提高檔案檢索能力，適應檔案利用需求。第八章電子檔案管理第一節電子檔案特點3.4.23概述信息技術的飛速發展，電子檔案已成為現代檔案管理的重要組成部分。電子檔案是指以電子形式存儲、處理和管理的檔案信息，具有與傳統紙質檔案不同的特點。以下是電子檔案的主要特點：（1）存儲形式數字化電子檔案以數字形式存儲，節省了物理空間，提高了存儲效率。同時數字化存儲便于檔案信息的快速檢索、傳輸和共享。（2）查閱速度快電子檔案檢索系統通常具有較高的檢索效率，用戶可以快速找到所需的檔案信息，節省了時間成本。（3）易于修改和維護電子檔案可以方便地進行修改、刪除和更新，有利于保持檔案信息的時效性和準確性。同時電子檔案的維護和管理也較為簡便。（4）安全性較高電子檔案具備較強的安全性，可以通過加密、權限設置等手段，有效防止檔案信息泄露和非法訪問。（5）便于遠程訪問和共享電子檔案可以跨越地域限制，實現遠程訪問和共享，方便了檔案信息的傳播和使用。（6）環保節能電子檔案減少了紙質檔案的使用，降低了資源消耗，有利于環境保護和能源節約。3.4.24電子檔案與傳統檔案的對比（1）存儲介質不同：電子檔案以數字形式存儲，而傳統檔案以紙質形式存儲。（2）傳輸方式不同：電子檔案可以通過網絡進行快速傳輸，而傳統檔案需要通過物理載體進行傳遞。（3）查閱方式不同：電子檔案通過計算機檢索，而傳統檔案需要人工查找。（4）修改和維護方式不同：電子檔案可以方便地進行修改和維護，而傳統檔案的修改和維護較為復雜。第二節電子檔案存儲與備份3.4.25電子檔案存儲（1）存儲介質電子檔案的存儲介質主要包括硬盤、光盤、USB閃存盤、網絡存儲等。在選擇存儲介質時，應考慮存儲容量、讀寫速度、安全性等因素。（2）存儲策略（1）分類存儲：按照檔案類型和重要性進行分類存儲，便于管理和檢索。（2）加密存儲：對敏感信息和重要檔案進行加密，提高安全性。（3）冗余存儲：對關鍵檔案進行冗余存儲，防止數據丟失。3.4.26電子檔案備份（1）備份目的電子檔案備份的目的是保證檔案信息的完整性和安全性，防止因硬件故障、人為失誤等原因導致數據丟失。（2）備份策略（1）定期備份：根據檔案信息的重要性和更新頻率，制定合適的備份周期。（2）多介質備份：采用多種備份介質，如硬盤、光盤、USB閃存盤等，以提高備份的可靠性和安全性。（3）異地備份：將備份文件存儲在異地，以防止自然災害等不可抗力因素導致數據丟失。（4）自動化備份：利用自動化備份工具，實現定時、自動備份，減輕管理員工作負擔。（3）備份管理（1）備份計劃：制定備份計劃，明確備份時間、備份范圍、備份介質等。（2）備份記錄：記錄備份過程，包括備份時間、備份文件、備份介質等信息。（3）備份恢復：定期進行備份恢復演練，保證備份文件的可靠性和完整性。第九章圖書與檔案安全第一節圖書與檔案安全措施3.4.27概述圖書與檔案的安全管理是圖書館與檔案館工作的重要組成部分。為保證圖書與檔案的安全，防止損失和破壞，本節將對圖書與檔案的安全措施進行詳細闡述。3.4.28物理安全措施（1）嚴格門禁管理：實行24小時監控，保證授權人員才能進入圖書與檔案庫房。（2）設置防盜設施：安裝紅外報警系統、電視監控系統等，防止圖書與檔案被盜。（3）環境控制：保持庫房溫度、濕度適中，避免圖書與檔案因環境因素受損。（4）防火、防水、防潮：庫房內配備滅火器、消防栓等消防設施，保證庫房防火安全；同時做好防水、防潮工作，避免檔案受潮、霉變。（5）防蟲、防鼠：定期進行庫房滅蟲、滅鼠工作，保證圖書與檔案不受蟲蛀、鼠咬。3.4.29信息安全措施（1）建立完善的信息安全制度：明確信息安全責任，制定信息安全政策、操作規程和應急預案。（2）信息加密：對重要檔案進行加密處理，防止信息泄露。（3）數據備份：定期對圖書與檔案數據進行備份，保證數據安全。（4）網絡安全：加強網絡安全防護，防止黑客攻擊和病毒入侵。3.4.30人員安全培訓（1）定期組織圖書與檔案安全知識培訓，提高員工的安全意識。（2）建立安全責任制，明確員工在安全工作中的職責。第二節緊急處理3.4.31火災處理（1）保證庫房內消防設施完好，定期檢查消防設備。（2）發生火災時，迅速啟動應急預案，組織人員疏散。（3）切斷火災現場電源，使用滅火器、消防栓等進行滅火。（4）搶救重