秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議善后工作模塊5目錄Contents參會人員送別任務1任務2會場清理與會費結算任務3會議文件的收集、整理和歸檔任務4會議精神的傳達與落實任務5會議評估與總結Part01項目描述會議結束以后，秘書人員的工作仍然沒有結束，必須做好善后工作，保證會議的善始善終。會議的善后工作主要包括參會人員送別、會場清理、會費結算，以及會議文件的清退、收集、整理與歸檔，會議決定事項的落實、會議評估與總結。Part02

學習目標任務四會議精神的傳達與落實掌握會議精神傳達的要求和方法1掌握會議精神落實的要求和方法2Part03任務導入同學們在學校是否參加過一些會議，比如：黨會、團會或者其他會議？是不是班干部經常會代表班級去參加一些學校會議，然后把會議內容傳達給同學們呢？思考大家說一說，你對會議怎么看？會議精神的傳達需要注意哪些方面？Part04項目驅動PART1準確原原本本地傳達會議精神。PART2及時開完會后，與會人員要按會議要求按時傳達到相關人員。PART3到位根據會議精神的傳達范圍，直達其人。一、會議精神的傳達（一）傳達要求Part04項目驅動010302口頭傳達包括：個別傳達、會議傳達或電話傳達。書面傳達包括：會議紀要、會議簡報、會議決定和決議、會議決定催辦通知單。錄音錄像需要確保其來源的真實可靠性。一、會議精神的傳達（二）傳達方式Part04項目驅動傳達會議精神，必須確定內容、程度、范圍和層次。1內容與程度傳達會議精神的內容與程度，應視會議的性質、任務與要求而定。2范圍與層次傳達會議精神，要明確會議傳達對象的范圍大小和層次高低。一、會議精神的傳達（三）傳達注意事項Part04項目驅動催辦是指秘書人員對有關單位或部門落實會議議決事項辦理情況的檢查和催促。會后催辦對做好會議精神的傳達貫徹、落實會議的各項決定具有重要意義。二、會議精神的落實（一）對會議決定事項進行催辦Part04項目驅動催辦形式主要有三種：發文催辦1發文催辦是向執行單位發送催辦函或催辦單。電話催辦2適用于本地區、本系統、本單位的一般工作部署。派人催辦3重要、緊急的決定、決議下達之后，領導機關往往派秘書去催辦。二、會議精神的落實（一）對會議決定事項進行催辦Part04項目驅動會議決辦事項落實情況反饋是指將會議精神傳達給執行者后，秘書人員通過各種途徑將執行者的意見及執行情況收集起來，反映給領導的過程。它既是實現會議決策目標的主要環節，又是對會議決策進行檢驗、制約和完善的主要環節。二、會議精神的落實（二）會議決辦事項落實情況反饋Part04項目驅動會議決辦的落實，主要包括以下四個方面的內容：建立決辦事項落實情況反饋匯報制度；建立會議決辦事項落實情況通報制度；會議精神落實情況反饋的要求；會議精神落實情況反饋的內容。二、會議精神的落實（二）會議決辦事項落實情況反饋Part04項目驅動為使會議決策執行到位，一般采取以下具體措施：02030104明確責任分工搞好溝通合作實施監控管理施行效益考核二、會議精神的落實（三）會議決辦事項的具體措施Part05技能訓練某船舶公司召開總經理辦公會，會議由張總經理主持，公司領導、總經辦、黨群辦及相關處室負責人參加。會上主要研究了以下問題：一、關于公司經濟合同管理辦法二、關于職工因私借款規定三、關于公司資金管理辦法四、關于職工工資由銀行代發事宜五、關于公司機關效益工資發放問題會議最后強調，公司機關要加強與運行船舶的溝通，建立公司領導每周上崗接船制度，完善機關管理員工隨船工制度，增加工作的針對性和有效性。案例Part05技能訓練要求分組練習，分別扮演總經辦主任、秘書、職員；財務處經理、職員；人力資源部經理、職員，模擬以下情景。總經辦主任用口頭形式將會議精神傳達到本處，并吩咐秘書用書面形式將會議精神傳達到全公司各處室。財務處和人力資源部聯合將會中涉及你處的內容口頭傳達到你處室，并提出落實要求。總經辦負責人或秘書對會議精神執行不利的財務處和人力資源部進行催辦。自行設計催辦單，并采取多種形式進行催辦。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般掌握會議精神傳達的要求和方法掌握會議精神落實的要求和方法謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質量和效率的重要保證。Part02

學習目標熟悉會議的各項后勤服務內容、程序及注意事項1能妥善安排好會議代表的住宿，解決住宿中的各種問題2任務一會議住宿服務Part03任務導入想一想假如你要代表學校去外地參加一次會議，你要考慮哪些方面的問題？假如近期學校將舉辦一次大型會議，屆時將邀請一些外方專家參會，作為會務人員的你該怎樣安排食宿呢？Part04項目驅動對于外地參會人員較多的會議來說，提供住宿服務是會議主辦方的重要工作之一，這就要求會務人員注意以下幾個問題：1對備選會議住宿供應機構的考察2會議住宿房間的預訂3參會人員入住期間的住宿服務Part04項目驅動01對本地的住宿供應機構進行篩選02對備選住宿供應機構進行考察比較03確定會議定點住宿供應機構一、對備選會議住宿供應機構的考察Part04項目驅動[]會議主辦方一定要根據會議的類型、參會者的層次、議題的重要性等，合理地確定不同參會人員的住宿標準和接待規格，并以此為依據，在會議經費預算許可的范圍內，綜合考慮住宿供應機構的實際接待能力、品牌與口碑、周邊環境、交通狀況、安全條件等因素，對本地的住宿供應機構（酒店、賓館、飯店、招待所等）進行初步篩選，最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應機構，以備進一步考察。一、對備選會議住宿供應機構的考察（一）依照一定標準，對本地的住宿供應機構進行篩選Part04項目驅動對備選住宿供應機構考察的重點包括：01020304在會議期間可供使用的房間總數是否有不同的房型滿足不同參會人員的需求客房的配置調節客房的服務質量一、對備選會議住宿供應機構的考察（二）對備選住宿供應機構進行考察比較（三）確定會議定點住宿供應機構Part04項目驅動會議主辦方為參會人員預訂住宿房間，要求做好以下幾個方面的工作：01020304與住宿供應機構簽訂預訂合約寄送會議通知（邀請函）和住宿登記卡（申請表）收到住宿登記卡（申請表）及時回復確認會議特殊客房的預訂二、會議住宿房間的預定Part04項目驅動會議期間的住宿服務02參會人員的入住服務01會議結束的延遲退房服務03三、參會人員入住期間的住宿服務Part04項目驅動主要包括：集中到達的參會人員的入住服務早到參會人員的入住服務三、參會人員入住期間的住宿服務（一）參會人員的入住服務Part04項目驅動作為會議舉辦方，應及時對參會人員住宿的舒適度、滿意度進行調查了解，及時將參會人員的意見和建議反饋給住宿供應機構，并督促改進，把服務做得更好。三、參會人員入住期間的住宿服務（二）會議期間的住宿服務Part04項目驅動很多會議在最后一天也有很多議程，會議結束時間延長到中午12點以后，或者參會人員因航班或火車時間問題要到下午或晚上才能離開，而一般的住宿都是要求在12點鐘前退房，這就要求會議舉辦方與住宿供應機構事先協商好延遲退房。如果沒有辦法延遲退房，就爭取讓那些預訂者當天不會到來的房間推遲退房，其他人可以到這些房間休息，等候返程。三、參會人員入住期間的住宿服務（三）會議結束的延遲退房服務Part05技能訓練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學術研討會，會期3天，研討的議題達十幾項，與會的專家學者預計千人。在會議的費用方面，除特邀前來發言的上級領導人和發表演講的知名專家學者由學校支付全部費用外，其他參會人員需要繳納1200元會務費，由學校統一為其安排住宿、餐飲、會議交通等后勤服務，并為其提供會議文件資料。學校的辦會指揮部將會議后勤的前期工作交給了你班的全體同學，要求你們對全市的住宿、餐飲進行摸底，并按照會議總體工作方案的要求，根據預計人數和預計的會議后勤服務預算（普通參會人員每人1000元），確定合適的住宿提供機構并預訂客房，確定餐飲提供機構及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓練要求將全班分為兩個大組，一組負責住宿提供機構的考察、確定和客房的預訂工作；二組負責餐飲提供機構的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請寫出工作報告，草擬好準備與住宿、餐飲機構簽訂的合同。同時，全班召開會議后勤的前期工作交流會，以小組為單位，對會議籌備期間后勤工作的過程、經驗和教訓進行總結交流。P.S.該技能訓練可等任務二學習完后，再進行。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般熟悉會議的各項后勤服務內容、程序及注意事項能妥善安排好會議代表的住宿，解決住宿中的各種問題謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議善后工作模塊5目錄Contents參會人員送別任務1任務2會場清理與會費結算任務3會議文件的收集、整理和歸檔任務4會議精神的傳達與落實任務5會議評估與總結Part01項目描述一次會議議程的結束并不意味著會議組織管理工作的結束，會議的評估與總結也是會務管理的重要環節，它關系著會議組織者的會議管理水平能否不斷提高的大問題。沒有一個會議的組織是完美無缺的，只有不斷總結，才能不斷提高。Part02

