公司管理制度完整版

目錄

1說明.....................................................

2行政事務管理.............................................

2.1工作環(huán)境管理規(guī)定.....................................

公司人員出入公司時間記錄表..............................

來賓登記表..............................................

2.2考勤管理制度.........................................

員工考勤統(tǒng)計表..........................................

員工請假單..............................................

2.3低值易耗品與辦公用品管理辦法.........................

低值易耗品與辦公用品需求計劃表..........................

低值易耗品與辦公用品采購申請單..........................

低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡..........................

2.4檔案管理辦法.........................................

附件一：文書檔案管理細則................................

附件二：人事檔案管理細則................................

附件三：經(jīng)營檔案管理細則................................

附件四：會計檔案管理細則................................

附件五：影像檔案管理細則................................

附件六：實物檔案管理細則................................

文件移交歸檔登記表......................................

借用檔案登記表..........................................

2.6文件管理辦法........................................

外來文件登記表..........................................

文件評審、會簽表........................................

2.7出差管理規(guī)定.........................................

出差申請單..............................................

2.8計算機及附屬設(shè)備管理辦法.............................

2.9印章管理辦法.........................................

公司及項目部印章保管清單................................

用印申請表..............................................

印章使用登記簿..........................................

3.其他管理制度.............................................

3.1保密制度............................................

2行政事務管理

2.1工作環(huán)境管理規(guī)定

第一章總則

第一條工作環(huán)境反映公司的內(nèi)外部形象，體現(xiàn)公司的管理水平，也直接影響工作

效率。為了加強對公司工作環(huán)境的管理，制定本規(guī)定。

第二條工作環(huán)境是指公司辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公共場所及辦公室。

第三條公司工作環(huán)境由辦公室負責管理，并負責監(jiān)督。

第四條本規(guī)定適用于公司本部及所屬工作環(huán)境的管理。

第二章接待管理

第五條接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出人員和收發(fā)品的管理，嚴禁擅

離工作崗位。

第六條人員出入管理

1、本公司人員出入管理

(1)本公司員工出入公司，應按公司要求穿著服裝。

(2)公司人員因公外出時，應經(jīng)直接上級批準。下班前不能返回公司的，

應告知直接上級。直接上級應在考勤表上簽字確認。

2、外來人員出入管理

凡公司外人員來訪者，接待人員不認識的，應先要求來訪者填寫《來賓登

記表》。如被訪者是公司高層領(lǐng)導的，應由被訪者核準后方可允許進入公

司。

第七條收發(fā)管理

1、在接收物品時接待人員應核準數(shù)量，在接收信件、物品時接待人員應

核準后辦理簽收手續(xù)。

2、接收的信件、物品應在當日分發(fā)給收件人。具體執(zhí)行《文件管理辦法》

的有關(guān)規(guī)定。

第三章公共場所環(huán)境管理

第八條公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由公司指定專人負責維護，公司辦公室負責監(jiān)督

管理。

第九條公司所有工作人員應自覺維護公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴禁堆放雜物，嚴禁

丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。

第十條公司辦公室負責更換公共場所的花卉，并責成專人做好花卉保養(yǎng)工作。

第十一條公共場所秩序

（1）辦公區(qū)內(nèi)走路不許跳躍、打鬧或奔跑。

（2）盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，

影響他人。

（3）不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。

第四章辦公室工作環(huán)境管理

第十二條公司各辦公室工作人員應自覺維護本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，各辦公室負責

人對本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生負責。

第十三條進出辦公室必須輕輕關(guān)門，不能產(chǎn)生很大聲響。

第十四條辦公區(qū)、辦公室內(nèi)務管理標準：

（1）辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得

隨意擺放；

（2）桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈；

（3）室內(nèi)文件柜文件擺放科學有序，外觀整潔；

（4）辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻面清潔；

（5）保證室內(nèi)所有電氣開關(guān)安全、能夠正常使用；

（6）辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正；

（7）要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈；

（8）在溫度適宜情況下不要開啟空調(diào)，正常開啟空調(diào)時，人員長時間

離開辦公室請關(guān)閉空調(diào)；

（9）辦公室內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。

第十五條未經(jīng)部門負責人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調(diào)換工作位置或挪

