文件編號：XX-XXX-XX

辦公統一管理手冊

目錄

1.0辦公統一管理手冊4

1.1制定4

1.2發放與控制4

1.3修改4

1.4范圍4

2.0辦公室管理4

2.1辦公秩序4

2.2著裝和舉止5

2.3電話管理5

2.4空調管理5

2.5接待管理5

2.6辦公用品管理5

2.7節約及廢棄物管理5

2.85s管理6

2.9食堂管理8

2.10宿舍管理9

2.11車輛管理9

3.0培訓制度9

4.0會議制度9

5.0資料管理10

5.1文件及記錄10

5.2電子郵件11

5.3文書管理11

6.0印照使用與管理11

6.1印章管理11

6.2證照管理11

7.0安全管理12

7.1密級信息12

7.2保密區域12

8.0考勤制度12

9.0異動管理13

10.0辭職管理13

11.0獎懲制度13

12.0信息溝通13

13.0投訴制度13

14.0匯報及總結14

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1.0辦公統一管理手冊

1.1制定

本手冊依據XXXXX有限公司辦文、辦會、辦事實際情況編制而成，旨在規定本公司辦公

統一管理要求，是公司辦公統一管理的基本綱領性文件，公司所有員工務必遵照執行。本手

冊描述rxxxxx有限公司辦公所采用的管理流程,其直接的目的是：

a）規范公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化；

b）明確辦公室人員索養技能的培養要求，提高工作效率和由量。

《辦公統一管理手冊》由管理中心負責起草，管理中心負責人審核，總經理批準發布。也毆

有限公司辦公統一管理手冊依據的手冊各章、節及其引用的文件有較大修改時，手冊應予以換

版，換版工作由管理中心負責人決定，管理中心執行。

手冊的每個章節通過活頁控制，其格式、文字、排版等要求按公司的【文件和記錄控制流

程】實施。

1.2發放與控制

1.2.1《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》的發放與控制工作由體系辦負責。

1.2.2《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》受控本發放給部門負責人,各部門負責確保

本部門職員深入理解《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》中現足的管理活動，并貫徹執行。

1.2.3《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》非受控版本的發放對象是以上規定以外的人

員，包括供應商、客戶、認證機構、咨詢機構等，但必須經管理中心負責人批準并由體系辦作

好發放記錄。

1.2.4體系辦在發放《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》時，應作好發放記錄。發放記

錄應包括編號、發放日期、版本號等；《XXXXX有限公司辦公統一管理手冊》持有人姓名及職

位、持有人簽名，對非受控本垃明確發行對象及領用者簽名。

1.3修改

1.3.1依據的手冊各章、節及其引用的文件有較大修改時，手冊應予以修改。

1.3.2手冊由管理中心按章進行修改，管理中心負責人審核：總經理批準后，以章、節的

活頁形式發放，作好發放記錄，同時收回作廢的舊頁。修改內容應在1.2的文件修訂記錄。

1.3.3手冊的版本以VOn表示，n用廣99表示，01表示版本序號（第一版），以此類推。

1.3.4對手冊修改或換版后，收回的作廢舊頁銷毀，原稿蓋“作廢”章，保存3年。

1.4范圍

本手冊之規定適用于公司所有部門和人員。

2.0辦公室管理

2.1辦公秩序

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明確公司正常的辦公秩序，培養運作規范、文明高效的工作作風，創造一個嚴謹、整潔

舒適的辦公環境，由管理中心歸口管理并建立【辦公區域管理規定】。

2.2著裝和舉止

每個員工的著裝和舉止代表著公司的形象，為體現每位員工的精神面貌和行為規范并提

升公司整體形象，加強企業正規化管理，由管理中心歸口管理并建立對應的管理規范。

/【工裝管理規定】規范公司工裝管理，使其購買、發放及使用規范化。

/【著裝和舉止管理規范】規范公司著裝、舉止要求，休現每位員工的專業化，創造

良好的企業形象和規范化的職業風范。

/【個人衛生作業指導書】規范全公司的個人衛生標準.