學習目標明確會議評估的意義及內容1掌握會議評估的方法及評估表的制作2任務五

會議評估與總結掌握會議總結的方法3Part03案例導入剛畢業的大學生王芳在最近的一次工作總結中犯了錯誤，正在接受領導的批評......思考作為秘書應怎樣認識會議評估？會議評估都有哪些意義，或者為什么沒有價值？如何做好會議評估？Part04項目驅動檢查會議目標的實現情況確定與會者的滿意程度明確會議的成功與不足之處為寫會議的總結報告準備材料一、會務工作評估（一）會務評估的意義Part04項目驅動01會議代表02陪同人員03參展商一、會務工作評估（二）會務評估的參與者Part04項目驅動123會前效果評估會中效果評估會后效果評估一、會務工作評估（三）會議評估的內容Part04項目驅動調查問卷面談電話調查現場觀察述職報告一、會務工作評估（四）會議評估的方法Part04項目驅動對一個事件進行評估的最佳時機應該是在該事件剛剛結束的時候。對于小型會議，這比較好辦，會議工作全部結束時進行會議評估就是了。大型會議的評估可以分階段、分活動進行，在會議進行到一定階段，大會結束或某個分會、活動結束后立即對剛剛過去的事件進行評估。這樣，大型會議的評估結果就比較全面了。一、會務工作評估（五）會議評估的時機Part04項目驅動表格設計可以分兩部分進行，一部分是會議整體評估表，一部分是會議服務者個人（環節）評估表。前者如會議情況反饋表、會議效果分析表等；后者如主持人的行為表現評估表、工作人員的表現評估表等。表中內容要根據調查目的、調查對象、會議特征等進行設計。動畫會議評估表的設計一、會務工作評估（六）會議評估表設計會議是否有必要召開，會議議案是否解決準備工作是否充足會議議程是否科學合理會議組織工作是否完善，有無明顯疏漏或失誤1234Part04項目驅動二、會務工作總結Part04項目驅動會議人數主持人水平與會者對會議的滿意程度會議決議是否實施5678動畫會議簡報二、會務工作總結Part05唐山企業上市融資研討會（教材模塊五P37）案例技能訓練

唐山市除唐鋼股份、開灤股份等多家上市企業外，另有31家企業準備上市。具備哪些條件才具有上市資格？國內、香港、美國各家金融機構對上市公司有什么要求？上市要符合哪些政策？為解決這些問題，唐山市政府于2008年9月27日召開了企業上市融資研討會，邀請各相關專家對唐山市上市企業及擬上市企業負責人進行培訓。會期兩天，第一天為培訓會，第二天組織專家參觀指導。

研討會于2008年9月27日上午9時在渤海國際會議中心二層多功能廳舉行，會議參加人員120人。其中，嘉賓20人，包括省金融辦和省證監局有關領導；上海證券交易所、深圳證券交易所、會計師事務所、律師事務所、券商、中植企業集團、第一東方投資公司、中科招商投資基金管理公司、中銀國際控股公司、摩立摩根資本與投資集團公司等國內外知名財務咨詢機構的專家；市直有關部門24人，包括市政府兩位秘書長及市國資委、市財政局、市發改委、市工促局、市審計局、市工商局、市城鄉規劃局、市國土資源局、市房管局、市安全生產監督局、市環保局、市建設局、市科技局、市公安局、市國稅局、市地稅局、市人事局、市勞動局、市統計局、市商務局、市銀監分局、市人行主管負責同志；上市公司主管負責人、上市后備企業主要負責人和財務總監70人；另有若干新聞媒體記者……Part05唐山企業上市融資研討會案例撰寫結合上述情境，擬訂會議方案。根據會議議題，擬訂會議議程表。據會議活動內容，擬訂會議日程表。根據會議情況，列出會議責任人及分工表。根據會議的規模和活動內容，擬訂會議經費預算表。擬制并發送會議通知。為唐山市政府秘書長邢京林同志寫大會主持詞。為副市長寫晚宴致辭。根據會議內容，寫一則會議消息。根據會議內容，寫一份會議簡報。技能訓練Part05設計1.根據材料中給定條件，畫出會場布置圖（有條件的學校，可以在大會議室或階梯教室實地布置會場）。2.設計出車證、出席證、領導席簽、嘉賓席簽和單位簽。3.為大會設計會議效果反饋調查表，分會前準備調查、會議服務調查和會后服務調查三步。歸檔將上述文件立卷歸檔，組成案卷，并為案盒中的文件排序，并設計、填寫歸檔文件目錄。技能訓練Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般明確會議評估的意義及內容掌握會議評估的方法及評估表的制作掌握會議總結的方法謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質量和效率的重要保證。Part02

