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文檔簡介

IT行業軟件采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升IT行業軟件采購的規范性與效率，確保采購過程的透明與公正，特制定本制度。該制度適用于公司所有軟件采購活動，包括但不限于系統軟件、應用軟件及相關服務的采購。二、采購原則1.采購活動應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮軟件的功能、性能、價格及服務質量。2.所有軟件采購必須通過正規渠道進行，確保軟件的合法性與合規性。3.各部門需指定專人負責軟件采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.需求確認需求部門需對所需軟件進行詳細分析，明確軟件的功能需求、預算范圍及使用目的。需求確認后，填寫《軟件采購需求申請表》，并附上相關需求說明文檔。2.申請審批需求部門將《軟件采購需求申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人需對需求的合理性及預算進行評估。審核通過后，申請表需轉交至IT部門進行技術評估。3.技術評估IT部門對申請的軟件進行技術可行性評估，確認軟件是否符合公司技術架構及安全標準。評估結果需在申請表上注明，并返回至需求部門。4.詢價與比價需求部門根據技術評估結果，進行市場調研，至少聯系三家供應商獲取報價。報價需包含軟件的功能介紹、價格、售后服務及其他相關條款。所有報價需記錄在《軟件采購比價表》中。5.核價與審批需求部門對比報價，參考歷史采購價格及市場行情，填寫《軟件采購比價表》的核價結果。核價完成后，提交至部門負責人進行最終審批。6.合同簽署審批通過后，需求部門需與中標供應商進行合同談判，明確軟件的交付時間、付款方式、售后服務等條款。合同需經法務部門審核后，由公司授權代表簽署。7.軟件交付與驗收供應商按照合同約定交付軟件后，需求部門需組織相關人員進行驗收。驗收內容包括軟件的功能測試、性能測試及文檔審核。驗收合格后，填寫《軟件驗收報告》。8.付款與備案驗收合格后，需求部門需向財務部門提交付款申請，附上《軟件驗收報告》及相關合同文件。所有采購文件需歸檔保存，以備后續審計。四、特殊采購流程1.緊急采購在特殊情況下，如系統故障或突發需求，需求部門可申請緊急采購。需填寫《緊急軟件采購申請表》，并說明緊急原因。經部門負責人審批后，可直接聯系供應商進行采購。2.集中采購對于公司內部多個部門共同需求的軟件，需由IT部門統一進行集中采購。各部門需在每季度初提交需求，IT部門負責匯總并進行市場調研。五、采購紀律1.采購人員職責采購人員需建立供應商檔案，定期進行市場調研，確保采購軟件的質量與服務。2.行為規范采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到公司紀律處分。六、反饋與改進機制為確保軟件采購流程的有效性，需定期收集各部門對采購流程的反饋意見。每年進行一次流程評估，根據實際情況進行優化調整，確保流程的適應性與高效性。通

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