動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。

第五章附則

第十六條公司根據(jù)實際需要不定期對工作環(huán)境進行改造、裝修。改造、裝修的所

有相關(guān)事宜，包括設(shè)計、施工單位的選擇及施工管理均由辦公室負責，

其他有關(guān)部門和人員應積極配合、協(xié)助。

第十七條公司下班時，最后離開的人確保辦公室和辦公區(qū)域大門閉鎖。

第十八條公司各下屬項目部辦公室場所可參照本規(guī)定執(zhí)行，或另行制定相應制度

文件，并報公司辦公室備案。

第十九條本規(guī)定由公司辦公室負責解釋。

第二十條本規(guī)定自頒布之日起施行。

2.2考勤管理制度

第一條考勤管理是工作日常管理的基本規(guī)章。員工出勤狀況反映該崗位的工作

量、重要程度及崗位工作人員對工作的熱情和敬業(yè)精神。為了嚴肅勞動紀

律，加強考勤管理，架障公司各項工作的有序開展，制定本制度。

第二條公司考勤工作由辦公室負責，并負責監(jiān)督。

第三條本制度適用于公司本部的考勤管理。

第四條工作時間

（一）依據(jù)公司各部門工作性質(zhì)分類規(guī)定，平均日出勤時間按8小時核算。

（二）上下班時間：上午9：00?12：00,下午13：00?16：00。公司根據(jù)具體

情況季節(jié)因素可進行適當調(diào)整，將另行通知。

（三）每周滿勤天數(shù)為5天，每月1日至月底為一個考勤周期。周日或節(jié)假日如

因工作需要，各部門、各崗位可自行安排適當加班。

（四）公司可根據(jù)工作需要在休息日開會或加班。

第五條上班時間要求

（一）建議員工上午上班應提前10分鐘到達。到達辦公室后要主動打掃衛(wèi)生，準

備好當日工作所需要的文件資料等，并提前準備完畢。上班時間前5分鐘

所有員工必須準備開始工作，上班時間開始準時進入工作狀態(tài)。

（二）需要直接到其它單位或預目現(xiàn)場的，應在上一工作日或當日上班時間前告知

直接上級和考勤人員，未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理；謊報

事實的，公司一經(jīng)驗證屬實，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報或事

后補簽考勤卡的，公司一經(jīng)驗證屬實，給予經(jīng)濟罰款。

（三）中午有招待、宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。

因特殊情況需要推遲時間的，參加人員應及時告知各自的直接上級。除了

公司高管人員外，任何部門必須有人留守值班。

第六條工作間歇時間

為了提高工作效率、科學利用工作時間，上、下午上班兩個小時后可休息

15分鐘左右。各辦公室負責人應掌握工作間歇時間。

第七條下班時間

（一）下班時間前，任何人員嚴禁談論就餐、購物等與工作無關(guān)的話題，各部門

負責人要切實監(jiān)督。下班后，應整理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄

露。

（二）中午就餐后為午休時間。在午休時間內(nèi)，任何人嚴禁有足以影響他人休息

的言行。

（三）因私事而不得不在正常下班時間前離開公司，視為早退。早退應告知直接

上級，由直接上級在考勤卡上簽字確認。

（四）下午下班前不能回公司的，應告知直接上級。經(jīng)直接上級同意后，第二天

應由直接上級在考勤卡（表）上簽字確認。

第八條遲到、早退

當月遲到在15分鐘內(nèi)一次的，可以免于行政懲罰。

當月遲到或早退一次在2小時（含）以上的，扣半日崗位基本薪酬的20%；

當月遲到或早退一次在2小時以上，4小時（含）以內(nèi)的，扣半日崗位基

本薪酬；當月遲到或早退一次在4小時以上的按曠工一天處理。

第十一條曠工

（一）除了本制度所規(guī)定的有關(guān)情形外，以下情況確認為曠工：

1、員工未經(jīng)批準擅自缺勤，事后無正當理由補假；

2、員工謊報、偽造證明，以不正當手段騙取假期；

3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工；

4、其它任何未經(jīng)直接上級批準或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均

視為曠工。

（二）對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰：