2.3電話管理

電話是溝通中使用較多的工具，為更加經濟有效的使用通訊設備，保證聯絡暢通，創造

高效的工作效率，由管理中心歸口管理并建立【辦公室電話管理規范】，明確辦公電話紀律。

2.4空調管理

正確使用及安全管理空調設備，以節約能耗為原則，并改善員工的工作環境，延長空調

使用壽命，由管理中心歸口管理并建立【空調管理規定】。

2.5接待管理

接待工作體現了公司的整體形象，為規范接待工作，本著''熱情?、周到、規范、節約”

的原則，提高公司在外界的影響和知名度，樹立良好的公司形象，由管理中心建立【門禁

管理制度】，營銷中心建立【XXXXX有限公司客戶接待流程】。

/【門禁管理制度】規范人員、物品、車輛進出及接待沆程，為員工創造一個安全和

諧的工作與生活環境。

/【XXXXX有限公司客戶接待流程】進?步規范客戶接待管理,明確客戶接待要求，

增進客戶滿意，使日常客戶接待工作有序進行。

2.6辦公用品管理

針對辦公用品的計劃、采購、分發和保管及銷毀由管理中心歸口管理并建立【辦公用品管

理流程】，目的在于規范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節約成本，提高辦公效率。

辦公用品通常包括：書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系

列、IT耗材系列等。

2.7節約及廢棄物管理

隨著社會經濟發展，成本是每個企業發展重點關注的焦點，節約能源是企業生存和發展中

的重要條件。為r使本公司資源得到合理管控，最大限度減少浪贄，由管理中心歸口管理并建

立【節能降耗管理制度】。

廢棄物的管理和控制是環境保護的重點，企業在生產過程中源源不斷地產生廢棄物，從

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種類上分包含可回收、不可回收及危險廢棄物，形態上分為固體廢棄物、液態廢棄物以及氣

態廢棄物，廢棄物的排放對環境產生一定影響，有的甚至產生嚴重影響，由管理中心歸口管

理并建立對應的管理規范。

/【廢棄物管理制度】對生產和生活過程中所產生廢棄物的管理和控制，確保公司產

生的廢棄物不污染環境，規范化管理，從而滿足法律、法規及當地環保部門的要求。

/【廢棄物分類清單】對廢棄物類型及處理方式進行說明。

/【廢棄物回收作業指導書】為了規范車間生產與辦公過程中廢棄物作業，確保廢棄

物按照規定進行處理，達到法律法規的要求。

2.85s管理

5s由管理中心歸口管理并建立【5S管理規范】。5s就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、

清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）五個項目，因日語的拼音均以"S"

開頭，簡稱5S,其最終目的是提升人的品質：

/革除馬虎之心，養成凡事認真的習慣，認認真真地對待工作中的每一件“小事”：

/遵守規定的習慣：

/自覺維護工作環境整潔明了的良好習慣：

/文明禮貌的習慣。

☆整理：

?將工作場所任何東西區分為有必要的與不必要的；

?把必要的東西與不必要的東西明確地、嚴格地區分開來；

O不必要的東西要盡快處理掉。

目的；

?騰出空間,空間活用

?防止誤用、誤送

?塑造清爽的工作場所

注意點：正確的價值意識--「使用價值」，而不是「原購買價值」。要有決心，

不必要的物品應斷然地加以處置。

實施要領：

＞自己的工作場所（范圍）全面檢查，包括看得到和看不到的。

＞制定「要」和「不要」的判別基準。

＞將不要物品清除出工作場所。

＞對需要的物品調杳使用頻度，決定日常用量及放置位置。

＞制訂廢棄物處理方法。

＞每U自我檢查。

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☆整頓：

?對整理之后留在現場的必要的物品分門別類放置，排列整齊。

?明確數量，并進行有效地標識。

目的：

?工作場所一目了然?整整齊齊的工作環境

?消除找尋物品的時間?消除過多的積壓物品

注意點：正確的方法---3要素、3定」+整頓的技術，這是提高效率的基礎.