學習目標熟悉會議餐飲安排的要求和注意事項1能根據會議類型和規模選擇用餐地點和方式2任務二會議餐飲服務Part03任務導入說一說大家平常都有哪些食物是不吃或者忌諱的？比如，我們知道回族是不吃豬肉的。大家來說一說不同民族的飲食習慣吧。你們認為開會期間的餐飲服務應注意哪些問題？Part04項目驅動在確定用餐地點之前，會議工作人員應仔細考察用餐地點的具體情況，主要包括：1餐飲場所的大小2餐飲場所的環境3廚房4路徑一、會議用餐地點、用餐方式的安排（一）會議用餐地點的選擇Part04項目驅動會議期間，正式的進餐時間為早上、中午和晚上。會議工作人員應根據參會人員對這三餐的不同要求，安排適宜的用餐方式。會議的用餐方式包括：0102030405圍餐式半自助式餐劵購餐式自助式分餐式一、會議用餐地點、用餐方式的安排（二）對用餐時間、用餐方式的安排Part04項目驅動會議組織方應為參會人員精心選擇每一餐的菜單，在確定菜單時，除了預算的因素，還應考慮到以下幾個方面：菜肴的道數和分量0102菜色品種多樣化03具有地方特色04具有時令特征05照顧參會人員的特殊用餐要求二、每餐菜單的確定和酒水的安排（一）確定每餐的菜單Part04項目驅動會議餐飲統一安排酒水時應注意時間與場合，一般早餐和午餐不提供酒類，只提供飲料，晚上可為參會人員適當地提供各種酒類。酒類的安排以有利于身體健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒為主。二、每餐菜單的確定和酒水的安排（二）會議餐桌的酒水安排Part04項目驅動提前一兩天向會議供餐機構告知用餐人數1辨認進餐者身份2注意與會議供餐機構的隨時溝通與協調3注意做好引導工作4考慮到不能按時用餐的參會人員5三、會議餐飲服務的其他注意事項Part04項目驅動茶歇是為會間休息、氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，對于中小型會議、特別是公司或高層會議非常重要，這就需要會議工作人員從以下幾個方面重視茶歇的安排。茶歇茶點茶歇時間茶歇地點四、會間茶歇的安排與服務（一）會間茶歇的安排Part04項目驅動安排適宜的茶歇時間茶歇一般一天只需安排兩次，分別是在早餐和午餐、午餐和晚餐之間，其目的是讓參會人員在會議中場休息，補充能量。（1）

（2）

（3）

茶歇的地點選擇茶歇地點的選擇主要取決于參會人員的數量，如果參會人員較多，需要安排幾個地點作為小憩的場所。茶歇的茶點選擇一般分中式和西式兩種，中式茶點有：綠茶、奶茶、糕點、餅干等；西式茶點有：咖啡、西式甜點、果盤等。四、會間茶歇的安排與服務（一）會間茶歇的安排Part04項目驅動準備茶歇是一個非常細致的過程，要求會議工作人員在茶歇時間到來之前，將點心、飲品、裝飾迅速擺放好，將各種熱飲所需的杯子、勺子，盛放配料的糖罐、牛奶罐等都安置在便于取用的地方。如果會議持續幾天，每次茶點的安排都要盡量體現出新意。對茶歇地點應有路標指示，并安排服務員引導與會人員至最近的茶歇處。四、會間茶歇的安排與服務（二）會間茶歇的服務Part05技能訓練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學術研討會，會期3天，研討的議題達十幾項，與會的專家學者預計千人。在會議的費用方面，除特邀前來發言的上級領導人和發表演講的知名專家學者由學校支付全部費用外，其他參會人員需要繳納1200元會務費，由學校統一為其安排住宿、餐飲、會議交通等后勤服務，并為其提供會議文件資料。學校的辦會指揮部將會議后勤的前期工作交給了你班的全體同學，要求你們對全市的住宿、餐飲進行摸底，并按照會議總體工作方案的要求，根據預計人數和預計的會議后勤服務預算（普通參會人員每人1000元），確定合適的住宿提供機構并預訂客房，確定餐飲提供機構及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓練要求將全班分為兩個大組，一組負責住宿提供機構的考察、確定和客房的預訂工作；二組負責餐飲提供機構的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請寫出工作報告，草擬好準備與住宿、餐飲機構簽訂的合同。同時，全班召開會議后勤的前期工作交流會，以小組為單位，對會議籌備期間后勤工作的過程、經驗和教訓進行總結交流。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般熟悉會議餐飲安排的要求和注意事項能根據會議類型和規模選擇用餐地點和方式謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質量和效率的重要保證。Part02

學習目標了解會議安全保衛工作的基本內容1熟悉會議醫療衛生服務2任務四會議的其他后勤服務Part03任務導入

1972年奧運會的前十天都在和平的氣氛下歡慶，但在9月5日凌晨，8名黑色九月武裝恐怖分子闖入慕尼黑奧運村以色列選手駐地，當場擊斃了以色列摔跤教練莫什?溫伯格、運動員約瑟夫?羅曼，另有9名代表團成員被當作人質關押……思考你認為會議過程中該如何確保安全？有哪些工作需要提前做好？Part04項目驅動會議安全保衛工作規格和內容要根據會議的性質、規模、內容、參加人員的級別等來確定。國際性會議、黨和國家的重要會議、大型會議（如省一級的代表大會，市、縣有相當規模的群眾大會），或內容十分重要、需要絕對保密的中小型會議，都應設立專門的會議安全保衛工作組。一、會議的安全保衛工作Part04項目驅動會議的安全保衛工作主要包括以下內容：01制定會議安全保衛工作方案02維持會議場所秩序03保護參會人員人身安全04保護參會人員財產安全05其他方面的安全注意事項一、會議的安全保衛工作Part04項目驅動組織機構、職責任務、具體工作、應急方案準備證件一、會議的安全保衛工作（一）制定會議安全保衛工作方案Part04項目驅動01做好會場外圍的社會治安秩序02嚴格檢查與會人員的出入證件03協助引導疏散一、會議的安全保衛工作（二）維持會議場所秩序Part04項目驅動提前勘察會場及周圍，排除隱患。01做好防范，提前勘察行車路線、游覽地點。02保衛領導及貴賓安全，內緊外松，高度警惕。03一、會議的安全保衛工作（三）保護參會人員人身安全Part04項目驅動01重點防范盜竊事件，提供代管代存服務。02以書面資料告知參會人員盡量減少到人多復雜的地方去。03如果非要去，盡量不要帶貴重物品，如：大額現金、珠寶、護照等。04有條件的話，可以派幾名安保人員身著便衣陪同。一、會議的安全保衛工作（四）保護參會人員財產安全Part04項目驅動飲食安全文體娛樂安全各種用具設備安全會議信息安全01020304一、會議的安全保衛工作（五）其他方面的安全注意事項Part04項目驅動建立醫療衛生保障制度疾病醫療、食品衛生、飲水衛生、會場衛生、住宿衛生、個人衛生和環境衛生制度等。01食品要符合國家食品衛生法的規定，必要時應當采取抽樣檢查或者全部檢查的辦法，飲用水必須保證安全衛生，泡茶的水要煮沸，嚴格控制閑散人員對會議專供飲食的接觸。02二、會議的醫療衛生服務Part04項目驅動三、會場的清潔整理工作（一）保持會議場所的干凈整潔（二）每次會后的場地整理與重新布置Part05技能訓練會議安全保衛工作包括哪些內容？會議的醫療衛生服務應如何保障？自測Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議安全保衛工作的基本內容熟悉會議醫療衛生服務謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質量和效率的重要保證。Part02