1、月曠工一天扣發(fā)月薪酬的30%；

2、月曠工二天扣發(fā)月薪酬的60%；

3、月曠工三天以上（含三天）扣發(fā)月薪酬的100%,并做自動離職處理。

第十二條員工如因出差未按時進行考勤，應于出差歸來后三日內(nèi)找直接上級辦理

簽字確認手續(xù)，逾期將視作曠工處理。

第十三條請假、休假規(guī)定

（一）國家法定的節(jié)假日（根據(jù)國家每年放假規(guī)定）

（二）病假

1、員工因病需在工作時間內(nèi)看病時，應事先向直接上級請假。

2、員工因病需休息時，必須持有醫(yī)院就診的病休證明并按醫(yī)院建議病休時

間休假。

3、病假證明書，必須是區(qū)級以上醫(yī)務部門的證明，并經(jīng)部門、單位負責人批

準后方可按病假處理，病休證明一次最多只算三天（住院和病重例外）。

4、員工因患病需要醫(yī)療或休息的，應辦理請假手續(xù)。

5、三日內(nèi)病假不扣工資，三日外按日扣除日薪酬的30機

6、凡以生病為由無端請假或弄虛作假者，其所請假無效，且請假時間一律按

曠工處理。

7、全年病假累計超過25天，如公司當年有年終獎則不發(fā)該年度年終獎金。

8、全年病假累計超過30,公司有權(quán)按自動離職處理（特殊情況可延60天）

（三）事假

1、為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理，必須占用

工作時間辦理的，必須按規(guī)定辦理請假手續(xù)。

2、按日扣除日崗位基本薪酬30%。

3、員工因個人私事而請假、事假當年累計不得超過15天，超過15天以上者,

無獎金，超過天數(shù)按曠工計。

（四）婚假

職員達到結(jié)婚年齡且在公司服務滿一年以上可請此假。

根據(jù)《婚姻法》以及《計劃生育條例》的規(guī)定，員工結(jié)婚可享受以下待遇：

1、執(zhí)行國家規(guī)定的法定結(jié)婚假期3天；

2、員工結(jié)婚請婚假，本人必須持有法定結(jié)婚證，經(jīng)本部門直接上級批準，到

公司辦公室辦理于續(xù)后方可休婚假；

3、符合晚婚年齡（女23周歲，男25周歲）的初婚者，可享受晚婚假7天（含3

天法定婚假）；婚假期間不計扣薪酬。

（五）喪假

1、員工及職員親人（限配偶、父母〈不包括岳父母〉、子女、兄弟、姐妹）去世,

且本人在公司服務半年以上，可申請此假，假期為3天，（時間不足者可以請事

假）在假期內(nèi)發(fā)本人全額基本工資。

（六）產(chǎn)假

1、在公司服務半年以上，達到法定婚齡，符合國家計劃生育政策之已婚的女

員工，執(zhí)行國家法定假期。

2、凡產(chǎn)假或護理假未足規(guī)定天數(shù)，經(jīng)直接上級認可而提前上班者，依基本工

資折算發(fā)給補貼。

3、產(chǎn)假期間工資由社保所發(fā)放，并執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定。

4、凡工齡滿一年的男員工，均可享有五天帶薪產(chǎn)假護理假。

（七）哺乳假

凡工齡滿兩年的女員工，產(chǎn)后嬰兒未滿周歲的，均可享有1小時/天帶薪哺乳

假。

（八）工傷假

1、員工因工傷需休息時，須有醫(yī)療部門診斷和病休證明，經(jīng)公司辦公室確認、

總經(jīng)理批準后方可按工傷假處理。需繼續(xù)休息時要按時交診斷書和病休證明。

2、工傷醫(yī)療期內(nèi)公司除了承擔法律規(guī)定的醫(yī)療費外另發(fā)放月工資。

（九）年假：

1、年假按國家規(guī)定給公司當前情況制定。

2、休假方式：在不影響正常前提下，由辦公室初審，總經(jīng)理批準生效。

3、年假天數(shù)規(guī)定：

一年以上兩年以下（5天）兩年以上三年以下（7天）

三年以上（10天）。

4、年休假原則年內(nèi)一次休完，不累計到第二年

5、如一年內(nèi)事假超過15天，不享受年假

6、凡入職時與公司有聘用協(xié)議，另行規(guī)定與休假方式高級職員可按：“聘用協(xié)

議”規(guī)定進行。

第十四條員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假、工傷假、

年假）均應填寫《員工請假單》，并附上有關(guān)證明，按相關(guān)審批權(quán)限審批

和辦公室核實后才能休假。若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)

