第第頁工程檔案管理制度1.目的為進一步完善公司工程檔案的管理制度，規范工程檔案資料的收集、整理和保管工作，以保證工程建設管理的有序進行，確保公司在工程建設方面的歷史資料完整、準確、科學保護、方便利用，充分發揮公司項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》，結合公司工程檔案管理的實際情況，特制定本細則。2.適用范圍適用于公司各項目工程檔案資料的收集、整理和保管工作。3.術語和定義工程檔案：是指工程建設管理和工程建設項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。工程檔案必須實行集中統一管理的原則。此項工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗收同步進行。4.工程檔案的管理部門4.1項目公司綜合部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負責項目檔案管理工作。項目公司綜合部負責工程前期文件資料的收集、整理、歸檔工作。4.2項目公司工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設（施工）監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。4.3工程項目全面竣工結案后，以上相關資料由項目公司綜合部匯總、整理、歸檔移交信達房產總部總經理辦公室檔案室。5.工作程序5.1工程檔案的歸檔范圍、內容、要求5.1.1工程檔案歸檔范圍詳見：《建設工程文件歸檔范圍和保管期限》。5.1.2工程檔案歸檔的主要內容為六個方面，即：工程基建文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、綜合管理文件。5.1.3工程檔案歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙。5.1.4不歸檔的文件材料包括：1)正式施工前的草圖，未定型的圖紙。2)重份文件材料和重份圖紙。3)無參考價值的臨時性的文件。5.1.5工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續。5.1.6歸檔的工程文件材料要求格式統一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標準繪制完成；藍圖規格必須符合國家標準，字、圖清晰，用紙優良；所有竣工圖均應加蓋竣工章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應重新繪制竣工圖。5.2.工程檔案的歸檔5.2.1各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）和勘察、設計、監理、施工單位在項目建設中形成的文件材料：1)各部門、各單位自行收集、積累。2)工程管理部資料員每周進行收集、檢查。5.2.2分類——按工程項目。5.2.3整理組卷和案卷裝訂1)按歸檔范圍、規范要求排列各種文件或專業性材料。2)修補、粘貼破損或過小的文件材料。3)將過大的文件材料、表格、圖紙按規定折疊成形。4)打頁號：每卷單獨編號，頁號從1開始。5)填寫卷內文件目錄——包括序號（以一份文件為單位，從１開始）、責任者（填寫文件的直接形成單位和個人）、文件編號（填寫工程文件原有的文號或圖號）、文件題名（填寫文件標題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁次（填寫文件在卷內所排的起始頁號）、備注。6)拆除文件材料上的金屬物裝訂。5.2.4填寫備考表——包括標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及對案卷情況的說明；立卷人；審核人；立卷時間。5.2.5填寫案卷封面——包括檔號（由分類號、項目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容）、編制單位（填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者）、起止日期（填寫按全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機密、保密和內部公開四種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。5.2.6案卷進盒。5.2.7歸檔驗收。5.2.8填寫移交檔案目錄——包括順序號、檔案號、案卷題名、日期、頁；保管期限、移交單位、移交經手人、接收單位；接收人、交接日期。5.2.9移交檔案案卷。5.3.工程檔案的移交辦法和歸檔時間1)公司的前期人員必須將在建項目工程的前期報批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時將原件移交公司檔案管理員。工程竣工時，由工程管理部資料員按歸檔要求統一調取、整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館，并將蓋有城建檔案館公章的相應復印件移交公司檔案管理員存檔。2)勘察、設計單位應在任務完成時將形成的有關工程檔案整理立卷，建設單位經辦人、監理單位根據城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。由工程部資料員在檔案預驗收前完成歸檔工作。3)監理單位應在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設單位移交。施工單位的工程檔案在工程竣工前，由建設單位、監理單位應根據城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。由工程部資料員于檔案預驗收前完成歸檔工作。4)工程項目在竣工驗收前，工程部資料員通知城建檔案館對準備歸檔的工程文件材料進行檢查、驗收，由城建檔案館出證明，否則不能組織工程竣工驗收。5)工程部資料員于工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館移交一套符合規定的工程檔案（除竣工決算外）。5.4.工程檔案的保管1)工程部資料員根據工程檔案的特點，遵循檔案管理的原則和分類方法，以查找和利用方便為目的，采取必要的保護手段，對工程檔案進行分類編號、編目、排架和保管工作。5.5.工程檔案的借閱1)借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復制時，須經相關授權。參見《檔案管理作業指引》。2)借閱者對借閱的檔案要妥善保管，要嚴守機密，不得毀壞、涂改、外傳或遺失。閱后及時歸還。5.6.工程檔案的鑒定、銷毀1)工程檔案的保管期限分為永久、長期（即等于該工程的使用壽命）、短期（即保存20年以下）。對于超過保管期限的工程檔案定期進行鑒定。2)對已失去保存價值的工程檔案必須經過有關領導審批，登記造冊后進行銷毀。銷毀時須與工程管理部資料員一起進行，雙方并在銷毀清冊上簽字，以備查。5.7.工程部資料員的崗位責任1)認真貫徹檔案工作的法規文件，嚴格遵守檔