學習目標了解會議交通服務的工作安排1熟悉會議用車的人員管理和會議租車的注意事項2任務三

會議交通服務掌握會議車輛的停放及管理方法3Part03案例導入一年一度的深圳高交會在11月16日如期舉行，來參加此次展會的除了國內企業，還有外國團組，可謂規模龐大……思考作為會務人員，你認為該如何進行展會期間的交通服務？有哪些工作需要安排和注意？Part04項目驅動

會議用車制度、車輛檢查與維護制度、車輛征調與租用辦法、車輛調度辦法、會議車輛停放辦法、會議停車指揮辦法、意外情況的應急辦法、會議交通服務人員（會議交通總負責人、調度員、停車指揮員、司機、隨車人員等）的職責規定等。一、會議交通服務制度、工作、人員的確定（一）會議交通的制度化規定Part04項目驅動根據整個會議的日常和臨時需要，合理調度和使用車輛01020304印發會議車輛通行證，指揮停車05車輛的日常保養與維修合理計劃、及時籌齊會議用車預訂好停車場地，做好不同車輛的停車規劃一、會議交通服務制度、工作、人員的確定（二）會議交通服務的工作安排Part04項目驅動安排優秀的司機01必要時配備隨車人員02對司機和隨車人員的培訓03一、會議交通服務制度、工作、人員的確定（三）會議用車的人員管理安排Part04項目驅動培訓的主要內容有：1234接待和歡送參會人員的禮儀與注意事項各項保證交通安全的制度規定和具體方法應付各種突發事件的方法工作人員如何相互協調配合對司機和隨車人員的培訓03一、會議交通服務制度、工作、人員的確定（三）會議用車的人員管理安排Part04項目驅動小轎車根據會議的規格和實際需要從嚴掌握。根據會議的類型、數量，與會人員的多少、級別等來確定；大轎車的配備按參會人員平均四十人一輛計算；二、會議用車的組織（一）對會議用車類型、數量的確定Part04項目驅動前去租賃公司提車時，需帶全所有證件。租車時應注意：01預訂車輛最好提前一到兩天，預訂周末的車輛需要提前兩到三天。02用車天數應定為最少天數，如不夠用，再提前打電話續租。03二、會議用車的組織（二）會議租車Part04項目驅動發生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書或是安委會的證明（保險理賠需要）。保險一定要在第一時間通知，最遲不能超過一天。簽署車輛租用合同前應仔細瀏覽合同的內容后再簽字。在發車、還車、驗車時應仔細查看，確認無誤后再簽署單據。040506二、會議用車的組織（二）會議租車Part04項目驅動

安排用車，應合理配置，對每類車的用途、接載對象都要明確，能固定的信息盡可能予以固定，如確定某一小組乘坐幾號大車，哪幾個人合用一輛小轎車等，既可以防止差錯，也能讓參會人員感到便捷、安定。二、會議用車的組織（三）對會議用車的合理配置Part04項目驅動該停車場安全程度如何？停車場什么時間開門及關門？停車場能容納多少輛車？能否為參會人員專門劃出一片區域停車？有貴賓專用的停車區域嗎？能容納多少輛車？停車的費用是多少？停車費能預付嗎？如果不是預付停車，那能否為會議停車爭取到優惠？01在考察停車場地時，應注意以下問題：020304三、會議車輛的停放（一）停車場的準備和策劃Part04項目驅動該停車場附近，有沒有影響交通流量的因素？在會議的同一時間，有沒有其他會議或活動在周邊舉行？它們什么時候開始和結束？在參會人員大量抵達和離開的時候，停車場能有多少人員值班？輪椅能在停車場所有地方自由出入嗎？如果不能，有哪些地方可以自由出入？如果有媒體參加，他們的車及設備應放在哪里？辦會機構的員工在哪里停車？0506070809三、會議車輛的停放（一）停車場的準備和策劃Part04項目驅動

堅持五先五后的原則，即：先外賓，后內賓；先小車，后大車；先重點，后一般；先車隊，后單車；先來停近，后來停遠。三、會議車輛的停放（二）會議車輛停放的指揮管理指揮車輛停放的原則1Part04項目驅動01會場門前停車場地寬闊。這時可指揮車輛先進入停車場地停車，然后再讓參會人員下車。02停車場地狹窄，參會人員又需要在會場門前下車。這時應指揮車輛先在會場門前停車下客，待參會人員下車后，立即指揮車輛到指定地點停放。03活動場所門前不便停車，而又需迎接首長、外賓的車。這時應先在活動場所附近為首長、外賓的車準備臨時停車地，待首長、外賓下車后，再指揮車輛到指定的停車場停放。三、會議車輛的停放（二）會議車輛停放的指揮管理根據不同情況指揮車輛停放2Part04項目驅動頭尾相銜接，縱列依次停放齊頭平列，單橫排停放斜排停放，即車頭向著去的方向斜排停放方陣停放，即車輛橫直豎排成行停放主要領導和貴賓的車輛單排，與一般車輛的停放地分開0102030405三、會議車輛的停放（二）會議車輛停放的指揮管理車輛停放排列的方法3Part05技能訓練2014年亞太經合組織第二十二次領導人非正式會議在北京舉行。據統計，會議期間許多市民選擇綠色出行，公共交通出行比例從47%增長到56%，公共交通客運量增長了164萬人次/日，增幅約8%。地面公交日客運量明顯增長，日均增加146萬人次，增幅達11%。地面公交客運量連續四天（11月3日至6日）突破1600萬人次，全路網高峰平均交通指數由6.9（中度擁堵）降至2.1（基本暢通），早晚高峰準點率達到96%。市交通委公共交通運輸處相關負責人表示，經過這次APEC假期單雙號限行期間的測試，在運行速度和效率有保障的情況下，地面公交完全可以承擔每日1700萬人次的運力。“一個是會上的服務，一個是社會交通的服務，都要做好。”北京市交通委綜合運輸處相關負責人介紹，為了圓滿完成這次會議的各項交通保障任務，北京市交通委專門成立了2014年北京APEC領導人非正式會議交通運輸服務保障運行調度指揮中心，下設機場抵離、國家會議中心、水立方、雁棲湖四個分中心，專車服務、會議專線車、會議轉場及重大活動、工商界等八個交通服務團隊確保會議的交通需求。案例Part05技能訓練討論與分析請您根據以上案例談一談會議交通服務的重要性，以及如何進行會議交通的工作安排以確保會議順利召開。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議交通服務的工作安排熟悉會議用車的人員管理和會議租車的注意事項掌握會議車輛的停放及管理方法謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質量和效率的重要保證。Part02