者，應使用電話其它欠捷、準確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩

天內(nèi)補辦相應手續(xù)。

第十五條請假手續(xù)的審批

（一）員工的婚假、喪假、產(chǎn)假、護理假、哺乳假的申請由直接上級予以核準，

辦公室審核。

（二）員工病假、事假、工傷假的核準權(quán)限如下：

1、員工請假一天（含）以內(nèi)，由所在部門負責人核準即可；請假三天（含）

以內(nèi)，除須經(jīng)部門負責人核準外，還需分管副總經(jīng)理的核準；超過三天，

除部門負責人、分管副總經(jīng)理批準外，還需報總經(jīng)理核準；沒有分管副總

經(jīng)理的，直接報總經(jīng)理核準。

2、部門負責人請假一天（含）以內(nèi)，由公司分管副總經(jīng)理批準；一天以上,

由總經(jīng)理核準。

3、公司高層管理人員請假，由總經(jīng)理批準。

（三）員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期,

或責令改期請假。

（四）所有假期申請單辦妥手續(xù)后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據(jù)。

（五）員工請假先事先選定職務代理人，但需經(jīng)直接上級核準。

（六）違反上述規(guī)定的處罰：

1、未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處

理。

2、休假期間未委禮工作代理人，視為工作責任心不強，給予警告處分。

第十六條上班時間臨時外出

（-）工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和

告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責

者，給予警告。

（二）員工公出，經(jīng)公司安排或部門負責人批準，須向部門考勤員處登記。

第十七條加班

各部門負責人或分管副總經(jīng)理根據(jù)工作需要可適當安排加班。基本薪酬中

己包括日常和正常公休日的加班工資，不再另行計發(fā)加班工資，公司采用

帶薪假形式予以補償。法定節(jié)日公司確因工作需要加班時，其補貼另行規(guī)

定。

第十八條本制度由公司辦公室負責解釋。

第十九條本制度自頒布之日起施行。

2.3低值易耗品與辦公用品管理辦法

第一條為規(guī)范公司低值易耗品與辦公用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公

用品的采購、驗收、發(fā)放和使用，制訂本辦法。

第二條低值易耗品與辦公用品的界定

將單位價值為200元?1000元（含）的工具、器具、辦公用具、用品界定

為低值易耗品與辦公用品。

第三條低值易耗品與辦公用品的分類

（一）屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品，如：小型辦公設(shè)備、電器等，參

見《固定資產(chǎn)管理辦法》。

（二）辦公自動化設(shè)備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動

存儲設(shè)備、打印紙、復印紙等。

（三）一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、

大頭針、圖釘、曲別針、記事本、復寫紙、檔案袋、標簽、便條紙、信紙、

橡皮、夾子、圓珠筆、書釘?shù)取?/p>

（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機、打孔機、算盤、鋼筆、打碼機、

姓名章、日期戳、計算器、印泥等。

（五）專用低值易耗品與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、電池等。

第四條低值易耗品與辦公用品消耗定額

（一）屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品：執(zhí)行《固定資產(chǎn)管理辦法》的有