實施要領：

/前一步驟整理的工作要落實

/流程布置,確定放置場所

/規定放置方法、明確數量

/劃線定位

/場所、物品標識

整頓的“3要素”：場所、方法、標識

/放置場所?物品的放置場所原則上要100席設定

-物品的保管要定點、定容、定量

/放置方法?易取

?不超出所規定的范圍

?在放置方法上多下工夫

/標識方法?放置場所和物品原則上一對一表示

?現物的表示和放置場所的表示

?某些表示方法全公司要統一

?在表示方法上多下工夫

整頓的"3定”原則：定點、定容、定量

/定點：放在哪里合適

/定容：用什么容器、顏色

/定量：規定合適的數量

☆清掃：

?將工作場所清掃干凈。

?保持工作場所干凈、亮麗的環境。

目的：

?消除贓污，保持職場內干干凈凈?穩定品質?減少工業傷害

注意點：責任化--明確崗位5s責任，責任化、制度化。

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實施要領：建立清掃責任區（室內、外）。

/執行例行掃除，清理臟污

/調查污染源，予以杜絕或隔離

/建立清掃基準，作為規范

☆清潔：

?將上面的3s實施的做法制度化、規范化，并貨徹執行及維持結果。

目的：

?維持上面3s的成果

注意點：制度化及考核--5S時間：稽查、競爭、獎罰。

實施要領：

/落實前面3s工作

/制訂考評方法

/制訂獎懲制度，加強執行

/高階主管經常帶頭巡查，以表重視

☆素養：

?通過晨會等手段，提高全員文明禮貌水準。培養每位成員養成良好的習慣，并遵

守規則做事。開展5s容易，但長時間的維持必須靠素養的提升。

目的：

?培養具有好習慣、遵守規則的員工

?提高員工文明禮貌水準

?營造團體精神

注意點：長期化一-晨會、禮儀守則，長期堅持,才能養成良好的習慣。

實施要領：

/制訂服裝、儀容、識別證標準

/制訂共同遵守的有關規則、規定

/制訂禮儀守則

/教育訓練（新進人員強化5s教育、實踐）

/推動各種精神提升活動（晨會、禮貌運動等）

2.9食堂管理

規范公司食堂管理工作，共同營造一個衛生、美觀、優雅、有序的用餐環境，由管理中

心歸口管理并建立相應的管理規范。

/【食堂管理制度】規范食堂各崗位職責、各項工作流程、操作規范、標準。

/【員工就餐管理規定】規范員J2就餐秩序。

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2.10宿舍管理

公司員工宿舍管理由管理中心負責，內容包括且不限于員工宿舍人員出入手續情況登記

負責員工宿舍公共設施的購買、維護及統計報修，監督檢查員工宿舍的各種安全、衛生情況。

管理中心建立文件如：

/【宿舍管理制度】加強員工宿舍的管理，保證宿舍的安全、文明、整潔，使員工有

一個良好的生活環境。

/【客房管理規范】規范客房的管理，為賓客提供清潔、舒適、安全的住宿環境，提

升公司的品牌形象。

2.11車輛管理

本著“方便管理、節約開支、提高效率、優質服務”的原則，生產計劃部負責公司內車

輛的管理，并制定下列制度：

/【XXXXX有限公司車輛服務管理規范】規范派車流程，明確駕駛員職責和要求。

/【XXXXX有限公司車輛設備管理規范】規范車輛停放、維護保養、違章及事故處理。

3.0培訓制度

為保證培訓教學質量，確保從事相關工作的人員能夠勝任崗位要求，不斷提高員工的整

體素質以滿足公司快速發展的需要，由管理中心建立如下文件：

/【培訓管理規定】規范公司培訓管理，加強公司員工素質的提升，充實其知識與技

能，提高工作質量及工作績效。

/【安全教育培訓作業指導書】規范安全教育培訓工作，增強員工的安全意識，提高

安全素質，杜絕或減少事故的發生。

/【內部培訓講如j管理規定】規范內部講師管理,有效傳承公司相關技術和公司文化

并實現知識共享，發揮內部講師在公司教育訓練體系中的核心作用，激勵內部講師

的工作積極性。

4.0會議制度

規范公司會議管理，提高會議質量和效率，以實現會議管理的規范化、制度化，確保給公

司營造一個良好的會議文化。會議文化是企業文化的主宰，其能夠成為強大有力的競爭武器:

為夯實公司會議管理，通過精心安排的主題、簡單明了的討論和沏底的準備來提高會議效果，

從而樹立公司良好的會議文化，避免出現會議過多或過少或不開會議，讓會議營運走向正向的

管理，由管理中心建立如下文件：

/【XXXXX有限公司會議管理規范】明確會議的“4個步驟，及3-3-7會議原則、3個會

議要求、1-2-3發言及會議十準則”等內容，以規范XXXXX有限公司的“會議提出、準

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備、召開、會后跟蹤”等全過程。

/【會議室物品配置及使用管理責任表】規范會議室物品配置及管理要求。

5.0資料管理

5.1文件及記錄

管理體系文件需嚴格控制管理，確保文件使用的有效性、保管和更改符合規定要求，并對

質量記錄其完整性、準確性、清晰、保管等予以管控，以證明產品質量滿足規定要求、管理體

系有效運行，并為實現可追溯性、證實作用以及采取糾正和預防者施提供依據。各類管理體系

(IS09001>IS01400K00080000^OHSAS1800UIS02700RSA8000等)的文件及記錄管理由體

系辦建立如下文件：

/【文件和記錄控制流程】對與質量/環境/有害物質/職業健康/信息安全/社會責任

等管理體系有關的文件進行控制，確保各有關場所使用文件的有效性。對記錄進行

規范管理，以提供符合要求各類管理體系有效運行的證據，為采取改進、糾正和預

防措施及可追溯性提供依據。

/【產品數據類文件控制流程】為確保公司產品數據類資料的編號、制定、分發、更

改、取消、歸檔管理的規范化、標準化，統?管理公司的產品數據類資料，便于查

找、使用、檢索，特制定本流程。木流程主要描述了XXXXX有限公司及屬下公司的

產品資料類文件管理的流程運作，能確保公司產品數據類資料的編號、分發、更改、

取消、歸檔管理規范，適用于所有產品數據類文件的控制。

/【XXXXX有限公司流程文件模板清單&選用指導書】規范XXXXX有限公司的流程文件

模板、使用場景及相應的要求，以便更好的使用流程文件模板進行相應文件的擬定。

/【流程文件撰寫規范】規范流程類文件、規范類文件的撰寫說明、要求以及流程圖

的繪制說明，明確公司流程類文件的撰寫格式及要求，確保文件與資料的整潔性和

閱讀的方便性,建立良好的文件管理系統，體現公司嚴謹的行文風貌。

/【產品數據類文件編碼原則及版本控制規范】規范產品數據類文件格式，對其編碼、

編制進行規范和控制，確保公司產品數據類文件編號具有唯一性，文件易于歸檔、

杳找、檢索和追溯等。描述了XXXXX有限公司及屬下公司的產品數據類文件的“編

碼、編制、版本控制”等的具體說明，實現產品數據類文件編碼的標準化，適用于

公司內外部產品數據類文件的有序管埋。

/【產品數據類文件受控作業指導書】指導幽曲限公司DCC文件操作者如何進行產

品數據文件的受控管理,并讓其能掌握歸檔的規范作業方法，確保產品數據資料(或

文件)能及時、快速、正確的發放到生產現場，并使文件起到指導生產現場的作用，

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同時便于日常的“查閱、更新、管理”等。描述了XXXXX有限公司DCC文控人員作業