學習目標了解會中可能發生的突發事件1掌握預防和應對各種會中突發事件的策略2任務五會中突發事件的處理Part03任務導入無論在生活中還是工作上，總會有突發事件發生。面對突發事件，你是措手不及還是沉著冷靜、胸有成竹呢?思考如果會中突然停電，你會如何處理？如果在會議過程中參會人員突然暈倒，又不知是何原因，你會怎么做？Part04項目驅動專門負責會議期間各種安全隱患的預防預測和緊急處理。保證在危機狀況發生時，每一位參會人員都能迅速找到相應的責任人。會議應急管理小組成員的名單、各自的分工、聯系方式應該在會議通知及會場布告欄內顯示。一、會議安全策劃（一）成立會議應急管理小組Part04項目驅動01會務組最高負責人02負責具體工作的各組組長04其他相關人員03會議中心/酒店的相關負責人會議應急管理小組的組織構成1一、會議安全策劃（一）成立會議應急管理小組Part04項目驅動負責組織編制會議突發事件總體應急預案和審核各職能小組的專項應急預案。負責協調和督促檢查各職能小組的應急管理工作。及時知悉會議的突發事件及其動態，辦理會務組各職能小組上報的緊急重要事項，保證各職能小組的聯絡暢通。123會議應急管理小組的職責2一、會議安全策劃（一）成立會議應急管理小組Part04項目驅動協調指揮會議突發事件的預防預警、人員培訓、應急演練、應急處置、調查評估、應急保障和救援等工作。積極與新聞媒體溝通，開通信息渠道，做到不隱瞞、不漏報，但在實事求是的基礎上正確引導，利用新聞發言人制度，統一口徑。45一、會議安全策劃（一）成立會議應急管理小組會議應急管理小組的職責2Part04項目驅動01【總則】編制目的、工作原則、編制依據、適用范圍02組織指揮體系及職責03預警和預防機制04應急響應05后期處置06保障措施07附則一、會議安全策劃（二）制定會議突發事件應急預案Part04項目驅動所謂不可抗力是指“不能預見、不能避免和不能克服的客觀情況”。不可抗力可以是自然原因釀成的，也可以是人為的、社會因素引起的。前者如地震、水災、旱災等，后者如戰爭、政府禁令、罷工等。二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動颶風、水災、雪災、地震、森林大火都是典型的自然災害。會務人員要學習應對各種自然災害的自救知識，堅持定期的緊急疏散演習，制定恢復計劃以及考慮如何彌補損失。此外，會議組織方還可以“轉嫁”危機，進行投保，如：自然災害險，以便降低風險成本。自然災害1二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動恐怖襲擊2二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動木門、玻璃門、垃圾捅、灌水叢、花籃、柜臺、座椅、汽車門和尾部等遇到槍戰怎么辦快速趴下，尋找掩體，降低身體姿勢，利用一切可利用物體進行掩護墻體立柱大樹干汽車前部發動機及輪胎等掩體擋子彈不擋子彈恐怖襲擊2二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略槍械暴力事件Part04項目驅動逃離01反抗03躲避02恐怖襲擊2二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略非槍械暴力事件，三原則：1）對于食品安全，要嚴格把關，保證食品新鮮、衛生，嚴防破壞分子投毒。Part04項目驅動

突發公共衛生事件，是指突然發生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。突發公共衛生事件3二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動2）對于重大傳染病疫情，要注意以下兩點：疫情高發地區不宜舉辦大型集會。在疫情高發期舉行大型會議，應對工作人員進行體檢，準備并安裝體溫檢測等相關設備，在參會人員注冊報到、進入會場時實施檢測，一旦發現異常情況，立即對該參會人員以及與其接觸較多的參會人員、工作人員實施隔離，同時通知當地的疾控中心，由他們統一安排后續事宜。突發公共衛生事件3二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動面對示威抗議，要盡快地通知酒店或者會議中心。1通報當地警方，要求警察到達現場，在酒店內外分別穿制服及便衣巡查。2在召開會議當天，安排工作人員在會場的各個入口，檢查來賓的相關證件，無證禁止入場。3示威抗議4二、各種會議突發事件的應對策略（一）不可抗力危機的應對策略Part04項目驅動1）認真檢查消防工具是否齊全，消防通道是否通暢；是否有易燃易爆物品，尤其是容易發熱的燈具；認真檢查客房、會場、餐廳等所有會議涉及到的室內場所，周圍是否有可燃物。2）在消防部門的指導下，對會議安保工作人員進行消防訓練。3）在酒店的客房、會場、餐廳等人員比較集中的地方，選擇醒目位置，張貼火災逃離須知。火災1二、各種會議突發事件的應對策略（二）其他突發事件的應對策略Part04項目驅動1）立刻撥打120，最快的速度找到酒店內部的護理人員。2）情況危機時，應立即詢問現場人員，是否有專業的醫護工作者可以實施心肺復活術（CPR）。3）指揮在場工作人員封鎖主要入口，讓發病人通過另外一條通道離開簽到大廳，及時疏散閑散人員；如果只有一個入口，應盡量延遲會議的召開，直到現場沒有閑散人員妨礙發病人的救治。解決辦法：醫務緊急情況2二、各種會議突發事件的應對策略（二）其他突發事件的應對策略Part04項目驅動1）設置醫療保障環節，按照一定的比例準備醫護人員和急救箱、氧氣瓶、擔架等設備。2）對會務人員進行相關培訓，如心肺復活術等。3）將醫護調度負責人的聯系方式發給每一位現場會務工作人員。預防措施：醫務緊急情況2二、各種會議突發事件的應對策略（二）其他突發事件的應對策略Part05技能訓練

2013年9月28日上午，河北省企業融資研討會正在曹妃甸渤海國際會議中心舉行，上海證券交易所的專家正利用多媒體為企業老總們講解在上交所上市的程序和審核流程。專家正講到興頭上，企業家們也正聽得津津有味時，突然斷電，會議室漆黑一片。上海專家非常憤怒，企業家們也都紛紛站起來發問：“怎么啦？”10分鐘過后，會議室來電，講解重新開始。下午，會議繼續進行，深圳證券交易所專家講解企業上市情況及中小企業在深交所上市的政策、程序及審核流程。講解即將結束時，坐在后排的一位老企業家突然臉色蒼白，慢慢滑倒在地。第二天，會議繼續召開，即將中午時，與會者突然感到地往上拱，接著天花板上的燈都晃動起來，與會者馬上意識到：地震了！氣氛非常緊張，大家紛紛往外跑！會務組人員趕緊過來穩住大家的情緒，宣布休會，把與會者緊急疏散到小廣場上。