關(guān)規(guī)定。

（二）辦公自動化設(shè)備耗材：由辦公室核實后統(tǒng)一購買。

（三）一般消耗品：每人每年不超過100元。

（四）耐用消耗品：以舊換新。

（五）專用低值易耗品與辦公用品：以舊換新。

第五條低值易耗品與辦公用品年度預算

公司對低值易耗品與辦公用品的消耗實行年度預算制度，年度預算為150

—200元/人/年。具體預算根據(jù)各年度工作量進行調(diào)整，由辦公室提出、

總經(jīng)理批準后在年度預算會議討論通過。

第六條低值易耗品與辦公用品的采購

（一）低值易耗品與辦公用品原則上由辦公室統(tǒng)一采購。

（二）采購計劃的編制與審批

1、每季度最后一個月的25?26日，公司各職能部門的負責人將填寫好的《低

值易耗品與辦公用品需求計劃表》簽字后交辦公室。

2、辦公室匯總各職能部門的《低值易耗品與辦公用品需求計劃表》后，于

每季度最后一個月的28日填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，交分

管副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批?！掇k公用品需求計劃表》應有“年度總

預算”、“上季度累計”、“本季度金額”、“本季度累計及占總預算的比例”等

欄目。

3、總經(jīng)理審批后，由辦公室負責采購。

（三）采購

1、辦公室必須建立辦公用品《合格供方名冊》。采購時，必須在辦公用品《合

格供方名冊》中選擇。

2、部分新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他

供應商處購買時，應將該家補充進辦公用品《合格供方名冊》。

3、辦公用品《合格供方名冊》至少包括大型商場和個缽文具專業(yè)批發(fā)商。

4、采購前，必須填寫《低值易耗品與辦公用品采購申請單》，經(jīng)總經(jīng)理審批

后方可采購。

5、采購時，應在電話上要求送貨，由采購實施人員驗收。除特殊情況，-

般不允許用車外出采購，

6、必需品、不易采購或耗用量大者應酌量庫存。部門專用或特殊辦公用品，

經(jīng)辦公室主任同意后各部門自行采購，采購后到辦公室辦理入庫和出庫（領(lǐng)

用）手續(xù)。

7、采購人對采購質(zhì)量負責。辦公用品采購后，由保管人核對品種、規(guī)格、

數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后再在發(fā)票背面簽字驗收、入庫。

第七條低值易耗品與辦公用品的保管與發(fā)放

（一）辦公室行政主管負責對采購的低值易耗品與辦公用品進行登記，并妥善保

管。

（二）低值易耗品與辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人

使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打

孔機、裝訂機等專用辦公用具?！安块T領(lǐng)用”的專用辦公用具由部門負責人

或其指定人員負責保管，

（三）辦公室負責建立“低值易耗品與辦公用品登記簿”，對低值易耗品與辦公

用品的發(fā)放進行動態(tài)管理。

（四）公司全體員工應本著厲行節(jié)約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同

使用的盡可能共同使用，能重復利用的盡可能重復利用，嚴禁浪費、丟失、

私用。

（五）新入職人員由各部門負責人通報行政主管后，新入職人員到辦公室辦理領(lǐng)

用手續(xù)。人員離職時，應將剩余辦公用品一并交部門內(nèi)勤人員。

第八條低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或

部門賠償或自購。

第九條低值易耗品與辦公用品嚴禁帶回家私用。

第十條印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均

由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。

第十一條打印、復印耗材的使用

（一）公司各部門要節(jié)約使用打印紙。復印時，要嚴格按照規(guī)程操作，并自覺登

記。復印的作廢紙張，由文員留存。嚴禁打印、復印與工作無關(guān)的資料，

嚴禁私用打印、復印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁計費。

（二）除了對外報送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。

第十二條低值易耗品與辦公用品的攤銷采用全額攤銷法。辦公室行政主管月末、

年末要盤點清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫

存量結(jié)構(gòu)合理化并做到帳實相符。

第十三條辦公室行政主管每季度對上季度的低值易耗品與辦公用品的消耗情況

進行匯總。如果實際消耗費用超出季度預算的，應分析原因，并進行動態(tài)

控制。

第十四條每年年底在編制年度預算前，辦公室行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實際

耗用量和金額，分析與計劃預算的偏差情況，寫成總結(jié)報告，報辦公室主

任留存，并作為編制下一預算年度的依據(jù)。

第十五條未盡事宜，本辦法由辦公室負責解釋。

第十六條本辦法自頒布之日施行。

低值易耗品與辦公用品管理流程圖

.....各部門

辦公室

至總經(jīng)理

行政采購員

行政采購員

各部門

固定資產(chǎn)管理辦法

第一條固定資產(chǎn)的管理范圍

本文詳細描述了固定資產(chǎn)以及低值易耗品的分類管理、采購、進出庫的

工作流程，并明確了各部門在固定資產(chǎn)以及低值易耗品管理上的職責和范

圍。

第二條固定資產(chǎn)的管理規(guī)則

固定資產(chǎn)：指單位價值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以

上的建筑物、機器設(shè)備、電子設(shè)備、交通運輸工具、家具及其他與經(jīng)營活

動有關(guān)的設(shè)備；

低值易耗品：指單位價值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在

一年以下的與經(jīng)營活動有關(guān)的家具、辦公用品及各類設(shè)備等。

第三條固定資產(chǎn)的資產(chǎn)編號

1）固定資產(chǎn)由財務部編號后交辦公室。

2）編號方式：資產(chǎn)分類編號+地區(qū)代碼（兩位拼音字母）+購買年份（兩位數(shù)字）

+流水號碼+部門代碼

3）資產(chǎn)編號中資產(chǎn)名稱代碼：

DY-打印機IUB一筆記本電腦TS-臺式電腦FY—復印機

TY-投影儀BX—冰箱TV-電視機KT一空調(diào)

