PAGE6說明：請(qǐng)負(fù)責(zé)人接到通知后，簽字傳回。簽字：有限公司文件總字[20XX]第001號(hào)簽發(fā)人：行政公文管理辦法一、總則為了使****************有限公司（簡稱****公司）的公文管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。本管理辦法是制發(fā)行政公文的基本依據(jù)，各職能管理部門應(yīng)依據(jù)本管理辦法，結(jié)合公司實(shí)際情況，擬制各種公文。本管理辦法由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織執(zhí)行。各職能管理部門可根據(jù)本管理辦法的要求及規(guī)定，結(jié)合各自的實(shí)際情況制定實(shí)施。本管理辦法增補(bǔ)、修訂及解釋權(quán)屬公司總經(jīng)辦。二、公文的適用范圍及種類1、公文的適用范圍向上級(jí)的請(qǐng)示或報(bào)告；發(fā)布公司的重大決定和通知；頒布有關(guān)公司政策、法令、人事、培訓(xùn)、機(jī)構(gòu)編制等方面重要的管理規(guī)定、條例、制度和辦法；具有政策性、規(guī)定性的文件。主題詞：公文管理通知抄送：××× 抄報(bào)：×××錄入：××× 密級(jí)： ××× 共印×份2、公文種類請(qǐng)示：適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)。報(bào)告：適用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門匯報(bào)工作及反映情況。指示：適用于對(duì)下級(jí)部門布置工作，闡明工作的指導(dǎo)原則。布告：適用于公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件。通知：適用于傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)。通報(bào)：適用于表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤。函：適用于平行的或不相隸屬的公司之間互相商洽工作。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)及主要精神，要求相關(guān)部門共同遵守執(zhí)行。三、公文標(biāo)準(zhǔn)格式1、文件模版：以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文；在正文結(jié)束后，在右下方用中國數(shù)字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）標(biāo)注發(fā)文日期（年、月、日），并在日期上加蓋公司公章。（請(qǐng)見附頁1）2、公文字體：文件正標(biāo)題（宋體二號(hào)字，加粗）；文件副標(biāo)題（宋體小三號(hào)字，加粗）；正文內(nèi)容（仿宋體小四號(hào)字）。3、如公文最后一頁僅有日期或單位名稱，無正文內(nèi)容時(shí)，須在最后一頁頁首處標(biāo)注“（此頁無正文）”字樣。4、主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目間有一個(gè)字的空格，主題詞一般不超過10個(gè)字。5、送往上級(jí)單位為抄報(bào)。送往平級(jí)、下級(jí)單位為抄送。四、文件編號(hào)文件模版統(tǒng)一編號(hào)為：“****X字[XXXX]第XXX號(hào)”。其中“凱X字”中“X”為擬文部門代字，“[XXXX]”為年份，“XXX”號(hào)為序號(hào)。例如：20XX年****公司總經(jīng)辦下發(fā)的第1號(hào)文件，文件編號(hào)即為：****總字[20XX]第001號(hào)；（發(fā)文代字詳見附頁2）注：1、文號(hào)以百進(jìn)制為單位，不足百位時(shí)須在序號(hào)前加“00”或“0”。2、每年1月1日為文件編號(hào)的起始日；如20XX年總經(jīng)辦下發(fā)的第一號(hào)文件，文件編號(hào)即為：****總字[20XX]第001號(hào)。五、文件性質(zhì)1、文件根據(jù)其內(nèi)容秘密的程度，分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種級(jí)別。根據(jù)文件秘密的等級(jí)，應(yīng)在公文的首頁右上角處加蓋公司統(tǒng)一刻制的“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”章。非保密公文不必標(biāo)明。2、根據(jù)文件緊急程度，應(yīng)在文件首頁右上角加蓋公司統(tǒng)一刻制的“急件”或“特急”章。非緊急公文不必標(biāo)明。3、如是秘密文件，又是緊急文件，則先標(biāo)注緊急程度，后在其下方標(biāo)注秘密等級(jí)。六、文件處理程序1、審核：部門需要以公司名義發(fā)出文件時(shí)，由相關(guān)人員擬寫文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，遞交總經(jīng)辦審定；2、登記：文件發(fā)出之前需由發(fā)文部門填寫“發(fā)文審批表”（見附頁3），由總經(jīng)辦統(tǒng)一為文件編號(hào)；3、簽發(fā)：以公司名義發(fā)出的文件，應(yīng)由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，并由公司級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。文件簽發(fā)一律用黑色碳素筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆；4、發(fā)文：發(fā)文部門將文件按發(fā)送數(shù)量復(fù)印后，送交財(cái)物部蓋章，并由發(fā)文部門人員負(fù)責(zé)文件發(fā)送；5、簽收：各部門收到文件后，由收文人在“文件發(fā)放登記表”（見附頁4）上簽字，發(fā)文完成后，發(fā)文部門負(fù)責(zé)人亦須在“文件發(fā)放登記表”上簽字；6、存檔：以上工作完成后，由發(fā)文部門人員將文件、“發(fā)文審批表”及“文件發(fā)放登記表”一并送交總經(jīng)辦及檔案室存檔；文件原件（即有簽發(fā)人親筆簽字的文件）、“發(fā)文審批表”及“文件發(fā)放登記表”原件送至檔案室存檔。八、文件管理1、文件保管收文部門按照《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定指派專人負(fù)責(zé)文件的保管工作。2、文件借閱：保密文件：保密文件由制發(fā)部門專人按《保密管理制度》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；普通文件：對(duì)于普通文件，需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，并辦理借閱手續(xù)后方可借閱文件。