方法，包括文件的歸檔、分發、回收、廢止、保存、稽核等作業的說明。

/【文件受控流程】規范公司文件檔案管理過程，明確流程中各項工作的執行角色、

工作內容、輸入輸出文件。適用于公司各類文件的受控、保存、分發、廢止的運作

過程。包括文件新增受控流程、文件修訂受控流程、文件廢止流程以及文件增補流

程。

/【外來文件對照清單.存檔、管理規范】定義外來文件的分類以及外來文件的接收、

存檔方面的規定，規范外來文件的管理。

/【關于PDMC平臺歸檔文件使用權限的規范】綜合文件類型、業務用戶不同，所授予

的使用權限不同，以及在必要需求時，可采用相應的申請途徑進行權限的增加，以

達到相應對用戶控制和管理。

5.2電子郵件

規范電子郵件發送、回復、內容與格式要求、書寫與表達方法等，加強電子郵件發送的

規范化管理，優化電子郵件內容，提高公司全員的電子郵件發送技巧，提高辦公效率，由管

理中心制定【XXXXX有限公司技郵件發送管理規范】。

5.3文書管理

“文書”是指業務工作上的往來公文、報告、會議決策、合同書、專利許可證、電報和各

種賬簿等各種文件和資料。為使公司文書管理規范化，提高公文處理的效率和公文的質量，由

管理中心制定【文書的管理制度】。

對于客戶高層信函文書的管理，由營銷中心歸口管理并制定【XXXXX有限公司高層信函管

理流程】，以進一步規范對客戶高層信函的接收與發出管理，加強對信函的嚴謹性管控、促

使與客戶的有效良好溝通。

6.0印照使用與管理

6.1印章管理

為保障公司的合法權益，規范印章管理，減少因印章使用不當而帶來的損失，依據國家

的相關法律法規，結合公司實際情況，由管理中心制定【印章保管使用規范】。

6.2證照管理

證照是指經政府職能部門核發給公司/分公司的證明企業合法經營的有效證件。包括：

法人營業執照、行業經營許可證、組織機構代碼證、稅務登記證、行業資質證、房產證、+.

地證及其它證件，由管理中心歸口管理并制定【證照保管使用規范】。

針對建設項目環境影響評價及審查批復、三同時或建設項目驗收報告及批復、排污許可

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證，由戰略委員會歸口管理并制定【環境許可證更新和管理規范】。

7.0安全管理

公司內部信息安全建設需保障的基本安全條件及環境，如信息人員安全、信息設備安全、

網絡安全、電子郵件安全、網絡配置安全、遠程訪問安全等。為規范意在規范公司員工在工作

中的行為，把公司信息安全建設標準化、正規化提供保障，使公司管理方便化、規范化，由資

訊部建立【XXXXX有限公司電子信息安全管理規范】，休系辦建立【全面推廣信息安全內容與

要求的函件】，管理中心建立【信息安全委員會人事任命及組織構架】。

規范項目組成員的人力控制，防止信息泄密。從項目組成員的發質篩選、人員管理管理、

離職管理及保密區域的人員管理等方面進行管控，由管理中心歸口管理并建立【信息安全人力

資源控制作業指導】，【信息安全人員防泄密管理制度】。

7.1密級信息

從項目信息輸入開始，在各個節點通過從項目人員構成、物理區域管理、IT管理、數據管

理、運輸管理等方面的信息安全管理，確保項目運作過程的信息安全，以規范公司項目信息安

全管理過程，確保不泄密客戶產品信息，滿足客戶信息安全需求.由研發中心歸口管理并建立

【項目生命周期信息安全流程】。

針對涉密項目開發階段的文件信息管理，為防止保密文件泄密，由研發中心歸口管理并建

立【涉密項目開發信息管理規范】。

7.2保密區域

為提高XXXXX有限公司及下屬公司生產保密區域信息安全管控意識,規范人員、物品的進

出，確保客戶涉密信息不泄露，由管理中心歸口管理并建立【生產區域信息安全管理規定】。

隨著產品技術含量和服務質量的不斷提升和車間生產保密項目增多,避免客戶信息和公司

技術外泄，需加強對公司內部信息的保密管理，使公司所擁有的旨息在經營活動中充分利用，

為公司帶來最大效益，使公司K期、穩定、高效的發展，適應激烈的市場競爭，由管理中心歸

口管理并建立【人員進出涉密區域信息安全管理規范】。

8.0考勤制度

本著以人為本原則，依據《勞動法》等相關法律法規，公司為規范、健全、完善公司內部

考勤管理制度，維護公司整體工作秩序，由管理中心歸口管理并建立文件如下：

/【考勤管理規定】明確作息及考勤管理要求，規范請假、加班、外出、補簽卡、調

休等流程。

/【微信考勤管理規定】規范考勤管理制度，維護工作秩序，加強駐廠和長期出差人

員的考勤管理。

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/【薪酬福利管理制度】說明法定假日、婚假等各類假期的管理要求。