HYZ一會議桌BGZ—辦公桌CJ—茶幾YZ一椅子

GZ一柜子TE—電話機CA一車EL—其他

4）各類部門代碼：

辦公室一BG財務部一CW工程部一GCEL—其池

例：2017年1月辦公室購入筆記本電腦，編號：BJB1205001BG

第四條固定資產(chǎn)管理的流程

①固定資產(chǎn)購置計劃登記

1）對于要求添置資產(chǎn)的部門或個人應填寫《固定資產(chǎn)購置申請單》，直屬部門經(jīng)

理批準，財務部審核（依據(jù)預算或其他），最后總經(jīng)理簽字批準。

2）固定資產(chǎn)的采購由辦公室執(zhí)行。

②固定資產(chǎn)入庫

購置的資產(chǎn)到達公司后，由辦公室負責組織相關(guān)部門驗收。驗收合格后，進

行資產(chǎn)編號，然后填寫“固定資產(chǎn)入庫單”辦理入庫手續(xù)。

③固定資產(chǎn)領(lǐng)用及登記

1）領(lǐng)用部門或人員憑批準的《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，交辦公室，由行政部負責配發(fā)

相關(guān)固定資產(chǎn)。

2）所有固定資產(chǎn)的領(lǐng)用，領(lǐng)用人在《固定資產(chǎn)卡片》和《固定資產(chǎn)標簽》上

簽字。

3）所有資產(chǎn)經(jīng)行政部入資產(chǎn)庫后，需進行登記工作，包括：記帳、建立卡片、標

簽等。

4）卡片由辦公室制作，至少一式二份，由辦公室、財務各留一份存檔。

④固定資產(chǎn)的維修

1）資產(chǎn)的維修、更換、升級、添加等均需交辦公室執(zhí)行；

2）對于資產(chǎn)進行維修申請，由資產(chǎn)使用部門/人員填寫《固定資產(chǎn)維修申請單》

后交予行政部，在獲得相關(guān)批準后，由行政部負責聯(lián)系維修。

⑤固定資產(chǎn)的報廢

固定資產(chǎn)由丁正常使用而磨損，最后喪失其使用價值或由丁自然侵蝕、意外

事故造成固定資產(chǎn)無法修復的毀損或由于其他原因需對固定資產(chǎn)進行報廢，需

辦理相關(guān)報廢手續(xù)。

1）固定資產(chǎn)使用部門或保管部門填寫“固定資產(chǎn)報廢審批單”，列明固定資產(chǎn)報廢

原因及固定資產(chǎn)的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見后報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)

理批準后轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清理程序。

2）在清理過程中，注意節(jié)約費用，實事求是對殘料進行作價。

3）報廢資產(chǎn)處理完畢，對固定資產(chǎn)及時登記，核銷賬簿記錄及固定資產(chǎn)卡片。保

持賬、卡、物一致。

⑥固定資產(chǎn)的盤點

公司定于每月對資產(chǎn)進行一次實物的清點，清點工作由辦公室組織，各部門應給予積極的配

2）清點完成后，行政部及財務部需填寫《固定資產(chǎn)月盤點表》。

固定資產(chǎn)統(tǒng)計表

單位名稱：統(tǒng)計時間:

資

是

產(chǎn)