案例分析Part05技能訓練成立會議應急管理小組，由班長任最高負責人，其他人分成后勤組、安保組、會場服務組等，每組任命一位組長，責任到人。班長和各組長首先討論制定出會議應急預案并分清各組的職責。全班找一個有前后門的教室模擬會場情況。第一組：首先上場用一些輕松幽默的話題調整好講課專家的情緒，穩住與會者的情緒，同時派人啟動應急預案，解決“電”的問題。第二組：在不影響會議進程的情況下處理好病人的情況。第三組：先安慰大家，消除大家的緊張情緒，如解釋“唐山是一個地震多發的城市，每年都有一些小的地震，沒有大礙”，然后，從幾個門分別疏散大家出會場。要求Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會中可能發生的突發事件掌握預防和應對各種會中突發事件的策略謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會中組織與服務模塊3目錄Contents會議接待任務1任務2會議現場服務與管理任務3會議參觀與聯誼服務Part01項目描述會議組織與服務是秘書會務工作的中堅環節，直接決定了會議的成功與否，加之會議舉行期間的工作頭緒繁雜、內容甚多，會中組織與服務就顯得尤為重要。做好會中組織與服務，關鍵是做好會議接待、會議現場管理與服務、會議文件管理、會議后勤服務、會議參觀與聯誼服務以及會議的突發事件處理工作。Part02

學習目標了解會議接待的規格與禮儀，以及會議接待的原則1掌握接待不同身份的參會人員的特點與注意事項2學會撰寫會議接待方案3任務一會議接待

2013年4月25日至28日，某大學承辦了全國XX學會的學術年會。部分參會人員4月24日到達會議指定酒店時，發現沒人接待。他們打電話詢問，承辦方說：“明天才報到，你們怎么今天就來了？”可會議通知中只寫了會期是4月25日至28日，并未明確報到時間。無奈，他們只得自己登記住進了酒店……Part03案例導入思考本次會議的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好會議接待工作？

會議接待方案是指安排參會人員的迎送、食宿、交通、游覽、娛樂等接待活動及具體事務的方案。會議接待方案屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。Part04項目驅動（一）會議接待方案概念一、制定會議接待方案Part04項目驅動（二）接待方案的主要內容接待方案的主要內容包括：1接待對象2接待方針3接待規格4接待內容和程序5接待日程6接待部門職責7接待費用一、制定會議接待方案Part04項目驅動接待對象1會議的接待對象種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、參會人員（正式和列席）以及媒體記者等；有以政府代表團的名義來參會的，也有聯合組團參會的，還有以個人身份參會的。[]一、制定會議接待方案（二）接待方案的主要內容Part04項目驅動接待方針2熱情誠懇細致周到講究禮儀照章辦事01020304（二）接待方案的主要內容一、制定會議接待方案010203高規格接待對等接待低規格接待Part04項目驅動接待規格3（二）接待方案的主要內容一、制定會議接待方案接待內容4Part04項目驅動1接站2食宿安排3歡迎儀式4宴請5探望6翻譯服務7參觀游覽8聯歡娛樂9預訂票務返程送別等10接待內容包括（二）接待方案的主要內容一、制定會議接待方案Part04項目驅動會議接待流程表工作順序內容責任部門第一步：準備工作了解客人的基本情況（姓名、性別、單位、職務/職稱、民族、所乘車次或航班、到達時間、聯系電話等）接待組擬訂接待方案（包括確定接待規格與標準，擬定用車、食宿、接待人員等）會務管理組報審方案（經會務組審核后，報與會議主辦方最高主管領導審批后，落實接待方案等）會務管理組下單（與后勤組落實用車、就餐、住宿等事宜；與宣傳組落實歡迎詞或電子屏幕的歡迎字幕，制作及擺放路牌、路標，照相、錄像以及聯系新聞媒體等事宜；與文秘組落實歡迎詞、祝酒詞等接待文稿的撰寫等）會務管理組后勤組宣傳組文秘組預告（預告參與接待的領導及有關人員，做好召開座談會或陪同就餐的準備等）會務管理組根據事先與參會人員溝通的情況，為有需要的參會人員預訂返程機票或車票后勤組第二步：接待參會人員接機或接站（制作好接站牌，到機場或火車站迎接參會人員，并將接機或接站動態及時告知有關領導）接待組注冊（接到一定數量的參會人員后，分批返回會議指定地點，如無特殊情況，先引導參會人員注冊）接待組報到組財務組安排食宿（包括會議期間的日常餐飲與宴會）后勤組第三步：參會人員返程贈送參會人員紀念品（有必要時，提供具有會議主辦方地域特色或本單位特色的紀念品，以起到宣傳推廣作用）宣傳組送客人到機場或車站（將客人具體的離會時間告知有關領導）后勤組接待組第四步：善后工作報帳；保存客人相關資料；保存接待安排相關資料；年終統一整理，存檔備查財務組文秘組Part04項目驅動會議接待流程表Part04項目驅動了解參會人員的基本情況1參會人員的姓名、性別、民族、單位、職務、聯系電話等。一些專業性的會議還需了解參會人員與該專業相關的信息。參會人員是否在指定酒店入住，是否參加全程的會議，有無其他特殊要求等。參會人員到達的日期和具體時間、所乘車次或航班，是否需要接站或接機，需要哪個級別的領導主陪等。010203（一）接待前的準備工作二、參會人員的迎接Part04項目驅動布置接待環境2接待室的環境應該整潔、明亮、安靜、幽雅，同時，應配備沙發、茶幾、茶水、水果等，室內應適當點綴一些清雅花卉或綠色盆栽，可以放置幾份會議主辦方和承辦方的內刊和宣傳材料，供參會人員翻閱。（一）接待前的準備工作二、參會人員的迎接Part04項目驅動1確定迎接規格2樹立/懸掛接待標志3掌握抵達情況4熱情介紹，主動握手5陪同乘車6設立接待處7接待人員與會議總指揮部（或相關負責人）保持信息暢通

做好迎接工作需完成以下幾點：（二）迎接工作二、參會人員的迎接Part04項目驅動會務組主管專門拜訪層次較高的上級領導、貴賓等1有選擇地探訪某些行業、部門的參會人員2探訪參會人員的方式主要有以下幾種：3探訪全體參會人員三、會議期間對參會人員的探訪Part04項目驅動貴賓接待1媒體記者的接待2陪同人員的接待3四、特殊人員的接待Part04項目驅動接待貴賓應注意以下幾個問題：安排專人接待安排獻花準備新聞采訪組織歡迎隊伍貴賓室的管理與服務贈送禮品123456四、特殊人員的接待（一）貴賓接待Part04項目驅動對媒體記者的接待工作不容小視，需要注意以下幾個方面：接待媒體記者的工作程序接待媒體記者的注意事項對媒體記者的采訪活動實施管理四、特殊人員的接待（二）媒體記者的接待Part04項目驅動陪同人員的接待也是會議組織者不能忽略的問題，做好陪同人員的接待，需要解決如下幾個問題：確定陪同人員的收費標準為陪同人員安排特別活動陪同人員的登記四、特殊人員的接待（三）陪同人員的接待Part05技能訓練