3、文件銷毀：定期做好文件的鑒定銷毀工作，對(duì)失去利用價(jià)值的文件檔案，由文件保管部門提出申請(qǐng)，并列出預(yù)銷毀的文件檔案清單（一式二份），經(jīng)部門經(jīng)理審核，及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可協(xié)同檔案室管理人員一同進(jìn)行銷毀工作，文件檔案銷毀清單由申請(qǐng)文件銷毀部門及檔案室各留存一份作長期保存。十、傳閱文件管理由總經(jīng)辦組織文件的傳閱工作，各部門收文人員須在“文件傳閱登記表”上簽字確認(rèn)。（見附頁5）十一、外來文件管理1、范圍：政府機(jī)關(guān)下發(fā)的文件；集團(tuán)公司和集團(tuán)下屬公司發(fā)出的文件；各部門外出開會(huì)或因其它公務(wù)帶回公司的外部文件均為外來文件；2、登記：由帶回文件的人員到總經(jīng)辦填寫“外來文件登記表”（見附頁6），并將文件留存于總經(jīng)辦，任何部門或個(gè)人無權(quán)扣留文件；3、處理：對(duì)于待處理文件，總經(jīng)辦需與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)進(jìn)行處理工作；4、編號(hào)：由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)；并將編號(hào)規(guī)則報(bào)至檔案室；5、存檔：由總經(jīng)辦統(tǒng)一送交檔案室進(jìn)行存檔。十二、會(huì)議記錄管理1、會(huì)議記錄格式現(xiàn)分為兩種：公司級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”格式（見附頁7）和部門級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”格式（見附頁8）。2、會(huì)議記錄格式的使用方法：公司級(jí)會(huì)議，使用公司級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”格式，（會(huì)）字號(hào)統(tǒng)一向總經(jīng)辦申請(qǐng)，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)；部門內(nèi)部會(huì)議，使用部門級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”格式。3、公司級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”或部門級(jí)“會(huì)議紀(jì)要”，要送至檔案室一份，以便存檔查閱。十三、圖文傳真格式對(duì)外發(fā)傳真統(tǒng)一使用****公司傳真格式。（見附頁9）附頁1小四號(hào)字，宋體，加粗****************有限公司小四號(hào)字，宋體，加粗手簽名文件手簽名×字[××××]第×××號(hào)簽發(fā)人：×××標(biāo)題黑體，三號(hào)，居中，2倍行距，段前1行四號(hào)字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距標(biāo)題黑體，三號(hào)，居中，2倍行距，段前1行四號(hào)字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距××××（單位或部門名稱）：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距（1）正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距特此通知。附件：（如果有附件）1、2、小四號(hào)字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距××部小四號(hào)字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距年月日主題詞：發(fā)至：抄送：（董事長）、（總經(jīng)理）手簽名手簽名發(fā)自：時(shí)間：手簽名手簽名錄入：審核：共印份PAGE10與會(huì)人員簽名：

附頁2********公司各部門發(fā)文代字表部門部門代字總經(jīng)辦總財(cái)務(wù)部財(cái)行政部行人力資源部人質(zhì)量管理部質(zhì)生產(chǎn)制造部生技術(shù)部技銷售管理部銷客服中心服安全委員會(huì)安附頁3文件發(fā)放登記表文件名稱文件編號(hào)序號(hào)領(lǐng)用部門（人）簽收(傳閱)人簽收日期備注抄送1人力資源部2行政辦3總工辦4開發(fā)一部5開發(fā)二部6生產(chǎn)部7調(diào)度中心8機(jī)加車間9型加車間10電子車間11組裝車間12設(shè)備科13質(zhì)量管理部14****部15物資部16工程設(shè)計(jì)部與會(huì)人員簽名：附頁7****************有限公司（公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要）時(shí)間：年月日午時(shí)至月日午時(shí)地點(diǎn)：___________主持人：_______編號(hào)：（會(huì)）字號(hào)參加會(huì)議人員（共人）會(huì)議議程決議事項(xiàng)記錄人_________________(本記錄共頁)附件8****************有限公司會(huì)議紀(jì)要（部門級(jí)）四號(hào)字，宋體，加粗，1.5倍行距會(huì)議時(shí)間：四號(hào)字，宋體，加粗，1.5倍行距會(huì)議地點(diǎn)：參加人員：主持人：記錄人：會(huì)議主題：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距說明：請(qǐng)負(fù)責(zé)人接到通知后，簽字傳回。簽字：附頁9圖文傳真****************有限公司郵編：電話：傳真：Email：小四號(hào)字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距發(fā)至：抄報(bào)：小四號(hào)字，宋體，縮進(jìn)0字符，單倍行距發(fā)自：日期：關(guān)于：頁數(shù)：四號(hào)字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距四號(hào)字，宋體，加粗，縮進(jìn)0字符，1.5倍行距××××（單位或部門名稱）：一、××××（一）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距1、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。正文，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)2字符，1.5倍行距×××部200年月日頁腳，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)0字符頁腳，小四號(hào)字，宋體，首行縮進(jìn)0字符PAGEPAGE13****