責

否

存

序編資產(chǎn)數(shù)單任帳實相

規(guī)格型號完帳面原值購買時間簽字

人

號號名稱量位放符3

好

地

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

2.4檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各

類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的

管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。

第三條職責分工

（一）辦公室負責對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、

實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工

作及資料員進行業(yè)務指導和培訓。

（二）財務審計部在遵照本制度和財務檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負

責公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。

（三）各部門應指定本單位的檔案管理人員（兼）并報公司辦公室備案。

（四）各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。

第四條檔案的分類

公司檔案分為六大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、影像檔案、實物

檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件六。

第二章檔案立卷、歸檔

第五條辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應定期（每月一次）進行檔案

的收集。

第六條立卷歸檔的時間

（一）各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須

在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各

經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了項目技術(shù)性文件外，其

他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。

（二）凡己辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應在當

月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料

移交辦公室保管。

（三）在獲得證照后，除了“稅務登記證”在財務審計部保存外，公司的其它各

類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應在7日內(nèi)交辦公室保存。

項目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。

第七條立卷歸檔的要求

（一）歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立

卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

（二）案卷要求

1、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期

限要準確，裝訂要整齊。

2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩

份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。

3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便于保管和利

用。

4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準

確。

（三）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔

必須有原件，并保持其完好無損。

（四）影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,

歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第八條交接檔案的要求

<）交接的資料必須完整；

（二）交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、

物相符，數(shù)據(jù)準確要靠，簽字手續(xù)完備；

（三）歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復寫紙形成的資料和傳真件一般不得作

為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準；

（四）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責

完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸

檔；

（五）檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準

（六）卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。

頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下

角，背面在左下角，折疊后圖標一律在右下角；

（七）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)

手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一力（如有需要可提供

電子版）。

（八）對工程資料檔案的特殊要求：

1、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字

材料尺寸規(guī)格應采用A4幅面（297mm*210mm）,圖紙應采用國家標準圖幅

（圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖）；

2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成A4幅面，

圖標欄要露在外面；

3、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章；

4、文字材料應按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字

材料排前，圖紙排后。

第三章檔案的保管

第八條歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應設(shè)專

用檔案柜，并由專（兼）職管理員負責保管。

第九條檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟

悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利

用工作，為公司各項業(yè)務的開展提供依據(jù)性資料。

第十條辦公室要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、

防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情

況。

第十一條檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。

第四章檔案的借閱和保密

第十二條檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記

手續(xù)。借閱、復印一般檔案，應經(jīng)辦公室主任批準；重要檔案（機密文

件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

第十三條各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查

閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的

部門負責人批準，方可借閱。

第十四條借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協(xié)助，嚴禁擅

離崗位。

第十五條借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、

污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復印。私自復印者，公司經(jīng)查

證屬實后給予“嚴重警告處分二預期歸還者，檔案管理人員應及時催

收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。

第十六條檔案的保密

（一）檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。

（二）檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。

（三）合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔

案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務的由部門負

責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關(guān)部門負責

人簽字方可借閱。

（四）經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自

提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責

任。

（五）企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材

料，并退還所借檔案。

第五章檔案鑒定和移交

第十七條公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案管理員應按照

檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。

第十八條檔案的鑒定工作應在公司分管領(lǐng)導的指導下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務

人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造

冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清

冊上簽字。

第十八條檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的

檔案應保留一份復印件以備查考。

第六章附則

第十九條本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。

第二十條檔案人員應積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事

記、組織機構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務。

第二十一條公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。

第二十二條本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。

附件一：文書檔案管理細則

附件二：人事檔案管理細則

附件三：經(jīng)營檔案管理細則

附件四：會計檔案管理細則

附件五：影像檔案管理細則

附件六：實物檔案管理細則

第二十三條本辦法有辦公室負責解釋。

第二十四條本辦法自頒布之日起施行。

附件一

文書檔案管理細則

第一條為了進一步加強對文書檔案的管理，特制定本細則。

第二條本細則適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。

第三條職責

（一）辦公室負責公司文書檔案的管理。

（二）各職能部門、項目部負責本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指

定專人（秘書）負責保管公司下發(fā)的文書檔案。

（三）各項目部負責本項目部文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負責保

管公司下發(fā)的文書檔案。

第四條文件材料的歸檔范圍

（一）外單位來的文件材料.：

1、政府有關(guān)機構(gòu)召開的重要會議的紀要、決議等。

2、政府有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、

指示、命令等。

3、政府有關(guān)機構(gòu)對本公司及下屬項目部檢查工作形成的文件材料。

（二）公司在工作中形成的文件、資料：

1、公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重

要的匯報材料、審計報告等。

2、公司總經(jīng)理辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結(jié)、總經(jīng)理講話、紀

要、重要的簡報及會議記錄等。

3、公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。

4、公司及各部門、項目部的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報。

5、公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。

6、已經(jīng)履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。

7、關(guān)于人事任免的文件材料。

8、公司合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報告、計劃、總結(jié)、重

要簡報等。

（三）下屬項目部報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。

第五條文件材料的歸檔時間

公司各部門（除拆遷部外）形成的檔案應在文件處理完七日內(nèi)向公司辦公室移交。

第六條歸檔文件的系統(tǒng)性要求

（一）應歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及

和檔案有關(guān)的資料都要收集。

（二）歸檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、依據(jù)發(fā)文機

關(guān)、問題、時間、名稱等特征準確分類立卷，使案卷能正確反映企業(yè)活動

的基本面貌。一個部門產(chǎn)生的文件應盡可能集中在一起組卷。上級和下級

機關(guān)的文件除與本單位文件有密切聯(lián)系的外，一般不和本單位文件一起組

卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應分開立卷。

第七條歸檔文件在技術(shù)加工方面的要求

（一）案卷封面的各個項目均應填寫清楚、準確，要根據(jù)“檔案材料保管期限規(guī)定”