2013年5月，河北理工大學即將承辦第十六屆河北省大學生運動會，運動會為期五天，會前一周運動員即可陸續報到，提前適應賽場。這就需要河北理工大學在兩周內接待來自全省各大高校的運動員、教練員、領隊、跟隊服務人員（如隊醫）、評委以及媒體記者、參加開幕式的領導與貴賓等。河北理工大學校長李軍公開表示，河北理工一定舉全校之力籌備好這屆大運會，歡迎兄弟院校到理工大學來做客。案例Part05技能訓練訓練假若你現在是河北理工大學的校辦室秘書，同時也是第十六屆河北省大學生運動會組委會秘書，你該如何擬定接待計劃？請擬寫一份接待方案。一、撰寫接待方案Part05技能訓練訓練針對上述思考題中提到的2013年第十六屆河北省大學生運動會的接待任務，將全班同學分成兩組，一組扮演參會代表，包括運動員、教練員、領隊、跟隊服務人員（如隊醫）、評委以及媒體記者、參加開幕式的領導與貴賓等眾多角色；一組扮演河北理工大學的會務接待組，模擬如下兩個特定的接待場景：二、模擬接待在火車站設立接待處，迎接駐會記者；承辦方負責人及部分會務工作人員，在貴賓室內接待到會的領導與貴賓。12Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議接待的規格與禮儀，以及會議接待的原則掌握接待不同身份的參會人員的特點與注意事項學會撰寫會議接待方案謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會中組織與服務模塊3目錄Contents會議接待任務1任務2會議現場服務與管理任務3會議參觀與聯誼服務Part01項目描述會議組織與服務是秘書會務工作的中堅環節，直接決定了會議的成功與否，加之會議舉行期間的工作頭緒繁雜、內容甚多，會中組織與服務就顯得尤為重要。做好會中組織與服務，關鍵是做好會議接待、會議現場管理與服務、會議文件管理、會議后勤服務、會議參觀與聯誼服務以及會議的突發事件處理工作。Part02

學習目標任務二

會議現場服務與管理了解會議現場服務的內容1掌握會議現場服務與管理的程序與注意事項2Part03案例導入

H公司即將在香格里拉大酒店召開XX行業年度報告會，會議前期的工作已經安排好，來自世界各地的嘉賓和與會人員也陸續抵達，老板交代你一定要做好會議現場服務與管理工作……思考會議現場有哪些工作需要會務人員去做？如何安排開幕式程序和會議發言？Part04項目驅動

會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數，便于安排會議工作。有些會議只有達到一定人數才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會務工作。一、組織會議簽到（一）會議現場簽到Part04項目驅動主要有：電腦簽到：常見于大型會議01簿式簽到：適合小型會議02證卡簽到：適合小型會議03會務工作人員代為簽到：適合小型會議和一些常規性會議04座次表簽到：參會人員在簽到時就知道了自己座位的排數和號碼，能起到引導的效果05會議簽到的方式1一、組織會議簽到（一）會議現場簽到Part04項目驅動認真準備有序組織及時統計匯報耐心服務簽到應注意的事項2一、組織會議簽到（一）會議現場簽到Part04項目驅動01會務秘書應熟悉會議旅游的安排，從而更好地解決臨時出現的問題。熟記參加旅游或活動的參會人員所住酒店的名稱和房號，以便出現特殊情況時聯系他們。0203提供出團時的集合信息和會議旅游時所用的標志，如徽章、旅游帽和托運行李的行李標簽等。一、組織會議簽到（二）旅游和票證服務Part04項目驅動

會議文件的發放是會議的一項最基本的工作，許多大型會議要發送的文件特別多，包括論文集、日程、參會須知、禮品和資料包等。會議文件的發放主要有三種形式：13會前發放會中發放憑票自由領取23二、發放會議文件Part04項目驅動0102會務工作人員負責將參會者引導到相應的座位，這樣既方便參會人員，又維持了會場秩序。采用印刷座次表的引導方式，即在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，能讓參會人員順利找到自己的座次，同時也可以減輕會務工作人員的負擔。三、引導參會人員入座①以致辭為主

可以安排在會議正式開始前一天的晚上，也可以安排在會議正式開始的第一天上午。②以文藝晚會為主Part04項目驅動四、安排開幕式（一）開幕式的形式（二）開幕式的時間Part04項目驅動地點的選擇取決于參加開幕式的人數四、安排開幕式（三）開幕式的地點（四）開幕式的程序Part05技能訓練A市XX協會將于2016年5月16日在某酒店的多媒體廳舉辦成立大會，會期一天，屆時將有市民政局、市文聯的領導出席并講話，該協會會長將匯報協會申報過程并宣布大會成立。來自全國各地的十幾名專家學者將參加成立大會并由代表發言，該協會的本市會員以及室內外百余名該專業的愛好者也將參加會議。另外，還有市晚報、市電視臺的記者將到會采訪。會前有一些協會及其主要會員的介紹資料、論文、大會具體議程安排表及餐券等需要分發。案例Part05技能訓練訓練3-4人為一小組，4個小組為一大組，每大組為該協會的成立大會擬定簽到表、成立儀式程序表，并布置簽到臺。以小組為單位模擬會務工作人員組織簽到及分發資料與餐券。一個小組模擬會務工作人員時，其余三個小組扮演參會人員，然后輪換。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議現場服務的內容熟悉會議現場服務與管理的程序與注意事項謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會前計劃與準備模塊2目錄Contents會議計劃任務1任務2會議機構的組成和人員的選擇任務3會議預算任務4會議選址和布置任務5會議文件的準備Part01項目描述會議前的策劃與準備是保證會議順利進行的基礎。秘書人員應該盡可能對會議的全過程進行周密地計劃，做好各項準備工作，特別是對一些可能出現的意外事情，考慮周全，并做好相應的物質和心理準備。Part02