/【XXXXX有限公司出差管理規定】規范人員因公外出或出差流程。

9.0異動管理

明確公司范圍內人事異動管理程序，促進公司管理中心工作良性發展，完善員工異動的流

程，客觀公正地評價員工的實際工作能力與工作業績，由管理中心歸口管理并建立【員工異動

管理規定】。

10.0辭職管理

為規范員工的離職管理，確保公司和離職員工的合法權益，減少離職管理風險，通過對離職

的管理和描述，規范離職操作流程，面談反饋，有效把控人員流失和關注離職率。積極留住人

才，同時通過合法合規操作，管控離職風險，降低離職糾紛，由管理中心歸口管理并建立【離職

管理流程】。

11.0獎懲制度

明確界定員工違紀處理標準,規范違紀處理流程;確保違紀處理過程公平、公正、公開，體現

公司制度而前人人平等原則，維護員工和公司合法權益，由管理中心歸口管理并建立【獎懲管

理規定】。

為充分調動員工的工作積極性和主動性，提高工作績效，促進員工認真履行工作職責和部

門整體管理效能的提升。規范公司員工績效考核管理工作，對員工工作績效進行客觀評價，為

員工職務晉升、年度調薪及獎金發放等提供重要依據，由管理中心歸口管理并建立【績效管理

規定】。

針對公司安全標準化建設和管理，考核機制的落實與評比，呆障安全生產與人員安全，由

管理中心歸口管理并建立【安全標準化績效考核作業指導書】。

12.0信息溝通

對有關公司的各管理體系運行內部和外部的資訊交流，包括周邊居民、供應商、客戶等各

相關方，由體系辦建立【信息交流控制流程】，明確與客戶之間的產品資訊及其它情報的交流

及回饋，向公司內部各單位傳達的流程，以確保信息交流的順暢及到位，取得客戶的滿意，從

而實現公司的各業績的持續改善。

13.0投訴制度

員工可以通過匿名投訴的途徑保護自己的合法權益，可以針對公司各方面，公司也可以通

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過員工投訴不斷完善自己管理，打造良好的工作環境，建立良好的員工關系。為了維護公司與

員工的合法權益，及時發現和處理隱患問題，保障員工與公司管理層的溝通，從而建立和諧的

勞動關系，增強企業凝聚力，提高員工滿意度，由管理中心歸口管理并建立【投訴管理制度】。

對于客戶投訴的處理流程，由品質中心歸口管理并建立【客戶投訴處理流程】，規范了客

戶投訴的處理方法，使投訴能得到及時有效的處理，并預防客戶再次投訴同類型的問題。為使

顧客投訴可以及時得到處理，改善和提高公司產品的質量和服務，確保顧客滿意。

公司需采取措施消除生產、服務過程中已存的及潛在的不合珞因素，防止不合格發生和審

復發生：以及通過企業經營各類數據分析，找出相關短板或潛在問題，成立相關專案或類似有

效方式的改善來持續提高公司系統性發現問題能力、現場管理、產能、效率，降低成本等，全

面提升公司的整體競爭力，由體系辦建立【糾正與預防措施控制流程】，木流程敘述XXXXX有

限公司針對已存的或潛在的不合格因素進行原因分析、糾止、預防等活動進行分場景的針對性

的管理：并理清各參與角色職貨、活動內容，以達到分不同場景及問題輕重，進行分層分級的

管理，以達到此文件可真正落地實用。

14.0匯報及總結

為了更高效的解決問題，提升效率，滿足客戶需求，由體系辦建立【問題管理與升級規范】，

規范問題出現后的解決問題的時效管理要求與問題升級路徑。

當需要向上級匯報工作或事項時，其頻率參考如下表：

事務性頻率（事務性例行）事務性

角色備注

臨時周月半年年度項目類

員工（生產）△

職員《辦公室》☆☆☆☆☆

1.匯報對象為直接管理人員

組長/領班☆

2.需升級匯報時參考【問題管理與

儲干☆☆☆☆☆