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文檔簡介

IT項目管理部周會流程框架一、制定目的及范圍為提升IT項目管理部的工作效率，確保項目進展的透明度與溝通的順暢，特制定本周會流程框架。該流程適用于所有IT項目管理部的周會，涵蓋會議的準備、召開、記錄及后續跟進等環節，旨在為項目團隊提供清晰的指導，確保每位成員都能有效參與并貢獻意見。二、周會原則1.會議應遵循“高效、簡潔、務實”的原則，確保每次會議都有明確的目標和議程。2.參會人員應提前準備，確保會議討論內容的專業性和針對性。3.會議記錄應真實、準確，便于后續跟進和落實。三、周會流程1.會議準備1.1確定會議時間與地點：每周固定時間召開周會，地點可根據實際情況選擇會議室或線上會議平臺。1.2制定會議議程：會議主持人需提前制定并發送會議議程，明確討論主題、時間分配及參會人員。1.3收集參會材料：各項目負責人需在會議前提交相關材料，包括項目進展報告、問題清單及需決策事項。2.會議召開2.1會議簽到：參會人員需在會議開始前簽到，確保出席情況記錄。2.2主持人開場：會議主持人簡要介紹會議目的及議程，確保與會人員了解會議重點。2.3項目匯報：各項目負責人依次匯報項目進展、存在的問題及解決方案，時間控制在規定范圍內。2.4討論與決策：針對匯報內容，參會人員進行討論，提出建議與意見，必要時進行投票決策。2.5總結與安排：會議結束前，主持人對討論結果進行總結，明確后續行動計劃及責任人。3.會議記錄3.1記錄內容：會議記錄員需詳細記錄會議討論內容、決策結果及責任分配，確保信息的完整性。3.2記錄審核：會議結束后，記錄員需將會議記錄整理并發送給會議主持人審核，確保信息準確無誤。3.3記錄歸檔：審核通過后，會議記錄需存檔，便于后續查閱與跟進。4.后續跟進4.1行動計劃落實：各責任人需根據會議決策，制定具體的行動計劃，并在下次周會前完成相關任務。4.2進展反饋：在下次周會上，各責任人需匯報行動計劃的落實情況，確保問題得到及時解決。4.3持續改進：定期對周會流程進行評估，收集參會人員的反饋意見，持續優化會議流程，提高會議效率。四、備案所有會議記錄及相關材料需在會議結束后及時歸檔，確保信息的可追溯性。會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、討論內容及決策結果，便于后續查閱與跟進。五、會議紀律1.參會人員職責：每位參會人員需積極參與討論，提出建設性意見，確保會議目標的實現。2.會議行為規范：參會人員應遵守會議紀律，不得隨意離場或打斷他人發言，確保會議的順暢進行。六、流程優化機制為確保周會流程的有效性，需建立反饋與改進機制。定期收集參會人員對會議流程的意見與建議，分析存在的問題，及時進行調整與優化，確保流程的適應性與高效性。通過以上流程框架的制定，IT項目管理部的周

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