學習目標任務一會議計劃了解會議計劃1學會編制會議方案2熟悉會議議程、日程及程序3Part03任務導入某單位近期要召開一次全體員工代表大會，商討新一年計劃的部署。秘書人員作為會議籌備組的成員，在第一時間接到了領導的指示……思考假如你是秘書人員，在接到任務后，會怎樣做？會議該怎么安排？會議計劃一般由負責籌備會議的主要領導人提出基本思路和整體方案，由秘書人員具體落實，形成文字。制訂會議計劃時應盡量考慮地周密細致，照顧到各種可能出現的情況，并拿出相應的會議方案。Part04項目驅動一、制定會議計劃（一）會議計劃的制定Part04項目驅動會議的目的，召開的必要性、可行性；1會議的日期、時間、地點；2經費預算，經費來源、主要開支；3與會者身份、人數；4會議通知和請柬；5會場的選擇和布置；6會場的各種配套設施；7安全措施；8會議形式；9信息發布的方式；10會議組織者分工及各自的職責、任務；11會議相關文件的起草、審定、印制。12一、制定會議計劃（二）會議計劃的主要內容Part04項目驅動01會議概述02會議主題03會議形式04會議日程安排05會議經費來源及預算06會議的準備工作07其他需要說明的事項二、會議方案（一）會議方案的內容Part04項目驅動標題01正文02落款或簽署03（二）會議方案的格式二、會議方案Part04項目驅動理由充分，意義明確12條理清楚，敘述簡潔3內容詳細，要求具體（三）會議方案的寫作要求二、會議方案會議議程是對會議順序的總體安排，主要涉及會議所討論的具體事項，需要解決的問題。會議議程不僅能夠規范會議的內容，而且能夠約束溝通的次序與溝通的節奏，起著固定會議次序的作用。Part04項目驅動三、會議的議程、日程和程序（一）會議議程Part04項目驅動在安排會議議程時，應遵守以下兩個原則：按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，緊要的事項應排在議程的前端處理，不緊要的事項則應排在議程的后端處理。01每一個議案應預估所需的處理時間并明白地標示出來，這樣做可以節省與會者的時間，提高會議效率。02三、會議的議程、日程和程序（一）會議議程Part04項目驅動[]會議日程是對會議每天活動的具體安排，也可以看作是會議的時間表，應具體列出每天每個時間段會議的詳細內容，用以控制會議的進程。日程表一般會在會議前發放到與會代表手中，讓他們根據會議的安排進行準備。會議日程不僅包括會議的主題活動，還包括會議的各項輔助活動，如聚餐、游覽、參觀、娛樂等。凡是一天以上的會議都要制定會議日程。（二）會議日程三、會議的議程、日程和程序Part04項目驅動日期時間內容地點負責人備注×月×日（星期×）上午8點～11點開幕式上××同志作報告大禮堂張平下午2點～6點分組討論，××同志作報告小會議室徐江晚上7點～9點主席團開會，代表看文藝演出小會議室××劇院徐江×月×日（星期×）上午………………下午………………晚上………………×月×日（星期×）上午………………下午………………上午………………（二）會議日程三、會議的議程、日程和程序Part04項目驅動會議程序具體規定了一次會議的詳細步驟，它既可以讓與會代表了解會議的內容和順序，同時也是會議主持人掌控會議的依據。會議應嚴格按照具體的程序和規定的時間一項項進行。××公司銷售會議程序2：00－2：30來賓簽到2：30－2：45開幕致詞2：45－3：25網絡安全解決方案培訓培訓內容包括：

網絡安全技術及全系列相關產品基于SSLVPN的遠程接入方案行業安全成功應用方案3：25－3：35茶歇3：35－4：15××企業移動解決方案培訓

培訓內容包括：

××移動終端與企業網互聯實現企業移動電子郵件4：15－4：35渠道策略與招募計劃介紹4：35－4：50自由問答4：50－5：00抽獎活動5：00結束（三）會議程序三、會議的議程、日程和程序Part05技能訓練由中國企業聯合會和企業家協會主辦、廣科文化傳播有限公司協辦的“優秀企業成功經驗高層研討會”，將于2016年5月18日在廣東省珠海市舉行，會期四天。會議將邀請美國通用電氣公司、摩托羅拉公司、海爾公司的高層領導參加，同時也將邀請一些知名企業的董事長、總經理、高級管理人員以及一些知名專家和學者出席會議，共同探討“企業管理本質、新經濟與企業戰略”等共同關注的議題，還將分享海爾文化與管理理念。會議期間還將組織考察珠海南屏工業園區，詳細了解威絲曼、珠光汽車等公司的車間管理、工作管理、資本管理、資源管理、市場管理、文化管理、物流管理、領導行為管理、員工班級管理等經驗。實訓案例Part05技能訓練思考題1.會議策劃包括哪些方面的內容？2.編制會議方案時應該注意哪些方面的問題？訓練根據以上案例，編制出相應的會議議程和會議日程表。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議計劃學會編制會議方案熟悉會議議程、日程和程序謝謝Thankyou秘書會務管理教育部十四五職業教育規劃教材·現代秘書系列會前計劃與準備模塊2目錄Contents會議計劃任務1任務2會議機構的組成和人員的選擇任務3會議預算任務4會議選址和布置任務5會議文件的準備Part01項目描述會議前的策劃與準備是保證會議順利進行的基礎。秘書人員應該盡可能對會議的全過程進行周密地計劃，做好各項準備工作，特別是對一些可能出現的意外事情，考慮周全，并做好相應的物質和心理準備。Part02

學習目標任務二會議機構的組成和人員的選擇了解會務機構包括的內容1熟悉會務人員的分工及注意事項2Part03任務導入如果讓你來組織一場大型會議，需要成立一個會議機構，你會怎樣策劃和安排？并說說，會務人員應該具備什么樣的素質？該怎樣選擇合適的會務人員？Part04項目驅動常見的會議機構包括：010203秘書組：負責會議文字工作及領導者期間交辦的各種任務。材料組：負責會議材料的印制、發放、保管、回收以及會后材料的匯集、歸檔工作。組織組：負責會議代表的編組和簽到、代表資料的審查、會議協調、會議進程的控制等。一、組成會議機構Part04項目驅動04050607技術組：負責會議各種設備的安裝、調試、維護等工作。宣傳組：負責對外聯絡溝通、宣傳報道，還負責會議的攝影、錄音、錄像等工作。后勤組：負責會議期間的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娛樂，各種生活用品的供應，各種票證的準備與制作，返程車船機票的預訂工作。保衛組：負責會議的安全保衛和保密工作。常見的會議機構包括：一、組成會議機構Part04項目驅動選擇會務人員既要考慮工作人員的興趣、能力、工作方式和工作特點，也要考慮性格、意愿、需要等心理因素，盡可能做到人盡其用。二、選擇會務人員（一）如何選擇與會人員Part04項目驅動[]一般而言，秘書組和組織組需要個性外向，語言能力強，善于溝通，應變能力好的人員；后勤組和材料組需要工作細心，踏實穩重，思維周密的人員；技術組要求專業知識扎實，動手能力強，能夠處理各種現場問題的人員；宣傳組需要有一定藝術修養，有一定設計能力，熟悉各種宣傳手段的人員；保衛組需要冷靜堅定，目光敏銳，觀察力強，反應敏捷，動作迅速的人員。二、選擇會務人員（二）與會人員的標準Part05技能訓練某省衛生系統準備舉辦一次學術研討會，為了保證會議效果，決定將會議地址定在黃岡區黃梅縣的小池塘。秘書小李在起草會議通知時將會議地點寫為：黃岡（黃