注明案卷的保管期限。

（二）卷內(nèi)文件應按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前

定稿在后；批復在前請示在后。

（三）歸檔文件一般應按年度立卷。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計劃按開始

年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復按批轉(zhuǎn)、批復時間立卷。

（四）整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”，以上

需用打印機或鋼筆字跡填寫。

（五）擬寫案卷標題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標題的三要素（文件作者、內(nèi)

容、名稱）要完整、準確。文字要簡練通順，概括準確，合乎文法，標點要

正確，避免文不對題、詞不達意，避免過于抽象籠統(tǒng)或單純堆砌文件標題，

般標題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。

（六）案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進行修補，裝訂

線上有文字的要進行裱糊。修補文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小

不一時，要做必要的補貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設(shè)法復制清

楚。文件分類要反復推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準確造成返

工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴防裝訂中有損文件字

跡現(xiàn)象，裝訂后的案卷應整齊美觀。

（七）向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要程度，按照一定次序進行系

統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點無

誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。

第八條文書檔案的保管期限

文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期

為五年至十年，短期為五年以下。

（一）凡是反映公司重要職能活動和基本歷史面貌的，需要經(jīng)常利用，具有長遠查

考利用價值的檔案，應列為永久保管。

（二）凡是反映公司工作活動的，在相當長時間內(nèi)需要查考的檔案，應列為長期保

管。

（三）凡是在較短時間內(nèi)公司需要查考的各種文件材料均應列為短期保管。

歸檔范圍和保管期限詳見下表：

文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表

序號歸檔范圍保管期限

與本公司業(yè)務有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、

1永久

規(guī)定等重要的文件材料

公司重要會議的會議紀要、記錄、決議、公告、年報、重要

2永久或長期

事件公告、重要的匯報材料、審計報告等

公司總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)

3永久或長期

導人講話、紀要、重要的簡報及會議記錄等

4公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件永久或長期

5政府有關(guān)的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期

6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期

7公司及各部門的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報短期

8公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等短期

9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期

公司外事、合作、考察、培訓活動中形成的請示、批復、報

10長期

告、計劃、總結(jié)、重要簡報等

11有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料長期

第九條未盡事宜，由公司辦公室負責解釋。

第十條本細則與《檔案管理辦法》一并頒布施行。

附件二

人事檔案管理細則

第一條為了進一步加強對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才

提供重要依據(jù)，特制定本細則。

第二條本細則適用于公司所有員工人事檔案及相關(guān)信息檔案的管理和備案管理。

第三條職責

（-）總經(jīng)理辦公室負責公司人事檔案的統(tǒng)一管理。

（二）各職能部門負責向總經(jīng)理辦公室提供本部門員工的J言息。

第四條人事檔案管理的范圍

（一）政府人事管理部門規(guī)定的有關(guān)資料；

（二）員工在公司工作期間的各項信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任

信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、

培訓管理信息、解聘信息、社會保險信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、

更新、維護、處理、調(diào)用、統(tǒng)計分析等方面的管理。

第五條人事檔案的歸檔

（一）重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源

部負責歸檔。

（二）一般信息的歸檔

1、每季度末，員工所在部門負責按要求把應錄入信息庫的材料送交總經(jīng)

理辦公室。

2、人事主管要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立

聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計報表文件，不定期或定期地向形成信息的

部門收集應收集錄入的材料。

3、人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和

重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料

的部門、項目部，補送材料。形成信息材料的部門，要按規(guī)定認真、及時

辦理。

4、人事主管對各崗位的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、

獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、

招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和辭退的變動信息進行相應

的處理，并定期出臺人力資源統(tǒng)計報表和分析報告。

5、人事主管在收到外部信息材料后，一星期內(nèi)須將材料錄入員工檔案。

第六條人事檔案信息的鑒別和錄入制度

（一）